档案管理详细规定.doc

档案管理要求一、目标规范和加强企业档案管理工作，确保档案完整、规范、系统和安全，提供正确、快捷、全方面档案服务。二、适用范围适适用于企业各部门、单位。三、管理标准档案工作实施统一领导、管理标准，档案实体谁形成、谁主管、谁负责。协议、批复等档案实体交至多三份由档案室管理。四、管理职责（一）企业档案管理部门职责1.负责对企业在公务活动中形成档案资料进行搜集、整理、立卷、著录、归档和保管。4.负责在建项现在期档案材料搜集、整编。 5.负责企业照片、声像档案在形成、搜集和保管。（二）各部门、单位职责负责对本企业所辖业务开展过程中形成、含有保留价值相关文件资料进行搜集、整理，收到文件合相同于7个工作日内移交到计划综合部档案管理人员归档保管。五、文件材料管理（一）文件材料归档范围和归档时间1、归档范围（详见附件:文件材料归档范围、移交及归档责任人）。2、归档份数：文件、批复、函件、通知：2份以内协议：正本副本一份汇报：2本3、归档时间关键分定时归档和随办随归两种。（二）文件材料形成1. 企业重大会议、上级领导视察形成文件材料(含原始会议纪要、统计、照片、录音等特种载体材料)： 会议经办人对这类文件材料形成、汇总负责，经会议承接部门（单位）责任人审核后于七个工作日内将材料移交档案室。2. 非协同平台中流转文件材料：各部门、单位未在协同平台中流转文件材料（含各专业对口政府、行业主管部门及上级单位直接寄达部门或个人文件材料）。应将办毕文件材料原件及领导签字办文处理纸一并移交档案室归档。上级部门出版内部情况通报、简报、信息等对本企业有直接指导意义文件材料由计划综合部公文处理人员统一登记并归档。3. 经过协同平台流转文件材料：凡在协同平台中流转收发文、呈批呈报、请示汇报及规章制度在完成网上流转后（即档案室点击归档后），由经办人员对该文件及文件签批单打印出纸质件，套红盖章后交计划综合部公文处理人员统一保管。4. 出差、学习、考察形成文件材料：企业领导在这类活动中形成文件材料（含照片、电子文件、录音等特种载体材料）由计划综合部工作人员负责在30天之内搜集整理交档案室归档。六、档案保护管理（一）档案存放应依据档案载体选择装具，底图不宜折叠，磁性材料应选择防磁设施，关键档案应异地备份。（二）档案入库前应去污消毒，受损档案要立即修复补救，对于易损制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。（三）档案库房应保持洁净整齐，含有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害气体、防有害生物等保护功效。（四）库房温度应控制在1424，湿度应控制在45%60%，并有温湿度表计监控。（五）库房设备运转情况要定时检验，并立即排除隐患。（六）库藏档案应定时清理查对，做到帐物相符，档案数量发生改变时应统计说明。七、档案利用管理（一）档案整编过程中著录、标引应规范、科学。（二）加强档案检索系统建设，含有手工检索系统和计算机检索系统两大类，立即、有效、快捷地提供档案信息资源。（三）依据企业保密要求，设定利用者权限，对于超越权限利用需报请相关领导审批。（四）档案利用可采取直接查阅、电话调阅、网上查阅等方法，利用档案应按要求进行登记。（五）档案室宜对库藏档案信息资源进行综合整理、分类汇总，形成专题材料和汇编。八、档案判定和销毁管理（一） 档案保管期限分永久、定时两种。定时中再实施标时制，通常分为“30年” 、“”。（二） 达成保管期限档案立即进行判定，对已失去保留价值档案，编制销毁清册，报企业分管领导审批后，实施销毁。（三） 档案销毁前应仔细查对清册，销毁后由监销人员和档案管理人员签字。销毁档案应遵守保密制度，销毁工作未完，监销人员和档案管理人员不得离开销毁现场。九、附件（一）总部文件材料归档范围、移交及归档责任人附件：文件材料归档范围、移交及归档责任人序号归 档 范 围移交 时间移 交 责任人归档责任人一关键会议1党委会议文件（统计、纪要、决议、会议材料、通知、及对应签批单）随办随归党总支计划综合部2经营班子会议文件（统计、纪要、决议、会议材料及对应签批单）计划综合部文书3企业董事会文件（通知、纪要、决议、议案材料及对应签批单），其中会议原始统计本十二个月移交一次4企业年度工作会暨职代会、六个月工作会议文件（筹备策划书、工作汇报、会议材料、会议通知、指南、其它文字材料、会议总结等）5企业司务会议（统计、纪要、会议材料及对应签批单）6企业领导参与上级召开会议文件（企业领导人讲话稿、会议汇报、决定简报、参考材料等）二行政综合 1企业领导外出参与活动，考察工作、调查研究等形成讲话、汇报及对应声像材料随办随归计划综合部文书计划综合部2企业领导向上级领导请示汇报工作文件材料及上级领导指示计划综合部档案管理人员3工作计划、总结4上级对企业领导、企业对下级单位干部签署目标责任状每十二个月一归5企业登记、经济协议、协议、营业执照和各项证书6上级部门出版内部情况通报、简报、信息等对本企业有直接指导意义计划综合部文书7企业各类技术经济协议、行政、民事案件随办随归8企业大事记、印信管理9党和国家领导人、上级主管单位领导视察、检验企业工作时形成题词、讲话稿、声像等材料计划综合部10企业相关政策研究方面专题汇报11上级及本单位信访工作（要求、通知、领导关键指示和处理结果）12上级、同级、下级收发文管理（收发文处理单、定稿、正文）四经营管理1企业编制战略计划和中长久发展计划随办随归计划综合部文书计划综合部2企业上报综累计划和统计报表资料五人事劳资1机构、编制每十二个月一归每十二个月一归计划综合部人资管理计划综合部人资管理计划综合部人资管理计划综合部档案室2机构设置：上级、企业相关机组成立、撤销、合并、更名和改变关系请示、批复和通知3相关定编定员文件4企业干部管理工作计划、总结5干部任免、聘用6企业、基层单位相关专业技术职务聘用通知7上级、企业干部待遇、工资等级、落实知识分子政策请示、批复、要求和措施8企业干部调动通知、行政、工资介绍信存根等9上级机关、企业干部选拔、录用要求、请示、批复10企业干部年度统计报表、干部名册、离退休干部名册11基层上报年度报表12上级、企业劳动定额方面材料13企业、基层单位相关劳动指标就业、招工、复工、复职、工人招聘录用（含协议工、临时工、退伍军人安置等）方面请示、批复、汇报、通知14职员名册15企业及基层单位相关退休、退职、劳务出口、解聘、奖惩、停薪留职等名单、请示、批复、汇报和通知16上级、企业安全生产劳动保护要求、措施，基层上报劳资年度报表17上级、企业医保要求、措施及年度报表18企业劳动工资计划（含企业年金）、总结和会议纪要19企业相关工资管理、工资改革、调整工资、落实政策补发工资等文件20企业相关奖金、津贴、福利待遇、三项责任制考评奖励方面文件21上级、企业相关劳动保护、劳动保险及劳保统筹等方面请示、批复、管理措施、通知22上级、企业相关医疗卫生、防病治病、计划生育方面文件、计划、要求、总结23教育培训工作计划、计划和总结24单位职员教育、干部培训、进修、职员技术考试等方面要求、措施25上级、企业职员技术培训、继续教育招生计划通知26实习中形成文件材料六财务管理1财务工作计划、总结每十二个月一归财务部计划综合部2上级、企业相关财务管理方面制度、要求、措施、通知3企业、基层单位财务决算、固定资产核定、固定资产新增、报废、调拨、清产核资请示、批复七生产技术管理1生产技术管理通知、要求、措施、综累计划、管理措施每十二个月一归运行部计划综合部2上级、企业节能管理、经济调度文件，节水、节电、节煤、线损要求、措施、规程3水电站管理（上级、企业移民政策、水库维护、抗震加固要求、措施、请示、批复；）4上级、企业防洪、防汛（防台风、防冻）方面要求、决定八工程项目管理1上级、企业相关电力基础建设条例、要求、措施每十二个月一归工程部计划综合部2企业对在建项目设备费用、工程材料、定额、估算等要求、通知3企业对施工单位基建计划函件、批复4上级、企业、基层单位相关工程质量、检验、监督等方面请示、批复、通知5上级、企业及相关单位相关新建机组开启调试、达标投产验收相关汇报、通知6企业在建项目协调会议相关文件九党务群工1企业党委工作计划、总结每十二个月一归党总支计划综合部2企业党组、党委民主生活会会议统计3企业党员代表大会文件41、通知、代表名单、议程、汇报、领导人讲话、大会讲话提案、选举行法、选举结果、讨论经过文件、决议和上级批复、纪要、公报、简报、主席团会议统计、关键照片、录音（像）材料。53、参考文件、小组会议统计、会议服务机构计划、总结等6上级、企业党组、党委关键文件7企业党组、党委决定、请示、批复8上级、企业党委指示、汇报、通知9企业党组、党委调查研究形成专题总汇报10企业党务工作大事记11企业组织工作计划、总结、要求、通知等12企业党员管理每十二个月一归每十二个月一归每十二个月一归党总支计划综合部13组织生活、组织关系、介绍信及存根、党籍、党龄14思想、组织、作风整理、党员入党、转正15上级党组对下级党委干部任免文件16企业机关内党务干部任免文件17企业党内干部选举、审查、考评、考绩、党委领导分工18党费管理19企业组织年度统计报表、党员名册20企业宣传工作计划、总结、宣传统战工作会议纪要21企业思想政治工作会议纪录、纪要、决定22工会工作23上级工会、企业工会工作计划、总结24职代会、工代会、工会会议文件25企业优异个人、集体26企业工会组织工作27机构设置、干部任免 28会员管理29企业相关工会工作文件30工会年度统计报表每十二个月一归团支部计划综合部31共青团、青年工作32企业共青团、青年工作计划、总结33企业团委会议纪录、团代会文件34企业共青团组织工作35内部机构设置、干部任免文件36团员组织关系介绍信存根、团员奖惩材料十物资管理1年度、月度计划；物资采购、分配计划随办随归随办随归计划综合计划综合部计划综合部1物资管理方面措施、要求2企业关键物资供给文件、订货协议（设备招投标）及调拨 3清仓核资等文件十一后勤福利0后勤福利工作关键通知、要求、会议纪要每十二个月一归计划综合部计划综合部1房地产管理3生活管理4车辆（交通费）、道路管理5绿化管理6用水、用电、用汽管理7固定资产管理