消防执法档案管理标准规定.doc

档案管理应该遵照客观、科学、完整、安全、有效利用标准，落实逐层责任制和岗位责任制，实施集中统一管理，定时和离任移交制度。第一条 上级公安机关消防机构应该加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作监督、指导。公安消防执法档案管理工作接收主管公安机关、地方档案行政主管部门监督、指导。第二章 档案归档内容第二条 公安消防执法档案包含消防行政许可档案、消防监督检验档案、消防安全关键单位档案、重大火灾隐患档案、火灾事故调查档案、消防行政处罚档案、消防行政强制档案、消防执法救助档案和消防刑事执法档案。第三条 消防行政许可档案分建设工程消防设计审核卷、建设工程消防验收卷、公众聚集场所使用（营业）前消防安全检验卷。（一）建设工程消防设计审核卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 建设工程消防设计审核意见书及审批表；3. 建设工程消防设计审核申报表；4. 消防设计文件；5. 特殊消防设计技术方案及说明，消防设计教授评审会纪要，采取国际标准、境外消防技术标准汉字文本，其它相关消防设计应用实例、产品说明等材料；6. 建设单位工商营业执照等正当身份证实文件；7. 新建、扩建工程建设工程计划许可证实文件；8. 设计单位资质证实文件；9. 建设工程消防设计审核受理凭证；10. 建设工程消防设计审核统计表；11. 集体会审、教授评审意见及相关统计和材料；12. 文书送达回执；13. 其它相关材料；14. 备考表。（二）建设工程消防验收卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 建设工程消防验收意见书及审批表；3. 建设工程消防验收申报表;4. 消防设计文件变更情况、消防设计教授评审会纪要及其它需要提供申报材料；5. 工程完工验收汇报，和消防验收相关完工图纸及隐蔽工程统计;6. 消防产品质量合格证实文件；7. 有防火性能要求建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准证实文件、出厂合格证；8. 消防设施、电气防火技术检测合格证实文件；9. 施工、工程监理、检测单位正当身份证实和资质等级证实文件；10. 建设工程消防验收受理凭证；11. 建设工程消防验收统计表，现场抽样检验及功效测试、检测、综合评定等资料；12. 不合格项目标整改证实资料，建设工程消防验收复验统计表;13. 集体会审意见；14. 文书送达回执；15. 建设工程消防监督管理移交统计；16. 其它相关材料；17. 备考表。（三）公众聚集场所使用（营业）前消防安全检验卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检验合格证复印件/不一样意投入使用、营业决定书及审批表； 3. 消防安全检验申请表；4. 建设工程消防验收合格意见书或完工验收消防立案文书复印件；5. 应依法办理建设工程完工验收立案手续但未抽查公众聚集场所场所室内装修消防设计施工图、消防产品质量合格证实文件、装修装饰材料防火性能符合国家标准或行业标准证实文件和出厂合格证；6. 申请人营业执照或工商行政管理部门出具名称预先核准通知书复印件；7. 消防安全管理制度、灭火和应急疏散预案；8. 职员消防安全教育培训统计，自动消防系统操作人员消防行业特有工种职业资格证书复印件；9. 公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检验受理凭证； 10. 消防监督检验统计；11. 现场抽样检验、功效测试、检测等相关统计和资料，现场照片；12. 集体讨论意见；13. 文书送达回执；14. 其它相关材料；15. 备考表。消防行政许可档案中图纸较多时，可将图纸另立分册装订，并注明总册数，集中存放；有条件地方，能够电子档案形式保留图纸。第四条 消防监督检验档案分建设工程消防设计立案卷、建设工程完工验收立案卷、单位消防安全监督抽查卷、举报投诉消防安全违法行为核查卷、大型群众性活动举行前消防安全检验卷和消防产品监督检验卷。（一）建设工程消防设计立案卷归档内容及装订次序以下： 1. 卷内文件目录；2. 建设工程消防设计违法通知书、建设工程消防设计复查意见书及审批表；3. 建设工程消防设计立案检验统计；4. 建设工程消防设计立案表;5. 建设工程消防设计立案受理凭证;6. 建设工程消防设计立案检验材料（包含：建设单位工商营业执照等正当身份证实文件，新建、扩建工程建设工程计划许可证实文件，设计单位资质证实文件，消防设计文件等）；7. 建设工程消防设计立案检验材料受理凭证；8. 建设工程消防设计立案检验相关材料；9. 其它相关材料；10. 备考表。（二）建设工程完工验收立案卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 建设工程完工验收消防违法通知书、复查意见书及审批表; 3. 建设工程完工验收消防立案检验统计；4. 建设工程完工验收消防立案表；5. 建设工程完工验收消防立案受理凭证；6. 建设工程完工验收消防立案检验材料（包含：工程完工验收汇报及和消防验收相关完工图纸、隐蔽工程统计，消防产品质量合格证实文件，有防火性能要求建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准证实文件、出厂合格证，消防设施、电气防火技术检测合格证实文件，施工、工程监理、检测单位正当身份证实和资质等级证实文件等）；7. 建设工程完工验收消防立案检验材料受理凭证；8. 建设工程完工验收消防立案检验现场抽样检验、功效测试、检测等资料；9. 其它相关材料；10. 备考表。（三）单位消防安全监督抽查卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 消防监督检验统计；3. 责令更正通知书；4. 复查统计；5. 行政处罚决定书等依法处理情况文书；6. 责令停止施工（停止使用、停产停业）当事人申请恢复申请，消防监督检验统计，同意或不一样意恢复施工（使用、生产、经营）决定书及审批表；7. 文书送达回执；8. 其它相关材料；9. 备考表。单位消防安全监督抽查卷能够以被抽查单位为单位，以抽查时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。（四）举报投诉消防安全违法行为核查卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 消防安全违法行为查处情况通知举报投诉人材料；3. 群众来信材料、来访反应情况统计；4. 消防安全违法行为举报、投诉受理登记；5. 消防监督检验统计；6. 责令更正通知书；7. 复查统计；8. 行政处罚决定书等依法处理情况文书；9. 文书送达回执；10. 其它相关材料；11. 备考表。举报投诉消防安全违法行为核查卷能够以每起核查案件为单位，以举报、投诉受理登记时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。（五）大型群众性活动举行前消防安全检验卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 大型群众性活动举行前消防安全检验意见书及审批表；3. 公安机关治安部门通知检验材料；4. 消防监督检验统计；5. 其它相关材料；6. 备考表。大型群众性活动举行前消防安全检验卷能够以每起大型群众性活动为单位，以公安机关治安部门通知时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。（六）消防产品监督检验卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 消防产品监督检验法律文书及审批表；3. 消防产品监督检验统计；4. 消防产品现场检验判定材料；5. 消防产品检验汇报及其它材料；6. 向质检、工商部门通报材料；7. 文书送达回执；8. 其它相关材料；9. 备考表。第五条 消防安全关键单位档案归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 消防安全关键单位通知书；3. 消防安全关键单位申报表；4. 单位工商营业执照等身份证实文件；5. 单位消防安全基础情况材料（包含：消防安全责任人、管理人基础情况，建筑、场所消防行政许可、立案文件，生产、储存物品火灾危险性，关键建筑消防基础情况，消防安全关键部位情况，专职消防队及其装备情况，自动消防系统操作人员证书复印件，灭火和应急疏散预案，建筑消防设施年度检测情况）；6. 单位总平面布局图、平面部署图、消防设施系统图等；7. 其它相关材料；8. 备考表。第六条 重大火灾隐患档案归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 重大火灾隐患整改通知书及审批表；3. 立案前消防监督检验统计；4. 重大火灾隐患现场照片；5. 立案前集体讨论、教授论证意见；6. 给当地公安机关、政府汇报，政府批复意见；7. 单位撤销重大火灾隐患申请；8. 复查时消防监督检验统计；9. 重大火灾隐患整改后照片；10. 复查后集体讨论、教授论证意见；11. 重大火灾隐患销案通知书及审批表；12. 消防行政处罚、消防行政强制情况统计；13. 政府督办相关材料；14. 文书送达回执；15. 其它相关材料；16. 备考表。第七条 火灾事故调查档案分火灾事故简易调查卷、火灾事故调查卷和火灾事故认定复核卷。（一）火灾事故简易调查卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 火灾事故简易调查认定书；3. 现场调查材料；4. 其它相关材料；5. 备考表。火灾事故简易调查卷能够以每起火灾为单位，以报警时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。（二）火灾事故调查卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 火灾事故认定书及审批表；3. 火灾报警统计；4. 问询笔录，证人证言；5. 传唤证及审批表；6. 火灾现场勘验笔录；7. 火灾现场图、现场照片或录像；8. 火灾痕迹物品提取清单，物证照片；9. 判定、检验意见，教授意见；10. 现场试验汇报、照片或录像；11. 火灾损失统计表，火灾直接财产损失申报统计表；12. 文书送达回执；13. 其它相关材料；14. 备考表。（三）火灾事故认定复核卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 火灾事故认定复核结论书及审批表；3. 火灾事故认定复核申请材料及收取凭证；4. 火灾事故认定复核申请受理通知书；5. 火灾事故认定复核调卷通知书；6. 原火灾事故调查材料复印件；7. 火灾事故认定复核问询笔录、证人证言、现场勘验笔录、现场图、照片等；8. 文书送达回执；9. 其它相关材料；10. 备考表。第八条 消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。（一）消防简易行政处罚卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 当场处罚决定书；3. 现场调查材料；4. 罚没收据；5. 其它相关材料；6. 备考表。消防简易行政处罚卷能够以每起处罚案件为单位，以处罚时间为序，按季度或年度立卷，集中归档。（二）消防行政处罚卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 公安行政处罚决定书/终止案件调查决定书及审批表；3. 受案记录表； 4. 问询笔录、证人证言，判定意见、检测结论，勘验、检验统计，现场笔录，物证照片等；5. 传唤证及审批表；6. 和此案相关消防监督检验统计、责令更正通知书、火灾事故认定书等；7. 扣押物品清单、先行登记保留证据清单及审批、处理材料；8. 被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证实材料；9. 公安行政处罚通知笔录；10. 听证申请，不予受理听证通知书，举行听证通知书及审批表，听证笔录，听证汇报书；11. 重大行政处罚集体讨论意见；12. 责令停产停业报请政府审批文件、政府批复；13. 实施情况材料，包含罚没收据、行政拘留通知书、实施回执、没收违法所得清单、责令停产停业（停止施工、停止使用）后现场统计和照片等；14. 文书送达回执；15. 其它相关材料；16. 备考表。第九条 消防行政强制档案分临时查封卷和行政强制实施卷。（一）临时查封卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 临时查封决定书及审批表；3. 消防监督检验统计、问询笔录、火灾隐患现场照片等证据材料；4. 临时查封通知笔录；5. 临时查封集体讨论意见；6. 临时查封现场笔录；7. 临时查封现场照片或录像；8. 解除临时查封申请；9. 解除临时查封前消防监督检验统计；10. 解除临时查封决定书及审批表；11. 文书送达回执；12. 其它相关材料；13. 备考表。（二）行政强制实施卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 行政强制实施决定书及审批表；3. 责令更正通知书、公安行政处罚决定书等文书复印件；4. 行政强制实施通知笔录；5. 行政强制实施集体讨论意见；6. 行政强制实施现场笔录；7. 行政强制实施现场照片或录像；8. 文书送达回执；9. 其它相关材料；10. 备考表。第十条 消防执法救助档案分消防行政复议卷、消防行政诉讼卷和消防国家赔偿卷。（一）消防行政复议卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 行政复议决定书；3. 行政复议申请书或行政复议申请笔录；4. 回复意见；5. 被复议消防执法行为原案卷材料复印件；6. 其它相关材料；7. 备考表。（二）消防行政诉讼卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 法院判决书或裁定书；3. 起诉书；4. 答辩状；5. 被诉消防执法行为原案卷材料复印件；6. 其它相关材料；7. 备考表。（三）消防国家赔偿卷归档内容及装订次序以下：1. 卷内文件目录；2. 赔偿决定书/不予赔偿决定书；3. 赔偿申请书或申请笔录；4. 相关消防执法行为调查、认定材料；5. 相关消防执法行为原案卷材料复印件；6. 文书送达回执；7. 其它相关材料；8. 备考表。第十一条 消防刑事档案案卷归档内容和装订次序，根据公安机关相关要求实施。第三章 档案建立和管理第十二条 公安机关消防机构关键责任人为公安消防执法档案管理第一责任人，推行下列职责：（一）组织建立健全执法档案管理制度，落实人员、经费、场所、设施；（二）主动采取优异档案管理技术；（三）组织检验、判定、销毁档案。依据需要，公安机关消防机构关键责任人能够明确由分管责任人具体组织实施执法档案管理工作。第十三条 消防执法人员应该推行下列职责：（一）对所承接消防执法活动相关资料进行搜集、整理、立卷、归档；（二）归档案卷齐全完整，符合要求；（三）根据要求时限向档案管理人员移交执法档案；（四）严格保管案卷材料，严防遗失；（五）严禁弄虚作假，私自留存或销毁案卷材料；（六）调离本岗位时，移交所承接或保留案卷材料。第十四条 公安消防执法档案管理人员应该认真实施档案管理制度，推行下列职责：（一）指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档；（二）接收移交案卷，推行签字手续，编制移交清册；（三）根据相关要求对档案材料进行分类、编号、编目、排列和存放；（四）做好档案收进、借阅、移出、保管、利用和销毁等情况登记工作；（五）不得私自复制、翻拍、抄录、涂改、伪造、抽取、销毁档案，严防丢失、损毁；（六）严格遵守安全保密制度，落实安全防护方法，确保安全。第十五条 消防执法人员应该在消防执法活动完结后30个工作日内立卷归档并将案卷移交档案室或档案管理人员，法律、法规、规章另有要求除外。档案管理人员在接收案卷时应该逐册清点，由交接双方在移交目录上签字。公安机关消防机构责任人、消防执法人员离任时，应该将执法档案归档情况纳入离任工作交接内容。档案管理人员离任时，应该按要求移交档案台帐和全部档案，办理工作交接手续。第十六条 消防执法人员根据实际发生消防执法活动搜集、整理、建立公安消防执法档案，卷内归档内容应该依据执法活动实际发生情况归档。单位营业执照、资质证实文件、个人身份证等证实材料，应该和原件查对无误后，以其复印件存档。同一件文书、证据材料包含两个以上案卷，应该根据刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其它具体行为卷、具体行为卷优于其它案卷标准存放原件，其它案卷存放复印件，并加盖“和原件查对无误”章。第十七条 公安消防执法档案归档内容中有声像材料，应该按相关案卷装订次序要求在卷内对应位置列明，并随案卷一并归档、移交。有条件单位，应该根据公安声像档案管理要求，依据不一样载体，使用专门装具分别整理、编号，妥善保留和管理，并在执法档案中注明声像档案编号。第十八条 除本要求另有要求外，公安消防执法档案以案（人、单位、事等）立卷，按类别集中存放。各类案卷应该做到归档材料齐全完整，制作规范，字迹清楚，并采取含有长久保留性能笔、墨水书写或打印。卷内材料，除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外，应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号，页号从“1”编起，为流水号，不得反复和漏号。案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损、小于或大于卷面材料，应该进行修补、裱贴和折叠，不得有压字和掉页情况；装订时应该采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订方法。案卷材料较多时应该分册装订，每册不宜超出200页。第十九条 公安消防执法档案应该建立台帐，根据案卷类别分别建立登记目录。各类法律文书应该建立台帐，根据文书名称分别建立登记目录。有条件地方，能够建立电子台帐。第二十条 公安机关消防机构应该设置能够保障公安消防执法档案安全档案室，配置专、兼职档案管理人员，建立健全档案管理制度，确保档案真实、完整、有效和安全。没有条件设置档案室，能够设置档案专柜。第二十一条 公安机关消防机构除根据本要求建立纸质公安消防执法档案外，还应该根据消防执法信息化要求建立公安消防执法电子档案，并进行物理归档，将保留载体和纸质档案一并移交档案室管理。公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时，应该设置电子文件归档功效，实现文档生成和归档一体化，逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功效。第二十二条 公安消防执法电子档案应该符合相关要求，其归档范围、内容、保管期限应该符合本要求。公安消防执法电子档案应该采取严格管理制度和技术方法，确保不被非正常签发、修改和删除，保持其真实性、完整性和有效性。第二十三条 公安消防执法档案管理人员应该严格落实执法档案借阅、查阅制度，为消防工作服务。查阅、摘抄、复制公安消防执法档案，应该根据相关要求和程序经公安机关消防机构责任人同意；包含国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予同意，应该说明理由。第二十四条 公安消防执法档案保管期限分为永久、长久和短期。长久为至50年，短期为2年至，具体档案保管期限以下：（一）消防行政许可档案 长久 其中公众聚集场所使用（营业）前消防安全检验卷 （二）消防监督检验档案 其中建设工程消防设计立案卷 长久 建设工程完工验收立案卷 长久（三）消防安全关键单位档案 （四）重大火灾隐患档案 5年（五）火灾事故调查档案 长久 其中火灾事故简易调查卷 5年 较大以上火灾事故调查卷 50年（六）消防行政处罚档案 长久其中消防简易行政处罚卷 （七）消防行政强制档案 长久（八）消防行政救助档案 长久（九）消防刑事档案 永久第二十五条 公安机关消防机构应该每十二个月组织对保管到期档案进行判定。对属于公安机关归档范围公安消防执法档案应该根据本机关综合档案部门要求定时移交归档。对不属于归档范围其它公安消防执法档案，且经判定确实无继续保留价值，应该经公安机关消防机构关键责任人审批后按要求销毁。第四章 附 则第二十六条 公安消防执法档案案卷编号及案卷封面、卷内文件目录、备考表等，应该实施公安机关档案管理相关要求，能够由各省、自治区、直辖市公安消防总队在公安机关档案管理部门指导下，依据公安机关档案管理工作相关要求制订统一规范。第二十七条 本要求自10月1日起施行。3月30日印发消防监督执法档案管理暂行要求（公消119号）同时停止实施，以前公安消防执法档案维持原状。