办公用品管理核心制度.doc

《中蒜集团办公用具管理制度》
目 录
第一章 总则
第二章 办公用具管理范围
第三章 办公用具采购
第四章 办公用具入库
第五章 办公用具领用
第六章 办公用具日常管理
第七章 办公用具费用成本控制
第八章 附则
附件一：办公用具领用记录表（易耗品）
附件二：办公用具领用记录表（耐用具）
附件三：办公用具交接清单
附件四：办公设备报修记录表

第一章 总则
为了确保企业办公用具正常使用，规范办公用具管理、严格控制成本、合理节省开支降低浪费，从而使行政部工作系统化，提升工作效率，特制订本制度。
第二章 办公用具管理范围
依据办公用具性能及功效，办公用具包含以下两大类：
2.1 耐用具：
2.1.1 办公家俱，如：各类办公桌、空调、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
2.1.2 办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码摄影机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2 易耗品：
2.2.1 文具类办公用具，如：中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、笔记本、档案袋、档案盒、订书机、起钉器、订书钉、计算器、直尺、胶水、胶棒、透明胶带、双面胶、图钉、回形针、大头针、信封、便笺、裁纸刀、剪刀、印泥、电池、插线板、打印纸、打印硒鼓、打印碳粉、复写纸等。
2.2.2 生活类办公用具，如：卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章 办公用具采购
3.1 申请范围：
（1）办公用具申请以部门为最小单位，各部门每个月25日提交次月采购申请计划到办公室，便于办公室依据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，到时库房管理专员有权拒发；
（2）部门采购申请内容关键为耐用具。
3.2 审核及审批：
（1） 由申请部门填写《采购申请单》报办公室主任审核签字后，提交总经理同意后方可购置。
3.3 采购安排：
（1）各部门所需办公用具，需经采购部统一购置，其它部门不得私自购置。办公用具购置实施两人以上共同负责制。
（2）采购分为定时采购和临时应急采购。办公室依据指示意见，在要求时间内完成采购。
（3）临时急需办公用具，由部门责任人提出申请，由办公室主任同意，总经理同意后购置。
第四章 办公用具入库
4.1 入库登记
办公用具采购到位后，由库房管理专员查对、入库。库房管理专员办理入库后，建立办公用具采购台账，对年度办公用具采购情况进行整体统计。
4.2 入库物品明细单
每次采购入库后，库房管理人员制作入库明细单，库房主任签字确定，明细单立案存档。
第五章 办公用具领用
5.1 耐用具于每个月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购物品。部门办公用具由部门指定人员签字领用。
5.2 耐用具领用、管理实施部门负责制。耐用具由部门责任人指定专员或使用人领取，部门责任人需签字确定，库房存根立案。
5.3 新职员入职后，每人按标准配置签字笔一支、圆珠笔一支、笔记本一本，行政部统一为其配置办公用具，耐用具由本人签字领取，部门责任人签字确定，库房存根立案。
5.4剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、大头针、图钉、直尺、订书器、裁纸刀，标签、由部门按需分配。计算器除财务部门由部门按需分配。
第六章 办公用具日常管理
6.1 易耗品统一由库房负责申请、发放。仓库会定时进行盘点、整理、成本核实，做出后期调整计划。
6.2 耐用具管理，关键是指办公用具/设备报修：
（1） 耐用具维修对象为职员个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到办公室具体描述并登记故障现象，办公专员统筹安排，由维修人员排查并处理问题，故障处理后填写《设备报修统计单》并由报修申请人签字确定后办公室归档保留，作为以后保养维修费用结算凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
（2）各部门耐用办公用具保养，关键由各部门专员进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定时检验。公共设施或设备，由行政部统一管理。
（3）其它办公设备（办公桌、沙发等）出现故障，各部门应立即和行政部联络，由行政部负责协调厂家维修处理。在保修期内不能维修处理，凭购置发票、保修单退、换给厂家。
6.3 办公用具领用必需认真推行手续，应填写《办公用具领用单》后领用和发放，严禁先借后领行为。
6.4 各类办公用具应珍惜使用、节省能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用后面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
6.5 礼品购置、管理和赠予（或发放）类同易耗品，由办公室统一办理。
第七章 办公用具费用成本控制
7.1行政部需严格控制办公用具申请、领用、使用过程等。
7.2各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备耗材及维修费用，由办公室统一管理，年底计入各部门办公用具总费用当中。
7.3凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用办公用具(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失应照价或折价赔偿，不然不予办理相关手续。
7.4企业办公用具应做公用，私用或带出企业者应按办公用具两倍价格从当月工资中扣除。职员应自觉珍惜各类办公用具，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
本制度自公布之日起实施。
第八章 附则
1、本制度由办公室负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起实施。
附件一：办公用具领用记录表（易耗品）
附件二：办公用具领用记录表（耐用具）
附件三：办公用具交接清单
附件四：办公设备报修记录表

年 月 日
附件一：
办公用具领用记录表（易耗品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人署名
领用时间
备注
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1、办公用具领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
1、 物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。

附件二：
办公用具领用记录表（耐用具）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人署名
领用时间
部门经理签字
备注
1

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1、耐用具领用，部门责任人必需签字确定，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。

附件三：
办公用具交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注

注：职员离职时填写《办公用具交接清单》，并复印一份附在《职员解聘、辞职结算汇总表》后，一并交人力资源责任人存档保留。

附件四：
办公设备报修记录表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确定（企业/人员）
维修人签字
维修结果
经办人
备注
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