企业采购流程规范模板.doc

采购步骤规范1. 目标本标准业务程序目标是用于设置必需定义和程序以确保重庆英诺科技采购低成本和采购标准一致性。2. 定义PR：Purchase Request Form 采购申请单,企业内部使用；PO：Purchase Order Form 采购订单，企业对外使用。3. 职责3.1 请购人 依据部门需求，提出请购要求，提供采购物资技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准； 接收和检验请购物品和服务。3.2 采购人 依据请购人采购申请单，订购价格合理并和要求相符合物品及服务。 生产部采购人员负责物料及和生产制造或和开发相关多种物资采购，或对承包商采购工作进行监督。 行政部负责企业办公用具及后勤物资采购。 各采购人员应对采购物品价格及质量负责。3.3 物流确保产品运输立即、优质，负责进口货物报关手续办理，立即清关。3.4 生产部生产部质量人员负责对供方(物料供给商及承包商)质量确保能力评审标准及评审计划制订和质量确保能力评审。3.5 财务部在收到全部需要文件后进行查对，将供给商发票和采购申请单PR、采购订单PO、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额确实定。并按时向供货商付款。4. 采购范围4.1 产品：指企业委外加工产品，采购后即交付给用户。4.2 生产物料：指和产品生产直接相关物料，企业现在生产物料多数由产品生产承包商进行采购。4.3 固定资产：是指单位价值超出人民币1000元以上，同时使用年限超出两年以上生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。4.4 低值设备：是指单位价值未能达成固定资产标准，但其使用年限超出十二个月生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，试验室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采购低价值耗材。如试验室用接插件等。4.6长久服务用户：除上述以外，但有长久供货或提供劳务用户。如快餐，办公文具供给商, 电信服务，域名等。其它非费用报销申请范围内采购申请。5. 操作过程及操作程序详述5.1 申请1) 请购人负责提供采购物资技术要求，规格型号，可行或必需时，应给出推荐供给商及价格。2) 请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。5.2 同意5.2.1 对采购申请单PR同意对全部采购申请单，必需严格按以下签字授权进行核准：l 全部采购申请单必需有企业总经理同意及签字；l 全部IT设备采购申请单必需有IT经理核准；l 全部采购申请单必需有财务主管签字，作为预算、税务、现金流量管理需要；l 任何和生产相关采购申请单必需还有销售部责任人和营运部责任人同意和签字。签字步骤图：请购人 - 请购人部门经理 - 采购人 - 采购人部门经理 - 总经理 采购人员只有在取得核准采购申请单后，才可实施采购。5.2.2 对采购订申PO或协议申请5.2.2.1 采购订单假如采购人需要采购订单，采购人可凭已核准采购申请单，向财务部申请打印采购订单，并由部门经理签字确定后发给供给商。申请人还需负责采购订单供货方确定，以确保该订单有效性。产品及生产物料PO保留者,应注意该PO为企业保密等级较高之文件,未经授权者不可查阅。5.2.2.2 协议假如采购人需要协议，需要企业副总裁以上人员在协议文本上签字和盖上公章后才可对外使用。关键协议内容应经企业法律顾问查对。5.3 报价及磋商5.3.1 物品及服务采购在任何可能和适用情况下，采购员应依据下列标准就相同层次物品或服务取得不一样报价：采购金额最少报价数量小于 RMB 5001小于RMB , 大于RMB10002大于 RMB 3采购员在同供给商进行磋商后，应作好比较统计，关键考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。在需要情况下，采购员同请购人应一同参与同供给商讨论。在货物及服务质量相同情况下，标准上选择报价最低供给商，只有在特殊情况下，如价低者品质有问题，方可选择报价较高供给商，但必需具体说明原因，方便以后参考。5.3.2 分供方开发及选择（仅适适用于产品及生产物料采购）由生产部采购人员在实施采购前依据开发部提供物料清单，将那些认为有能力供给商初步确定为分供方，并经质量确保人员及开发部审核会签后加入合格供给商名单。假如是初选供给商，只有在生产部质量人员、开发部进行首批样品判定合格后，才能够接收分供方提供批量生产品。生产部依据分供方物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求能力，并调查、分析、总结。5.3.3 第三方物流开发及选择由负责物流人员在确保产品运输立即、优质情况下，提供3家以上货代以竞标方法进行选择。物流人员依据货运代理商交付时间、服务质量、合作态度等按季度评价货代满足要求能力，并调查、分析、总结。5.4 订购应依据价格，质量和服务等选择供给商。假如采购员所选择供给商和请购人推荐不一致，应向请购人发出确定，若请购人仍坚持用推荐供给商，则需由总经理同意。订购物品可能有下列两种形式： 凭核准采购申请单，从供给商处直接购置。 向供给商发采购订单（如需要，可向财务部申请开具采购订单）或协议（关键协议内容应经企业法律顾问查对）。对于常常性采购物品，如文具，日用具，午餐等，能够同选择供给商以签定年度协议方法依据条款内容直接订购。选择这类供给商应以竞标方法进行（假如可能，应最少有三个竞争者）且该类协议应最少每十二个月重审一次，既从不一样供给商处取得新报价，并就现行协议内容进行重新磋商。5.5 接收 订购非生产性物品送达后，必需验收，且验收人和采购人不能是同一人。验收合格后，应在采购申请单或用户送货单上签字。 对于生产性原辅包装材料，应由生产部进行质量检验。 若送达物品不合格，采购员应和供给商联络以寻求处理方案。5.6 付款采购人负责采购物品付款申请，应在付出传票后必需附上下列单据 发票 经过核准并已收货签收采购申请单PR， 如有采购订单PO、协议副本和用户送货清单也请附上。如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单能够后补，如DELL设备采购全额预付。对于常常性采购物品，如文具，日用具，午餐等，应要求和供给商协商月结，以转帐形式支付。在可能情况下，付款应一直要求银行转帐，不支付现金。在可能情况下，采购员应一直要求供给商提供增值税发票。6. 统计对于各次采购，采购员应保留下列文件：1） 采购申请单副本2） 报价3） 比价统计4） 采购订单副本或协议5） 付出传票副本6） 收货单副本7. 附件1) 采购申请单及附表2) 采购订单8. 其它要求任何职员不得接收礼品，邀请和类似好处。对于任何供给商试图以非正当方法影响采购决定行为必需立即上报。任何重庆英诺科技职员应严格遵守企业颁发上述标准操作程序。重庆英诺科技07