办公用品管理核心制度.doc

中蒜集团办公用具管理制度目 录第一章 总则第二章 办公用具管理范围第三章 办公用具采购第四章 办公用具入库第五章 办公用具领用第六章 办公用具日常管理第七章 办公用具费用成本控制第八章 附则 附件一：办公用具领用记录表（易耗品）附件二：办公用具领用记录表（耐用具） 附件三：办公用具交接清单附件四：办公设备报修记录表第一章 总则为了确保企业办公用具正常使用，规范办公用具管理、严格控制成本、合理节省开支降低浪费，从而使行政部工作系统化，提升工作效率，特制订本制度。第二章 办公用具管理范围 依据办公用具性能及功效，办公用具包含以下两大类：2.1 耐用具：2.1.1 办公家俱，如：各类办公桌、空调、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;2.1.2 办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码摄影机、音响器材、移动硬盘、U盘等。2.2 易耗品：2.2.1 文具类办公用具，如：中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、笔记本、档案袋、档案盒、订书机、起钉器、订书钉、计算器、直尺、胶水、胶棒、透明胶带、双面胶、图钉、回形针、大头针、信封、便笺、裁纸刀、剪刀、印泥、电池、插线板、打印纸、打印硒鼓、打印碳粉、复写纸等。2.2.2 生活类办公用具，如：卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章 办公用具采购3.1 申请范围：（1）办公用具申请以部门为最小单位，各部门每个月25日提交次月采购申请计划到办公室，便于办公室依据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，到时库房管理专员有权拒发；（2）部门采购申请内容关键为耐用具。3.2 审核及审批：（1） 由申请部门填写采购申请单报办公室主任审核签字后，提交总经理同意后方可购置。3.3 采购安排：（1）各部门所需办公用具，需经采购部统一购置，其它部门不得私自购置。办公用具购置实施两人以上共同负责制。（2）采购分为定时采购和临时应急采购。办公室依据指示意见，在要求时间内完成采购。（3）临时急需办公用具，由部门责任人提出申请，由办公室主任同意，总经理同意后购置。第四章 办公用具入库4.1 入库登记办公用具采购到位后，由库房管理专员查对、入库。库房管理专员办理入库后，建立办公用具采购台账，对年度办公用具采购情况进行整体统计。4.2 入库物品明细单每次采购入库后，库房管理人员制作入库明细单，库房主任签字确定，明细单立案存档。第五章 办公用具领用5.1 耐用具于每个月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购物品。部门办公用具由部门指定人员签字领用。5.2 耐用具领用、管理实施部门负责制。耐用具由部门责任人指定专员或使用人领取，部门责任人需签字确定，库房存根立案。5.3 新职员入职后，每人按标准配置签字笔一支、圆珠笔一支、笔记本一本，行政部统一为其配置办公用具，耐用具由本人签字领取，部门责任人签字确定，库房存根立案。5.4剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、大头针、图钉、直尺、订书器、裁纸刀，标签、由部门按需分配。计算器除财务部门由部门按需分配。第六章 办公用具日常管理6.1 易耗品统一由库房负责申请、发放。仓库会定时进行盘点、整理、成本核实，做出后期调整计划。6.2 耐用具管理，关键是指办公用具/设备报修：（1） 耐用具维修对象为职员个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到办公室具体描述并登记故障现象，办公专员统筹安排，由维修人员排查并处理问题，故障处理后填写设备报修统计单并由报修申请人签字确定后办公室归档保留，作为以后保养维修费用结算凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。（2）各部门耐用办公用具保养，关键由各部门专员进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定时检验。公共设施或设备，由行政部统一管理。（3）其它办公设备（办公桌、沙发等）出现故障，各部门应立即和行政部联络，由行政部负责协调厂家维修处理。在保修期内不能维修处理，凭购置发票、保修单退、换给厂家。6.3 办公用具领用必需认真推行手续，应填写办公用具领用单后领用和发放，严禁先借后领行为。6.4 各类办公用具应珍惜使用、节省能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用后面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。6.5 礼品购置、管理和赠予（或发放）类同易耗品，由办公室统一办理。第七章 办公用具费用成本控制7.1行政部需严格控制办公用具申请、领用、使用过程等。7.2各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备耗材及维修费用，由办公室统一管理，年底计入各部门办公用具总费用当中。7.3凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用办公用具(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失应照价或折价赔偿，不然不予办理相关手续。7.4企业办公用具应做公用，私用或带出企业者应按办公用具两倍价格从当月工资中扣除。职员应自觉珍惜各类办公用具，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。本制度自公布之日起实施。第八章 附则1、本制度由办公室负责修订并解释。2、本制度自颁布之日起实施。 附件一：办公用具领用记录表（易耗品）附件二：办公用具领用记录表（耐用具） 附件三：办公用具交接清单附件四：办公设备报修记录表 年 月 日附件一：办公用具领用记录表（易耗品）序号物品名称规格型号数量领用部门领用人署名领用时间备注123456789101112131415161718192021221、办公用具领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。1、 物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。附件二：办公用具领用记录表（耐用具）序号物品名称规格型号数量领用部门领用人署名领用时间部门经理签字备注123456789101112131415161718192021221、耐用具领用，部门责任人必需签字确定，便于清还查账和管理。2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。附件三：办公用具交接清单办理日期移交部门物品名称规格及说明数量单位交接人签字接管人签字部门经理签字备注注：职员离职时填写办公用具交接清单，并复印一份附在职员解聘、辞职结算汇总表后，一并交人力资源责任人存档保留。附件四：办公设备报修记录表序号名称及型号故障说明报修部门报修人报修时间维修时间报修人确定（企业/人员）维修人签字维修结果经办人备注12345678910