报销报账原始凭证标准规范.doc

中华人民共和国邮政集团公司湖南省分公司原始凭证规范 第一某些基本规定一、原始票据规定（一）原始票据基本内容须如实填列票据名称、票据填制日期、票据出具单位发票专用章、经办人员签名或盖章、购买方或付款方名称、业务事项数量、单价、金额等都应当按规定填写，真实精确反映经济业务内容，不得含混不清，过于简略。（二）报销原始票据必要合法有效1、发票付款方必要是报账单位，且单位名称是单位全称或在税务备案简称。2、所有发票须加盖开票单位发票专用章（含代开发票），经办人签字确认，并注明合同号。发票内容与合同条款一致，做到如下三相符：发票开具内容与经济事项相符，发票开具单位与合同单位相符，发票开具单位与收款单位一致。 3、综合业务尽量获得增值税专用发票，固定资产采购、集邮、分销、邮政媒体广告等业务获得增值税发票时必要是专用发票。 4、发票经网站验证，5000元（含本数）以上发票打印验证成果，并作为报账附件上报。其中增值税专用发票，各单位在发起报账前先做认证，认证通过后，在发票上盖“已认证”或其她证明该发票已认证章，增值税专用发票通过认证后，不需要再做联网核查。 5、各类费用分摊单需附原发票复印件。 6、发票记载各项内容均不得涂改，若记载内容有错误，应由票据出具单位重开或改正，改正后必要由出具单位在改正处加盖公章。如金额浮现错误，必要重开。 7、获得发票后应及时报账。3000元（含本数）以上发票不容许跨年度报账，3000元以内发票无法在当年报账，次年元月份必要办理报账手续，次年2月份后来，不再受理。二、经济合同规定除下述经济业务以外，其她所有付款业务均须订立经济合同，经济合同作为报账附件上报（一次性执行合同作为凭证附件存档，长期合同初次报账时附合同，由省分公司会计核算中心单独存档，后续报账时报账发票注明合同号。）1、 支付税款、水电费、通信费、油料费、内部缴拨款。2、 支付职工薪酬（其中公司与劳务公司订立派遣合同需要存档备查）。3、 支付给职工个人交通费、差旅费、培训费等款项。4、 可以采用简易采购模式采购业务。可以采用简易采购模式采购业务有市州分公司3万元如下采购预算金额，即时清结且不涉及售后服务，不能按年度或一定期限统一采购零星项目可以采用简易采购方式。5、 金额在3万元如下、即时清结、对方先履行义务且不存在售后服务其她付款业务。三、其她原始凭证（一）外部客商提供出库单、验收单、工程决算书等辅助凭证，需要双方单位经办人签字并注明订立时间，加盖对方单位公章。其中验货单、工程决算书等重要付款资料，需要加盖内部责任单位公章。公司内部部门提供入库单、结算单等自制凭证，需要经办人签字并加盖所在部门公章。（二） 技术服务类合同所提供服务完毕证明需阐明服务开始执行与结束时间；如合同有有关考核规定，应提供考核根据，并注明按考核原则计算付款金额。（三） 经上级关于部门批准经济业务，应当将批准文献作为原始凭证附件。如果批准文献需要单独归档，应当在凭证上注明批准单位名称、日期和文献字号。 四、 原始凭证填报规定（一） 原始票据粘贴1、原始票据统一使用固体胶进行粘贴。2、原始票据(A4纸大小除外)必要粘贴在单据粘贴单装订线以右，粘贴框之内；A4纸大小原始单据与单据粘贴单对齐后，粘贴左上角。3、原始票据自上而下、从右至左平铺粘贴，相邻票据间须留出一定间隔距离，超过粘贴范畴时可略微覆盖票据空白部位；票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴；凭证较大，可将多余某些修剪后再粘贴；不可修剪，通过折叠办法解决，不可超过粘贴单范畴。4、原始票据须按交通票、邮寄票、招待票等不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。5、除小额、同面值发票外，其她发票均不能重叠粘贴，便于后续扫描工作。6、发票粘贴好后，必要在右下角标明顺序号：如，1/9，2/9，9/9并签上报销人姓名；7、发票粘贴顺序与系统内填写顺序应保持一致；8、对金额不清晰发票在票据旁用小写注明金额。（二） 报账单填报规定1、报账审批单与原始附件分类整顿、数据相符。不同费用性质报账事项分开填列报账单。不同收款人报账附件分开填列报账单。2、报账单填写规范，项目填写完整。其中，未实行全员报账单位，员工报销费用由报账员代报，报销单下方报账人填报账发起人姓名，报账单左上方姓名栏填写经济业务经办人即收款人姓名；费用性质、摘要、审核金额栏必要填写精确；合同编号在会计部门审核意见栏备注；粘贴单注明发票张数及金额小计。3、本地支付报账资料单独整顿，加盖已支付章戳。4、记账凭证附件张数对的。5、对于跨期费用或按期（月、季、年）结算费用，报账单注明费用所属期限。第二某些 详细规定一、成本费用项目（含待摊费用）（一）修理费1、房屋修理费（含计入长期待摊费用维修费）（1）营投网点维修费：维修费发票；工程验收资料；工程决算书；报账单须注明项目批准文号或附项目批准文，20万以上项目必要省分公司批准；加盖单位合同专用章维修合同；审减金额超过送审金额5%以上某些审计费在应付施工方费用中扣除（冲减成本）。（2）房屋寻常维修费：费用发票按规定订立合同；维修费审计决算书（3万元以上项目必要出具正式审计决算书，3万如下项目不能出具正式审计决算书，需附费用计算过程表，由省分公司审计部抽查复核）项目批准材料。2、设备维修费维修费发票；外包业务需提供合同或注明合同号；经设备使用部门签字维修单，网点设备维修需加盖网点日戳，其她维修需加盖使用部门章。3、车辆维修费维修费发票；经司机及维修费管理人员签字维修单、维修申报表；报账单费用明细分部门按车牌列，单台维修费用超过5000元需单位负责人在维修申报表上签字。（二）印制费印制费发票或内某些摊单；其她证明费用真实、合理资料。（三）车辆有关费用与经济业务相适应发票；费用分摊明细。（四）广告费、业务宣传费与经济业务相适应发票；按规定订立合同；业务宣传方案；其她证明经济业务真实合理资料，如呈批件、宣传资料签收单等。（五）差旅费辖区外出差：出差申请单或有关文献告知；辖区内出差：如果只报销交通费且费用合理无需提供出差证明文献，以预算控制为主，如果涉及补贴请提供有关文献或在核算中心备案文献号；车票和住宿费日期与出差日期一致，没有逻辑错误；依照级别选取适合交通工具，伙食及市内交通按原则补贴，差旅费中不得报销餐饮费。（六）物业费、租赁费租赁费发票。房屋租赁不能开具场地租赁费发票；合同。（七）代办费发票，发票内容应为“代办费”、“服务费”，不能体现“佣金”、“工资”、“酬金”、“劳务费”字样；费用计算过程表或审批表，要体现业务量及代办费原则；代办合同或注明合同号；劳务外包费用应尽量依照费用属性开具相应费用发票，在相应成本费用科目支出。（八）安保费与经济业务相适应发票；按规定订立合同；因考核或网点调节等因素发票金额与合同金额不一致，需对调节事项作阐明；零星自购安保用品用品需附使用部门签收单。（九）客户服务费与经济业务相适应发票，礼物采购必要以市（或县）为单位集中采购，并获得增值税专用发票；业务活动方案（注意，促销活动尽量按捆绑销售解决、不建议采用买赠形式）；按规定订立合同；礼物使用单位签收发放汇总表（客户签收单留存市州分公司财务部门存档）。 （十）职工福利费（1）以货币形式支付补贴：经人力资源部或其她归口管理部门审核签字发放汇总表或明细表，纳入工资发放不需要另行提供。（2）其她福利：与经济业务相适应费用发票；签收单、内部文献等其她有关资料。（3）非货币性福利：与经济业务相适应费用发票；发放清单或签收名册；采购合同。（十一）职工教诲经费经主管领导或人力资源部门签批培训告知、文献；费用发票，发票开具时间应与培训时间没有逻辑错误；内部集中培训还需附签名册；支付给外部培训机构费用需按规定订立合同。（十二）会议费发票；会议申请表或预算审批表、呈批件；会议告知；与会人员签到名册；严格执行八项规定，会议费中不能列支礼物、香烟、高档酒水（茅台、五粮液，或同档次酒水）等费用。（十三）招待费与招待事项有关发票；招待用分销用酒只能作自用出库，不需另开发票报账；执行八项规定，招待费不能支出香烟、土特产和高档酒（茅台、五粮液，或同档次酒水）、高尔夫、高档酒店消费。（十四） 审计费、征询费、中介机构费按规定获得发票；按规定订立合同；省分公司审计部或省分公司财务部委托审计（评估）授权。（十五）通信费 按规定获得发票；员工个人手机费不在本项列支且不能以预存费票据代替发票报账；其她能证明费用发生及合理附件。（十六）其她成本项目按规定获得发票；按规定订立合同；其她能证明费用发生及合理附件。二、材料、库存商品采购增值税发票，原则上需开具增值税专用发票；入库单；按规定订立合同；定向邮品、自制邮品合成需要提供成本核算书等专业审批资料，其中邮品成本中，除邮册印制费、邮票成本外其她成本占比超过收入5%，需要作专项阐明，并经分管领导、财务部负责人审核，单位负责人审批。三、固定资产、在建工程（一）固定资产 增值税发票，原则上需开具增值税专用发票；资产卡片。零购项目不在集采目录范畴内；有关筹划文献或审批件；按规定订立合同；使用部门设备签收单或设备验收单等其她有关资料。 （二）在建工程发票所载经济事项与工程项目有关；省分公司批准立项有关文献；按规定订立合同并严格执行合同商定条款、按合同规定提供有关原始单据。按合同支付工程款项（按规定开具发票并办理报账手续）。支付预付款：合同有预付款条款，预付款原则在合同金额30%如下（超过30%比例应注明因素，单独审批）；支付到货款：工程物资所有接受并提供采购接受单据；支付进度款：需要提供工程进度证明等合同商定有关附件；支付终验款：完毕结算审计、终验报告和竣工决算，对涉及房地产办证土建合同，提供国有土地使用权证复印件；支付质保款：提供质保验收合格证书；施工合同涉及第三方监理，监理方在工程进度、工程验收报告中签字并盖章；施工合同发生价款调节时，合同价款增减某些在终验款中调节支付，对超过送审金额5以上某些审计费用，由施工方承担并在工程款中扣除。