物业档案管理标准作业程序要点样本.doc

物业管理档案管理标准作业程序一、目标 规范档案编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适适用于物业部各类档案管理。 三、职责 1、总经理审批档案借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理实施工作。 3、档案管理员负责档案日常管理工作。 四、程序关键点 1、档案编号 (1)企业、物业部编号： 物业部编号为：WY（英文缩写）。 (2)部门编号： 办公室； 财务部； 事务处； 工程处； 护卫处； (3)年份编号：引用年份序号、。 (4)档案次序号：采取阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。 (5)档案编号举例： 物业部编号： 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 物业部编号： 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案分类 (1)区分全宗，按物业管理组织机构划分，全宗可分为以下几类： 行政、人事类； 财务类； 公共事务类； 保洁类； 园林绿化类； 机电维修类； 经营类； 品质类。 (2)全宗档案分类：要从档案形成特点和规律出发，符合档案形成实际情况，保持档案之间历史联络，它应含有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业管理物性，我们采取组织机构问题分类法，如： 收文类 发文类 协议类 办公室 职员人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 财务部 帐册类 凭证类 协议类 工程图纸类 协议类 收文类 发文类 业主档案类 事务部职员档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务和多个经营类 计划总结类 3、立卷和编制目录 (1)立卷：就是根据单份文件相互之间联络和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷： 依据档案（或文件夹）规格准备对应档案标准贴纸； 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体档案类别名称，其格式通常是由组织机构、名称组成，如： 物业行政部、人事部收文：XZ收文； 物业财务部报表：CW报表； 物业部服务处业主档案： FW业主档案。 将制作好档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中； 将需归档资料按其所属类别及入档时间前后次序存放于对应档案盒（或文件夹内）。 (2)编制目录： 档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录； 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包含：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，方便查阅。 4、档案保管期限 (1)档案保管期限分为永久保留、定时保留两种。 (2)各部门责任人应依据部门工作情况及其部门相关标准作业程序，对档案保留价值进行判定及标注。 5、档案保管 (1)档案保管工作任务是： 便于查阅； 确保档案安全； 预防档案损坏； 采取修复技术，延长档案寿命。 (2)档案保管责任部门： 财务部保管财务档案； 办公室保管企业对内、对外文件、协议、职员人事档案、图纸、后勤资料及企业其它部门所需保管资料；ISO9000质量体系文件、资料、质量统计和职员绩效考评档案；分供方评审、物业租凭和多个经营资料； 工程处保管管理处工程图纸、协议、收发文、业主档案、职员档案、维修、投诉资料、回访统计、有偿服务多个经营统计及计划、总结及物业部各职能部门需要保管其它档案； 各职能部门除常常使用部分资料外，标准上不保管档案。 (3)档案保管程序： 各职能部门将需保管资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； 档案管理员将该管理资料登记在档案目录中，归入对应案卷并统一编号； 档案管理员定时将档案目录输入电脑，方便查询； 档案标准上保管标准件。 6、档案密级 (1)档案密级分为*：绝密、机密、一般； 绝密档案包含：职员人事档案、协议、业主档案、企业重大经营、管理、决议、形成档案、财务类档案、其它属绝密档案； 机密档案包含：ISO9000质量体系文件、关键会议统计（纪要）、企业收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访统计、计划总结和其它属机密档案； 一般档案包含：企业通知、通告等一般性文件。 7、档案查阅权限 (1)总经理可查阅企业全部档案。 (2)副总经理（总经理助理）可查阅分管工作档案。 (3)部门责任人可查阅该部门全部档案。 (4)其它人员依据审批查阅相关档案。 8、档案查阅/借阅/复制 (1)查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制记录表中登记。 (2)档案管理员审核其查（借）阅资格： 权限内（经授权/审批）按正常手续办理； 权限外，档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续： 属部门（财务类除外）档案，由部门责任人审批；属管理处档案，由管理处经理审批；属企业档案，由总经理审批；财务类档案也应由总经理审批。 9、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 10、须复制档案，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部责任人审批；一般档案由部门责任人审批。 11、档案销毁 (1)超出保管期限档案，由档案管理员依据档案保管期限（详见各部门标准作业规程）每十二个月编制销毁计划及清单位，报行政部、人事部经理审核。 (2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。 (3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员（档案管理员、人事部文员、行政部文员）将超出保留期限档案销毁。 (4)监销人员确定销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。