总经办岗位职能职责.doc

四川派克杰纸业有限公司
总经办岗位职责
1、总办工作具备参加政务、掌管事务、搞好服务等重要功能，是公司发展基本保障，对推动公司发展进程有着重要作用。
2、总经办办职能
（1）对外联系：协调与政府主管部门、社会职能机构关系，建立良好疏通渠道，增进公司与社会各界涉及同行业公司广泛合伙和和谐往来，树立良好公司形象；
（2）制度制定：起草、修改、完善各项行政管理制度（涉及会议、发文、档案、印章、固定资产、图书、电话、卫生、办公用品领用等），监督、检查、贯彻公司行政制度执行；
（3）文献与档案管理：负责内部和外部文献收取、编号、传送、催办，负责内部文献打印、复印、传真收发、函件发送、报刊杂志订阅，负责各种合同、资料、文献、图书、证书归档和管理，负责公司注册、变更等登记手续办理；
(4)会议管理：负责公司内部会议安排，整顿睬议记录，对会议决定进行催办、查办和贯彻,代表公司出席关于会议，负责或协助公司组织对外重要会务及企划、公关活动；
（5）物资管理：负责办公用品及劳保用品购买、发放、保管；
(6)费用管理：编制公司年度行政费用预算，控制行政费用支出，拟定费用分摊范畴，按月份分摊各项办公费用；
(7)信息管理：负责公司公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报；负责关于信息整顿和分析，为公司决策提供根据；
（8）党务工作管理：负责党建带团建、工会、妇女等工作开展与活动组织安排。
（9）其她：按照总经理规定，正常发挥综合监督职能作用，维持公司正常工作秩序。
3、监督流程及内容：
（1）行政工作：
每月总结各部办公用品请购状况，记录通报并存档，作为考核评比根据。
对公司运营过程中各项规章制度执行状况进行检查、记录、汇总后向总经理报告。同步对整治贯彻状况跟踪检查，督促贯彻。
每季度检查各部工作筹划完毕状况。
（2）生产安全工作：每季度对各部生产安全运营状况进行检查，重点检查领导对安全工作贯彻状况，检查安全教诲培训记录与否齐全，各种设备安全保养、检测与否及时进行等保证安全平稳运营工作。对评优选先有一票否决权。
（3）其她勤杂工做：对公司勤杂、寻常事务工作定期、度定期检查，对不符合公司规章制度规定要跟进督促贯彻。

总经办主任
职务名称：总经办主任
直接上级：总经理
直接下属：文员
岗位职责：
1.在总经理领导下，主持总经办全面工作，组织对各部办公室各岗位工作指引与监督部门工作。
2.负责组织收集和理解各部门工作动态，协助公司领导协调各部门之间有关业务工作，协调公司外部有关业务工作，掌握公司重要活动状况，为公司领导决策提供意见和建议。
3.负责公司各种公共关系建立。
4.负责组织公司行政、人资记录、档案、印信、劳动纪律、消防、安全、公司车辆、食堂、保洁、公共卫生等关于管理制度拟定、修改、补充、实行和考核评比工作。
5.汇总各部门年终工作总结和下一年筹划。
6.负责公司各种会议筹办、组织工作。
7.负责做好公司宾客接待安排。
8.负责公司办公用品、劳保用品采购、发放管理工作。
9.负责组织每季度末对各部门综合检查、督导，并将检查成果汇总、按奖惩制度实行状况发布存档。
10.完毕公司领导交办其他工作任务。
　总经办文员
　　职务名称：总经办文员
　　直接上级：总经办主任
　　岗位职责：
1. 协助总经办主任做好寻常行政事务工作。
2. 做好公司各种会议记录（纪要），并整顿打印，负责公司各类文字资料起草（普通文稿）及打印工作，及时分发至各部门。
3. 接听电话，做好记录及时转达有关人员。负责总经办设备使用及保养。
4. 负责公司证明、印信、文档管理，做好借用登记及催回工作。负责及时将关于文档资料整顿归档、登记、运用工作。
5. 协调其她部门做好有关工作，起到沟通协调、上传下达作用。
6. 负责每月记录、汇总各部门办公用品、劳保用品请购筹划、购入后入库、发放、建帐，并同财务定期核对帐务。
7. 负责协助领导来访客人接待、服务工作。
8. 协助总经办主任对公司各项工作综合检查、督导材料记录、整顿、汇总、存档工作。
9. 协助总经办主任对各类员工工服定购、发放，并严格执行发放原则。员工离职后旧工服收缴等记录工作。
10. 负责每月末对公司办公用品、劳保用品库存核查盘库上报，每月初物品领用、发放及记录。
11.负责公司办公家具、设备、办公用品、劳保用品等采购。
12.完毕领导暂时交办各项工作。
办公室员工行为规范
一、岗位规范 。
（1） 遵守上班时间，因故迟到和请假,必要事先电话联系。
（2） 遇有工作布置应及时行动，并做到有环节、迅速踏实地进行。51-51免 费（3） 工作中不扯闲话、不要随便离开自己岗位。51-5
（4） 长时间离开岗位时,也许会有电话或客人,事先应拜托给同事。椅子所有推入，以示主人外。
（5） 不打私人电话，不从事与本职工作无关私人事务。51-51免 费
（6） 在办公室内保持安静，不得大声喧哗。51-51免 费
（7） 办公用品和文献须妥善保管,使用后立即归还到指定位置。51-51免 、
（8） 文献保管不能随意解决,或者遗忘在桌上、书柜中。51-51免
（9） 重要记录、证据等文献必要依照公司文献管理制度归档。51-51免
（10） 下班时，文献、文具、用纸等要整顿，要收拾桌子，椅子归位。 关好门窗,检查解决火和电等安全事宜。切忌粗心大意，不关电脑等办公电器，不锁抽屉、文献柜即下班拜别。
二、形象规范
1、着装
（1） 服装正规、整洁、协调、无污渍，扣子齐全，不漏扣、错扣。51-51免 费（2） 鞋、袜保持干净，鞋面干净，在工作场合不赤脚，不穿拖鞋，不穿短裤。52、仪容
（1） 头发梳理整洁,不戴夸张饰物。51-51免
（2） 男员工修饰得当，头发不掩耳、不触领，不留长胡须。51-51免 费
（3） 女员工淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符。51-51免 费
（4） 保持口腔清洁，工作前忌食葱、蒜等有刺激性气味食品。51-51免
3 举止
（1） 精神饱满，注意力集中，无疲劳状、忧郁状和不满状。51-51免 费
（2） 保持微笑，目光平和，不左顾右盼、心不在焉。51-51免 费
（3） 坐姿良好。上身自然挺直，两肩平衡放松，后背与椅背保持一定间隙，不用手托腮。51-5
（4） 不翘二郎腿，不抖动腿，椅子过低时，女员工双膝并拢侧向一边。51-51免 （5） 避免在她人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。51-51免 费（6） 不能在她人面前双手抱胸，尽量减少不必要手势动作。51-5
（7） 站姿端正。昂首、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂。51-51免
  三、语言规范
1、语音清晰、语调诚恳、语速适中、语调平和。51-51免
2、与她人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反映冷漠。51-51免 费3、用谦虚态度倾听、不要随意打断别人话。551-51
4、禁止说脏话、忌语。1-51免 费
5、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再会”、“不远送”、“您走好”等文明用语。51-51免 费  四、社交规范
1、接待来访
（1） 接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。51-51（2） 迎送来访应积极问好或话别，设立有专门接待地点，接待宾客至少要迎三步、送三步。
（3） 来访办理事情无论与否对口，不能说“不懂得”、“不清晰”。要认真倾听，热心引导，迅速衔接，并为来访者提供精确联系人、联系电话和地址或引导到要去部门。51-51免 费
2、访问她人
（1） 遵守访问时间，比预约时间提前5分钟到达。51-51免
（2） 如果因故迟到，提前用电话与对方联系，并致谦。51-51免 费
（3） 访问领导，进入办公室要敲门，得到容许方可入内。51-51免 费
（4） 用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。51-51免
3、使用电话
（1）电话铃响三声之内要积极接听， 接电话时，要先说“您好”。51-51免 费论（2） 使用电话应简洁明了，不要用电话聊天。51-51免 费
4、互换名片
（1） 名片代表客人，用双手递接名片。51-51免 费
（2） 看名片时要拟定姓名。51-51免 费网-欢迎您
（3） 拿名片手不要放在腰如下。51-51免 费-欢迎
（4） 不要忘掉简朴寒暄。51-51免 费
  五、会议规范
1、事先阅读会议告知或做好准备，针对会议议题报告工作或刊登自己意见。51
2、按会议告知规定，在会议开始前5分钟进场。51-51免
3、开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关活动。51-51
4、发言简洁明了，条理清晰。51-51免 费
5、认真听别人发言并记录，不得随意打断她人发言。51-51免
6、公司内部会议，按秩序就座。51-51免 费
7、不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。51-51免 费
 六、安全卫生环境
1、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴安全。51-51免 费
2、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时紧急管理能力。51-51免
3、爱护公司公物，注重所用设备、设施定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。51-51免
4、有维护良好卫生环境和制止她人不文明行为义务。51-51免 费
5、养成良好卫生习惯，不随处吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吸烟。6、如在公共场合发现纸屑、杂物等，随时拾起放入垃圾桶，保护公司清洁。51-5
7、定期清理办公场合和个人卫生。将本人工作场合物品区别为有必要与没有必要，有必要物品按规定管理，没有必要清除掉。51-51免 费
七、上网规定
1、在工作时间内不得在网上进行与工作无关活动。51-51免
2、不得运用互联网制作、复制、查阅违背宪法和法律、行政规定以及不健康信息。51-51免 费
3、不得对计算机信息网络功能和应用程序进行删除、修改或者增长。51-51免 费4、不得制作传播计算机病毒等破坏程序。51-51免 费
八、人际关系
1、同事关系：懂得 “理解与尊重她人比什么都重要”，营造 “同欢乐，共追求”氛围。51-51免
2、尊重她人：必定、赞扬她人长处和业绩，对她人短处和局限性，进行忠告、勉励。51-51免
3、互相合伙：在乎见和主张不一致时，应理解互相立场，寻找能共同合伙方案。51-51您
4、禁止派别：不容许在工作岗位上以地缘等形式拉帮结派。51-51免
九、心灵沟通
1、虚心接受她人意见。51-51免 费
2、不要感情用事。51-51免
4、真诚对待她人。对她人故意见应选取适当时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。51-51免
5、不要看她人笑话，在公众场合浮现她人有碍体面，有违公司规定行为时应及时善意地提示。51
6、对领导决策要坚决执行。有保存意见，可择机反映，但在领导变化决策之前，不能悲观应付。51-
7、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。51-51免
8、对公司规章制度等信息，可对此提出意见和建议。-论文-网-欢迎
员工寻常行为规范
一、言语
1、上班初次会面，彼此问好致意：“您好”、“早上好”等。
不要冷面相向，匆匆而过。
2、接听电话一方面问好，随后通报姓名，或说：“这里是四川派克杰纸业有限公司，您好!”
不要抓起电话就问：“喂!你找谁?”态度粗鲁。
3、谈话或打电话时，语调和言词要注意场合掌握分寸，给人好感。
不要不注意场合分寸令人难堪，也有损自己形象。
4、称呼同事或冠以“先生”“女士”或直呼其名，注意亲切有礼。
不要给同事乱起外号。伤人自尊，惹人反感。
5、在办公场合言语温和安静，激动时尽量控制语调音调，给人印象是：成熟，有自制力。不要喧哗吵闹，既妨碍她人工作，又有损个人形象。
6、研究工作时，坦诚刊登意见，论事无论人地互换意见，进行讨论。
二、行为
1、坚持“对人保持不变尊重”信念。平等待人、友善待人； 以礼相待，以诚相待。
2、爱护派克杰财物，维护派克杰利益。厉行节约，以至少耗费争取最佳效果。
3、爱护公司一草一木。时刻维护院落卫生整洁。积极维护派克杰形象、规范和原则。
三、衣着
按公司规定，各岗位人员在岗工作期间要穿着配用相应工服和劳保用品，佩戴胸卡，保证整洁、得体、大方、安全工作。男士不得穿短裤、背心、拖鞋上岗。女士不得穿超短裙、超短裤、吊带衣裙或其他过度裸露服装及拖鞋上岗。
四、仪表
1、经常换洗衣服和工作服，给人干净清爽感觉。
2、头发保持恰当长度，经常修剪指甲、刮胡须。予人精力充沛、苏醒干练感觉。切忌男士发长过耳、胡须满面，女士头发蓬乱，指甲常不修剪。给人疲倦憔悴、心绪昏乱印象。
3、注意饮食卫生，保持良好身体健康状态。
切忌暴饮暴食，偏择偏食，不注意营养与卫生。
4、提高化妆技巧和审美水准，为自己设计最优雅美好形象。赢得人们尊重和爱慕。
5、保持健康心理：自尊、自信、自爱、自重。精神振作。
五、行为
1、在办公区域行走，从容不迫、庄严大方。在紧急状况下快步疾行、注意不发出大声响。
切忌来往奔跑，导致嘈杂烦乱氛围。既有损形象，又妨碍工作。
2、靠右行走，为对面行人留出通道。
切忌争先恐后，猛然出入，也许撞伤她人和自己。
3、在楼梯拐角、门口处注意慢行，互相礼让。
切忌推门而过，甩手关门。既也许给背面行人导致不便，也给人举止粗鲁感觉。
4、关门注意身后，待身后人走过再松手关门，尊重她人，彬彬有礼。
5、遇携带重物行人，礼让对方先行。如在门口，积极为对方开门，直到通过。
6、在通道和路口谈话时，尽量靠边，并注意不妨碍她人通行。
六、就餐
1、按规定期间就餐，取餐具时遵守秩序，不急不躁；排队轮候，举止文明。2、厉行节约，对不限量供应食品按需取用。需多少，盛多少；盛多少，吃多少。
3、带领客人（客户）用餐时，要礼貌引导其按公司规定用餐。
七、工作
1、保持严肃、认真、合伙、自信工作态度。
2、严格执行工作流程，服从主管工作安排，发现问题，依照问题不同严重限度，及时报告上一级领导。
3认真清点物品，完毕记录，做好班前班后交接工作。
4、在工作中要保持工作环境整洁，使工作有条不紊，系统化。
5、团结友爱。不利于团结话不说，不利于团结事不做。
6、互相协助，充分必定别人长处，努力改进自己局限性，取长补短。
7、严守职业道德，工作时候专心致志，不做与工作无关其她杂事。
8、未经主管领导容许，不得擅自动用公司车辆，如有违背，导致损失由个人承担所有责任，情节严重者开除解决。
9、非工作需要，任何时候不得酒后上岗，不得在宿舍内酗酒或组织娱乐活动，影响其她员工正常休息。
10、及时向上级反馈公司组织各项工作进程，实行“四小时复命制”，
11、员工在业务范畴内，应坚持合法、合法职业道德，反对以贿赂或其他不合法手段获得不合法利益。不得索取或者收受有关业务往来单位（客户）酬金（回扣），违背者，视情节轻重，公司予以相应罚款直至开除，并收回所收之财物。
12、员工不得挪用公款谋求个人利益或为她人谋取利益，如有违犯予以开除，并依法追究其刑事责任。
13、严格遵守公司保密制度，不该看不看，不该问不问，不该说不说。
八、安全
1、严格执行公司消防安全制度，遵守所有安全指引。
2、理解公司各种安全标志，爱护公司防火和安全设备。
3、培养牢固安全观念，行动慎重，避免任何也许给自己和同事带来危险和危害行为。
4、发现任何不安全现象—火灾隐患、设备失控等，及时向主管报告，并采用必要行动。但在对设备性能、特性不理解，对由此也许产生后果不能做出对的判断条件下，不要采用任何行动，以防事态进一步恶化。
5、按安全规定对的地使用保护装置和对的着装。
6、受到伤害，无论轻重及时向主管报告，以便及时进行救护和治疗。
7、清晰地理解所在区域所有紧急出口和疏散路线。
8、明了如下火警应急程序：
（1）发现火情及时告知主管。
（2）找到近来警铃按响。
（3）如果也许话，用灭火器灭火。
（4）如果火情无法控制或烟雾太多，及时撤出。
（5）当听到疏散警报时，由近来紧急出口迅速离开所在建筑物，疏散过程中：不要奔跑，不要高声喊叫。 不要因某种个人因素返回 。不要吸烟。

保密制度
第一章 总则
第一条 为了维护公司利益，加强全体员工保密意识，特制定本规定。
第二条 秘密划分为绝密、机秘、秘密三级。
第二章 细则
第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
第四条 不得向其她公司员工窥探、过问非本人工作职责内公司机密。
第五条 严格遵守文献（涉及传真、计算机盘、光碟）登记和保密制度。秘密文献必须设立口令。并将口令报告董事长（总经理），不准带机密文献到与工作无关场合，不得在公共场合谈论秘密事项和交接秘密文献。
第六条 严格遵守秘密文献、资料、档案借用管理制度。如需借用秘密文献、资料、档案，须经总经理批准，并按规定办理借用登记手续。
第七条 秘密文献、资料不准擅自翻印、复制、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按关于规定经综合部批准后办理。复制件应按照文献、资料密级规定管理。
第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人员、机构以及有争议问题。
第九条 调职、离职时，必要将自己经管秘密文献或其她物品交至公司董事长（总经理），切不可随意交给其她人员。
第十条 公司员工离开办公室时，必要将文献放入抽屉和文献柜中。
第十一条 发现失密、泄密现象要及时报告，认真解决。对失密、泄密者予以50—100元罚款；导致公司严重损失予以开除，并送关于部门解决。
第三章 附则
第十二条 保密守则：
1、 不该说机密，绝对不说；
2、 不该问机密，绝对不问；
3、 不该看机密，绝对不看；
4、 不该记录机密，绝对不记录；
5、 不在非保密本上记录机密；
6、 不在私人通信中涉及机密；
7、 不在公共场合和家属、子女、亲友面前谈论机密；
8、 不在不利于保密地方存储机密文献、资料；
9、 不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机要事项；
10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场合。
档案室管理制度
1、 对接受整顿各类档案，要认真检查质量，办理好交接手续，及时登记分类，对号入座。档案资料要经常核对，做到帐物相符。
2、 严格执行保密制度，维护档案安全和机密，任何人未经允许，不得擅自扩大使用范畴。
3、 认真执行档案借阅制度，严防档案损坏、散失、失密，同步做好档案运用记录工作。
4、 保持档案室清洁卫生，严格做好防火、防盗、防潮、防鼠、防蛀、防晒、防尘等工作。
档案借阅管理制度
1、 借阅档案时，必要填写借阅单。
2、 借阅档案，应严格遵守保密制度。做到不丢失，不泄密。
3、 借阅者必要保证所借档案资料完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其他任何标记。借出档案，不准转借她人，要严加保管。
4、 借出档案应当天归还，最迟不能超过七日，需要延长时间应重新办理借阅手续，节假日前必要返还。工作有变动时，必要返还所借档案。
借阅档案资料，一旦发生损坏、丢失或失密，应及时向领导和关于部门报告，根据《档案法》关于条款解决。
办公用品管理制度
一、 为保持办公用品妥善保管，物尽其用及保障正常办公且严格控制办公费用支出，特制定本制度。
二、 办公用品涉及：
1、公司给员工配备办公桌椅和员工寻常工作所需个人办公用品等；
2、公司给部门配备文献柜、机柜、电话机、计算机、打印机等；
3、公司公共办公用品如传真机、复印机、饮水机、沙发、茶几等。
三、 各部门需采购之办公用品，须填写《办公用品请购单》，在每月20日送到办公室，办公室汇总编制采购筹划，报总经理审批，由采购部门负责采购，如涉及专业用品，应由使用部门和采购部门共同购买。
四、 办公用品由办公室和备品库设专人管理。办公用品购入后，应按采购明细单逐个验收，签字登记上帐入库。然后凭购物发票（发票注明验收人、经办人签字）到财务审核报销（属低值或固定资产需填写低值易耗入库单）。物品出库，必要有领取人签字，做好出库管理。办公用品负责人必要做到帐物清晰，如有损耗，注明因素。
五、 各部、各店请领办公用品应指派专人负责，每月25日前持《办公用品请购单》复联，到总经办领取。个人办公用品由部门统一领取后分别发放。
六、 每个员工都应遵循勤俭节约原则，按关于规定使用办公用品。
1、 计算器、清扫工具等办公用品以旧换新。
2、 计算机、打印机、电话机、传真机、文献柜、办公桌、沙发、茶几等办公用品，实行责任监管，责任监管为直接使用部门。公司购入办公用品使用阐明书，保修证书均由总经办管理负责存档。使用部门留存复印件妥善保管。办公用品需维修时由综合部指派专人负责。人为损坏办公物品，按价补偿并做相应惩罚。
3、 报废物品应由使用部门提交详细状况阐明，依照物品价值由各级领导审批，由总经办统一解决。
4、 每月月底办公室、库管将各部门领用办公用品状况汇总上报，并盘库。
七、 员工离职应交回公司配备办公用品（低值易耗品除外），否则折价补偿。
八、 公司办公用品管理进入成本核算。
附：《办公用品请购单》