物流公司合同风险管控制度模版.docx

xx物流有限公司
CNMC LOGISTRANS(TIANJIN)CO.,LTD
合同风险管控制度
第一节 总则
为保障公司的利益，规范公司合同的审批与签订工作，加强对业务合同、协议、合约（以下统称合同）的有效管理，保证合同执行严肃性，降低操作风险，同时为提高工作效率，确保项目正常运作，特制订本制度。
第二节 管理职责
第一条 公司所有同客户或供应商开展的业务，均应在业务操作前执行合同审批程序签订合同，明确合同内容和各方责任、义务、权利关系。
第二条 风控部职责
风控部对合同、文件的审批、执行、归档全程管理。
第三条 各业务部门职责
1、 负责草拟与本部门业务相关的合同文本。
2、 协助拟定其他主营业务合同。
3、 初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款，在合同审批流程中对操作风险给予审核意见。
第四条 财务部职责
1、付款方式是否安全。约定第三方付款问题，预估连带责任，开票风险。
2、负责合同对方资信情况、价款支付等的审查，以及违约条款中包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。
3、对合同的付款条款，财务部严格按合同执行拨款程序。
第五条 法律顾问职责
1、草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同
2、参与长效、重大、特殊合同的审核并给予书面意见。
3、监督、指导各部门起草及修订合同文本。
第三节 合同的签订
第一条合同的订立要符合国家《合同法》的规定。
第二条 对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权利。
第三条 合同主体需合法、合格，具体条款应符合实际，具备实用性。
第四条 签订合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“比较成本、择优签约”的原则。
第五条 合同订立前业务主办部门应对市场、价格、对方履约能力及信誉等收集足够的信息。调研对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
第六条 长约、授信等重大或特殊合同项目提交可行性调研报告，做到充分准备，认真了解对方的情况，按要求获取签约方资信资料。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止签订无效合同，确保所签合同有效、我方有利。
第七条 主办业务部门应及时完成合同的签订，严格限制未签合同先实施业务的情况发生。
第八条 为确保业务能够及时规范的操作，对于临时突发的不可预见的情况下合同的签订事项特例审批，主办业务部门将业务内容、合同方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项进行详细说明，由业务主办部门负责人签字，经总经理批准后实施，并在10日内按正式合同审批程序完成补办手续。（是否保留）
第九条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、谋取私利，违者依法严惩。
第四节 合同条款
第一条 合同条款要求语言简练、明确，不得出现模棱两可的语言，更不能签署日后协商解决的内容。
第二条 合同中各方当事人权利、义务、责任的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。
第三条 签订合同应一律采用书面格式，尽可能的采用我方的范本合同，减少合同风险。
第四条 注意合同条款内容，包括以下：
1、合同名称是否与合同的性质相符，是否会引起对合同性质的误解；
2、合同条款中的约定是否与法定强制性义务相冲突；
3、合同所用术语的涵义是否与相关法条、司法解释、技术规范等完全相符；
4、引用的法规或技术规范是否仍旧有效、是否有效的最新版本等。
5、其他需关注：业务合同类型、标的物、货物具体条件、合同的付款条件、合同的履行期限、合同履行地点、合同履行方式，其中尤其要注意违约责任条款，还有合同解决争议的方法。
第五节 合同的审批
第一条 合同审批流程
1、合同签订前，业务主办部门应充分收集信息，调研潜在目标客户的经营特点、需求及现状、信用等，并索取对方资信文件，然后持客户或供应商资信资料及初始合同正本提出申请，由风控部建立合同审批档案，执行审批程序。
2、涉及长约、授信等重大或特殊合同，如资金数额较大的，合同审批及签订前应执行业务开发（可行性）报告和业务会签审核流程，通过会签后再执行审批。
3、业务主办部门填写“合同审批表”（表格附后），按经办业务部门、财务部、分管领导、风控部、总经理依次提交审核，无异议后向经办室请印盖章。
4、签署后正本合同及合同审批表由风控部归档保管，建立合同档案，对合作执行过程中进行跟踪评价，建立合同执行监督机制。
第二条 合同审批要求
1、一般合同由业务归口总经理助理、财务部门（经济类合同重点审核）、风控部、总经理进行审查。
2、重大合同除按一般合同审查外，须经公司的法律顾问审查把关，并附法律顾问书面意见。
3、审查部门的审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“拟同意”、“基本可行”等模糊性语言或只签名字。
4、各审查责任部门应在5个工作日内完成会签。
5、总经理或总经理委托的相关负责人作为合同签订人，对全面审查后的合同，签署是否用印的意见。
6、合同审批表作为长期档案保存，要求用蓝墨水钢笔或碳素墨水笔填写清楚，字迹工整。
第三条 审批要点
1、合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定。资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。
2、经济性。主要指合同业务内容是否符合公司的经济利益。
3、可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。
4、严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。
第四条 其他要求
1、主办业务部门签订合同之前，应向客户或供应商索取营业执照、税务登记证、企业代码证、行业经营许可或资质证书、仓库平面分布图、消防合格证书及排水能力介绍等证件的复印件或传真件。提交资信资料前，做到对客户资信或供应商资质进行预核实、确认，避免无效或过期证件。相关资质不全等特殊情况的，可由主办业务部门书面说明，先行审核，资信资料在合同审核之日后2日内补齐。
2、年度业务合同或个别暂无法确定费用条款的合同，可采用年度合同项下的补充协议形式，即年度合同或大协议中暂时无法明确的项目在每船或每批次补充协议中体现，双方关于费用的书面确认可作为合同附件。

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合同审批表
呈批部门： 呈批时间： 年 月 日
合同名称

合同类型

合同使用目的

合同（甲方）

合同（乙方）

合同编号

签订时间
年 月 日
审 核

经办业务部门意见：
年 月 日
财务部审核意见：
年 月 日
分管领导审核意见：
年 月 日
风控部审核意见：
年 月 日
总经理审核意见：
年 月 日
注：1．一般合同由财务部门（经济类合同重点审核）、业务归口总经理助理、风控部、总经理进行审查。2．重大合同除按一般合同审查外，须经公司的法律顾问审查把关，并附法律顾问书面意见。3．审查部门的审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“拟同意”、“基本可行”等模糊性语言或只签名字。4．各审查责任部门应在5个工作日内完成会签。5．总经理或总经理委托的相关负责人作为合同签订人，对全面审查后的合同，签署是否用印的意见。6．本表作为长期档案保存，要求用蓝墨水钢笔或碳素墨水笔填写清楚，字迹工整。

合同文本编号规则
为了合同管理的规范以及便于管理，在公司合同管理制度基础上，对予各部门所签订的合同文本进行统一编号要求。编号由签订部门、合同种类、同类合同序号、时间等组成。
一、签订部门
签订部门是指签订合同的具体部门。
具体部门代码如下：
部门
代码
部门
代码
经办室
ZSBG
综合部
ZSZH
财务部
ZSCW
金融物流部
ZSJR
风控部
ZSFK
散货部
ZSSH
集装箱进口部
ZSJK
煤炭部
ZSMT
集装箱出口部
ZSCK

二、合同种类
合同种类是指签订合同文本的具体类型。
例如集装箱进口部的代理协议，则用（DL）来注明，可用汉字或拼音缩写。
三、同类合同序号
同类合同序号是指该类合同在风控部备案次数，用01、02、03、…等表示。进入下一年度合同序号重新从01开始标号。
四、时间
年份用11、12、13、14等表示，月份用01、02、…、12等表示，日期用01、02、…、31等表示。
五、合同对方缩写
我方合同编号后可通过波折线“—”后缀合作对方公司缩写编号，此项为选注。
六、同文本编号
（签订部门代码）+（合同种类）+（同类合同序号）+（时间）
例如： ZSJKDL01-130127—合同对方缩写
表示：集装箱进口部部于xx年1月27日签订的，代理合同大类中的第01份。
再如： ZSJRZY02-130128—合同对方缩写
表示：金融物流部于xx年1月28日签订的，金融质押合同中的第2份。