1、公司办公用品管理制度 温州红连文化创意开发有限公司 办公用品管理规定 第一条为加强公司办公用品管理,规范办公用品采购、使用,特制定本制度。第二条本规定适用于公司、项目园区办公用品的采购、管理、使用。第三条管理单位 (一)本规定由公司总经办负责起草、修改、实施、解释; (二)由公司综合办公室负责办公用品采购工作; (三)办公用品仓库由综合办公室行政人事文员负责管理、领用、登记,综合办公室主任协助、监督管理。 第四条本规定规定的办公用品包括: (一)耐用办公用品包括: 1、耐用办公用品分为两部分:公司(部门)耐用品和个人耐用品; 2、公司(部门)耐用品包括:电风扇、笔记本电脑、打印(复印)机、移动
2、盘、u盘、鼠标、照相机、摄像机、其它电子通讯用品等,个人不经常用到且无需保管的耐用品; 3、个人耐用品包括:座式电脑、电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、戒纸刀、直尺、起钉器等分配给个人使用且由个人保管的耐用品; (二)易耗办公用品包括: 1、易耗办公用品分为两部分:公司(部门)易耗用品和个人易耗用品; 2、公司(部门)易耗用品包括:传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、装订夹、白板笔等由公司统一使用的易耗品; 3、个人易耗用品包括。签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸等由个人使用的易
3、耗品。 第五条办公用品的采购、入库管理 (一)个人耐用品、易耗办公用品根据历史数据设立安全库存量,低于安全库存量的,每月进行补充采购; 1、行政人事文员每月25日前进行库存盘点,对需要补充采购的办公用品进行统计,填写办公用品采购申请单综合办公室主任审核,再交行政总监批准后于月底进统一采购; 2、采购完成后,由综合办公室采购物品的数量、质量、适用度进行验收后,行政人事文员做好入库登记,填写办公用品入库统计表、固定资产统计表; (二)公司(部门)耐用品,公司不设库存,部门、个人需要时,填写办公用品采购申请单交综合办公室主任审核,再交行政总监审批后,由行政人事文员实施采购;确实急需的可以临时采购,不
4、急需的纳入月底统一采购; (三)综合办公室每年根据公司需要确定2-3家供应商,并且签订相关采购合作协议,实行定点采购、配送、月结算方式,并且在实际采购中要进行价格比对,选择相对性价比高的供应商采购; (四)对新型、首次购买的物资,在公司没有指定供应商的情况下,综合办公室应收集供应商和产品的信息,做好询价,并完成新供应商的确定。 第六条采购报销 (一)公司办公用品定点采购,实行月度结算; (二)每月月初供应商将上月采购的物资清单交综合办公室,由行政人事文员将清单与办公用品采购申请单进行核对,两者相符合后,填写付款凭证,按财务付款流程执行。 第七条办公用品的领用 (一)耐用办公用品领用: 1、个人
5、耐用品:员工入职办理入职手续时,由综合办公室个人物品领用表,经员工签字确认后,入员工个人档案保存;原则上个人耐用品今后工作中不再发放,如因损坏需要更换的,必须以旧换新; 2、公司(部门)耐用品:由公司统一安排使用,如个人需要的原则上以借领的形式填写重要物品借用登记表,在借领时间到后必须归还;如工作中需要的,应按个人耐用品领用流程执行; 3、耐用办公用品领取好,行政人事文员要做好登记,根据固定资产统计表,填写耐用办公用品(固定资产)领用登记表。 (二)易耗办公用品领用: 1、个人易耗用品:个人易耗用品领用,实行旧换新制度;员工领用办公用品的,将原先用旧、破损的物品交行政人事文员后,在办公用品领用
6、表上进行登记后,由行政人事文员将领用物品交给领用人;原则上一个旧物只能领一个新物,不能多领;没有以旧换新的直接领用的,办公用品领用表由综合办主任确定签字后,方可领用; 2、公司(部门)易耗用品:由由公司统一安排使用,如个人需要的,填写办公用品领用表由综合办主任确定签字后,方可领用; (三)由各部门使用、保管的用品,由部门负责人负责领用、保管,如涉及个人耐用品的,由在部门负责人名下进行登记; (四)公司所有办公用品领用登记后,行政人事文员必须进行出库统计,填写办公用品出库统计表; (五)综合办公室做好旧物的回收、保管、处置,旧物变卖后所得费用纳入公司乐捐箱,作为公司员工福利使用。 第八条办公用品
7、的保管与报表 (一)行政人事文员根据办公用品的类别、品种分类放置、保管;办公用品不能丢失、损坏;不能占为己有,不能带回家中; (二)行政人事文员要加强责任心,认真做好办公用品的保管和分发,对领用人员热情服务,及时向综合办主任报告库存情况; (三)本着节约与自愿的原则,可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。 (四)财务部出纳配合行政人事文员,于每月25日前做好办公用品盘存工作,必须帐物相符; (五)行政人事文员于每月5日前,将上月办公用品管理使用报表报行政行政总监进行审核; (六)办公用品有关所有书面、电子材料,必须保管好,每月进行整理。 第九条未列入耐用及易耗办公用品的其它物品的采购、申领,先报行政总监审核后,纳入相应分类进行采购、申领。第十条个人耐用品或由个人保管的办公用品,员工领用后如损坏、丢失的,应当修复或赔偿;其它办公用品损坏的应当以旧换新,丢失的应当自购。 第十一条项目园区办公用品的采购纳入公司统一管理、采购,并由指定专人与行政人事文员对接,实行每月月初领用一次。 第十二条员工离职时,办理离职交接当天必须根据个人物品领用表、重要物品借用登记表将相关物品交还公司,行政人事文员做好登记。 第十三条本规定自公司总经理签发之日起执行,期间持续改进;以往如有与此规定相抵触的,以此规定为准。第6页 共6页