财务部五S运行管理新规制度.doc

文献名称：华银国际大酒店-财务部5S运营管理制度
主责部门：财务部
版本：1.0版
关联部门：财务部各岗位
信息化管理编号：
优化记录：0次优化
密级：A
生效日期：8月

为给公司员工创造一种干净、整洁、舒服工作场合和空间环境，营造华银国际大酒店-财务部特有工作氛围，达到提高员工素养、财务部整体形象和管理水平目，特制定本制度。本制度合用于财务部全体员工。
一、5S活动实行：
整顿
1、 每月对文献（涉及电子文档）作盘点，把文献分为必要（有效）和不要（过期无效），不要所有销毁。
2、 每月对表单记录（涉及电子文档）作盘点，盘点后有效表单记录统一交有关会计负责。
3、 对所辖区域物品、设备、空间做盘点，并区别其“要”和“不要”
详细分类如下：
4、 设备：电脑、打印机、复印机等；
5、 空间：柜架、桌椅、储物箱等；
6、 物品：个人用品、装饰品、文具、书籍等；
7、 根据《必要品使用频率和惯用限度基准表》决定物品“要”与“不要”；
8、 “不要”物品经财务部负责人鉴定后，集中报废或解决‘
必要品使用频率和惯用限度基准表
使用频率
惯用频率
解决办法
低
过去一年都没有使用过物品，并且不能再用
丢弃
中
在过去6个月中只使用过一次物品，一种月使用一次物品
集中存储（例如归档或存储在库房中）
高
一周使用一次物品、每天都使用物品、每小时都要使用物品
保存在办公桌或随身携带
整顿
1、 办公桌：桌面除文献、电脑、水杯、电话、文具外，不容许放其她物品；文具必要竖放。办公用品普通惯用品：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。
2、 抽屉：抽屉里应保持整洁，私人物品与公司物品分类存储。
3、 座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开半小时以上，椅子应放回桌洞内；
4、 电脑：电脑置办公桌相应位置，竖式主机置桌面下；
5、 垃圾篓：罩塑料袋，放置于制定位置；桌子下不得堆积杂物；
6、 报刊：必要上报架，或阅完后放入办公桌内；
7、 饮水机：放指定地点，不得随意移动；
8、 外衣、手袋：请置挂于衣帽间或抽屉内，禁止随意放置办公桌椅上。
9、 文献、资料管理整顿：
（1）将文献按照待解决、解决中和已解决分类放置，此外尚有机密类文献。依照应用状况应将分为每日必用、惯用和常不用三种，常不用文献要尽快处置；
（2）硬盘里电子文档、资料分类必要条例清晰，电子文献需要永久、长期保存，应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存；
（3）存储公用信息U盘、移动硬盘采用保护办法，使人们都自觉地小心使用。
清扫
公共区域（如楼道、楼梯、卫生间）、办公室及办公室走廊由本部门安排值班人员清扫，员工负责清扫个人办公区域：抽屉、文献架；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等。
清扫基准
对象
清扫原则规定
周期
清扫时间
部门区域
部门办公区域干净整洁，无灰尘蛛网，各类物资定置摆放
每天
每天上班前/下班后
个人区域
桌面物品摆放有序、干净整洁，抽屉内无垃圾、杂物遗落
每天
每天下班后
办公设备
主机和重点部位正面、背面、送风口无污垢
每周一次
每月15号大扫除
文档
桌面上、电脑中不能有失效文献，不可容易看到机密文献；超过保管期限表单装订归档；无用手稿与工作无关文献等应及时解决，不得有老旧卡片、册子、档案、报刊
每月一次
月末

素养
财务部所有员工应自觉遵守公司各项规章制度及《华银国际大酒店员工手册》等关于规定。
1、5S活动每日坚持且效果明显。
2、仪容仪表依华银国际酒店规定，并感觉有活力。
3、遵守华银国际酒店管理规定，发扬积极精神和团队精神。
4、时间观念强，下达任务可以在商定期间前做好。

5S检查和考核：
部门为有效履行5 S管理，特成立5S检查小组。5S检查小组组长由部门经理担任，副组长由财务主管（2人）担任，成员为当天值班人员。
部门定期展开自查，在自查过程中查出问题由岗位当事人及时予以纠正。二次以上检查未改，对岗位当事人进行惩罚扣绩效2分/次，并在财务部门例会上予以发布，并以此作为奖金奖励对持续两个月排名第一种人。个人得分最高者评为“5S先进个人”，并予以精神、物质奖励。对于不积极配合或阻碍5S活动员工予以警告，情节严重者予以50元以上罚款。

附件：《办公室5S要点》
《5S管理检查表》
办公室5S要点
月
每 天
每 周
每 月
不 定 期
◎对的穿着工作服，保持整洁
◎进行一次文献柜和个人物品柜、抽屉整顿，清理不要物
◎依照工作任务调节文献/物品定位与标记
◎整顿新产生文献资料
◎桌面物品随手归位，摆放整洁
◎对办公室暂放物进行处置，办公桌椅整洁

◎提出改进工作效率和质量办法
◎文献解决后及时归档，解决中文书叠放整洁
◎将待解决文献和暂时性参照资料解决或废弃

◎及时更新信息栏内容，去掉过期多余张贴物
◎经常清扫地面，不随处掉纸屑和扔烟头
◎更新破损/脱落/卷角/模糊/过期标记

◎经常使用礼貌用语，待人有礼
◎清洁用品摆整洁，及时倒垃圾，并保持垃圾篓自身清洁
◎清洁窗户、墙角、物品架等不常触及部位

◎擦拭桌面、文献柜、窗台和照明开关，保持清洁
◎对电脑、文献夹和文档进行整顿，删除“垃圾”文献

◎及时清理电脑台、传真桌和茶几上暂时摆放文献、纸张和物品

◎及时清理茶几上一次性水杯和其她物品

◎接打电话使用电话礼仪

◎下班前关窗锁门断电停水，个人桌面清理干净

5S检查表

部门： 年 月 日

整顿 得分：
项次
查检项目
查检原则（每项10分）
成绩
负责人
备注
1
办公桌上、下及抽屉
D
不合用物品杂乱。

C
半个月才用一次也有。

B
一周内要用，但过量。

A
每日使用，但杂乱。

A+
桌面及抽屉内均最低限度，且整洁。

整顿 得分：
项次
查检项目
查检原则（每项10分）
成绩
负责人
备注
1
图纸、资料
D
过期与使用中杂在一块。

C
不是最新，但随意摆放。

B
是最新，但随意摆放。

A
有卷宗夹保管，但无顺序。

A+
有目录，有顺序，且整洁，不久能使用

2
文献、档案
D
零乱放置，使用时没法找。

C
虽显零乱，但可以找着。

B
共同文献被定位，集中保管。

A
以电子方式解决而容易检索。

A+
明拟定位，使用人能随时使用。

清扫 得分：
项次
查检项目
查检原则（每项10分）
成绩
负责人
备注
1
办公桌
D
文献、工具很脏乱。

C
桌面满布灰尘。

B
桌面虽干净，但破损未修理。

A
桌面很干净整洁。

A+
桌面、椅子及四周均干净亮丽。

清洁 得分：
项次
查检项目
查检原则（每项10分）
成绩
负责人
备注
1
办公桌、椅子、架子、会议室
D
很脏乱。

C
偶尔清洁。

B
虽有清理，但还是显得脏乱。

A
自己感觉较好。

A+
任何人都会觉得很舒服。

素养 得分：
项次
查检项目
查检原则（每项10分）
成绩
负责人
备注
1
寻常5S活动
D
没有活动。

C
虽有清洁清扫工作，但未坚持执行。

B
开会有对5S宣导。

A
寻常可以做得到。

A+
每日坚持且效果明显。

2
服装
D
穿着脏，破损未修补。

C
不整洁。

B
纽扣或鞋带未弄好。

A
工作服依规定规定。

A+
穿着依规定，并感觉有活力。

3
仪容
D
员工衣服太脏。

C
男员工头发、胡须过长，女员工浓妆艳抹。

B
有按规定整顿，但没保持。

A
均依规定整顿，保持良好。

A+
依规定整顿，并感觉精神有活力。

4
行为规范
D
举止粗暴，口出脏言。

C
衣衫不整，不守卫生。公共场合吸烟。

B
自己事可做好，但缺少公德心。

A
公司规定均能遵守。

A+
有良好积极精神，团队精神。

5
时间观念
D
诸多事缺少时间观念。

C
稍有时间观念。

B
不肯时间约束，但会竭力去做。

A
商定期间内会全力去完毕。

A+
商定期间内会提早去做好。

注：D：-5—0分；C：1—2分；B：3—5分；A：6—8分；A+：9—10分