费用内控与网上报销系统功能手册模板.doc

费用内控和网上报销系统功效手册
第一章：系统功效介绍 3
第二章：系统功效介绍 4
一、系统登录 4
二、基础设置 5
1、部门设置 5
2、角色设置 8
3、人员设置 8
4、数据字典 10
二、步骤设置 11
三、系统设置 13
1、管理权限设置 13
2、操作权限设置 14
3、角色权限设置 14
4、采购审批查询权限 15
5、修改密码 15
6、系统初始化 15
7、友谊提醒信息公布 16
8、系统运行参数设置 16
四、科目设置 17
1、财务科目 17
2、预算科目 18
3、部门预算科目 20
4、预算科目对照表 20
四、预算管理 21
1、预算过程 21
2、财务填报 22
3、预算填报 24
4、预算追加 27
5、预算调整 28
6、预算审核 28
7、预算追加审核 28
8、预算调整审核 28
9、项目预算填报 29
10、项目预算审核 29
五、费用申请 29
1、汇报申请单 29
2、采购审批单 30
3、临时采购审核 31
4、采购审批单审核 32
六、报销管理 32
1、通常报销 32
2、通常报销审核 33
3、其它报销 34
4、其它报销审核 34
七、财务管理 34
1、通常报销给付 34
2、通常报销给付撤销 35
3、其它报销给付 36
4、其它报销给付撤销 36
八、查询统计 36
1、预算查询 36
2、预算追加查询 37
3、临时采购查询 37
4、采购审批单查询 38
5、通常报销查询 38
6、预算调整查询 39
7、费用情况查询 39

第一章：系统功效介绍
中国重汽（香港）橡塑件制造部费用内控和网上报销系统已正式上线，且能将预算、预算调整、预算追加、费用报销、费用给付等业务一站式处理，大大节省了预算管理及报销难度，且查询简单，统计正确，取得该单位好评。

该系统包含且不限于以下功效：
1）、基础设置：业务主管设置、分管领导设置、参数设置
2）、科目设置：财务科目、预算科目、部门预算科目、预算科目对照
3）、预算管理：预算过程、财务填报、预算填报、预算追加、预算审核、追加审核
4）、报销管理：通常报销、通常报销审核
5）、财务管理：通常报销给付
6）、步骤设置：步骤设置
7）、费用申请：汇报申请单、采购审批单、汇报申请审核、采购审批单审核
8）、查询统计：预算查询、预算追加查询、汇报申请查询、采购审批单查询、
通常报销查询、费用情况查询

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第二章：系统功效介绍
一、系统登录

输入系统分配登陆账号和对应密码和页面上显示随机验证码，验证经过后，可登录成功，并打开系统主界面，以下图：

界面最上方是单位logo标志，左侧为权限菜单导航，右下方为主操作区域。登陆后默认显示桌面，包含了系统帮助、日历、待办事项、友谊提醒信息和技术支持信息等相关内容。
左侧导航菜单依据目前登录人员权限不一样，现实内容页不一样，下面将全部功效做具体介绍。
二、基础设置
1、部门设置
点击左侧导航中”基础设置->部门设置”菜单，可打开部门设置功效。图：

中间部分为部门信息树，以树状结构展现了目前单位部门结构信息。右侧是部门信息列表，将部门数据以列表形式展示出来，同时含有了增加、删除、修改和设置相关业务主管和分管领导功效。
【增加】：添加新部门信息。

填写部门编号、部门名称并选择上级部门和部门状态后，点击“保留”可完成部门信息添加。点击“取消”退出添加功效。
【修改】：在列表中，经过复选框选择一个待修改部门信息后，点击“修改”按钮，弹出目前选择部门具体信息页，在页面中修改对应项目后，点击“保留”可完成部门信息修改。点击“取消”退出修改功效。

【删除】：删除选中部门信息。
在列表中，经过复选框选择一个或多个待删除部门信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提醒框，确定删除，点击“确定”，不然点击“取消”，可退出删除功效。

【查询】：依据名称，查询名称相近部门信息。
在文本框中，输入待查询部门名称，点击“查询”按钮，则系统将名称和输入相同全部部门信息，以列表形式展示出来。

【业务主管】：设置对应行部门业务主管。业务主管是单据审核流转过程中一个关键角色和关键流转步骤。
在列表中，点击对应部门所在行“业务主管”列“设置”按钮，弹出以下选择页面：

选择对应业务主管后，点击弹窗最上面“保留设置”，即可完成业务主管设置。
【分管领导】：设置对应行部门分管领导。分管领导是单据审核流转过程中一个关键角色和关键流转步骤。
在列表中，点击对应部门所在行“分管领导”列“设置”按钮，弹出以下选择页面:

选择对应业务主管后，点击弹窗最上面“保留设置”，即可完成业务主管设置。

2、角色设置
点击左侧导航中”基础设置->角色设置”菜单，可打开角色设置功效。图：

角色设置，体统系统中人员角色维护功效。包含增加、修改和删除等。角色添加和修改页面以下图：

点击“保留”，可完成角色添加或修改工作。点击“取消”放弃角色信息维护。

3、人员设置
点击左侧导航中”基础设置->人员设置”菜单，可打开部门设置功效。图：

中间部分为部门信息树，以树状结构展现了目前单位部门结构信息。右侧是人员信息列表，将人员数据以列表形式展示出来，同时含有了增加、删除、修改和查询功效。
【增加】：添加新人员信息。

填写人员编号、人员姓名并选择角色、所在部门、人员状态和是否管理员后，点击“保留”可完成人员信息添加。点击“取消”退出添加功效。
【修改】：在列表中，经过复选框选择一个待修改人员信息后，点击“修改”按钮，弹出目前选择人员具体信息页，在页面中修改对应项目后，点击“保留”可完成人员信息修改。点击“取消”退出修改功效。

【删除】：删除选中人员信息。
在列表中，经过复选框选择一个或多个待删除人员信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提醒框，确定删除，点击“确定”，不然点击“取消”，可退出删除功效。

【查询】：依据姓名，查询相近人员信息。
在文本框中，输入待查询人员姓名，点击“查询”按钮，则系统将姓名和输入相同全部些人员信息，以列表形式展示出来。

4、数据字典
点击左侧导航中”基础设置->数据字典”菜单，可打开数据字典设置功效。图：

中间部分为数据字典分类信息树，以树状结构展现了目前单位数据字典结构信息。右侧是字典内容信息列表，将数据字典内容数据以列表形式展示出来，同时含有了增加、删除、修改和查询功效。
【增加】：添加新数据字典项目信息。

填写字典编号、字典名称并选择是否冲减预算、是否预算控制后，点击“保留”可完成数据字典添加。点击“取消”退出添加功效。
【修改】：在列表中，经过复选框选择一个待修改字典信息后，点击“修改”按钮，弹出目前选择字典项具体信息页，在页面中修改对应项目后，点击“保留”可完成数据字典信息修改。点击“取消”退出修改功效。

【删除】：删除选中数据字典信息项。
在列表中，经过复选框选择一个或多个待删除数据字典信息后，点击“删除”按钮，系统弹出下图提醒框，确定删除，点击“确定”，不然点击“取消”，可退出删除功效。
【查询】：依据名称，查询相近数据字典项信息。
在文本框中，输入待查询字典选项，点击“查询”按钮，则系统将名称和输入相同全部字典项信息，以列表形式展示出来。

二、步骤设置
步骤设置，可完成系统内全部单据流转过程动态设置，为每类单据增加步骤步骤，并制订步骤权限人员等。

中间部分是待设置步骤单据分类，右侧是某一类单据对应步骤设置情况。椭圆形符号是步骤起止点，中间步骤为带阴影矩形框。每个符号上标明了步骤步骤名称。
【步骤基础信息】：查看或维护步骤数据基础信息，如步骤名称、起止步骤、颜色风格等。以下图：

【增加节点】：为步骤增加新步骤节点。

【编辑节点】：编辑节点关键功效是对节点数据进行维护，维护部分除基础信息外，还包含步骤步骤权限设置。图：

工作流属性设置中，请遵照红色字体部分“关键提醒”进行设置。
三、系统设置
1、管理权限设置
为人员指定权限内单位信息，即人员有权管理单位。

中间部分是部门人员树，右侧是权限单位树。在中间部门人员树上指定待分配权限人员，则右侧权限单位树上将该人员含有管理权思单位勾选。需要重新设置，则手动勾选或取消勾选，然后保留即可完成对人员管理权限设置。
2、操作权限设置
为指定人员，分配含有操作权限菜单项。

中间部分是部门人员树，右侧是系统菜单表。在中间部门人员树上选择待分配权限人员后，在右侧菜单信息页中选择含有权限菜单，点击“保留”即可完成对该人员操作权限设置。
3、角色权限设置
为系统中角色指定默认操作权限，操作和人员操作权限设置相同。

和人员操作权限设置不一样是，该菜单是最角色设置权限，而不是对具体人员设置权限。
4、采购审批查询权限
为人员分配采购审批查询时管理单位权限。

选定人员后，在右侧设置权限单位，点击“保留”即可完成权限设置。被设定权限人员，在采购审批查询时，只能查看此处设置单位内单据。
5、修改密码
修改目前登录人员登录密码。

6、系统初始化
清除系统内全部基础数据和业务数据，回到原原始状态。

7、友谊提醒信息公布
公布系统首页，桌面上显示“友谊提醒”信息项。

8、系统运行参数设置
设置系统运行中使用到参数信息。

四、科目设置
1、财务科目
设置单位使用具体财务科目明细。

中间部分是财务科目信息树，根据级次关系，展示现有财务科目。右侧是财务科目信息列表，以数据列表方法展示了现有财务科目标信息。
【增加】：增加新财务科目。

系统依据财务科目信息树上选定节点，自动计算新节点科目编号。
【修改】：在列表中，选择一个财务科目，点击“修改”按钮，弹出现有科目标具体信息，图：

修改对应项目后，点击“保留”完成编辑，点击“取消”放弃编辑操作。
【删除】：删除选择财务科目，假如财务科目未被使用，则能够直接删除。不然系统会提醒正在使用，且无法删除数据。
【查询】：依据文本框中输入文字，自己检索名称等和输入文字类似项，以列表形式展示出来。
2、预算科目
设置单位使用具体和预算科目明细。

中间部分是预算科目信息树，根据级次关系，展示现有财务科目。右侧是财务科目信息列表，以数据列表方法展示了现有财务科目标信息。
【增加】：增加新预算科目。

系统依据预算科目信息树上选定节点，自动计算新节点科目编号。
【修改】：在列表中，选择一个预算科目，点击“修改”按钮，弹出现有科目标具体信息，图：

修改对应项目后，点击“保留”完成编辑，点击“取消”放弃编辑操作。
【删除】：删除选择预算科目，假如预算科目未被使用，则能够直接删除。不然系统会提醒正在使用，且无法删除数据。
【查询】：依据文本框中输入文字，自己检索名称等和输入文字类似项，以列表形式展示出来。
【禁用】：将预算科目设置为禁用，则在预算及报销过程中，不会再计算该类型预算科目。
【启用】：禁用反过程，将预算科目状态设置为正常，
3、部门预算科目
设置某一二级单位启用预算科目。预算科目从统一预算科目库中获取。该功效意在针对某一单位，指定其启用预算科目，预防在运行过程中，因为过多无用数据干扰使用。

4、预算科目对照表
设置财务科目和预算科目标对应关系。针对每个部门，预算科目能够对应到不一样财务科目。

选择某一单位后，右侧会显示该单位启用预算科目，点击某一科目对应行“选”按钮，弹出以下选择财务科目标界面：

选择某一科目后，点击“确定选择”即可。
四、预算管理
1、预算过程
对单位预算填报过程进行维护。预算过程，包含年度预算、季度预算和月预算三类。

【生成预算过程】：依据预算年度文本框中输入年度信息，结合系统参数设置中设置预算起止时间信息，自动生成预算过程。已经存在预算过程不会反复生成。
【增加】：单个增加新预算过程。

【修改】：修改已存在但未开始进行预算填报预算过程基础信息。
【删除】：删除已存在但未开始进行预算填报预算过程基础信息。
【开始预算过程】：将已存在但未开始预算过程状态，更新为正在进行状态。各单位可在预算要求起止时间内，填写自己部门预算数据。
【结束预算过程】：结束正在进行预算过程，各单位不能再填写预算数据。
2、财务填报
针对每个部门每个预算过程，财务人员填写预算科目中财务填报部分。

中间部分为二级部门信息树，选择对应部门后，右侧出现该部门全部预算过程数据。
【增加】：为对应单位增加新预算数据。
点击增加后，出现选择预算过程页面，列表中列出了选择部门未填报预算过程。

选择某一预算过程后，点击“确定填报”，转到填报数据具体信息页：

为对应填报科目输入预算金额、填报说明等信息后，点击“保留”可完成对预算金额录入。同时，可为每个预算科目上传附件加以说明。
【修改】：对已经录入且未提交或审核退回预算数据进行修改。
【删除】：删除已经录入且未提交或审核退回预算数据。
【完整信息】：可查看预算完整信息，包含单位填报和财务填报两部分数据。
【提交】：将预算数据提交，进入审核步骤。审核步骤在系统设置中进行自定义设置。且页面最下方显示了目前设置审核步骤。图：

【撤销提交】：将已提交但未经审核预算数据撤销提交状态，重新修改后再次提交。
【审核过程】：查看对应部门选择预算过程审核统计。
3、预算填报
对自己所在二级部门预算数据，进行部门填报部分数据填写。

上图中显示目前登录人员所在单位预算填报情况。
【增加】：增加新预算数据。点击“增加”按钮后，系统切换到预算过程选择界面，图：

选定待填报预算过程后，点击“确定填报”，切换到预算数据具体信息界面：

在为填写实际数据时，预算金额默认为上年同期预算数据。如需修改，则直接在对应输入框内输入预算金额即可。同时能够填写说明信息，并为预算数据添加附件。
【修改】：修改已填写但未提交或审核退回预算数据信息。
【删除】：删除已填写但未提交或审核退回预算数据信息。
【完整信息】：查看预算过程完整预算数据，包含单位填报和财务填报两部分数据。

【提交】：提交预算数据，进入审核步骤。审核步骤在系统设置中进行自定义设置。且页面最下方显示了目前设置审核步骤。图：

【撤销提交】：将已提交但未经审核预算数据撤销提交状态，重新修改后再次提交。
【审核过程】：查看对应部门选择预算过程审核统计。
4、预算追加
为已提交审核且审核经过预算数据进行追加。下图为预算追加单据列表：

【追加】：增加新预算追加单。点击“追加”按钮后，切换到预算过程选择页面，图：

在列表中，选择待追加预算预算过程，点击“追加预算”按钮，系统显示预算追加数据录入界面，图：

在对应预算科目行中，填写追加金额后，点击“保留”完成预算追加录入。
【修改】：修改已完成录入且未提交审核或审核退回预算追加单预算数据。
【具体信息】：显示预算追加单具体信息。图：

【删除】：删除选择预算追加单。
【提交】：提交选择预算追加单，进入审核步骤。审核步骤自定义，且界面最下方显示了预算追加单设定审核过程。

【撤销提交】：撤销选定预算追加单提交状态。进行修改后重新提交。
【审核过程】：查看选定预算追加单审核过程。
5、预算调整
将已过月份预算数据，调整到未实施月份。
6、预算审核
对已提交部门预算数据进行审核过程。
7、预算追加审核
对已提交预算追加数据进行审核过程。
8、预算调整审核
对已提交预算调整数据进行审核过程。
9、项目预算填报
针对某个具体项目，进行预算数据填报。
10、项目预算审核
对已提交项目预算数据进行审核过程。
五、费用申请
1、汇报申请单
登录人员为所在部门申请物资单据。

【增加】：增加新申请单。图：

【删除】：删除选定汇报申请单。
【修改】：对未提交或审核退回汇报申请单进行修改，修改后可在此提交。图：

【审核过程】：查看选定单据审核过程。图：

【提交】：将选定汇报申请单提交，进入审核步骤。
【撤销提交】：将已提交但未经过审核单据进行撤销操作，可修改后重新提交。
【查询】：查询符合条件汇报申请单。
【打印预览】：预览待打印汇报申请单，确定无误后可直接打印。
2、采购审批单
将审核经过汇报申请单（临时采购单）汇总，形成采购审批单，并提交审核。

【增加】：增加新采购审批单。

填写对应采购信息、询价信息，并添加关联临时采购单（汇报申请单），形成新采购审批单。点击“保留”完成单据添加，点击“取消”，退出添加操作。
3、临时采购审核
对汇报申请单进行审核，依据目前登录人员角色、权限和审核步骤设置等，可看到不一样单据。图：

【审核经过】：将选定单据审核经过。审核经过后进入下一步审核步骤，如无下一步审核，则审核结束。
【审核退回】：退回选定汇报申请单。退回后，对应权限人员，可对单据进行修改，方便再次提交审核。
【审核过程】：查看选定单据审核过程。
【具体信息】：查看选定单据具体信息。
【查询】：依据申请单日期，类别等进行查询。
【打印预览】：预览选定待打印单据，确定无误后可直接打印。
【历史数据】：查看权限部门下历史上汇报申请单数据。
4、采购审批单审核
对已提交采购审批单进行审核。

【审核经过】：将选定采购审批单审核经过。
【审核退回】：退回选定采购审批单，责令修改后可重新提交审核。
【审核过程】：查看选定单据审核流转步骤。
【具体信息】：查看选定单据具体信息。
【查询】：依据输入是啊金和选择单据类型，查询符合条件采购审批单。
【打印预览】：预览待打印单据，确定无误后可直接打印。
【历史数据】：本部门历史上全部采购审批单数据。
六、报销管理
1、通常报销
填写通常报销单据，并提交进入审核步骤。

【增加】：填写新报销单据。以下图：

填写对应信息后，点击“保留”完成单据添加。点击“关闭”退出单据添加过程，注意：此处退出，一定关键点击“关闭”按钮，而不要直接关闭浏览器窗口。
【修改】：修改已保留但未提交或审核退回单据信息，保留后再次提交。图：

修改对应信息后，点击“保留”完成单据添加。点击“关闭”退出单据添加过程，注意：此处退出，一定关键点击“关闭”按钮，而不要直接关闭浏览器窗口。
【删除】：删除选择报销单据信息。
【审核过程】：查看选定单据审核过程。
【查询】：依据输入条件，查询对应符合条件单据。
【提交审批】：提交单据进入审批步骤。完成审批单据方可支付。
【撤销提交】：撤销已提交但未审核单据。
【打印预览】：预览待打印单据，如无问题则可直接打印。图：

2、通常报销审核
对已提交通常报销单据进行审核。登录人员依据自己管理权限、登录角色和步骤设置，可看到不一样状态类型单据。图：

【审核经过】：将选定单据审核经过。审核经过单据进入下一审核步骤或步骤结束。
【审核退回】：退回选定单据。被退回单据，责任人可重新修改后提交。
【具体信息】：查看选定单据完整具体信息。
【审核过程】：查看选定单据审核过程。
【查询】：依据输入条件，查询符合条件单据。
【打印预览】：对选定单据进行打印预览，确定无误可直接打印。
【历史单据】：查看部门历史单据情况。同时可查看历史单据具体信息、打印等。
3、其它报销
其它类型报销单据管理功效。基础操作和通常报销雷同。

4、其它报销审核
对其它类型报销单据进行审核操作。
七、财务管理
1、通常报销给付
对审核经过报销单据，进行给付操作。图：

【报销给付】：选定待给付单据，并实施给付操作。给付以后单据将不再此处显示。
【审核过程】：查看选定单据审核过程。
【具体信息】：查看选定单据具体信息。
【查询】：依据输入条件，查询符合条件单据信息。
2、通常报销给付撤销
对已给付单据进行撤销给付操作，图：

【撤销给付】：选定待撤销给付单据后，点击“撤销给付”完成撤销操作。
【审核过程】：查看选定单据审核过程。
【具体信息】：查看选定单据具体信息。
【查询】：依据输入条件，查询符合条件单据信息。
3、其它报销给付
对其它类型报销进行给付操作。操作和通常报销给付相同。
4、其它报销给付撤销
对其它类型报销单据进行撤销给付操作。操作和通常报销给付撤销相同。
八、查询统计
1、预算查询
查询权限内部门预算数据，包含全部状态数据。

在列表中，选中某一条预算信息，点击“具体信息”按钮，可查看预算数据具体信息。图：

2、预算追加查询
查询权限单位内预算追加信息。

在列表中选择某一预算追加单，点击“具体信息”可查看预算追加具体信息。图：

3、临时采购查询
查询权限单位内临时采购单信息。

在列表中选择某一临时采购点，点击“具体信息”可查看临时采购单具体内容，图：

4、采购审批单查询
查询权限单位内采购审批单。

5、通常报销查询
查询权限单位内通常报销单。

在列表中选择某一报销单，点击“具体信息”可查看报销单具体信息。图：

6、预算调整查询
查询权限单位内预算调整单数据信息。

7、费用情况查询
查询指定条件下单位费用预算情况和实际报销情况对照关系。

生成统计表结果以下图：