公司办公用品管理核心制度含表单.docx

贵州中鑫经贸有限责任企业办 公 用 品 管 理 制 度1. 目标1.1. 为规范办公用具管理，使之既满足职员工作需要又杜绝铺张浪费，针对企业具体办公用具使用情况特制订本制度。2. 适用范围2.1. 适适用于企业办公用具采购、保管、领用及报废等管理。3. 管理权责3.1. 综合管理部：负责审核、汇总各部门每个月办公用具领用情况并依据当月库存情况进行采购申报、入库、领用登记等。3.2. 各部门:负责做好本部门每个月办公用具需求汇总、申报、领用和发放等工作。3.3. 采购部：负责每个月办公用具采购及费用报销。3.4. 企业副总经理：负责审批每个月办公用具申购和报销。4. 定义:4.1. 办公用具分类：办公用具分为消耗品、耐用具及特殊用具三类。4.1.1. 消耗品：系指轻易消耗，无法反复使用用具，如:水笔、圆珠笔、铅笔、萤光笔、笔记本、橡皮擦、回形针、钉书针、打印墨盒、蜡纸、硒鼓等。4.1.2. 耐用具：系指能反复使用并能保持原有形态和性能用具。耐用具文具如有遗失应由个人自购。平时使用如有故障或损坏，应以旧品换新品，如：U盘、订书机、启钉器、计算器、笔筒、小刀、尺子等。耐用具文具需列入离岗移交范围：服务年限1年以内（含），如有遗失，照价赔偿；服务年限1年以上，耐用具单价在500元（含）以上，如有遗失，照价赔偿。4.1.3. 特殊用具：系指一些部门人员为进行其专业工作需要特殊用具。如：财务部常见凭证等。4.2. 领用分类：依据办公用具使用性质，将办公用具分为公用具和私用具两类，私用具由使用人个人领用，公用具由部门专门指定人员统一领用。4.2.1. 个人领用：系个人使用保管用具，如水笔、橡皮擦、笔记本、笔芯等。4.2.2. 部门领用：系本部门共同使用用具，如打印纸、打印墨盒等。5. 管理要求5.1. 办公用具申购5.1.1. 各部门应于每个月25日前依据工作需要编制下月办公用具需求计划，填写办公用具采购申请单,经部门责任人审核,分管领导审批后交综合管理部。5.1.2. 综合管理部统一汇总、整理各部门采购申请，并经核查库存情况后填写办公用具采购申请单，于次月1日前经综合管理部经理审核、副总经理审批后，交采购部采购。5.1.3. 各部门办公用具领用经办人依据本部门办公用具采购申请单所列明细，于每个月5日前向综合管理部领用并发放到本部门职员手中。5.1.4. 各部门若需采购临时急需办公用具，由部门填写办公用具采购申请单，并在备注栏内注明急需采购原因，经部门责任人、综合管理部经理审核、副总经理审批后，由采购部负责实施采购任务。 5.2. 办公用具采购5.2.1. 为有效完成采购任务，标准上由采购部负责实施采购任务。5.2.2. 对专业性办公用具采购，由所需部门帮助采购部共同进行采购。5.2.3. 临时急需办公用具可经综合管理部和采购部同意后由使用部门自行采购。 5.2.4. 对单价大于500元以上办公用具采购，应优异行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报副总经理同意后，方可实施采购任务。 5.3. 办公用具入库5.3.1. 办公用具入库前由综合管理部指定专员进行验收，对于符合要求要求，由综合管理部办公用具管理人员登记入库，并填写办公用具入库记录表；对不符合要求，由采购人员负责办理调换或退货手续。 5.3.2. 办公用具采购发票应由综合管理部经理签字确定入库后，方可报销。 5.4. 办公用具领用5.4.1. 职员领用办公用具应填写办公用具领用记录表。 5.4.2. 职员领用单价在人民币500元以上办公用具，须填写固定资产购置申请表，说明申购理由，经部门主管、部门分管领导、综合管理部审核，副总经理审批。 5.5. 办公用具使用5.5.1. 严禁职员将办公用具带出企业挪作私用。5.5.2. 凡属各部门或部门内职员共用办公用具应指定专员负责保管。5.5.3. 企业职员使用办公用具必需坚持科学、合理、节省、珍惜标准，节省使用易耗品，正确使用非易耗品。对于企业内部文件资料，提倡使用二手纸。 5.5.4. 办公用具若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。 6. 办公用具报废6.1. 非消耗性办公用具因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用具报废申请，经部门主管审核，并副总经理同意同意后，到综合管理部办理报废注销手续。7. 办公用具回收7.1. 职员离职时，应依财产个人保管卡所领耐用具一并退回综合管理部，并办理好移交手续。7.2. 回收再利用办公用具列入库存。8. 办公用具仓库管理8.1. 8.1综合管理部建立办公用具购置和领用登记台帐，并做好购置和领用台帐登记工作。8.2. 综合管理部应每个月结算各部门月需求量及金额，对异常情况提出书面分析反馈。8.3. 其它办公用具每三个月盘点一次，每次盘点结果统计在办公用具季报表，并报财务部立案。9. 相关表单:办公用具需求计划表 （编号： ）办公用具采购申请单 （编号： ）办公用具库存记录表 （编号： ）办公用具领用记录表 （编号： ）办公用具处理、报废单 （编号： ）10附则10.1本制度经总经理同意,自 20 年 月 日实施。10.2本制度最终解释权归综合管理部,修订时亦同。附表一： 年 月办公用具采购需求计划表单位： 编号：需求人员名称型号单位数量估计金额备注说明：每个月25日前，各部门依据需要编制下月办公用具需求，报综合管理部。审批人： 部门责任人： 申购人：附表二：办公用具采购申请单编号: 填表日期: 年 月 日品名规格数量单位金额使用人备注 综合管理部意见 副总经理意见注：本表由综合管理部填写申请人: 附表三： 库存记录表日 期来 源入库日期数量单价出库情况结余验证人部门数量年 月 年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月年 月附表四：办公用具领用记录表部门：领用日期名 称数 量领用人备注附表五：办公用具处理、报废单申请部门申请部门申请日期办公用具名称规格型号申请原因说明办公用具使用人部门主管意见综合管理部办公用具名称办公用具编号规格型号耐用年限购入价格购入日期废损原因综合管理部经理意见财务部帐面价值净值估量废品价值实际损失财务部意见审 批分管领导副总经理附表六：年 月 办公用具月报表品名规格单位上季结存本季进库本季发出本季结存备注数量金额数量金额数量金额数量