实业有限公司内部沟通制度模板.doc

一、总则
1、制订目标
1.1建立企业内部正常、顺畅沟通管道并形成制度。
2、适用范围
2.1企业内部包含到文件沟通、会议沟通及其它形式沟通时均适用。
3、管理权责
3.1总经理室权责
3.1.1总经理召开会议、企业例会、临时性会议通知、召集，会议资料准备,会议统计，会议决议追踪及呈报；
3.1.2总经理信箱（传统信箱和电子信箱）管理，定时收、呈；
3.1.3企业制度、正式文件颁布、发行；
3.1.4企业决议事项和总经理指令通知、传达；
3.1.5相关事务联络、协调、催办。
3.2各部门主管权责
3.2.1出席要求参与会议、实施会议决议；
3.2.2依据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、职员传达会议决议及企业政策、规章、要求等；
3.2.3定时或不定时向总经理或分管副总作述职汇报，及相关业务情况呈报；
3.2.4部门会议通知、召集、会议资料准备、会议决议追踪及呈报；
3.2.5相关事务联络、协调、催办。
二、内容
4、要求
4.1总则
企业组织内部正常沟通管道有以下三种形式：
4.1.1正式文件(含文书)沟通
4.1.2会议沟通(例行会议、临时性会议)
4.1.3非正式场所、形式沟通(总经理信箱、部分交谈等)
4.2文件(含文书)沟通
4.2.1规章、制度类文件
A、要求多种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责主管审核、同意正式文件，有专一专题、格式化、适用期长，通常不针对具体个人、具体时间，并在对应范围内必需遵照基础性制度；
B、企业制订制度规章，由（总）经理室颁布、发放。
4.2.2联络、通知类文书
A、进行多种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。通常适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保留价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采取这类形式。
B、各部门之间、企业内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理全部可用《联络单》形式表现、传输。
C、上级主管、上级部门事项通知、指令传达、公布,也全部可用《联络单》形式表现。
4.2.3签（呈）、汇报、报表类文书
A、下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门、主管部门向企业或总经理述职汇报，专题工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定时及不定时呈递；
B、须定时呈报有：
a. 生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等；
b. 业务部业务报表、销售及费用月计划表及相关分析汇报等；
c. 财务部财务报表、财务分析汇报、责任单位成本绩效汇报；
d. 下级主管对上级主管述职汇报、工作汇报。
C、不定时呈报
a. 专题工作汇报；
b. 具体事项呈报核准签（呈）。
4.2.4会议统计类文书
A、各类会议由主持人指定人员做《会议统计》，（副）总经理主持召集会议标准上由（总）经理室负责《会议统计》；
B、对会议决议包含具体工作安排，须确定追踪结果，由会议统计者形成《决议事项追踪表》，经主持人指定专员进行追踪、确定。（副）总经理主持会议决议事项追踪、确定除非总经理另行指定，标准上由（总）经理室负责；
C、对会议决议包含通常事项要求须传达、通知、知会，由会议统计者形成《联络单》，经主持人署名确定后，发放相关单位人员；
D、关键会议《会议统计》，经主持人署名确定后，由会议统计者复印分发或传阅和会人员或相关人员。
4.2.5文件沟通路径说明
A、审批、公布
a. 企业性制度由（总）经理室组织制订，经相关权责主管审核，总经理同意后，颁布、发放；
b. 各单位部门内部制度由部门在不和企业制度相抵触前提下提出或组织制订，经部门经（副）理审核，总经理同意后，颁布、发放；
※ 报批前须送（总）经理室会审，确定同企业相关制度无矛盾、抵触。
c. 发出“联络单”须经发出部门（单位）主管签章确定并抄送（复印）上二级主管，须回复者须经受文部门（单位）主管签章确定，并抄送（复印）其上二级主管；
d. 对会议统计类文书按本制度4.2.4.条款实施；
e. 对须张榜公布公告、任命、通知等文书公布前：
由（总）经理室负责审稿，必需时，上呈总经理审阅(核)方可；
f. 全部签（呈）汇报、报表均需层呈至上二级主管。
B、发放统计
a.对传阅文件、文书，由发放部门要求传阅对象在《传阅统计表》签章统计；
b.对正式发放文件，由发放部门要求收件者在《文件分发统计表》上签收登录；
c.对《联络单》、《决议事项追踪表》等文书，必需时，发出部门可要求收文者在《文件分发统计表》签收登录，收文者不得拒签，拒签者给予记过处分。
C、传输要求
a. 文件传输采取专门文件夹传输，文件夹外除有“××部门专用”字样外，用不一样颜色色标区分文件性质；
b. “急件”使用红色色标，“密件”使用白色色标，通常性呈阅文件使用黄色色标，部门间传输文件或部门内传阅文件采取绿色色标；
c. 收文者在接收来文后需在要求时间内着手处理文件中相关事宜，其中“急件”时限为1小时，其它文件为4小时；
D、文件存档由（总）经理室负责，全部颁布、发放文件必需存档一份。
4.3会议沟通
4.3.1会议类别
A．例行性会议； B．临时性会议。
4.3.2例行性会议
NO
单位
会议名称
周期
会议目标
时间
地 点
主持人
参与人员
01
总企业
月度经营会议
月
1、 检讨总结上月经营、管理情况，分析绩效指标完成情况
2、 设定下月经营、管理关键，拟出工作计划和重大决议
3、 企业重大经营、管理决议讨论或公布
每个月第一个
星期二晚
7：00
佳诚企业大会议室
总经理
总经理直属各企业、各部门主管和董事长、总经理指定人员
02
总企业
月度干部会议
月
每个月第一个
星期五晚
7：00
佳诚企业大会议室
总经理
各科（室）主管或其职务代理人，和总经理指定参与人员
03
资金部
财务会议
周
总结、分析总企业及各企业财务情况
每七天六
总企业四楼会议室
董事长
资金部及各企业会计人员
04
宝诚企业
早会
周
宣传、颁布相关事项
每七天一早上8:30
宝诚企业办公室
副总经理
宝诚企业全体职员
05
宝诚企业
业务会议
周
总结上周经营情况及本周工作计划
每七天一早上
宝诚企业办公室
副总经理
宝诚企业全体职员
06
弘通企业
早会
周
工作安排
每七天一、周三、周五早上8:00
弘通企业会议室
进出口部主管
进出口部全体职员
07
弘通企业
检讨会
周
业务和财务沟通检讨
每七天六
弘通企业会议室
副总经理
进出口部/财务室主管
08
佳诚企业
早会
周
总结上周工作，明确改善方向，提出提议
周一早上7:30
佳诚企业办公室门前
各部门主管轮番
佳诚企业全体职员
09
佳诚企业
产销协调会议
周
增强部门之间信息沟通，提升配合度
周一下午
4：00
佳诚企业大会议室
业务部主管
助理科长（含）以上及总经理指定人员
10
佳诚企业
客服经营检讨会
月
相互交流，检讨和改善用户服务
指定时间
佳诚企业大会议室
业务部主管
指定人员

4.3.3临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时动议召集
4.3.4会议管理
A、例行性会议如有变更标准上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；
B、临时性会议标准上应最少提前1小时通知参与人员；
C、会议参与者必需按时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意；
D、会议应事先明确专题，和会人员应依据本职员作做好多种准备(包含资料、数据)；
E、主持人应控制会议时程，尽可能在要求时间内结束会议；
F、会议决议落实实施情况，应作为下次会议议题之一；
G、会议统计按本制度4.2.4条款实施。
4.4非正规场所、形式沟通
4.4.1由（总）经理室设置总经理信箱，并负责定时搜集、呈递总经理；
4.4.2除工作接触外，各级主管应定时或不定时和下属进行交谈沟通，以促进相互了解，掌握各层次人员动态信息，帮助决议层把握方向，合适正确地制订相关政策，标准上：
A、总经理、部门经（副）理等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每三个月应有一次交谈沟通；
B、经（副）理同直接部属每七天应有一次交谈、沟通，同其它部属每个月应有一次交谈、沟通。
5、参考资料
5.1《人事管理制度》
6、附件
6.1内部联络函
6.2签呈
6.3会议统计
6.4工作事项追踪表
6.5传阅统计表
6.6文件分发回收统计表

东 莞 宝 信
内 部 联 络 函

联络事项：

受

文

者

CC知会单位

发

文

者

核

示

□核发 □跨部门 □部门内 □全企业

单位
核准：___________ 主管_____________

生效日期

奉效准日生效

年 月 日

签 呈

上
级
主
管
意
见

署名/日期：

会 议 记 录

会议名称

地 点

会议时间

主持人

核准

审核

统计

出席人员

缺席人员及缺席原因

会议议程及讲话内容

第 页，共 页

工 作 事 项 追 踪 表

项次
工作事项
责任人
工作目标要求
追踪人
进度结果追踪
备注

核准： 审核： 作成：

传阅统计表

发文单位：
文件编号
文件（资料）名称
版本/版次

传
阅
内
容

要
求
阅
读
人

意

见

栏

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