档案收集制度与保管制度样本.doc

档案人员岗位责任制

    1、努力学习马列主义、毛泽东思想，不停提升政治素质、政策水平，全心全意为人民服务。
    2、认真学习、宣传、落实实施《档案法》及党和国家相关档案上方针、政策、法规,自觉接收上级及地方档案行政管理部门监督和指导。
    3、热爱本职员作，忠于职守，遵守纪律，努力学习档案专业知识，不停提升级案科学管理水平。
    4、主动开展档案利用服务工作，编制必需、简便实用检索工具，撰写本局档案资料编研材料。
    5、严格遵守档案管理制度,严守党和国家秘密。
    6、在负责保管好本局档案同时,对本局各部门及所属机构档案工作实施监督和指导。
    7、坚持标准，严格遵守档案工作各项规章制度，对违反档案工作规章制度行为，档案人员应给予阻止或纠正，并立即向领导汇报采取有效方法。

档案搜集制度

1、接收档案时要坚持严格根据中央、省要求标准实施，确保进馆档案质量，使进馆档案符合档案管理标准化、规范化和现代化需要。
2、要定时接收现行机关档案和相关资料。
3、对撤销单位档案要立即接收进馆。
4、要做好档案、科技档案、声像、专门档案、英模和著名人士档案搜集工作。
5、严格交接手续。案卷要符合质量标准，要求移交检索工具、全宗介绍和材料要齐全。
 档案整理归档制度
1、本单位实施档案集中统一管理标准,按档案法相关要求,由各科室搜集齐全,并进行整理、立卷,定时移交本单位档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列上架，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有长久存放或拒绝归档。
2、归档范围
凡属本机关职能活动中形成含有查考利用价值文件材料，图纸、表格、声像实物等各部门类，各载体文件材料全部应列入归档范围。在内容上包含党、政、人事、财务、宣传、纪检、监察、土地利用、地籍、计划等管理性、业务性文件材料,也包含基建活动中形成文件材料及办公、交通设备档案。在起源上现有上级机关和本机关文件材料又有同级机关和非属机关及下级机关文件材料,另外还有部分未经收文登记“帐外”文件和内部文件.在载体形态上现有纸质文件材料又有照片、录音、录像带等音像材料。归档率达成100%，具体归档范围详见本单位《档案分类方案》。
3、归档时间
各职能科室要按时收(搜)集、整理各类文件材料。文书档案在第二年三月底前整理归档。会计档案由会计室保留十二个月后隔年归档。基建归档在工程完工后三个月内归档。业务档案在业务工作结束后归档。设备档案和声像档案、实物档案随时归档。
4、归档要求
凡归档文件材料必需齐全、完整、正确，行文规范,书写工整,字迹清楚,签署手续完备,并一律使用碳素墨水或蓝黑墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水。卷内文件排列遵照正文在前底稿在后，结论在前调查材料在后，文字在前图纸在后标准有序排列。归档文件做到字迹清楚，内容项目齐全，鉴章手续完备，保管期限正确。归档照片要附简明说明(内容、时间、地点、人物、拍摄者)，录像带要附内容提要和讲解词。
5、归档份数
本单位发文通常归档两份,其中一份组入案卷内,另一份编制"本单位发文汇编制".
6、归档手续
各业务部门立卷归档后按要求移交本单位综合档案室,并办理交接手续,填写交接清单,交接双方在清单上签字，以备管理。
档案保管制度

1、档案保管必需设置适应需要档案库房、专用装具，并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光方法。对发生褪变和破损档案要采取补救方法，确保档案完整和安全。
2、装具排列要自左至右，并便于管理和通风，是五节橱要自上而下地编制橱具次序号。
3、案卷排列要自左至右、从上而下地次序进行，排列要整齐、美观。
4、库房内常常保持清洁，严禁乱放杂物，库房内外要设温湿度计，天天上、下午定时测试、统计。
5、每六个月对档案保管情况进行一次全方面检验，做好检验统计，发觉问题立即处理。
6、严格档案出入手续，做好日常登记，统计工作，按要求搞好年报。
7、为确保档案安全，库房管理人员要提升警惕，并配合相关保卫人员做好夜间值班工作；平时非工作人员未经许可，一律严禁入内。
8、档案工作人员调动工作时，必需将所保留档案数量、情况具体交待清楚，办好交接手续后，方可离职。

档案保密制度

1、档案人员要严格遵守《中国保密法》，切实确保档案完整和安全。
2、档案资料要严加管理，常常清点，不丢失，不泄密。
3、不准随便摘录档案资料，私人通信，谈话不得包含机密档案内容；不准把机密档案资料外借或带出。
4、私人不准在办公室或存档案、资料地方会客。
5、工作中形成带有字迹废纸要集中存放，统一销毁，以免泄密。
6、因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者，依据《中国档案法》要求，视情节轻重给予处罚。 
档案统计制度

1、档案资料收进和移出随时进行登记。
2、全宗和案卷数量要每十二个月年底汇总、查对一次。
3、立即正确地掌握并统计档案资料利用情况及效益。
4、根据上级要求和要求立即向上级档案业务管理机关报送本馆基础情况统计表和全宗卡片，并于每十二个月一月份补报上十二个月度全宗改变情况。
5、统计数据要真正确、齐全、立即，符合上级要求。

档案判定制度

1、依据国家档案局《相关文书档案保管期限要求》及其它要求，指导各机关档案室编制本机关或本行业系统《档案保管期限表》合理地划分档案保管期限。
2、对已超出保管期限档案，应进行定时判定。判定档案必需在县委、县府办公室主任主持下，由档案部门和相关业务部门组成判定小组共同进行。
3、判定小组组员应熟悉判定标准和措施，坚持历史唯物主义见解，全方面分析文件材料历史价值，正确地确定档案保留价值，提出判定、整理意见。
4、判定工作结束后，要定出判定工作汇报，对确无保留价值档案进行登记造册，经主管领导人同意后，给予销毁，并做好销毁、调整档案卷数和文件份数统计。
5、销毁档案，应指定两人负责监销，预防档案遗失泄密，监销人要在销毁清册上签字。
6、科技档案和各类专门档案判定要同时根据其主管部门和档案相关要求进行。

档案利用制度

1、档案工作人员要熟悉馆藏档案资料情况，主动了解机关各项工作对利用档案需要，主动做好提供利用工作。
2、对馆藏档案要编制案卷目录、全引目录等检索工具，方便立即正确地提供档案。
3、主动搞好档案史料编研工作，档案工作人员要和相关部门配合，编写全宗介绍，机构沿革，大事记、基础数字汇编，文件聚集等，主动主动地为社会各项工作服务。
4、凡查阅档案资料者，尤其是查阅机密档案资料，要说明查阅目标，经领导同意后方可查阅，借阅要填写《档案利用登记薄》，而且只限同意内容，不得随意扩大阅读范围。摘抄、复制档案资料，要注意保密，做好登记，用完后退交销毁。
5、利用者在查阅要珍惜档案资料，不得污损、圈划、涂改、折角、拆卷或撕页。
6、利用者必需在阅览内查阅档案资料，非经同意不得带出室外。
7、查阅完成，档案工作人员要严格进行清点、查对、办理退还手续。
8、档案资料利用后，查阅者要填写《档案利用效果记录表》，档案工作人员定时选编档案《利用效果经典实例汇编》，并十二个月一次进行档案利用情况分析，以提升级案资料利用效益。

档案馆档案开放制度

1、依据《档案法》和国家档案局颁布《档案馆开放档案措施》要求，凡本馆保管档案，自形成之日起满三十年均分期分批地向社会开放。
2、熟悉馆藏，正确掌握开放和控制界限，明确标准，制订计划，责任落实。
3、对开放和控制使用档案严格判定，审查手续，逐卷逐件进行审查、登记，并由馆领导签署意见。
4、凡属于开放档案，必需进行复制、修裱，以替换原件提供利用，经过整理后，单独编制文件级开放目录，供利用自行查阅。
5、对案卷内控制使用档案要进行必需技术处理，预防泄密和不良后果发生。
6、凡中国公民持有正当证实，均可到本馆利用开放档案，在查阅中要严格实施查阅和管理制度，珍惜档案，遵守查阅范围，确保档案完整和安全。
7、外国人、港澳台胞和侨胞来馆查阅档案，应由相关机关和省、市档案局同意。
8、查阅完成，要立即办理退还手续，按标准交纳档案查阅费。
9、档案公布、出版权属于档案馆和档案形成机关，不经同意，任何利用者不得全文公布和汇编出版。