物业集团采购管理制度样本.doc

广州市xx物业集团·作业文件
文件编号
WI-7.4-01-01
版本号
B
物业集团采购管理制度
修订状态号
0
页 码
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为规范物业集团采购工作，提升采购效率，特制订本制度。

第一章 总 则
第一条 物业集团所属各物业企业/管理处行政管理部是采购工作关键责任部门。行政管理部设专职采购员具体负责采购工作。
第二条 各物业企业/管理处必需选择人品良好、老实正直职员担任采购员职务，采购员必需由含有广州市户籍人员进行担保。
第三条 采购物品种类分为工程耗材类、保洁用具类(含园林、绿化设备)、保安装备类、消防器材类、经营物料类和办公用具类。
第四条 物业集团全方面质量管理办公室(以下简称“全质办”)负责对物业集团本部、各物业企业/管理处采购活动进行监督和检验。

第二章　采购程序及管理
第五条 通常采购活动必需严格根据申报、审批、采购程序进行。
第六条 各物业企业/管理处各部(室)必需于每个月25日前申报下月采购计划，填写《采购物品月计划审批表》，经楼盘责任人审批签字后交行政管理部采购员。
第七条 物业集团各部(室)采购计划参考以上程序进行申报，经物业集团责任人审批后，交物业管理总部行政管理部采购员进行采购。
第八条 非计划内临时采购必需填写《采购物品审批表》，经物业集团责任人或楼盘责任人审批后交采购员进行采购。
第九条 各物业企业/管理处依据采购物品分类和实际需要，分别选择最少三家供货商作为待选对象。供货商选择方便捷、高效为标准。
第十条 各楼盘责任人、行政管理部责任人、申购部门责任人和采购员组成供货商评定小组，负责对待选供货商资质、产品质量、产品价格、企业业绩、服务态度、企业信誉等方面进行评定，并填写《供方评价表》。供货商评定小组全部些人员必需在《供方评价表》上签字。
第十一条 楼盘责任人依据《供方评价表》最终确定1-2家固定供货商，并在《合格供方名目》上签字同意。《供方评价表》和《合格供方名目》必需上报物业集团全质办立案。
第十二条 确定固定供货商后一周内，各物业企业/管理处和其签署供货协议，协议使用期通常为三个月。供货协议中必需(但不限于)注明以下内容：

广州市金碧物业集团·作业文件
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WI-7.4-01-01
版本号
B
物业集团采购管理制度
修订状态号
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1、供货产品质量要求(必需是品质优良合格产品)；
2、送货时间和地点要求(必需在指定时间内送货上门)；
3、物品价格要求(确保是市场上同类同质量产品最低价格)；
4、货款结算时间和方法（通常为月结）；
供货协议必需报物业集团全质办立案。
第十三条 采购员必需在接单次日起三天内，和固定供货商联络送货事宜，并完成送货。有具体时间要求，根据要求时间完成采购工作。
第十四条 如遇紧急情况需要采购通常物料，由使用部门责任人在取得楼盘责任人口头同意后，由采购员和使用部门相关人员一起进行现场采购。事后使用部门再以专题汇报形式上报楼盘责任人审批，凭楼盘责任人签字办理报销手续。
第十五条 包含采购一些专利技术产品和市场垄断产品，由使用部门说明相关情况，并以专题汇报形式上报楼盘责任人或物业集团责任人审批后进行采购。
第十六条 物品送达楼盘后，仓管员和所属部门相关人员必需一同对物品进行验收和检验。对于合格物品，必需立即办理入库手续。
第十七条 供货协议到期前15天，供货商评定小组必需召开专题会议，总结前期供货商综合表现，确定是否续约。如确定不予续约，则根据第十条至第十二条程序重新确定新固定供货商。

第三章 固定资产采购程序
第十八条 物业集团各部（室）、所属物业企业/管理处各部（室）需要申购固定资产（系统产品隶属设施设备除外），必需以专题汇报形式上报。
第十九条 固定资产申购审批必需严格按摄影关权限进行。
第二十条 申购汇报经审批最高领导审批后，由各物业企业/管理处采购员、使用部门和第三方分别寻求三家供货商进行比价，最终由楼盘责任人依据产品价格、产品质量等组织进行开标。采购员依据开标结果进行采购。

第四章 附 则
第二十一条 各物业企业/管理处可依据本制度和楼盘实际情况，制订相关实施细则和考评措施。
第二十二条 本制度由物业集团业务总部负责解释。
第二十三条 本制度自公布之日起实施。