办公用品管理核心制度.docx

宁夏美芝妮网络科技管理标准办公用具管理制度 MZNWLQB/(002)行政字1.专题内容和试用范围为加强我企业办公用具管理，控制费用开支，规范我企业办公用具采购和使用，本着勤俭节省和有利于工作标准，依据我企业实际情况，特制订本要求。2.办公用具购置2.1. 标准 为了统一限量，控制用具规格和节省经费开支，全部办公用具购置，全部应由行政部统一负责。3.办公用具申购及审批要求： 依据办公用具库存量情况和消耗水平，向行政后勤通报，确定申购数量，假如某种办公用具需要量发生改变，也一并向行政后勤提出。3.1.常规办公用具申购：由行政人资部后勤依据每个月用量及后勤情况，于每个月月初7号之前统计完成,15号之前采购到位，每个月采购一次（特殊情况除外）。3.2.很规或大型办公用具申购：各部门需使用办公用具如属于很规或大型办公用具，由申请专题设备部门自行采购，首先需报本部门经理同意，行政总监同意总经理同意后方可采购。3.3.行政后勤采购人员填写申购单时，必需具体注明所申购用具之名称、规格、数量、单价、及申购部门等，对于常规办公用具，因固定一个物美价廉品牌，不宜随意变更。4.采购要求4.1.在办公用具库存不多或相关部门提出特殊情况下，根据成本最小标准，选择直接到商店采购或订购方法。4.2.办公用具采购要本着节省、合理、适用标准。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用具等，必需有两至三人参与洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受红包、回扣及高额珍贵馈赠；不得受贿，不得索取钱物。4.3.采购人员应依据已审批申购单要求进行采购，有疑问需立即反馈，不然出现采购错误，由采购人员负担责任。4.4.在价格和质量基础稳和情况下，不应随意更换办公用具品牌不然保管员有权拒收。4.5.全部办公用具由行政后勤统一采购，特殊用具由行政总监审核，总经理同意后可由使用部门购置，而且需提供发票（以加盖印章方为有效）和购置处地址及电话，方便市场调研。5.办公用具验收及报销要求5.1.行政后勤保管员负责办公用具验收5.2.保管员验收办公用具时，必需严格依据申购单相关要求进行验收，确定合格后办理入库手续，有质量问题一律做退货处理，对数量或单价有疑问亦可拒收，并向上反应。5.3.全部办公用具必需凭正规发票，行政后勤保管员验收签字，财务方可报销。6.办公用具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：6.1.消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复印纸、标签、便签、橡皮、夹子等。6.2.管理消耗品：签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、白板笔，固体胶水等。6.3.管理品：剪刀、订书机、直尺、笔筒、计算机、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印尼等。7. 办公用具管理和发放要求：7.1.办公用具由行政人资部统一保管，并制订保管人，按企业要求费用标准向使用人发放。7.2.采购人员应将所采购物品交保管办理登记入库手续，保管人依据采购价格核定物品单价。7.3.办公用具领用必需认真推行手续，严禁先借后领行为。7.4.企业各部门应按企业核定办公用具费用定额标准把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用具，确因工作原因超标领用，应经行政总监同意。7.5.办公用具使用实施月统计申报，各部门每个月7号之前把所需办公用具申报于行政后勤，由行政后勤出具报表，行政总监审核，总经理审核方可采购。6.6.各部门及各使用人员办公用具使用标准：每人每个月最多领用1支中性笔，假如保管不好丢失自行购置。每个月周二统一领用办公用具，其它时间严禁领用办公用具。7.7.各部门要控制合理使用办公用具，杜绝浪费现象。笔记本，中性笔芯、胶水、涂改液，计算器等办公用具重新领用时应以旧换新。7.8.反调出或离职人员在办理离职手续或交接手续时，应将所领用办公用具（一次性消耗品除外）如数归还。由缺失应照价赔偿，不然不予办理相关手续。9.保管必需清楚掌握办公用具库存情况，确保每种办公用具库存量不少于3-5个，必需常常整理和清扫。10. 盘存办公用具柜应定时清点。清点工作由行政后勤负责，清点要求要做到账物一致，假如不一致必需查找原因，是二者一致。11.注意事项11.1.企业任何资产，不得挪自私用，不得用公款够买生活用具严禁办公用具私用或带回家使用。11.2.对于高级耐用、但不常常见办公用具各部门应协调相互共用，标准上不反复够买。11.3.办公设备出现故障，应有行政管理部协调和联络退换、保修、维修事宜。如有遗失或损坏按企业相关管理要求处理。11.4.各部门要控制合理使用办公用具，杜绝浪费，能反复使用尽可能反复使用（如打印纸可正反使用). 宁夏美芝妮网络科技 行政人资部 3月18日 办公用具申购申领步骤图办公用具需求人员各部门经理人事人资部 办公用具需求人员各部门经理人事人资部办公用具需求人员 领导审批（行政总监总经理董事长签字）每个月1-6号部门经理依据办公用具需求统计汇总行政人资部依据各部门提交办公用具进行汇总并填写申购单申购单 每七天二安排人员领取办公用具采购做好纸质登记是否超标领取拒领超额领取 美芝妮办公用具领用记录表制表人：任丹领取日期领取物品名称数量领取部门领用人备注附表1 美芝妮办公用具采购申请表 制表人：任丹序号办公用具名称规格单位数量申购部门备注123456789101112131415附表2