综合办公室内务岗位职责样本.doc

一、 职务说明书
岗位名称
内务岗
岗位编号

所在部门
综合办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
岗位工资

直接下级
无
分析人

所辖人员
无
分析日期

本职： 负责企业文件收发、企业内外接待工作。
职责和工作任务：
职
责
一
职责表述：负责文件收发工作
工作时间百分比：35 %
工作
任务
负责企业来往多种文件收发登记、呈报、传阅工作
频次：1次/天
用时：20分钟
负责企业下发文件编号、打印、复印、下发到各部门
频次：3次/周
用时：60分钟
负责帮助企业相关档案立档、归档
频次：1次/年
用时：1个月
负责关键电话立即转达、传真立即接收和通知相关部门
频次：2次/天
用时：10分钟
职
责
二
职责表述：负责企业内外来访客人接待、会议服务工作
工作时间百分比：25 %
工作
任务
负责企业外来客人接待
频次：5次/天
用时：5分钟
负责企业生产活动分析会、通知参会人员
频次：2次/周
用时：10分钟
负责会前文件分发和会场物品摆放。
频次：2次/周
用时：15分钟
负责相关会议服务工作
频次：2次/周
用时：15分钟
职
责
三
职责表述：负责企业大事搜集、汇总工作
工作时间百分比：10 %
工作
任务
负责企业大事搜集、统计工作
频次：1次/周
用时：15分钟
负责催交各部门每个月大事
频次：1次/月
用时：20分钟
负责汇总各部门大事
频次：次/
用时：10分钟
负责大事记打印、复印、下发
频次：次/
用时：2小时
职
责
四
职责表述：负责企业报刊、杂志等订阅工作
工作时间百分比：10 %
工作
任务
负责汇总各部门订阅报刊、杂志
频次：1次/年
用时：16小时
负责办理报刊、杂志等订阅工作
频次：1次/年
用时：1小时
负责高级职员报刊、信件发送及信件处理
频次：1次/天
用时：15分钟
负责企业报纸对外寄发
频次：1次/月
用时：2小时
职
责
五
职责表述： 负责样品酒、餐费统计及查对
工作时间百分比：10 %
工作
任务
负责统计样品酒数量，总经理签字转交相关部门
频次：1次/月
用时：30分钟
负责餐费查对，总经理签字后转交给相关部门
频次：1次/月
用时：30分钟
职
责
六
职责表述： 负责打字、复印工作
工作时间百分比：10 %
工作
任务
负责打字、复印工作
频次：1次/月
用时：30分钟
负责复印机维护保养工作
频次：1次/月
用时：30分钟
职责
七
职责表述：按时完成上级交办其它工作
工作时间百分比：10 %
权力：
权限一：对相关文件材料发送权
权限二：在权限范围内，对接待物品使用权
权限三：对企业、各部门大事记等搜集权
权限四：对企业领导审批后报刊、杂志征订权
权限五：对企业样品酒、餐费等工作查对权
权限六：对本职员作提议权。
考评指标：
对多种文件收发登记、呈报、传阅工作及下发到各部门，做到当日处理，满意率96%
正确立即、无误地把关键电话、传真转达、通知相关部门，以上信息在半小时之内送达。
热情周到接待内外来访客人，客人满意率95%
对大事记搜集、打印、复印、下发工作要立即，每个月20日前完成，立即率90%
立即做好企业报刊、杂志等订阅工作，在10月底前完成。
认真对样品酒、餐费进行查对，每个月15日前对上月产生费用进行查对、报表，正确率100%
按时完成上级交办其它工作，在领导要求时间内完成，完成率90%

工作协作关系：
内部协调关系
高职职员、一厂、二厂、人力资源部、财务部、政工部、工会、物资部、生产技术部、营销假本部等部门
外部协调关系
市府办公室、市工商局、市城建、市经委、市外经贸、市人事局、市公安局等
任职资格：
教育水平
专科
专业
文秘专业
工作经验
在办公室有五年以上工作经验
能力要求
人际交际能力、文字表示能力、语言表示能力、协调能力、应变能力、操作能力
个性特征
稳重、责任心、细心
生理特征
无尤其要求
所需培训
经过企业文化知识培训三天、文书档案管理培训一周
工作特点：
工作场所
限于本位
工作方法
常常走动
工作时间特征
通常只需白天工作时间
工作环境
通常
体力精力消耗
工作压力不大、精力集中
劳动保护
无特殊要求
使用工具/设备
计算机、电话、复印机、传真、打印机、文件柜
所需统计文档
统计报表、通知、台帐、日志
备注：