现代企业财务部工作管理手册样本.doc

财务部工作手册
目录
财务管理制度…………………………………………………………………………………………. 2
现金管理规程.......................................................................................................................................... 7
银行存款管理规程………………………………………………………………………………..... 10
备用金管理规程………………………………………………………………………………………12
费用报销及付款管理规程……………………………………………………………………... 14
借款管理规程…………………………………………………………………………………………... 16
支票、收据、发票、财务印鉴管理规程…………………………………………...…18
财务部职员考评考绩规程............................................................................................................21

财务管理制度
财务管理制度是物业管理企业内部管理关键制度，是确保相关财务管理工作规范化、标准化一系列具体要求。依据国家相关企业财务会计制度，结合本企业实际情况确定以下制度：
1.内容
1.1会计核实方法及凭证账册制度
1.1.1采取借贷复式记账法，会计科目和核实方法以企业单位预算会计为主，结合管理部实际，设置银行现金日志账、总分类账、各项明细分类账；
1.1.2原始凭证是计账依据，财会人员必需认真审核多种原始凭证，要求一切原始凭证必需手续完备、正当，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；
1.1.3财会记账员应对一切原始凭证记账负责，账簿记载不得挖补、涂改或用褪色药水消除字迹，记账应使用钢笔，不准用铅笔或圆珠笔，发生错误应依据性质，采取划线更正或红线更正。凭证、账册应依据专员列册登记，妥善保管，不得丢失。相关会计报表、账册、会计凭证保留年限按上级要求办理；
1.1.4指定专员保管一切未使用关键空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。对误写收据或作废支票，应注销作废章，妥善保留，不得销毁废弃。
1.2货币资金管理程序
1.2.1严格根据国家相关现金管理制度要求，除抵补现金库存外，非经银行同意，不得将业务收入坐支留用，严格分清收支两条线；
1.2.2做好库存现金保管工作，相关证券和现金必需放在银箱内，确保安全。对指定使用备用金人员必需进行定时检验、查对，做好备用金管理，库存现金不得超出银行要求限额。
1.2.3除日常小额开支用现金支付以外，其它一律用转帐支票结算。
1.3费用报销程序
为了加强费用报销管理，严格实施财政纪律，对各项现金报销确定以下制度：
1.3.1费用报销审核，以企业内呈汇报及内部申请采购单为依据。
1.3.2医药费报销制度，如有发生意外事故，须请劳动部门判定，伤员到指定医疗机构诊治。
1.3.3财务部责任人应对各项报销单据进行严格认真审核，凡符合报销标准，经审核人签署姓名及审核日期以后，由副总经理审核，总经理同意。凡不符合费用开支标准或存有其它疑问，而报销人又无法提供总经理同意汇报时，审核人将退回报销单据。
1.3.4单位价格在10000元以下报销费用，由出纳员用现金支付；10000元以上标准上有出纳员用支票支付，特殊情况由总经理审核指示后以现金支付。
1.3.5费用发生前借支备用金，由出纳员作冲减备用金处理。
1.3.6费用报销单据由财务部会计根据次序编制会计凭证，月末汇总、记帐、编制相关财务报表。

2.财务部组织架构
物业管理企业财务会计和其它行业机构设置也大致相同，只是工作内容和方法有物业管理行业特点。依据物业管理企业具体情况、资质等级及规模大小、人员能够灵活配置。财会部门通常可设置下列人员：主管会计、出纳、收费员。
企业财务机构会计人员在行政上向企业负责，不过在专业上由财务部负责，负责和管理企业财务及相关事宜。

3.财会部人员各岗位职责
3.1主管会计
3.1.1依据物业管理行业具体特点、依据财会管理相关法规、政策、文件，制订财会管理具体制度和操作程序；
3.1.2每个月、每季审核多种会计报表和统计报表，写出财务会计分析报表，送企业法人审阅；
3.1.3检验、监督物业管理各项费用立即收缴，确保企业资金正常运转；
3.1.4审核控制各项费用支出，杜绝浪费；
3.1.5组织确定物业管理各项费用标准预算方案，送企业领导、业主委员会和相关主管部门审核、修定；
3.1.6向经理负责，具体组织好本部门日常管理工作；
3.1.7每日做好多种会计凭证和账务处理工作；
3.1.8每个月、每季按时做好多种会计报表，定时向业主委员会公布管理收缴及使用情况；
3.1.9负责检验、审核各经营管理部门及下属机构收支账目，向企业领导立即汇报工作情况；
3.1.10检验银行、库存现金和资产账目，做到账账相符，账实相符；
3.1.11根据物业管理行业特点和需要，分类计账；完成企业领导交办财会工作。
3.2出纳
3.2.1遵守企业职员守则和财务管理制度；
3.2.2管理好企业现金收付、银行存款存取，保管现金、有价证券、银行支票等；
3.2.3立即追收企业多种应收款项，保护企业和业主利益不受损失；
3.2.4编制相关现金收付记账凭证、现金日志账、银行日志账工作；
3.2.5立即办理各项转账、现金支票，按月将银行存款余额和银行对账单查对相符，并交会计作账。
3.3收费员
物业管理企业所辖区业主(住户)较多时，可专门在各管理处配置收款员，其职责是：
3.3.1立即统计、存放多种费用收付资料，供主管会计参考并维护好电脑设备，保管好全部资料，对变动资料数据应立即修改、存放；
3.3.2负责物业管理费等各项费用通知和收缴并立即输入打印收费通知单，确保费用按时收缴；
3.3.3对缴费情况随时进行统计，立即追讨欠缴费用；
3.3.4承接和物业管理相关经营服务收费，为业主办理各项公用事业费缴付；
3.3.5和业主(使用人)交好友，争取她们对物业管理工作了解和支持，帮助搞好"窗口"服务；
3.3.6完成企业和部门领导交办其它任务。

现金管理规程
1. 目标
规范现金管理操作规程，确保现金收、支、存合理及安全。
2. 适用范围
适适用于本企业现金收支管理。
3. 职责
3.1 财务负责收取各类款项，并送存银行。
3.2 出纳员负责现金收取、支付及库存保管。
3.3 财务部会计负责现金核实工作。
3.4 财务部负责现金管理、核实工作监督。
4. 内容
4.1现金收入。
4.1.1出纳员依据发出《收费通知单》正确收取用户交来各类款项，并检验现金真伪。
4.1.2出纳员依据款项开具收款凭据，填写日报表。
4.1.3每日下午五时前，出纳员将当日收取现金送存开户银行。
4.1.4出纳员将收费单及等收款凭据交财务部会计。
4.1.5财务部会计依据发票、收据存根，查对无误后，编制凭证，登记会计帐簿。如经查对存有疑问，应会同出纳员、收费员立即核查并将结果汇报经理。
4.2现金支付管理
4.2.1现金支付范围。
4.2.1.1职员工资、津贴。
4.2.1.2个人劳务酬劳。
4.2.1.3多种劳保、福利费和国家要求对个人其它支出。
4.2.1.4出差人员必需随身携带差旅费。
4.2.1.5结算起点（1000元）以下零星费用支出。
4.2.1.6中国人民银行确定需要支付现金其它支出。
4.2.2出纳员审核付款凭据，核查审批手续是否完备。
4.2.3审核无误后付款并要求领款人署名。
4.2.4出纳员在付款凭据上盖章，加盖“现金讨讫”章、出纳员印章。
4.2.5出纳员登记现金日志帐。
4.3库存现金管理
4.3.1财务部、各管理处库存现金不超出5000元。
4.3.2库存现金超出限额应立即送存银行，库存现金不足时，出纳员应立即向银行提取。
4.3.3提取现金，应列明用途，经财务部经理加盖印鉴后，到基础帐户开户行办理。
4.3.4因经营情况改变，需调整库存现金限额，应报财务部经理、企业总经理审批。
4.3.5出纳员应依据当日收支凭据登记现金日志帐。
4.3.6出纳员于下班前必需仔细检验保险柜门锁关闭情况，并将保险柜钥匙妥善保管。
5. 保管
全部现金收取、支付、统计相关资料，由财务部会计依据《会计法》相关条款要求保留。

银行存款管理规程
1. 目标
规范银行存款管理，确保留、取合理和安全。
2. 适用范围
适适用于本管理企业银行存款管理。
3. 职责
3.1出纳员负责银行存款存、取、结算及余额查对工作。
3.2财会部会计负责银行存款核实工作。
3.3财务部责任人负责银行存款管理、核实监督。
4. 内容
4.1银行存款基础标准
4.1.1企业财务部严禁出租、出借银行帐户。
4.1.2出纳员应正确、立即登记银行存款日志帐，做好和银行对帐工作。
4.2银行存款收入
4.2.1出纳员依据本企业发出《收费通知单》正确无误地收取用户以转帐支票方法交来各类款项,并检验支票填写、印鉴等是否符合规范。
4.2.2 对符合要求支票，由出纳员开具收款凭据，不符合要求支票退回相关人员（支票退票时，应立即通知用户，以新换旧）。
4.2.3出纳员应妥善保管转帐支票，对收取支票应于当日下班前转入企业帐户。
4.3银行存款支付
4.3.1出纳员审核付款凭单，核查审批手续是否完备。
4.3.2出纳员经审核无误后，开具支票。
4.3.3出纳员将支票交财务部加盖财务专用章，以后出纳员在票据上加盖印鉴章。
4.3.4出纳员应要求经办人在《支票登记簿》和支票存根上署名。
4.3.5作废支票由出纳员加盖作废章，同时在《支票登记簿》上登记。
4.3.6月末，财务内勤、出纳员取回银行存款对帐单、利息、委托付款等凭据交财务部会计。
4.3.7会计查对银行存款日志帐，编制《银行存款余额调整表》。
5. 保管
全部银行存款收取、支付、统计相关资料，由财务部会计依据《会计法》相关要求保留。

备用金管理规程
1. 目标
规范备用金管理，确保备用金借支、冲减合理及安全。
2. 适用范围
适适用于本企业备用金管理。
3. 职责
3.1总经理负责审批管理处提出备用金借支申请。
3.2财务部经理负责审核管理处提出备用金借支申请合理性。
3.3出纳员负责根据本规程进行备用金借支、冲减工作。
3.4财务部会计负责备用金核实、监督工作。
4. 内容
4.1备用金借支范围。
4.1.1为方便企业日常零星开支需要而借支备用款项。
4.1.2为方便常常出差人员必需携带优异而借支款项。
4.2备用金借支要求。
4.2.1借支备用金人员应立即冲减备用金。
4.2.2备用金借支人不得私自挪用备用金。
4.3备用金借支标准
4.3.1各部门因需要向财务部借支备用金时，借支人应填写《借款单》申请备用金，呈财务部审核。
4.3.2对于符合要求借支申请财务呈交总经理审批；对不符合要求要求借支申则退回申请部门。
4.3.3 财务部出纳以总经理审批确定《借款单》上实数为准借出现金。
4.4备用金冲减程序。
4.4.1领用备用金部门和个人，标准上应在费用发生后5日内到财务部办理费用报销手续；因特殊情况无法在要求期限内报销，须事先经财务部同意后可合适延迟，但最长不超出30天。
4.4.2如借支金额大于支出报销金额，借支人应按要求交回备用金余额；如借支金额小于报销金额，出纳员应补回差额部分。
4.4.3财务部会计依据相关要求冲减备用金。
4.5备用金资料保管
4.5.1《借款单》，作为会计凭证内容和会计档案一并保留。
4.5.2《费用报销单》作为会计凭证内容和会计档案一并保留。

费用报销及付款管理程序

1.目标
规范费用报销及付款，确保报销费用及付款真实性，正当性。
2.适用范围
适适用于本物业管理费用报销。
3.职责
3.1财务部负责审核报销单据及付款单据真实性和合理性。
3.2总经理负责报销费用及付款审批。
4.内容
4.1费用报销及付款标准
4.1.1经营费用报销审核，以企业实际经营情况为依据。
4.1.2办公费用以领导审批内部申请采购单为依据。
4.1.3付款单据以领导审批企业内呈汇报为依据
4.2报销及付款单据填制要求
4.2.1费用和付款经办人标准上应立即到财务部办理报销及付款手续，特殊情况可另行处理。
4.2.2全额报销《采购申请单》上物资，附《采购申请单》原件；分批报销《采购申请单》上物资，第一次报销附《采购申请单》原件，以后各次报销时附《采购申请单》复印件，并在《采购申请单》复印件上说明原件去处。
4.2.3以银行转帐支付款项，《付款申请单》上需填写完整收款单位或个人相关信息。以现金支付，需由经办人确定，领款人亲自领取。
4.3 财务部收到送交费用报销单及付款申请单后，应复核单据和金额审核费用报销及付款合理性和正当性。
4.4经审核后费用报销单由财务部送交总经理审批。
4.5出纳员收到总经理审批费用报销单后，应复核报销单据是否符合审批手续，如符合则按《现金管理规程》和《银行存款管理规程》办理支付手续；如不符合则退回单据。
5. 保管
《费用报销单》、《付款申请单》由财务部保留。

借款管理程序
1、目标
规范借款业务，确保资金安全
2、适用范围
适用本物业管理借款业务
3、引用文件
《现金管理规程》
《银行存款管理规程》
4、职责
4.1 总经理负责借款审批
4.2 财务部负责借款审核
4.3部门责任人负责本部门借款业务审核
4.4出纳员负责审核借款单据审批手续是否齐全并跟踪借款报销及归还
4.5借款人负责填写《借款申请单》
5、程序
5.1 借款人填写《借款申请单》，并附以下清单交部门责任人审核签字
5.1.1 借款用于采购，附《采购申请单》复印件
5.1.2 借款用于支付协议金额，附协议复印件
5.2部门责任人审签后交财务部责任人
5.3财务部责任人按以下标准进行审核
5.3.1财务部标准上实施“前款不清，后款不借”，特殊情况需经总经理同意
5.3.2 附件是否齐备
5.4 财务部责任人审核合格，交企业总经理审批；不合格，返还给借款人
5.5总经理审批后交财务部出纳
5.6财务部出纳复核《借款申请单》审批手续是否完备后按《现金及银行存款管理程序》支付款项，并跟踪报销及归还
5.7借款人应自取得原始发票及相关票据后当月内报销。

支票、收据、发票、财务印章管理程序
1. 目标
规范支票、收据、发票、财务专用章管理工作，确保支票、收据、发票、财务专用章得到安全保管和合理使用
2. 适用范围
适适用于本物业企业财务部支票、收据、发票、财务专用章管理工作。
3. 职责
3.1. 财务部负责财务印章（如财务专用章、发票专用章）保管及支票、收据、发票管理监督工作。
3.2. 财务部指定专门会计人员负责支票、收据、发票领用、核销
3.3. 财务部出纳负责购置、保管、使用空白支票及其发票购置、使用和已领发票、收据保管。
3.4. 各管理处财务负责保管各自收款专用章。
4. 内容
4.1. 支票购置和保管
4.1.1. 出纳员应按银行相关要求到开户行购置支票。
4.1.2. 出纳员应将新购回空白支票安全、妥善地存放在保险箱内
4.2. 支票使用程序
4.2.1. 出纳员依据审核、审批手续完整支付凭单按支票填写要求填写支票
4.2.2. 内容填写完整支票交财务部经理加盖财务专用章
4.2.3. 出纳员加盖银行印鉴章
4.2.4. 如因填写错误或其它原因造成支票作废，出纳员应将作废支票连同存根联一起妥善保留
4.2.5. 出纳员不得填写无收款单位支票
4.2.6. 出纳员或其它经办人员如遗失内容完整支票，应立即到开户行挂失或通知财务部挂失；如所以造成损失，由当事人负责全额赔偿
4.3. 收据、发票购置和保管、领用程序
4.3.1. 收据、发票购置
4.3.1.1. 收据由采购部负责印刷后存于企业仓库
4.3.1.2. 发票由财务部指定专员按税务部门相关要求到税务局购置
4.3.2. 收据、发票保管程序
4.3.2.1. 财务部依据需要到办公室相关人员处领取收据并妥善保管
4.3.2.2. 财务部购置发票应妥善保管
4.3.2.3. 出纳员、财务内勤人员应妥善保管领用票据
4.3.3. 收据、发票领用程序
4.3.3.1. 出纳员、财务内勤应采取以旧换新方法领取票据
4.3.3.2. 财务部在发放发票时，应做好发票发放登记，内容包含：领用日期、起始号码、领用人、领用部门等
4.3.3.3. 出纳员在换领票据时，应先将用完票据交财务部核销后再署名领用
4.3.3.4. 出纳员、财务内勤在新领用收据用户联上加盖财务专用章，在发票用户联上加盖发票专用章
4.3.3.5. 如因填写错误或其它原因造成票据作废，应将作废联连同存根联一起保管
4.3.3.6. 出纳员、财务内勤应妥善保管领用发票，如有遗失，应立即通知财务部挂失，如所以给企业造成损失，出纳员应全额赔偿
4.4. 财务印章管理程序
4.4.1. 财务部印章管理
4.4.1.1. 财务部经理应妥善保管企业财务印章
4.4.1.2. 相关人员申请使用财务印章时，财务部经理应严格审核盖章项目，如有疑问，应拒绝提供财务印章
4.4.1.3. 财务印章如有遗失，财务部经理应立即在影响较大媒体上发表遗失启事，同时向税务局、开户行等相关单位发函申明
4.4.2. 管理处收款专用章领取、管理
4.4.2.1. 各管理处财务内勤到财务部领取财务收款专用章时，财务部应登记并留下印章样本
4.4.2.2. 财务内勤应妥善保管领取管理处收款专用章
4.4.2.3. 收款专用章如有遗失，应立即通知财务部，财务部收到通知后，财务部经理应立即在影响较大媒体上发表遗失启事，同时向税务局、开户行等相关单位发函申明
5. 保管
5.1. 票据登记薄、票据存根由财务部长久保管
财务部职员考评考绩规程
1 .目标
规范职员绩效考评工作，确保公平、公开、公正考评职员德、绩、能、勤。
2 .适用范围
适适用于本企业财务部绩效考评工作。
3 .职责
3.1 出纳负责收费员周检工作。
3.2 财务部责任人依据本规程进行企业财务部出纳月检工作。
3.3 总经理负责依据本规程进行财务部月检工作。
4 .内容
4.1 财务部职员工作标准
4.1.1 财务部出纳工作应符合下列相关要求
a) 《现金管理标准作业规程》
b) 《银行存款管理标准作业规程》
c) 《服务收费标准作业规程》
d) 《费用报销及付款审核规程》
e) 《备用金管理规程》
f) 《工资、奖金发放规程》
g) 《支票、收据、发票、财务印鉴、财务专用章管理标准规程》
4.1.2 收费员日常工作应符合企业财务部下列标准作业规程要求：
a) 《现金管理规程》
b) 《银行存款管理规程》
c) 《支票、收据、发票、财务印鉴、财务专用章管理要求》
4.1.3财务部会计日常工作应符合下列标准规程：
a) 《现金管理规程》
b) 《银行存款管理规程》
c) 《服务收费标准作业规程》
d) 《费用报销审核规程》
e) 《备用金管理规程》
f) 《外币管理规程》
g) 《支票、收据、发票、财务印鉴、财务章管理要求》
h) 《固定资产管理规程》
i) 《低值易耗品管理规程》
j) 《代管基金使用和管理规程》
k) 《会计核实规程》
l) 《会计报表编制程序》
m) 《差旅费报销程序》
n) 《纳税申报程序》
4.1.4企业财务部会计、出纳、收费员必需根据《财务部职员、财务内勤培训规程》中相关要求培训上岗。
4.1.5财务部职员及各管理处财务内勤均应根据上述各项作业规程推行自己职责、符合作业规程要求。
4.1.6财务部各级职员及各管理处财务内勤除应严格根据财务部相关作业规程进行工作外，还需严格遵守企业其它相关作业规程要求。
4.2绩效考评评分结构参考详见企业《月度考评程序》、《职员年度考评程序》
4.3绩效考评扣分细则
财务部职员不根据财务部相关标准作业规程中要求工作，每次检验发觉一项通常违规扣该项评分1~2分；严重违反作业规程操作，每发觉一项扣该项3~4分；引发不良后果视情况扣减5~20分，扣完为止。
4.4参考文件
4.4.1《考勤管理程序》
4.4.2《月度考评程序》
5.保管
《职员考勤考绩表》由行政部保留至职员离职后六个月。
6.附件
无