Excel数据批量转Word文档.doc

(完整版)Excel数据批量转Word文档
“Excel数据批量转Word文档”软件帮助文档实操

一、              简介
“Excel数据批量转Word文档"软件是一款将Excel电子表格中的数据批量快速插入到Word文档中,并根据用户的要求自动保存或打印的软件，当前版本支持普通模式、多行模式、重复模式、多行重复模式。它适用于以下情况：
1、    Excel电子表格中有大量的数据需要按统一格式生成独立的文档或打印出来：如会议通知、证件打印、请柬、化验单、准考证等;
2、    Excel电子表格中同一数据需要生成多种格式的Word 文档，如名片印制生成不同的样式供挑选等；
3、    证件、表格套打，如某种格式的证件或表格由印刷厂统一印刷好，在使用中只需要填写和打印相关数据内容。
　　为正常使用本软件,您的电脑必须先行安装微软Office2000以上版本的Excel和Word程序。
　　软件的下载与升级等信息可到“织名软件”网上查看或加入QQ群56615416。
二、              目录结构
在软件程序所在目录下有四个子文件夹“数据”、“模板”、“用户文档”、“VBS",作用如下：
1、“数据”文件夹：Excel电子表格数据文件默认存放的位置，本软件主界面“Excel文件”列表中默认显示的文件即是该目录下的文件;
2、“模板”文件夹：Word模板文档默认存放的位置，本软件主界面“Word模板”列表中默认显示的文件即是该目录下的文件;
3、“用户文档”文件夹：点“插入并保存"按钮会弹出选择文件保存位置的对话框，默认会在该文件夹下新建一以模板文档主文件名命名的子文件夹,如选择的Word模板是“准考证。doc”时，会自动在“用户文档”文件夹下新建一“准考证”子文件夹，并且默认打开位置定位在该子文件夹（“准考证”子文件夹）下；
4、“VBS”文件夹：保存特殊功能的VBS脚本文件,该文件夹中的内容如果删除或丢失可能会影响程序的部分功能.

5、“视频教程”文件夹:软件“帮助－教程”菜单下的视频教程存放在这里。
三、              数据文件和模板文件的要求
1、数据文件的要求：
要求是扩展名为“。xls”的Excel文件，工作表的第一行数据为标题行,标题名称必须符合Word书签的命名规则，即必须以字母或汉字开头，可包含数字但不能有空格。可以用下划线字符来分隔文字，例如，“标题_1"。
2、模板文件的要求：
要求是扩展名为“.doc”的Word文档,建议模板文档分类存放。“Excel数据批量转Word文档”软件在生成Word文档的过程中会根据Excel文件中工作表标题名称来查找Word文档中相关联的书签，找到后定位到该书签并插入工作表中当前行的相关数据。
四、              模板书签的命名规则
为了能正确地将Excel表格的数据插入到Word文档的指定位置,需要在Word文档需要插入数据的位置添加书签,书签名称需要按照要求命名,下面以“考生考试安排。xls”工作簿和“准考证"模板为例说明各种模式的命名规则:
1、  普通模式：书签名称跟Excel工作表标题一样，在这个模式下一个Word模板最多只能插入Excel工作表一行数据，名称对应关系如下:

2、  重复模式：书签名=标题名+“_c”+序号,如“编号_c1"、“姓名_c1”、“考试地点_c1”，序号从1开始，同一列标题对应的书签名后缀的序号必须连续，如“姓名"在模板中出现3次，对应的书签名必须是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c3”，如果是“姓名_c1”、“姓名_c2”、“姓名_c4”，则只重复两次“姓名",书签名“姓名_c4"会被忽略，对应关系见下图：

3、  多行模式：书签名=标题名+“_”+序号，如在“准考证—多行模式.doc”模板中有6张准考证，每张准考证对应Excel表格中的对应一行数据,第一个生成的文档对应Excel表格的1—6行数据(不包括标题行），第二个生成的文档对应Excel表格的第7—12条数据，依此类推。每个文档的第一条数据对应的书签名是“编号_1”、“姓名_1”、“考试地点_1”，第二条数据对应的书签名是“编号_2”、“姓名_2”、“考试地点_2"，依此类推。多行序号必须连续，序号不连续时有跳号之后的书签名将被忽略。

4、  多行重复模式：书签名=标题名+“_”+多行序号+“_c”+重复序号，如在“准考证—多行重复模式.doc”模板中有6张准考证，每3张准考证对应Excel表格中的对应一行数据,第一个生成的文档对应Excel表格的1—2行数据（不包括标题行)，第二个生成的文档对应Excel表格的第3—4条数据，依此类推.每个文档的第一条每一次重复的数据对应的书签名是“编号_1_c1”、“姓名_1_c1”、“考试地点_1_c1”，第一条每二次重复的数据对应的书签名是“编号_1_c2”、“姓名_1_c2"、“考试地点_1_c2",第二条每一次重复的数据对应的书签名是“编号_2_c1”、“姓名_2_c1”、“考试地点_2_c1”,第二条每二次重复的数据对应的书签名是“编号_2_c2"、“姓名_2_c2"、“考试地点_2_c2”，依此类推。多行序号、重复序号必须连续,序号不连续时有跳号之后的书签名将被忽略.

五、              为Word模板文档添加书签
“Excel数据批量转Word文档”软件对数据的插入位置定位使用书签的方式，模板文档的制作除了需要在数据要插入的位置添加与Excel表格中数据列列标题名相关的书签外，其它均与普通文档制作一样。下面以在模板文档“准考证。doc”中插入书签为例，介绍操作步骤（您也可以通过本软件的“帮助－教程－Word模板插入书签视频教程”菜单项查看视频教程)：
1、打开文件“准考证。doc”;
2、光标定位到文档中欲插入“编号”的位置；
3、选择菜单“插入－书签”;
4、输入书签名“编号”，点击“添加”按钮；
5、重复第4步分别添加“姓名”、“考试地点"的书签后，关闭书签对话框；
6、保存文档后关闭Word，完成。
六、              Excel数据插入并保存到Word
使用该功能执行批量数据生成Word之前你需要准备好Excel数据文档和Word模板文档，具体步骤如下(您也可以通过本软件的“帮助－教程－数据插入并保存到Word视频教程”菜单项查看视频教程)：
1、选择Excel文件：从“Excel文件（＊。xls）”列表框中选择Excel数据文件，如果数据文件没有在列表中显示，请选择最后的“浏览...”选项打开文件选择对话框,切换文件目录到你的Excel数据文件存放的位置，选择文件；
2、选择工作表：从“工作表"列表框中选择工作表，这样就可以在窗口中浏览工作表的内容了；

3、选择Word模板:从“Word模板（＊。doc)"列表框中选择Word模板文档,如果模板文档没有在列表中显示,请选择最后的“浏览..."选项打开文件选择对话框，切换文件目录到你的Word模板文档存放的位置,选择文档，这时软件会根据模板新建一文档并打开。如果Word没有自动根据模板新建文档，请先关闭所有已打开的Word文档窗口并关闭Word程序，然后再重新选择模板文档，如果还有问题请通过本软件的“工具”菜单下的“强制关闭WORD程序（不保存）"命令关闭所有Word进程（包括窗口被隐藏的Word），然后再重新选择模板文档;

4、选择插入数据的记录范围：可以按页数或条数两种方式选择，未注册版最多只能插入第1到10条的记录，注册版无此限制；
5、插入并保存Word文档：1）点击 “插入并保存"按钮；2)选择文件保存的位置，输入文件名,实际保存时会在此文件名后自动添加一序号；3）出现文件名确认提示，如果想修改文件名或改变保存位置可选择否重新上一步骤，否则选择“是”；4）完成后提示是否打开文档保存所在文件夹；5）选择“是”打开文件夹。

七、              Excel数据插入到Word 并打印
使用该功能执行批量数据生成Word并打印之前你需要准备好Excel数据文档和Word模板文档，具体步骤如下(您也可以通过本软件的“帮助－教程－数据插入到Word并打印视频教程”菜单项查看视频教程）：
1、参照“五、Excel数据插入并保存到 Word”中的1至4步打开Excel数据文档、Word模板文档、选择打印记录范围；
2、点击“插入并打印"按钮，如果出现选择打印机和相关选项窗口请按提示操作；
3、打印作业全部发送到打印机后出现提示“打印作业已经发送到打印机，根据您默认打印机的情况，可能需要手动选择命令才能真正完成打印（如用虚拟打印机打印到文档时）！"，如果尚有记录未正常打印请检查是否有打印提示需要确认（有的提示窗口可能会被其它窗口档住，你可以通过一一移动或最小化最前窗口查看)。点击“确定”关闭提示窗口完成打印。