公司财务报告内部控制流程模版.docx

财务报告内部控制流程1.1 控制目标 合理保证财务报告编制管理符合国家有关法律、法规和公司内部规章制度要求； 合理保证与财务报告编制相关的记录及核算均经过适当授权和审批； 财务报告编制管理存在适当的职责分工,以保证会计信息的真实准确、规范会计工作、防范财务舞弊； 合理保证财务报告编制的及时性、真实性、准确性和完整性； 合理保证财务档案的完整、准确,有序归档及接触性限制。1.2 流程范围1.2.1所涉及的业务流程范围 该流程主要描述了关于财务报告编制的相关流程,主要合并财务报表编制、披露管理等子流程。1.2.2 所涉及的部门范围 财务管理部/海外事业;监事会;审计委员会;节能服务公司/财务;财务管理部/制造;财务管理部/会计;证券部;机组总装厂/财务管理;国内营销事业部/财务管理;财务管理部/国内营销;经理层;董事会;信息技术中心;海外事业部/财务;财务管理部/节能服务公司;财务管理部/信贷资金;气体压缩设备分公司/财务。1.3流程主要风险n 财务系统访问或操作未经授权、系统设置的变更未经过适当审批以及权限未进行排查,影响财务系统的控制有效性和数据安全性。n 公司的会计政策未反映最新的、适用的监管指引,或未进行适当的交流和记录,导致会计政策无法在各业务单位和会计期间保持一致。n 公司未编制会计制度,或会计制度内容陈旧和未能有效传递,可能导致公司的账务处理无正确的指引文件而发生错误和不统一。n 会计科目设置不合理,变更未经适当的审批,可能导致会计科目使用错误,从而使财务报表发生错报。n 记账凭证及后附原始单据无有效审核,可能导致账务处理的错误、不真实。n 财务结账程序不完整,处理和报告方法不恰当,可能导致财务报表无法编制或发生错报。n 财务报表的完整、正确性未经过适当审核,无法真实体现企业的财务状况和经营情况。n 财务报告编制未符合公认的会计准则和企业的会计披露政策,可能导致企业承担法律责任和声誉受损。n 财务报告编制流程不完善,无编制方案及职责分工,缺乏检查清单,影响财务报告编制的效率和质量。n 合并报表范围不明确,子公司财务报表数据正确性得不到保证,可能导致财务报告信息不真实、不完整。n 合并财务报表及报告模版不正确,可能导致合并财务报表及报告错误。n 合并财务报告编制所依据的数据不可靠,所依据的重大会计政策及其变更未能恰当披露,可能导致财务报告及披露的编制错误。n 合并财务报告的关联交易、特殊事项或交易（未决诉讼/或有负债、承诺事项、期后事项）、其他重大交易和非常规交易事项会计处理方式不恰当,披露不准确,可能导致财务报告及披露的编制错误。n 财务报告及相关资料未经妥善保管,可能导致触犯法律或财务数据外泄或丢失、毁损。n 财务报告不相容职责未经适当分离,可能导致财务报告编制错误。1.4 业务流程描述1.4.1系统基础管理 1.4.1.1财务系统是非独立运作的系统,公司财务管理部、采购部、制造事业部等部门共同使用的工作平台。每个被授权的财务人员拥有唯一的用户名和密码。系统基础设置只能由经过授权的系统管理员进入系统操作,其他非法进入将被系统拒绝。1.4.1.2主管信息技术工程师为经授权能修改财务系统基础设置的唯一人员,负责系统基础设置工作。 日常工作中,财务系统的基础设置工作包括新建账套及账套初始化、系统权限、系统基础资料（包括会计科目及部门、收入成本类型核算项目等）等。1.4.1.3若需变更财务系统的基础设置,申请人需填制系统变更申请表,提出系统基础设置工作的变更需求,确保变更申请信息填写完整 1）系统基础资料：变动方式、基础资料类别、编码、名称等项目； 2）系统账号申请：申请人姓名、申请人职位、申请权限、联系电话等； 3）系统权限：权限变更原因、具体权限。1.4.1.4财务管理部部长审阅系统变更申请表,关注变更的理由是否充分、变更的内容是否恰当等,并在申请表格中批注审核意见以及时间。然后,将经审批的系统变更申请表传递给主管信息技术工程师。1.4.1.5主管信息技术工程师根据经审批的系统变更申请表修改系统设置。操作完毕后通知相关复核人进行检查验收。1.4.1.6主管信息技术工程师每季度从系统中导出系统权限列表,交财务管理部部长审核。1.4.1.7财务管理部部长审核系统权限列表,检查用户的权限设置是否合理,是否做到不相容权限分离。审核无误后,签字确认,由主管信息技术工程师归档保管。1.4.2会计政策与准则的遵循 1.4.2.1财务管理部根据企业会计准则并结合公司实际业务情况编制财务会计制度,财务会计制度含公司适用的各种会计政策与估计,编制完毕提交财务管理部部长审批。1.4.2.2财务管理部部长、财务负责人、总经理及董事会依次审批财务会计制度： 1）财务系统组织架构是否合理、准确、完整； 2）会计科目设置是否完整、合理,且符合会计准则； 3）所采用会计政策、估计,是否符合适用的会计准则； 4）是否与实际操作相符合； 5）所有交易处理方法是否符合会计政策,特殊事项、特殊交易的会计处理是否符合会计准则要求。 经董事会审议通过后实施。 财务会计制度中的“会计政策”部分以及涉及特别重大的财务事项的会计处理或者其他重要事项,还需要提交和审计委员会审阅和确认。1.4.2.3财务管理部每年末或根据实际需要检查财务会计制度,确认是否需要更新。如需更新,财务管理部经理在每次更新完毕后记录更新的内容及生效日期,交财务管理部部长及财务负责人审批。1.4.2.4财务负责人审批财务管理部部长交来的已做更新的财务会计制度,主要关注： 1）所采用会计政策、估计,是否符合适用的会计准则； 2）是否及时反映了更新内容,包括当期会计准则变化是否描述准确、完整； 3）是否与实际操作相符合等。 审核无误后,在财务会计制度更新版本上签字确认。 如果财务会计制度中的“会计政策”部分以及涉及特别重大的财务事项的会计处理或者其他重要事项出现变更,还需要提交总经理和审计委员会审阅和确认。1.4.2.5已审批后的财务会计制度由财务管理部部长妥善保管,并分发给财务管理部人员使用。1.4.3会计科目维护 1.4.3.1为确保会计科目结构的合理性和完整性,财务管理部部长每年末检查财务系统中的会计科目表,重点审核科目设置与现行会计制度是否符合、科目设置是否符合公司业务发展变化所带来的核算需要、以及会计科目表结构的总体完整性与合理性。并打印出会计科目表签字确认。1.4.3.2财务管理部部长审核会计科目表,检查无误后在会计科目表上签字确认。1.4.3.3日常操作中,如需新增、修改或删除会计科目,则由财务管理部财务经理提交系统变更申请表,交财务管理部部长审批。1.4.3.4财务管理部部长审核系统变更申请表的会计科目修改申请及附件: 1）是否合适,符合公司业务发展的需要； 2）是否准确,符合会计准则的要求； 3）是否完整,确保科目结构合理和完整。 审核无误后,签字确认。 主管信息技术工程师按照1.4.1流程的变更操作程序完成会计科目的修改变更。1.4.4会计分录编制 1.4.4.1各部门经办人应及时向财务管理部提交账务处理所需的原始单据（包括合同、发票、申请表等）,所提交的资料都已按相关流程的规定进行了相应的审批。1.4.4.2财务管理部总稽核、财务经理审核各部门传来的原始单据： 1）金额、数量、性质等是否准确、合法、有效； 2）信息填写是否完整； 3）审批手续是否完整,是否依据相关流程规定执行等。1.4.4.3财务管理部综合会计在财务系统中编制记账凭证。财务系统一般具备以下应用控制： 1）录入凭证时,系统对分录的每一项数据及每一条分录的正确性进行合法性检查,包括： i）借贷方数值相等； ii）科目号不能为空,且科目号为有效科目号； iii）凭证摘要已录入等。 检查无误后,记账凭证才能保存,否则系统出现相应提示。 2）凭证上制单人的签章由系统自动默认为系统登陆人,不能手工录入或修改； 3）凭证录入的日期若在当前的会计期间之前,则系统不允许输入； 4）做完一个凭证后必须保存之后系统才会给出该完整的凭证号,如果凭证未保存,该凭证无效,不占用凭证号。1.4.4.4记账凭证录入后,由财务管理部总稽核及各生产厂、事业部财务经理逐张审核会计凭证,审核完毕后,在会计凭证上签章确认,月末,在财务系统中统一操作会计凭证审核工作。审核凭证,关注点： 1） 会计分录所反映的信息是否与所附的原始单据一致,包括：会计科目的使用、摘要中的描述、金额数字等； 2） 凭证所附原始单据的审批手续是否完整； 3） 原始单据涉及到时间日期的,审核入账时间是否合理等； 审核中如果发现错误,则通知编制凭证的会计进行修改并重新提交审核,直至修改正确为止。1.4.4.5在财务系统中审核记账凭证,系统一般具备以下应用控制： 1）凭证上审核人的签章由系统自动默认为系统登陆人,不能手工录入或修改； 2）审核与制单不能是同一操作员,否则系统拒绝审核签章； 3）要修改已审核过的记账凭证时,必须先销章,然后才能修改或删除； 4）取消审核签章必须与审核是同一操作员,否则系统拒绝销章； 5）审核人对录入的凭证进行审核时,系统审核界面中的凭证项目为灰色,不能修改,只能查看。1.4.4.6如需修改审核过的凭证,则财务管理部总稽核或各生产厂、事业部财务经理先取消审核签章后,制单人才能进行修改。财务管理部总稽核或各生产厂财务经理需对修改后凭证进行重新审核,过程同步骤1.4.4.4。1.4.4.7每月底,综合会计从系统中打印记账凭证,与相关附件按照凭证编号装订成册存档。详见“财务资料管理”子流程的描述。1.4.5明细账与总账管理 1.4.5.1财务系统把录入且已审核的记账凭证根据其会计科目自动过账到相应的明细账和总账。涉及到的系统应用控制一般包括： 1）过账只能由授权的人员（一般为财务经理）进行； 2）主管信息技术工程师在系统中选定“凭证过账前必须审核”。系统根据标识,筛选已审核的凭证过账,未审核的凭证不允许过账； 3）系统会自动对通过过账操作的记账凭证进行标识,表明该凭证已过账,系统只提取没有标识的凭证作过账处理； 4）财务系统期末过账时系统自动检查所需过账的记账凭证号是否连续,如有断号,系统将自动出现断号提示,并同时终止过账； 5）明细账及总账的计算逻辑关系固化在系统程序中,该程序的准确性保证了过账的准确性； 6）要修改已过账的记账凭证时,必须先销过账签章,再销审核签章后,才能修改或删除记账凭证； 7）取消过账签章的操作必须由拥有反过账权限者完成,否则系统拒绝销章。1.4.6期末结账 1.4.6.1季度/年度结账前,财务管理部会计经理发来的结账时间安排、期末结账检查清单、报告编制的相关指引和注意事项后。1.4.6.2各财务人员与相应的业务部门负责人进行沟通,收集准备结账所需数据信息及支持文件。1.4.6.3各财务人员根据期末结账检查清单进行结账,期末结账检查清单包含“日常处理”及“非常规会计分录”,财务管理部会计经理、各生产厂财务经理按照清单中对每个会计科目所做检查工作的要求和内容进行资料的收集,并进行相关的账务处理（比如预提费用,冲销其他应收款等）,为确保没有遗漏。1.4.6.4财务管理部会计经理检查清单中“日常处理”部分是否已经完成,审核无误后在清单上签字确认。1.4.6.5所有非常规交易的会计处理和调整由财务管理部会计经理负责,必要时,可向会计师事务所征询意见,并提交财务管理部部长审阅,在结账前再次进行确认。1.4.6.6财务管理部会计经理及各生产厂、事业部财务经理检查未过账的记账凭证,确保当期所有的凭证已经审核和过账。 在财务系统中进行会计期间结账处理时,如果本期内有未过账的凭证,系统会发出警告,并中断结账。1.4.6.7各项工作完成后,只能由财务管理部会计经理及各生产厂、事业部财务经理在财务系统中执行结账操作,已执行结账的会计期间的财务数据自动锁定不能修改。1.4.7财务报表编制 1.4.7.1每月结账完成后,各生产厂及子公司财务经理使用财务系统中报表功能自动生成财务报表（主要包括资产负债表、利润表）,导出并提交财务管理部会计经理审批。1.4.7.2财务管理部会计经理检查导出财务报表的合理性和正确性,并按照期末结账检查清单中的“表外调整”中的检查事项对报表进行调整,编制调整会计分录,形成财务报表。1.4.7.3董事长、财务负责人、财务管理部部长依次审核财务报表,审核无误后,董事长、财务负责人、财务管理部部长依次在打印出来的财务报表上签字确认。1.4.7.4财务管理部财税会计每月按照税务部门规定的时限和要求,在税务局网站上申报财务报表,对外报送的财务报表由财务部部长审阅。1.4.8合并财务报表的编制 1.4.8.1财务管理部会计经理每年根据财务报告编制的计划和要求,编制成财务报告编制方案,明确财务报告编制方法、财务报告会计调整政策、披露政策及报告的时间、报告各项工作的负责部门或人员、完成时间以及工作要求。财务报告编制方案提交财务管理部部长审批。1.4.8.2财务管理部部长审核财务报告编制方案的内容是否完整、合理,审核无误后回复财务管理部会计经理。1.4.8.3战略规划部根据相关投资、并购文件更新公司股权结构图,对内部整合、外部投资、并购和股份划转等交易事项进行判断,战略规划部部长审核公司股权结构图。1.4.8.4财务管理部会计经理依据审核后的公司股权结构图,对合并财务报表底稿、期末结账检查清单两表的模版进行更新。1.4.8.5财务管理部部长、财务负责人审核更新后的合并工作底稿、期末结账检查清单模版中的信息。审核无误后,回复财务管理部会计经理。财务管理部会计经理将审核后的合并财务报表底稿和财务报告编制方案下发至合并范围内的子公司。1.4.8.6子公司财务管理部根据股份公司财务报告编制方案中规定的时限提交下列合并财务报告所需资料,资料经子公司财务管理部会计经理审核确保其完整性和正确性。 1）财务报表； 2）完成并经过确认的期末结账检查清单； 3）财务管理部会计经理和财务管理部部长要求的其他资料。 上述资料在提交前需要经过子公司管理层的审核1.4.8.7财务管理部会计经理检查子公司上报的财务报表及相关资料,确保数据及勾稽关系正确,分析性复核结论合理等。如有疑问会与子公司财务管理部部长进行沟通确认。1.4.8.8财务管理部会计经理合并财务报表底稿中进行报表合并。合并报表的主要编制工作如下： 1) 所有纳入合并范围的各子公司的子公司财务报表填写到合并工作底稿中； 2) 将合并范围内公司的内部往来科目余额两两核对,调整公司内部往来差异,准备相关调整分录； 3) 准备合并抵销会计分录相关计算、明细等工作底稿,并在合并调整分录工作表中更新合并抵销分录,包括：股权投资与子公司所有者权益项目抵销、公司内部往来项目抵销、公司内部收入成本抵销等； 4) 编制合并现金流量表； 5）与上年同期财务报表比较,进行分析性复核,检查并解释变动异常或变动较大的项目； 6）其他合并财务报表所需的步骤。 合并报表主要包含合并资产负债表、合并利润表、合并现金流量表。1.4.8.9审核合并财务报表底稿： 财务管理部部长、财务负责人审核合并财务报表底稿,主要关注： 1）合并财务报表底稿是否符合所适用的会计准则的要求； 2）所有的关联方交易是否包括在内,合并范围公司调整后的内部往来科目余额是否相符； 3）所有公司的合并数据是否完整地链接到合并财务报表中； 4）合并抵销分录是否正确； 5）未分配利润是否正确； 6）现金流量表各活动项目(经营活动、投资活动、筹资活动)是否合理、是否与公司实际经营情况相符,现金变动数是否与资产负债表一致； 7）对合并财务报表中的变动异常或变动较大的项目的解释是否合理等； 8）财务报表各表之间、报表各项目之间的勾稽关系是否正确,报表是否平衡,报表中上期数据的链接是否正确等。 如有疑问,会与财务管理部会计经理沟通并由其进行修订。审核无误后,财务管理部部长在合并调整分录汇总表（合并财务报表底稿中的一张表格）中书面签字确认。1.4.9合并财务报告的编制与披露 1.4.9.1编制财务报告前,财务管理部会计经理参考相关资料,在半年/年末做好财务报告模板,确定财务报告的格式和主体内容： 1) 证券交易监管机构及交易所的相关规定； 2) 会计准则的相关规定； 3) 前期公司报告、同行业相似公司报告或其他参考报告； 4) 其他相关资料。1.4.9.2财务管理部部长、财务负责人审核财务报告模板,审核要点如下： 1）所包含的披露事项是否完整,是否反映公司实际情况； 2）是否符合会计准则、证券交易监管机构以及交易所的规定等； 3）措辞是否得当。 审核无误后,回复确认。1.4.9.3半年/年末,财务管理部会计经理依财务报告编制方案要求,根据财务报告模板的披露事项和各子公司提供的资料,编制财务报表附注。1.4.9.4财务管理部部长、财务负责人审核财务报表附注,审核要点如下： 1）会计报表附注是否完整、是否符合会计准则的规定； 2）附注中所使用的财务数据正确,有相关工作底稿及文件支持,且与经审核的合并财务报表相符； 3）附注之间的逻辑关系和勾稽关系是否正确； 4）附注中文字说明部分表述完整、清晰、正确、合理。 5） 将当期财务报表附注的数据与上期比较,检查是否有异常或重大的变动。 审核无误后,回复确认。1.4.9.5财务管理部会计经理根据合并财务报表和财务报表附注的相关内容编制财务报告模板,撰写报告文字说明部分的内容,完成财务报告草稿的编制,然后提交财务管理部部长审核。1.4.9.6财务管理部部长、财务负责人审核财务报告草稿,关注点在于： （1）所需披露的事项是否都已完成,没有完成或不适用的事项是否有合理的解释和说明； （2）财务报告草稿所有重要的报表科目是否都已在附注中进行了适当的披露； （3）财务报告草稿上的数字和重大信息正确,与支持性源文件一致； （4）报表的计算是否正确,披露勾稽逻辑关系是否正确,报告文字说明部分是否完整准确,财务报告草稿是否无重大差错和遗漏； （5）措辞是否得当等。 财务管理部部长审核财务报告草稿后,递交至证券部。1.4.9.7半年末/年末,财务管理部部长将审核后的财务报告草稿递交证券部,证券部证券事务经理将财务报告草稿和其他需要披露的资料收集整理汇总,发给公司董事、董事长、财务负责人和审计委员会等相关人员进行审阅。相关人员在审阅时,如对财务报告草稿中的内容存在问题或有疑问,应及时与财务管理部部长进行沟通与确认,由财务管理部会计经理做相应修改。修改后的财务报告草稿由财务管理部部长审核后再提交给上述相关人员审阅。1.4.9.8财务管理部部长、财务管理部会计经理、财务负责人及时与外部审计师讨论和解决审计过程中出现的问题,并就外部审计师所出具的初步审计意见进行沟通。 在财务报告公告前,外部审计师就审计过程中发现的问题及与公司管理层沟通确定的处理方法（如果未确定的说明原因）,与独董及审计委员会进行沟通,并形成沟通记录。1.4.9.9审计委员会及董事会审阅修改之后的财务报告草稿,该修改稿考虑了所有相关各方的意见,主要确认报告内容的合理性以及外部审计师的审计意见（即审计报告,它是整体财务报告的一部分）。确认无误后签字或以董事会决议的形式确认其审阅并认可财务报告草稿的内容。1.4.9.1财务报告公告之前,财务管理部部长及证券部证券事务经理对财务报告草稿（包括电子版本及印刷版）进行最后的检查。1.4.9.11审计委员会及董事会审批通过财务报告草稿后,董事长、财务负责人、财务管理部部长在财务报告草稿上签字确认,形成财务报告终稿。然后,交董事会秘书按照规定的时间和程序正式对外进行公告,并根据规定,送交监管部门及有关部门备案。1.4.1财务资料管理 1.4.1.1公司的财务资料包括财务系统数据、记账凭证、财务报告、合同原件或复印件、电子数据及其他财务资料,主要会计资料的具体管理方法如下： 1）财务系统数据：财务系统数据由主管信息技术工程师定期做数据完整性、有效性的检查校验,并做定期备份,以确保财务数据的完整有效； 2）记账凭证：月末综合会计将记账凭证及相关附件按照凭证编号装订成册；凭证均按月份统一编号,并在凭证首页注明凭证的本数、所属会计期间和凭证类型。由财务管理部进行保管； 3）会计账本、财务报告等其他资料：财务报表由财务管理部专柜保管,报税档案由财税会计专柜保管,货币资金档案由财务管理部信贷经理专柜保管； 4）财务报表和科目余额表等电子版本的会计资料,在财务管理部会计经理的电脑硬盘中备份保存,并设置访问密码,防止其他未授权人员接触以上财务信息。1.4.1.2财务报告、合并财务报表底稿、期末结账检查清单等编制合并财务报告过程的重要文档由财务管理部会计经理负责保管。1.4.1.3财务管理部以外的公司人员因工作需要对财务资料进行查阅时,需经过财务管理部部长批准,并登记在档案借阅登记册上。对财务资料的查阅原则上在财务管理部进行,不允许将财务资料带出财务室。资料归还时,由财务管理部综合会计根据档案借阅登记册上的登记核对资料,核对无误后,双方在档案借阅登记册上签名确认。1.5 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P1.1.1财务系统操作权限设置系统权限列表P1.1.4系统变更审批系统变更申请表P1.2.2审批财务会计制度财务会计制度P1.2.4审核更新的财务会计制度更新的财务会计制度P1.4.2审核汇总的原始单据记账凭证P1.4.3编制记账凭证的财务系统应用控制编制记帐凭证的系统截屏P1.4.4审核记账凭证记账凭证P1.4.5审核记账凭证的财务系统应用控制审核记帐凭证的系统截屏P1.4.6修改审核过的记账凭证记账凭证P1.5.1过账的财务系统应用控制记账凭证P1.6.4审核结账工作期末结账检查清单P1.6.5处理非常规会计分录非常规处理会计凭证P1.6.6审核未过账的记账凭证系统凭证P1.6.7执行结账操作系统凭证P1.8.7审核子公司财务报表及资料子公司财务报表P1.8.9审核合并财务报表底稿合并财务报表底稿P1.9.2审核财务报告模板财务报告模板、电子邮件P1.9.4审核财务报表附注财务报表附注P1.9.6审核财务报告草稿和期末结账检查清单-合并与披露财务报告草稿和期末结账检查清单-合并与披露P1.9.8与外部审计师沟通发现的问题会议纪要P1.1.1财务资料的归档记账凭证及其他会计资料P1.1.2保管财务报告及相关资料财务报告、合并财务报表底稿、期末结账检查清单1.6 相关制度目录1.7 不相容职务分离u 财务系统设置操作与审批；u 记账凭证的编制与审核；u 期末结账的账务调整与审核；u 财务报表的编制与审核；u 财务报告的编制与审核。