档案管理详细规定.doc

档案管理要求

一、目标
规范和加强企业档案管理工作，确保档案完整、规范、系统和安全，提供正确、快捷、全方面档案服务。
二、适用范围
适适用于企业各部门、单位。
三、管理标准
档案工作实施统一领导、管理标准，档案实体谁形成、谁主管、谁负责。协议、批复等档案实体交至多三份由档案室管理。
四、管理职责
（一）企业档案管理部门职责
1.负责对企业在公务活动中形成档案资料进行搜集、整理、立卷、著录、归档和保管。
4.负责在建项现在期档案材料搜集、整编。
5.负责企业照片、声像档案在形成、搜集和保管。
（二）各部门、单位职责
负责对本企业所辖业务开展过程中形成、含有保留价值相关文件资料进行搜集、整理，收到文件合相同于7个工作日内移交到计划综合部档案管理人员归档保管。
五、文件材料管理
（一）文件材料归档范围和归档时间
1、归档范围（详见附件:文件材料归档范围、移交及归档责任人）。
2、归档份数：
文件、批复、函件、通知：2份以内
协议：正本副本一份
汇报：2本
3、归档时间关键分定时归档和随办随归两种。
（二）文件材料形成
1. 企业重大会议、上级领导视察形成文件材料(含原始会议纪要、统计、照片、录音等特种载体材料)：
会议经办人对这类文件材料形成、汇总负责，经会议承接部门（单位）责任人审核后于七个工作日内将材料移交档案室。
2. 非协同平台中流转文件材料：
各部门、单位未在协同平台中流转文件材料（含各专业对口政府、行业主管部门及上级单位直接寄达部门或个人文件材料）。应将办毕文件材料原件及领导签字办文处理纸一并移交档案室归档。
上级部门出版内部情况通报、简报、信息等对本企业有直接指导意义文件材料由计划综合部公文处理人员统一登记并归档。
3. 经过协同平台流转文件材料：
凡在协同平台中流转收发文、呈批呈报、请示汇报及规章制度在完成网上流转后（即档案室点击归档后），由经办人员对该文件及文件签批单打印出纸质件，套红盖章后交计划综合部公文处理人员统一保管。
4. 出差、学习、考察形成文件材料：
企业领导在这类活动中形成文件材料（含照片、电子文件、录音等特种载体材料）由计划综合部工作人员负责在30天之内搜集整理交档案室归档。
六、档案保护管理
（一）档案存放应依据档案载体选择装具，底图不宜折叠，磁性材料应选择防磁设施，关键档案应异地备份。
（二）档案入库前应去污消毒，受损档案要立即修复补救，对于易损制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。
（三）档案库房应保持洁净整齐，含有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害气体、防有害生物等保护功效。
（四）库房温度应控制在14～24°，湿度应控制在45%～60%，并有温湿度表计监控。
（五）库房设备运转情况要定时检验，并立即排除隐患。
（六）库藏档案应定时清理查对，做到帐物相符，档案数量发生改变时应统计说明。
七、档案利用管理
（一）档案整编过程中著录、标引应规范、科学。
（二）加强档案检索系统建设，含有手工检索系统和计算机检索系统两大类，立即、有效、快捷地提供档案信息资源。
（三）依据企业保密要求，设定利用者权限，对于超越权限利用需报请相关领导审批。
（四）档案利用可采取直接查阅、电话调阅、网上查阅等方法，利用档案应按要求进行登记。
（五）档案室宜对库藏档案信息资源进行综合整理、分类汇总，形成专题材料和汇编。
八、档案判定和销毁管理
（一） 档案保管期限分永久、定时两种。定时中再实施标时制，通常分为“30年” 、“”。
（二） 达成保管期限档案立即进行判定，对已失去保留价值档案，编制销毁清册，报企业分管领导审批后，实施销毁。
（三） 档案销毁前应仔细查对清册，销毁后由监销人员和档案管理人员签字。销毁档案应遵守保密制度，销毁工作未完，监销人员和档案管理人员不得离开销毁现场。
九、附件
（一）总部文件材料归档范围、移交及归档责任人
附件：
文件材料归档范围、移交及归档责任人
序号
归 档 范 围
移交
时间
移 交
责任人
归档责任人
一
关键会议
1
党委会议文件（统计、纪要、决议、会议材料、通知、及对应签批单）
随办随归
党总支
计划综合部
2
经营班子会议文件（统计、纪要、决议、会议材料及对应签批单）
计划综合部文书

3
企业董事会文件（通知、纪要、决议、议案材料及对应签批单），其中会议原始统计本十二个月移交一次
4
企业年度工作会暨职代会、六个月工作会议文件（筹备策划书、工作汇报、会议材料、会议通知、指南、其它文字材料、会议总结等）
5
企业司务会议（统计、纪要、会议材料及对应签批单）
6
企业领导参与上级召开会议文件（企业领导人讲话稿、会议汇报、决定简报、参考材料等）
二
行政综合
1
企业领导外出参与活动，考察工作、调查研究等形成讲话、汇报及对应声像材料
随办随归
计划综合部文书
计划综合部
2
企业领导向上级领导请示汇报工作文件材料及上级领导指示
计划综合部档案管理人员
3
工作计划、总结
4
上级对企业领导、企业对下级单位干部签署目标责任状

每十二个月一归

5
企业登记、经济协议、协议、营业执照和各项证书
6
上级部门出版内部情况通报、简报、信息等对本企业有直接指导意义

计划综合部文书

7
企业各类技术经济协议、行政、民事案件

随办随归

8
企业大事记、印信管理
9
党和国家领导人、上级主管单位领导视察、检验企业工作时形成题词、讲话稿、声像等材料
计划综合部
10
企业相关政策研究方面专题汇报
11
上级及本单位信访工作（要求、通知、领导关键指示和处理结果）
12
上级、同级、下级收发文管理（收发文处理单、定稿、正文）
四
经营管理
1
企业编制战略计划和中长久发展计划

随办随归

计划综合部文书
计划综合部
2
企业上报综累计划和统计报表资料
五
人事劳资
1
机构、编制

每十二个月一归

每十二个月一归

计划综合部人资管理

计划综合部人资管理

计划综合部人资管理

计划综合部

档案室
2
机构设置：上级、企业相关机组成立、撤销、合并、更名和改变关系请示、批复和通知
3
相关定编定员文件
4
企业干部管理工作计划、总结
5
干部任免、聘用
6
企业、基层单位相关专业技术职务聘用通知
7
上级、企业干部待遇、工资等级、落实知识分子政策请示、批复、要求和措施
8
企业干部调动通知、行政、工资介绍信存根等
9
上级机关、企业干部选拔、录用要求、请示、批复
10
企业干部年度统计报表、干部名册、离退休干部名册
11
基层上报年度报表
12
上级、企业劳动定额方面材料
13
企业、基层单位相关劳动指标就业、招工、复工、复职、工人招聘录用（含协议工、临时工、退伍军人安置等）方面请示、批复、汇报、通知
14
职员名册
15
企业及基层单位相关退休、退职、劳务出口、解聘、奖惩、停薪留职等名单、请示、批复、汇报和通知
16
上级、企业安全生产劳动保护要求、措施，基层上报劳资年度报表
17
上级、企业医保要求、措施及年度报表
18
企业劳动工资计划（含企业年金）、总结和会议纪要
19
企业相关工资管理、工资改革、调整工资、落实政策补发工资等文件
20
企业相关奖金、津贴、福利待遇、三项责任制考评奖励方面文件
21
上级、企业相关劳动保护、劳动保险及劳保统筹等方面请示、批复、管理措施、通知
22
上级、企业相关医疗卫生、防病治病、计划生育方面文件、计划、要求、总结
23
教育培训工作计划、计划和总结
24
单位职员教育、干部培训、进修、职员技术考试等方面要求、措施
25
上级、企业职员技术培训、继续教育招生计划通知
26
实习中形成文件材料
六
财务管理
1
财务工作计划、总结
每十二个月一归
财务部
计划综合部
2
上级、企业相关财务管理方面制度、要求、措施、通知
3
企业、基层单位财务决算、固定资产核定、固定资产新增、报废、调拨、清产核资请示、批复
七
生产技术管理
1
生产技术管理通知、要求、措施、综累计划、管理措施
每十二个月一归
运行部
计划综合部
2
上级、企业节能管理、经济调度文件，节水、节电、节煤、线损要求、措施、规程
3
水电站管理（上级、企业移民政策、水库维护、抗震加固要求、措施、请示、批复；）
4
上级、企业防洪、防汛（防台风、防冻）方面要求、决定
八
工程项目管理
1
上级、企业相关电力基础建设条例、要求、措施
每十二个月一归
工程部
计划综合部
2
企业对在建项目设备费用、工程材料、定额、估算等要求、通知
3
企业对施工单位基建计划函件、批复
4
上级、企业、基层单位相关工程质量、检验、监督等方面请示、批复、通知
5
上级、企业及相关单位相关新建机组开启调试、达标投产验收相关汇报、通知
6
企业在建项目协调会议相关文件
九
党务群工
1
企业党委工作计划、总结
每十二个月一归
党总支
计划综合部
2
企业党组、党委民主生活会会议统计
3
企业党员代表大会文件
4
1、通知、代表名单、议程、汇报、领导人讲话、大会讲话提案、选举行法、选举结果、讨论经过文件、决议和上级批复、纪要、公报、简报、主席团会议统计、关键照片、录音（像）材料。
5
3、参考文件、小组会议统计、会议服务机构计划、总结等
6
上级、企业党组、党委关键文件
7
企业党组、党委决定、请示、批复
8
上级、企业党委指示、汇报、通知
9
企业党组、党委调查研究形成专题总汇报
10
企业党务工作大事记
11
企业组织工作计划、总结、要求、通知等
12
企业党员管理

每十二个月一归

每十二个月一归

每十二个月一归

党总支

计划综合部
13
组织生活、组织关系、介绍信及存根、党籍、党龄
14
思想、组织、作风整理、党员入党、转正
15
上级党组对下级党委干部任免文件
16
企业机关内党务干部任免文件
17
企业党内干部选举、审查、考评、考绩、党委领导分工
18
党费管理
19
企业组织年度统计报表、党员名册
20
企业宣传工作计划、总结、宣传统战工作会议纪要
21
企业思想政治工作会议纪录、纪要、决定
22
工会工作
23
上级工会、企业工会工作计划、总结
24
职代会、工代会、工会会议文件
25
企业优异个人、集体
26
企业工会组织工作
27
机构设置、干部任免
28
会员管理
29
企业相关工会工作文件
30
工会年度统计报表
每十二个月一归
团支部
计划综合部
31
共青团、青年工作
32
企业共青团、青年工作计划、总结
33
企业团委会议纪录、团代会文件
34
企业共青团组织工作
35
内部机构设置、干部任免文件
36
团员组织关系介绍信存根、团员奖惩材料
十
物资管理
1
年度、月度计划；物资采购、分配计划

随办随归
随办随归

计划综合
计划综合部

计划综合部
1
物资管理方面措施、要求
2
企业关键物资供给文件、订货协议（设备招投标）及调拨
3
清仓核资等文件
十一
后勤福利
0
后勤福利工作关键通知、要求、会议纪要
每十二个月一归

计划综合部
计划综合部
1
房地产管理
3
生活管理
4
车辆（交通费）、道路管理
5
绿化管理
6
用水、用电、用汽管理
7
固定资产管理