展会操作指导手册模板.doc

展会操作作业书

一、 专题展示会（新闻公布会、行业研讨会）申请：
举行展会代理商需提前30天按XXXX计算机要求专题展会申请具体填写并附加展会方案（展会议程、招商计划、工作安排等），以传真形式发至XXXX计算机市场部，市场部按要求审批确定后，将确定后展会申请发回申请单位，双方即可按确定后展会方案进行筹备。
二、 商品抵款操作：
（一）、标准：商品抵款制度是指XXXX电脑代理商举行教育电脑及教育软件产品专题展会广告费、场地费经XXXX计算机核定审批后，按有效费用50%以现行代理价格折算产品和代理商。
（二）、操作方法：
1、 所抵款项是经XXXX计算机市场部审批确定专题展会所花费广告费、场地费50%，对于会议所需相关资料，XXXX企业将按实际参会人数提供。
2、 举行展会代理商请在展会结束后五个工作日内，将此次展会中所花费广告费、场地费发票，及发表相关此次展会广告消息报纸样张，一同传至XXXX计算机，经确定无误后，将按商品销售步骤填写销售单，把折算后产品发至代理商处。
三、专题展会操作：
策 划 篇
XXXX教育电脑及系列教育软件展示会是XXXX计算机和当地代理商联合举行相关信息化教学及系列教育软件应用大型专题活动。其组织实施目标是：
l 经过XXXX教育电脑及教育软件演示，为用户提供软硬件一体化处理方案
l 经过展示会，为用户提供交流经验场所
l 突出当地代理商在XXXX电脑销售体系中关键地位
l 代理商经过展示会组办取得批量用户资源
l 树立XXXX计算机企业形象及XXXX电脑教育品牌形象
专题展示会以计划周详、安排有方、实施得体、资源集中、针对性强、命中率高为关键特点，为XXXX计算机联合代理商共同深层次开发市场奠定了基础。
一、 专题及标题：
配合XXXX计算机整体市场活动计划及导向、新产品推出、竞争需求和用户需求，制订活动专题。

二、 规模：
邀请100——150家相关单位参与
三、 协办单位：
四、 宣传：
（一） 宣传关键：
1、 XXXX电脑教育定位
2、 配套系列教育软件
3、 校园网处理方案
4、 XXXX教育电脑优势
（二） 媒体宣传：
1、 媒体选择：
l 以当地行业媒体及发行量大报刊为主
l 必需时可经过电台、电视台作专访和报道
2、 形式；
l 软性广告：
（1） 介绍XXXX教育电脑及配套系列教育软件；介绍校园网处理方案；介绍XXXX计算机、当地代理商专栏、报道
（2） 相关此次专题展示会前期报道及新闻
l 硬性广告：
突出专题展示会及展示会专题；促销方案；优惠政策；服务承诺等
（三） 资料宣传
1、 宣传彩页：突出宣传关键
2、 邀请函：为深入和用户沟通发明条件
3、 请柬：针对相关领导及关键用户
4、 调查表：加深用户对XXXX教育电脑认识及了解用户需求
（四） 其它：小礼品、优惠卡及场地内宣传等。
五、 优惠方法：
1、 现场订购享受▁▁折优惠，结款日期以展示会结束后第三天为限。
2、 活动结束后恢复原市场零售价格。
3、 持有优惠卡用户可在活动结束后凭卡▁▁折购置。
六、 热点：
1、 现场抽奖
2、 现场订购▁▁折优惠

七、 费用；
1、 标准上展示会总费用控制在10000——0之间（展示会费用预算需报XXXX计算机审批）
2、 其中媒体宣传费用和其它费用百分比应在6：4左右
3、 展会由多家单位共同提议，则活动费用由组办单位平摊。
组 织 篇
一、 前期筹备；
（一） 确定专题及规模
（二） 人员：
1、 工作人员；
★ 指定专员负责展示会组织筹备工作，必需时建立组委会
★ 组织展示会工作人员：主持人、接待员、演示讲解人员
★ 衣饰要求
★ 会前组织、展会工作人员专题培训
2、 参会人员；
★ 相关领导
★ 经典用户
★ 关键用户
★ 其它及潜在用户
★ 记者、同行等
（三） 物品：
1、 配置展示用机4—8台
2、 配置展示用投影系统一套（必需时配置幻灯机）
3、 制作横幅1——2条
4、 资料：设计并印制宣传彩页、邀请函、调查表、申购单、优惠卡、宣传画等
5、 软性资料：投影、演示资料；幻灯片；音乐
6、 其它：会议日程表、筹备时间表、讲稿、奖品等
（四） 场地：
1、 选择当地较有著名度、环境优良、规模适中（150—200人）宾馆，会议室或多功效厅。
2、 场地部署
★ 横幅悬挂及指路牌制作放置
★ 展机排放
★ 签到台——签到、发放资料、回收调查表、申购表
★ 领导及嘉宾席位
（五） 时间：

1、 展会时间确实定
★ 避开各单位最繁忙工作日前后
★ 避开当地重大活动及展销会
2、 展示会场时间安排（半天——一天）
3、 制订会议议程时间表
4、 制订前期筹备时间计划表（包含广告时间）
（六） 招商：
1、 广告宣传：
★ 选择媒体：以当地行业媒体及发行量大报刊为主
★ 形式：软广告——专栏、报道；硬广告——专题展示会
★ 宣传次数及版面大小
★ 宣传时间确实定：软广告；硬广告——突出优惠政策
2、 资料宣传：
★ 宣传彩页、调查表发放
★ 信函：
（a） 信封设计和印制
（b） 信函内容
（c） 请柬发送
（七） 优惠政策及优惠支持政策制订
（八） 活动费用预算
二、 会议现场
三、 会后收尾
1、 结算清单明晰
2、 参会及未参会用户跟踪追访
3、 资料整理
4、 会后热卖活动
实 施 篇
第一部分 筹备
一、 计划：
在展示会前30天开始准备计划日期、地点及专题，并做对应市场调查选择好关键针对对象。
二、 宣传筹备：
1、 广告宣传：
★ 软广告：在展示会前30天准备好适应该地实际情况宣传稿件（内容关键宣传XXXX电脑教育定位，并针对当地教育界在信息化教学中存在问题提出对应校园网处理方案）并选好宣传媒体。

★ 硬广告：应在展示会前两个星期提交广告样稿，并指定媒体，确定宣传次数及版面大小
2、 主导宣传：
★ 信封：在展示会前30天提交信封设计方案及印制数量。
★ 请柬：在展示会前30天提交请柬设计方案及印制数量。
★ 发信：在展示会前半个月按当地教育界名目发信。
三、 物资、场地、人员
1、 在展示会前两周将专题横幅制作出来，并将场地、投影仪、宣传彩页等物品落实。
★横幅：依据关键参展对象有针对性对展会制订专题及名称
2、 从筹备之日起便指定一专门责任人负责该项工作安排并组建一工作小组负责具体工作落实。
四、 其它：
1、 在展会前一周邀请当地相关领导参与。
2、 在展会前半个月将展示会所需多种讲稿准备好。（包含：企业领导讲话稿、当地相关领导讲话稿、主持人讲稿等）
3、 在展会前一周落实当地新闻媒体对展示会报道和宣传情况
第二部分 实施
一、 实施宣传：
（一） 前期实施：
1、 ▁月▁日（展会前30天）开始发表软广告（大约每七天两篇）、印刷信封、印刷请柬，由▁▁▁▁负责。
2、 ▁月▁日（展会前半个月）开始按当地教育界名目写信封、准备讲稿、制作横幅、落实场地、投影仪、宣传资料等物品，由▁▁▁▁负责。
3、 ▁月▁日（展会前一个周）开始发表硬广告、发信、送请柬、邀请当地相关领导、落实新闻媒体情况、对此次展示会进行演练，由▁▁▁▁负责。（硬广告按具体情况定，连续一周左右）
4、 ▁月▁日（展会前两天）打大型硬广告，核实当地相关领导参与情况，发宣传单，由▁▁▁▁负责。
5、 ▁月▁日（展会前一天）打大型硬广告，部署展示会会场，作最终演练，由▁▁▁▁负责。
（二） 会后实施：
1、▁月▁日（会后第一天）打硬广告，回访关键用户由▁▁▁负责。
（1） 广告：内容为庆贺展示会圆满成功，宣传优惠政策，连续

两至三天。
（2） 用户：组织人员为已交定金用户安装软件并进行基础培训
2、、▁月▁日（会后第一周）打硬广告，联络用户，由▁▁▁▁负责。
（1） 广告：内容为XXXX电脑系列产品优惠销售月
（2） 用户：和展示会上登记过用户进行联络及上门演示讲解
二、 会议实施：
（一） 概要：
1、 时间：▁▁年▁月▁日至▁▁年▁月▁日
2、 组织单位：▁▁▁▁▁▁代理商及XXXX计算机。
3、 地点：▁▁▁▁▁▁▁宾馆。
4、 关键对象▁▁▁▁▁▁▁▁。
5、 形式：讲座+现场演示+有奖问答+现场解答。
（二）参展产品：
关键展出XXXX电脑样机及系列教育软件。例：XXXX—清华泰豪多媒体教室演示。
（三） 内容及议程
早晨：
1、 贵宾签到、发放资料等
2、 主持人致开幕词
3、 当地相关领导讲话
4、 企业领导讲话
5、 代理商讲话
6、 XXXX计算机企业职员介绍产品
7、 老用户谈心得
8、 现场定货、现场热卖及抽奖
下午：
9、 技术人员讲解校园网处理方案
10、有奖问答
11、现场演示及自由使用
12、现场定货及现场热卖
13、大抽奖
14、其它
三、 销售措施
1、 印发参展人员▁▁折优惠卡
2、 现场交订金能够▁▁折

3、 在优惠月中能够优惠够买并赠予小礼品
四、 培训班和专题讲座
五、 其它
1、 在当地应有不少于两次相关展示会活动报道。
2、 产品宣传海报及演示样机，由XXXX计算机企业负责提供。
3、 展会期间如有新产品促销价格，将另行通知。
4、 展会结束后，全部新产品恢复原价销售（注：优惠卡可滞后一到两个星期）。
5、 奖品及奖项设置
跟 进 篇
专题展示会是XXXX计算机和当地代理商联合举行，会后跟进是达成购置关键步骤。
因为展示会前周密准备和展示会圆满成功，在当地市场已形成了一同意用户群，前期已经作好宣传和讲解，怎样促成购置是会后跟进关键。
一、展会前后媒体宣传
1、 在硬性广告上提出展示会活动专题。
2、 会后在软性广告上报道展会圆满成功，后期还有活动。
3、 XXXX计算机企业也将利用媒体优势在全国性报纸跟踪报道各地展会情况，造成全国联动，相互促进，推进大市场向前运动。后期活动和展会紧紧相连，起到连带效果，花一次钱，办两件事，同时又有连续性，让用户感到无时不在，又可带动一批新用户，引发XXXX电脑系列产品在当地大规模销售。
二、 展会后善后工作
1、 整理展会签到名单及调查表和申购单
分出三个等级用户
★ 展会印象良好，即可购置名单（一类）
★ 展会后有计划购置名单（二类）
★ 展会后可培养潜在用户名单（三类）
2、 制作展会后资料
★ 优惠月政策单页资料
★ 优惠月横幅
★ 多个版本宣传资料放门市发放
三、 优惠销售月活动
以优惠价格、优质服务为专题在门市开展销售活动
★ 在门市张挂横幅
★ 跟进一、二类用户，促成购置

★ 对第三类用户深入宣传，引其到企业洽谈
★ 和样板用户及大用户建立良好关系

展示会招商宝典
确定展示会专题、规模及用户对象后，就能够进行招商工作，依据不一样用户基数，采取不一样方法及手段。
一、 通用招商模式
（一） 媒体宣传（硬性广告）：
1、 大众媒体：
（1） 传输范围广
（2） 用户基数大
（3） 针对性差
（4） 反馈率低
（5） 易操作
2、 专业媒体
（1） 传输范围小
（2） 用户基数大
（3） 针对性强
（4） 反馈率较高
（5）易操作
（二） 独立操作：
1、 电话、传真；
2、 寄送邀请函；
3、 寄送请柬或入场券；
二、 协作招商模式
（一） 传媒服务协作：
1、 文化传输企业：
（1） 传输范围较大；
（2） 用户基数较大；
（3） 针对性较强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 较难操作。
2、 大中专院校：
（1） 传输范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性较强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率低；
（6） 易操作、可靠性差
（二） 营销渠道协作：
1、 代理经销商：
（1） 传输范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 易操作。
2、 业内合作伙伴：
（1） 传输范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率较高；
（5） 有效反馈率高；
（6） 较难操作。
（三） 行业用户协作：
1、 展会协办单位：
（1） 传输范围小；
（2） 用户基数小；
（3） 针对性强；
（4） 反馈率低；
（5） 有效反馈率低；
（6） 较难操作。
2、 经典行业用户：
（1） 传输范围极小；
（2） 用户基数极小；
（3） 针对性极强；
（4） 反馈率低；
（5） 有效反馈率极高；
（6） 较易操作。

XXXX电脑专题展会申请

申请单位名称

展会专题

时间

展会规模

展会地点

协办单位

关键宣传媒体及形式

展会关键针对对象及目标

活动期间销售政策伏惠方法

大致费用预算

展会筹备和实施计划安排
展会所需资料物品

XXXX计算机企业意见

责任人签字

展会费用冲抵表
年 月 日

展会时间

展会地点

费用名称
金额
备注

累计

冲 抵 产 品
产品名称
单价
数量
金额
备注

累计

应收：
预收：

总经理： 市场部经理： 渠道经理：