连锁系统业务流程手册模板.doc

英克PM4（Power Manager）连锁系统业务操 作手册北京英克科技1 . 文档概述本文档关键对连锁业务经营中包含常见业务步骤进行说明，用于指导用户或实施人员使用英克系统。1.1 包含业务步骤门店请货步骤配送步骤配送退货步骤门店收货步骤门店调拨步骤零售模块门店库存管理加盟入库管理总部财务核实1.2 步骤图中使用符号说明 开始、结束标志，表示一个过程开始或结束。 活动标志，表示过程中一个单独步骤 判定标志，表示过程中一项判定或一个分岔点 流线标志，用来表示步骤在次序中进展，流线箭头表示一个过程步骤方向。实线表示必需项；虚线表示可选项。 单据标志，用来表示属于该过程书面信息 标注标志 数据实体标志 动作标志2 零售模块2.1 零售前台开票热键设置（10033）v 功效说明用于设定零售前台开票快捷键。2.2 零售前台开票（10034）v 功效说明用于零售时开票收款。v 特殊说明1) 零售销售单有临时、正式、挂单三种状态，结算不过未收款完成前是临时状态，收款完成后是正式状态，收款员挂单操作后，单据是挂单状态；结算后系统非法中止可能会产生临时状态单据，下次该收款员登陆时系统会提醒收款员对这些单据进行处理，能够经过清理临时销售单功效查出临时单据手动清除，门店日结时也会自动清除临时单据；2) 能够自动实施会员、价格、促销策略；3) 能够手工对整单、细单进行折扣、优惠、减价等操作4) 整单折扣、优惠要分摊到细单；5) 能够调入挂单、药方；6) 超市模式下自动出库记保管帐，批发模式下需要拣货；7）提供医保接口挂入点2.3 零售退货（10035）v 功效说明用于零售退货，能够手工录入也能够由零售销售单据生成。v 操作说明查询零售单据：选择原零售销售单据生成零售退货单。保留：点击自动调用零售收款程序。界面以下：v 特殊说明正常情况下，零售退货应该由零售销售单生成，假如是系统切换前发生销售，能够手工录入；超市模式下保留时自动入库记保管帐，批发模式下需要复核；手工录入退货单需要在“特殊功效授权”功效中授权2.4 药方维护（10036）v 功效说明维护药方，供零售前台调用。2.5 零售缴款（10037）v 功效说明用于收款员交班时录入上缴收款金额。v 特殊说明能够在“门店参数设置”中设置缴款是否显示收款。2.6 零售日结（10038）v 功效说明将本逻辑日业务进行汇总，生成日、月报表。v 特殊说明只能结目前门店最小未结逻辑日；日结后，不许可再发生该逻辑日销售；日结时将逻辑日状态置为“已结帐”，同时生成财务日报表和经营统计日报表；该功效为无界面。点击后界面以下：2.7 零售日结回填（10039）v 功效说明回退逻辑日日结。v 特殊说明只能回退目前门店最大已结逻辑日；假如总部已经进行了财务核实任何一步操作，不许可进行回退；该功效为无界面功效；点击后界面以下：。2.8 零售出库复核（10061）v 功效说明门店经营模式是批发模式时，零售前台开票后，保管员依据开票信息进行拣货、出库，复核后自动出库记保管帐。2.9 价签打印（10064）v 功效说明用于打印货物价签。【怎么没有价格？怎么打？打印格式是什么？直接连打印机就行么？】2.10 零售脱机上传（10065）v 功效说明脱机开票时，会将销售信息存到当地文件中，能够联机时，需要经过此功效第一时间将脱机数据上传到数据库服务器。v 操作说明全选：选中全部单据。设置逻辑日：可批量选择单据，设置零售总单逻辑日。上传：可批量选择需要上传单据。系统会自动将文件信息存入数据库，生成出库单而且入库记保管帐；编辑：选择某条单据能够进行编辑。v 特殊说明假如出现库存不足等情况上传失败时，会给出提醒，能够依据提醒对零售单据进行调整2.11 零售流水（10067）v 功效说明查询零售销售流水。v 操作说明填写发票：统计发票号、发票时间。3 门店库存管理3.1 报损管理（10040）v 功效说明如发觉货物数量少于保管帐数量或货物过期、变质、损坏时，需要在此做报损处理。v 信息项说明成本计算方法：包含自动计算和手工计算两种。v 操作说明确定：只要报损单审批经过后才能实施该操作，确定后货物才能够出库记帐。作废：假如货物已出库记帐不许可作废。v 参数说明是否自动记保管帐：1表示自动出库记保管帐；0或不维护表示需要手工操作“通用出库复核”。是否需要审批：1表示需要审批；0或不维护表示不需要审批。3.2 报溢管理（10041）v 功效说明如发觉货物数量多于保管帐数量时，需要在此做报溢处理。v 操作说明确定：只要报溢单审批经过后才能实施该操作，确定后货物才能够入库记帐。作废：假如货物已入库记帐不许可作废。v 参数说明是否自动记保管帐：1表示自动入库记保管帐；0或不维护表示需要手工操作“通用入库复核”。是否需要审批：1表示需要审批；0或不维护表示不需要审批。确定：1表示有权限确定；0或不维护表示无权限确定。作废：1表示有权限作废；0或不维护表示无权限作废。3.3 盘点表管理（10042）v 功效说明用于生成盘点表、盘点表过账、回退过账、生成损益。v 信息项说明实盘录入方法：分为手工录入和盘点表转入两种。如选择手工录入方法，需要手工新增货物，通常适合盲盘。假如选择盘点表转入，保管帐货物信息会显示在盘点表中。盘点人员通常会打印该盘点表，按盘点表次序到库房盘点货物。v 操作说明生成静态盘点表：采取此方法，盘点是：目前有库存全部货物。能够盘点某柜组，也可只盘点柜组某货架。点击后界面以下：生成动态盘点表：采取此方法，盘点是：目前门店保管帐从起始日期到现在库存数量发生改变货物。能够盘点某柜组，也可只盘点柜组某货架。点击后界面以下：盘点表过账：实盘录入后许可过账，比较货物保管帐数量和实盘录入货物差异。假如货物实盘数量多于保管帐数量，该统计会用蓝色显示。假如货物实盘数量少于保管帐数量，该统计会用粉色显示。回退过帐：回退“盘点表过帐”。如生成损益后不许可回退过帐。生成损益表：假如货物保管帐数目和实盘数目有差异，会生成报损单或报溢单。v 特殊说明能够生成盘点表：1表示有权限生成盘点表；0或不维护表示无权限生成盘点表。能够实盘对账：1表示有权限实盘对账；0或不维护表示无权限实盘对账。能够生成损益：1表示有权限生成损益；0或不维护表示无权限生成损益。3.4 实盘录入（10043）v 功效说明用于录入货物实际盘点数量。假如为手工录入方法，需要手工新增货物信息；假如为盘点表转入方法，货物信息自动带出，只需录入货物盘点数量。3.5 重算库存（10044）v 功效说明用于重新计算目前配送对象保管帐库存。本功效无界面，点击后界面以下：库存计算完成后，界面以下：v 特殊说明在系统中，进出库业务对保管帐影响是经过记保管帐来实现，所以通常情况下保管帐库存数量不需要计算，只有当系统发生不可估计错误时，才需要使用此功效进行调整。3.6 通用出库复核（10100）v 功效说明用于出库记帐。v 信息项说明批号：许可修改批号。v 操作说明出库记帐：点击后保管帐库存降低。3.7 通用入库复核（10101）v 功效说明用于进货、销售退回、移库货物入库，记保管帐后增加货物库存。v 操作说明入库记帐：使用前需维护货架信息。3.8 查询保管明细账（15002）v 功效说明查询某时间段内某货物库存具体信息。3.9 近效期库存查询（15003）v 功效说明可查询指定失效日期内包含货物。3.10 货物库存查询（15004）v 功效说明可依据批号、批次、货架、货物状态维度显示货物库存情况。3.11 出入库单明细查询（15005）v 功效说明查询目前配送对象出库入库信息。3.12 库内调整（10045）v 功效说明为经营需要，调整货物批次、批号、货架、状态。4 GSP模块4.1 药品验收统计（10046）v 功效说明管理药品验收统计。v 特殊说明门店配送收货步骤自动产生收货验收统计。4.2 药品养护统计（10047）v 功效说明对于有检验能力企业对供给商送来货物、库房保养人员提供复检药品进行检验基础情况统计。v 操作说明生成：输入养护天数？什么意思？v 特殊说明货物入库时，根据批号、仓房来统计养护日期；生成养护统计根据仓房、批号上次养护日期和养护天数来生成，生成统计后，自动更新养护日期为目前日期；亦可手工录入养护统计；4.3 处方药销售统计（10048）v 功效说明GSP要求在处方药销售时，必需有正规医生处方，并需要统计药品信息和处方信息。本功效用于查询处方药销售信息。4.4 零售退货统计（10049）v 功效说明对于用户退回药品，企业不能确定其具体质量情况，需要进行再次检验。零售退货时自动生成退货统计，可在此功效中查询退货统计，并填写对应质量状态和检验结论；5 加盟入库管理5.1 首次经营货物申请（10050）v 功效说明门店有自主采购权时，使用此功效向总部相关部门提出货物经营申请，总部审批经过后自动生成货物数据，门店方可经营5.2 首次经营供给商申请（10051）v 功效说明门店有自主采购权时，使用此功效向总部相关部门提出增加供给商申请，总部审批经过后自动生成供给商数据，门店方可由该供给商处进货；v 特殊说明供给商能够是系统中已经存在外部单位也能够是系统中不存在单位；5.3 首次经营厂商申请（10052）v 功效说明门店有自主采购权时，使用此功效向总部相关部门提出增加厂家数据申请，总部审批经过后自动生成厂家数据，门店方可经营该厂家货物；v 特殊说明厂家能够是系统中已经存在外部单位也能够是系统中不存在单位；5.4 供给商信息查询（10053）v 功效说明查询系统中供给商信息。5.5 厂家信息查询（10054）v 功效说明查询系统中厂家信息。5.6 进货管理（10055）v 功效说明有自主采购权门店录入进货信息，统计进货情况。v 操作说明实施：点击后进货单变成正式状态。作废：针对细单作废，可多选作废；存在相关退货单进货细单不可作废；已生成存货分录，而且存货传票状态是“已记帐”不可作废；作废时自动删除存货分录、回退入库记保管帐。v 特殊说明保留后自动生成批次；保留后自动入库记保管帐；【那个保管帐？管理么？】保留后自动生成药品验收统计。5.7 进货退货管理（10057）v 功效说明维护进货退货信息。v 操作说明实施：点击后单据变成正式状态。选择进货单：使用前需新增总单，点击该按钮后，勾选原进货单。v 特殊说明保留后自动出库记保管帐。5.8 进货明细查询（10058）v 功效说明查询进货、退货信息。6 总部财务核实6.1 报损单审批（10010）v 功效说明连锁总部财务或相关人员使用本功效对门店报损申请进行审批。v 特殊说明审核不经过时必需填写审核意见。v 参数说明可处理保管帐：输入保管帐ID号表示其为能够报损保管帐。是否含有审批权限：1表示有权限审批；0或不维护表示无权限审批。6.2 报溢单审批（10011）v 功效说明连锁总部财务或相关人员使用本功效对门店报损申请进行审批。v 特殊说明审核不经过时必需填写审核意见。v 参数说明可处理保管帐：输入保管帐ID号表示其为能够报溢保管帐。审批：1表示有权限审批；0或不维护表示无权限审批。6.3 生成门店日结传票（10012）v 功效说明生成门店传票。v 操作说明生成新传票：选择已经有传票：。6.4 回退门店日结传票（10013）v 功效说明回退传票。v 操作说明回填传票：。v 特殊说明。7 请货步骤7.1 库存上下限设置（11014）v 功效说明设置目前配送对象或柜组库存上下限。v 信息项说明上限数量：该货物最大库存量，能够手工输入，也能够默认参考上限值。 “库存报警”依据该上限生成提议采购量。下限数量：该货物最低库存量，能够手工输入，也能够默认参考上限值。 “库存报警”依据该下限生成报警信息。v 操作说明增量更新：增量生成库存上下限，假如已经存在，则只更新参考上下限，不更新实际上下限，假如该货物不存在，则要更新参考上下限和实际上下限（二者相等）。界面以下：重新生成：输入参考时间、上限参考销售天数、下限库存参考销售天数、柜组ID，将现在上下限全部删除，依据销售生成对应上下限，（参考上下限=实际上下限）。界面以下：v 特殊说明 禁请和不经营货物不生成上下限。柜组应用情景多为：一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。7.2 库存报警（11015）v 功效说明假如计算出库存低于库存下限，系统报警提醒需要采购，并生成临时请货单。v 信息项说明无。v 操作说明选择柜组：按柜组生成报警信息。生成报警：如目前库存低于库存下限，点击后查询到报警货物信息。生成请货；能够多选报警信息生成临时状态请货单。含不可销：勾选表示报警时依据库存数量为目前保管帐库存减去不可销库存。含请货未配送：勾选表示报警时依据库存数量为目前保管帐库存加上门店已经请货但还未配送货物数量。含配送未收货：勾选表示报警时依据库存数量为目前保管帐库存加上已配送但门店还没收货货物数量。含入库未记账：勾选表示报警时依据库存数量为目前保管帐库存加上入库未记帐货物数量。含出库未记帐：勾选表示报警时依据库存数量为目前保管帐库存减去出库未记帐货物数量。v 特殊说明柜组应用情景多为：一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。7.3 请货单管理（11017）v 功效说明能够查询由库存报警、中心铺货、新店开张生成请货单，且支持手工新增请货单。v 信息项说明柜组操作码：假如不维护，表示该门店请货；假如维护，表示该柜组请货。细单拆分措施：包含不足部分保留和不足部分拒绝。不足部分保留指如货物请货数量超出货物库存数量，差额部分能够等候下次配送。不足部分拒绝指如货物请货数量超出货物库存数量，差额部分不再配送。v 操作说明确定：只要确定请货单才能实施后续业务步骤，请货单确定后不许可修改。v 特殊说明1) 假如“货物基础数据”中设定了货物最小请货数量，则该货物请货数量必需为最小请货数量整数倍。2) 中心禁请货物在此无法请货。3) 系统会依据配送关系及配送等级自动选择向那个调配中心请货。4) 柜组请货应用情景多为：一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。7.4 请货明细查询（11018）v 功效说明查询请货单具体信息，包含手工填写进货单、库存报警生成请货单、新品铺货生成请货单、新店开张生成请货单。7.5 新店开张（11040）v 功效说明用于新店开张时请货。v 信息项说明无。v 操作说明参考销售生成：指参考其它门店某时间段销售情况生成本门店请货。点击后界面以下：确定：点击后生成一张临时请货单。7.6 中心铺货（11006）v 功效说明调配中心可依据经营需要，将货物分配到各配送对象。v 操作说明使用时应先点击上栏查询按钮查询出货物信息，选择需要铺货货物；然后点击下栏查询按钮查询出配送对象信息，能够多选配送对象，点击，输入配送数量，点击确定后即可生成临时请货单。v 操作说明本功效多用于新品种铺货，也可用于赠品或特殊品种铺货。8 配送步骤8.1 配送决议（11005）v 功效说明此功效能够显示未分配完成请货单，能够多选请货单进行配送决议。v 信息项说明配送数量：许可编辑，但配送数量不能大于剩下请货数量。v 操作说明配送决议：能够多选请货单进行配送决议。v 参数说明目前配送中心ID：系统内可能存在多个调配中心，每个调配中心可分配资源不一样，所以，需要指定目前调配中心。输入配送中心ID为目前指定调配中心。配送决议：1表示有权限做配送决议。0或不维护表示无权限做配送决议。自动出库记帐：1表示自动出库记帐。0或不维护表示手工入库记帐。v 特殊说明1） 配送决议时会考虑配送对象配货优先级和仓库配货优先级。2） 配货结果假如需要调整，提议不使用“自动出库记帐”。3） 假如存在多级配送，需要经过对配送中心查询约束进行限制。4） 后续业务单据类型会依据配送中心和配送对象交易关系生成。5） 符合直配要求，会生成直配配送单。6） 假如货物配送价格和批次价格不一致，会产生新批次。8.2 配送单管理（11007）v 功效说明查询、打印配送单。v 信息项说明无。v 操作说明确定：点击后生成后续业务单据，许可出库配货。现在大部分配送单全部是正式状态。回退：只有配送方法是请货配送、新品铺货、新店铺货配送单能够回退，且回填时根据细单回退。v 参数说明目前配送中心ID：系统内可能存在多个调配中心，每个调配中心可分配资源不一样，所以，需要指定目前调配中心。输入配送中心ID为目前指定调配中心。自动出库记帐：1表示自动出库记帐。0或不维护表示手工入库记帐。8.3 配送单明细查询（11008）v 功效说明查询配送单具体信息。8.4 供给商直配（11037）v 功效说明维护直配货物进价、批号。v 操作说明拆分：库房人员能够依据货物不一样批号拆分收货数量。确定：点击后门店能够收货。v 特殊说明本功效可由供给商、总部人员或门店人员维护。直配无物流流转，实际数量以收货数量为准。8.5 直配申请（11038）v 功效说明假如“直配信息维护”中不存在某直配关系，总部、供给商、配送对象或配送对象某柜组可使用本功效提议直配申请。v 信息项说明无。v 操作说明确定：新增直配申请为“未审核”状态，点击后状态调整为“待审核”。8.6 直配申请单审批（11039）v 功效说明直配申请审批经过后会生成一张正式配送单。v 操作说明审批：按总单进行审批。勾选表示审批经过；假如审批未经过，必需输入审批意见。9 门店收货步骤9.1 配送收货（11019）v 功效说明查询未收货配送单（包含由调配中心生成和由门店调拨生成），收货时维护货架、收货数量。v 信息项说明货架：查询时系统显示货物缺省货架，但许可修改。假如“门店参数设置”功效中设置了收货更新货架，则货架录入后自动更新货物默认货架。收货数量：假如是中心配送，许可修改收货数量；假如是调拨配送，不许可修改收货数量。但不管哪种配送全部只能一次性全部收货。v 操作说明收货：维护货架、收货数量后，点击后门店收货。v 特殊说明1) 直配以门店收货数量为准。2) 门店收货后会依据配送中心和配送对象关系生成后续业务单据。3) 收货后会自动生成收货验收统计。4) 配送对象收货会直接影响到货物库存。9.2 配送收货单管理（11020）v 功效说明管理配送对象收货生成配送收货单。9.3 配送收货明细查询（11021）v 功效说明查询目前配送对象配送收货具体信息。10 配送退货步骤10.1 退货通知单管理（11009）v 功效说明用于通知目前调配中心下全部门店退货。v 特殊说明1) 退货通知针对目前调配中心下全部门店，必需填写货物，能够选填批号。2) 本功效关键用于发觉某货物或某批号货物质量有问题时，用于产品召回。3) 假如某门店已实施完退货，会在退货通知单细单中显示，显示门店ID及退货日期。10.2 配送退货管理（11022）v 功效说明填写配送退货单或由退货通知生成配送退货单。v 信息项说明单据类型：分为对象填写、通知退货、收货自动生成、对象调货四类。价格类型名称：系统取当初配送价格，且不许可修改，要求为批次价。使用状态：包含临时、作废、审核经过、审核不经过、出库记账、完成等。新增配送退货单为“临时”状态；如审批意见为经过，状态调整为“审核经过”；假如审批意见为不经过，状态调整为“审核不经过”，实施时自动作废，状态调整为“作废”；退货单实施时自动出库记保管帐，状态调整为“出库记帐”；配送退货业务完成后，状态调整为“完成”。v 操作说明实施：只有全部细单均已做出审批意见方可实施，且针对总单实施。细单作废：能够批量选择细单作废，但只能作废由调配对象填写状态为“审批经过”、“审批不经过”退货单。查看通知：点击可由退货通知生成配送退货单。10.3 配送退货明细查询（11023）v 功效说明查询目前配送对象配送退货单具体信息。10.4 审核配送退货单（11010）v 功效说明审核由门店填写配送退货单。v 信息项说明无。v 操作说明审核：按细单审核。勾选表示审核经过；假如审核不经过，必需给出原因。v 特殊说明由退货通知单生成配合退货单无需审批。10.5 中心收配送退货（11011）v 功效说明用于仓库部门接收并处理退货，完成后生成配送收退货单。v 信息项说明收货货位：指定保管帐后选择收货货位。v 参数说明自动入库记帐：1表示自动入库记帐。0或不维护表示手工入库记帐。v 特殊说明中心不可拒收、少收；如确实不能收货，则经过主动配送配送出去；实物和退货单据数量不符，可经过货物状态来区分（货物待查）；按总单收货，查询出配送退货单，生成收货单即可；生成收货单同时生成后续单据（销售退货单、单向移库入）；一张配送退货单只能接收一次配送退货。10.6 配送收退货单管理（11012）v 功效说明查询、打印生成配送收退货单。10.7 配送收退货单明细查询（11013）v 功效说明查询配送收退货单具体信息。11 门店调拨步骤11.1 配送调拨管理（11024）v 功效说明由调出门店填写，维护调拨货物信息及收货门店信息。v 参数说明价格类型：系统默认为批次价。v 特殊说明1) 配送调拨单在系统内部其实是一张配送退货单，保留后自动生成目标配送对象配送单，并冲减目前配送对象库存；2) 调拨价格由系统自动计算。3) 跨零售中心门店间不许可调拨。4) 调拨产生收货单不许可修改价格。5) 经过零售中心保管帐和门店关系定义业务关系。11.2 配送调拨明细查询（11025）v 功效说明查询目前配送对象配送调拨单具体信息。