集团工程档案管理规定样本.doc

合生创展集团企业工程档案管理规定（试行版）二一年十月1、目标为了加强对全集团工程档案管理，规范工作步骤，确保工程档案完整、正确、系统，有效地保护和利用档案，使工程档案资源愈加好地服务于企业改革和发展，特制订本要求。2、适用范围本管理措施适适用于集团工程档案管理工作。3、引用标准和相关文件3.1 中国档案法3.2 建筑工程资料管理规程JGJ/T185-3.3 北京市建筑工程资料管理规程DB11/T695-3.4 集团下发工程管理措施（-07修订版）4、定义4.1 企业档案：是指企业在生产经营和各项管理活动中形成对国家、社会和企业含有利用和保留价值多种形式文件材料。4.2 工程档案：在工程项现在期立项、施工、完工过程中形成含有保留、查考价值，应归档多种工程资料。4.3 立卷归档：是指将办理完成含有保留价值文件材料按其形成规律和内在联络分门别类进行系统整理、保留过程。4.4 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成，办理完成应作为文书档案保留多种纸质文件材料。4.5 件：是指归档文件整理单位。通常以每份文件为一件，文件正本和定稿为一件，正文和附件为一件，转发文和被转发文为一件，汇报和批复为一件。4.6 案卷：是由互有联络若干文件材料组合而成档案保管单位。4.7 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存放磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送数字代码序列。4.8 电子档案：是指含有保留价值已归档电子文件及对应支持产品软件、硬件说明和相关数据。5、各级企业工程档案管理职责5.1 依据档案法等相关法律、法规和其它政策性文件，集团工程管理中心制订本集团工程档案归档管理制度，并对各级工程档案管理工作进行监督、检验和指导。5.2 地域总经理为地域档案第一责任人，地域工程管理中心总监为地域工程档案第一责任人，全方面负责地域工程档案管理工作，对项目工程档案管理工作进行监督、检验和指导，组织互检，并定时指派工程资料管理人员到所属项目企业对工程文件立卷归档移交情况进行巡检，尤其是工程文件正确性、完整性情况，发觉问题立即上报并提出整改意见。5.3 项目总经理为项目档案第一责任人，项目工程责任人为项目工程档案第一责任人，全方面负责项目工程档案管理工作，严格加强本项目工程档案管理，提升职员对档案关键性认识，督促本项目档案管理员立即进行工程档案归档及台帐登记。5.4 地域企业、项目企业工程档案管理人员必需持证上岗，并定时参与当地建设部门组织工程资料培训。5.5 地域企业依据当地域负责参考本管理措施建立当地域项目全部工程档案保管、保密、判定、统计、借阅等管理制度细则。5.6 地域企业负责验收并接收项目移交已完工程档案，负责长久保管、保密、判定、统计、借阅等工作。5.7 项目企业负责本项目工程全过程档案搜集、签认、整理、保管、保密、判定、统计和提供利用等工作，地域企业负责定时检验跟踪，并形成统计。6、工程档案人员配置及岗位职责6.1 人员配置：地域档案室配置含有对应资格专职档案管理人员，各项目档案室依据文件材料形成、搜集、整理和归档需要配置专职档案管理人员。6.2 岗位职责：档案工作人员应持证上岗，热爱档案工作，忠于职守、遵纪遵法、严守档案机密，含有对应档案专业知识和业务能力。7、档案工作基础内容7.1 搜集：7.1.1将项目在各项管理工作中形成应归档案文件材料、资料搜集齐全。7.2 整理7.2.1 分类7.2.1.1 工程档案分类标准：以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其特点，保持档案之间有机联络，便于科学管理和开发利用。7.2.1.2 工程档案设置两个一级类目即：建筑工程资料管理规程要求工程资料类和集团内部资料类。详见附表工程资料归档范围和分类表。7.2.1.3 工程档案分类中二级类目根据企业管理职能和档案特点设置。7.2.2 立卷方法：7.2.2.1 归档文件以件为单位进行装订、分类、编目、装盒，使之有序化，装订时使用不锈钢钉书针。文件左侧、下侧对齐。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，汇报（请示）在后。页数计算为正本和定稿累计，以次类推。7.2.2.2 工程资料组卷，详见建筑工程资料管理规程JGJ/T185-，以各地域现行标准为准。7.2.2.3 特殊载体档案按年度分荣誉档案、声像档案、电子档案和印章档案以件为单位立卷。7.3 保管7.3.1 保留档案必需有专门库房和专用柜架，多种门类档案相对集中存放，案卷排列科学有序，自左向右、自上而下地进行。柜、架应注明标识，方便利用、便于存取。7.3.2 施工设计图纸存放应平放或卷放。7.3.3 保留档案库房应含有良好卫生环境，应采取有效方法对档案进行安全保管。7.3.3.1 库房安放温湿度统计仪表，天天监控统计登记，安装必备设备，掌握改变情况，随时采取对应方法。7.3.3.2 温湿度仪表每十二个月检测一次，以确保其正确性。7.3.3.3 库房温湿度应尽可能地控制在1424C和4560%之间。7.3.3.4 做好档案防火、防盗、防虫、防尘等工作，并在每十二个月五月底之前擦拭全部档案柜架，投放防虫药品，发觉虫霉立即处理。7.3.3.5 每十二个月对档案库房进行检验，发觉问题立即汇报并采取方法给予处理，以确保档案库房安全。7.3.3.6 当遭遇火灾、水灾等不可预见特殊灾难时，应对贴有红色标识永久保管档案进行抢救。7.3.3.7 非档案管理人员严禁进入库房，库房无人时，必需关灯、关门、切断电源。7.4 统计7.4.1 档案统计数据以原始统计为依据，做到正确、可靠、立即填报档案工作基础情况统计年报。7.4.2 建立档案数量统计和基础情况统计台帐、档案利用效果统计台帐。7.5 利用7.5.1 企业关键档案设专员、专库保管。利用关键档案需经企业关键领导同意。7.5.2 为维护企业本身利益，确保档案安全，档案室保留多种门类档案原件不得借出本企业。如确因特殊工作需要借出档案原件，经企业主管领导同意方可借出，并办理借阅手续，登记文件借阅统计表；7.5.3 职员因工作查考需要借阅、查阅或复制档案内容，需经本单位（部门）领导同意，并办理相关手续。7.5.4 借出档案原件，一周内归还。7.5.5 利用者应对所借档案负责，必需妥善保管，任何人不得私自拆装、撕页、涂改、杠画、污损、摘抄、复制、转借、泄密、丢失档案。7.5.6 职员调出单位时，应立即到档案室归还所借档案。7.6 判定7.6.1 成立由地域企业相关领导、相关专业人员和档案人员组成档案判定小组，负责档案判定销毁工作。7.6.2 工程档案保管期限分为永久、长久（1550年），依据档案实际价值和相关要求正确划分各类档案保管期限。对于保管期限已满档案，应进行二次判定，经判定仍存在利用价值应暂缓销毁，对不存在利用价值组织销毁。8、归档要求和归档范围8.1 归档要求8.1.1 各类文件资料归档时，由归档者按工程资料归档范围和分类表要求类别建立台帐，整理完成后统一编写目录（参考各地域工程资料管理规程和集团相关标准实施），经档案室查对后归档。8.1.2 各项目档案管理员负责本项目文件保管，档案管理员要常常检验书面文件及电子文件有效性、完整性，建立文件借阅台帐，杜绝文件丢失、误用现象发生。文件保留时应确保文件清楚，并轻易识别和检索；8.1.4 各项目企业编制和管理工程文件和技术资料按国家、行业和施工工程所在地资料和管理要求实施；8.1.5 归档文件材料必需正确地反应企业生产、经营等各项活动真实内容和历史过程；8.1.6 归档文件资料必需齐全、完整、真实、有效、层次分明符合其形成规律，确保其含有可追溯性；8.1.7 归档文件载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔，红墨水、纯蓝墨水、复写纸字迹；8.1.8 文件材料文迹清楚、图样清楚、图表整齐、签字盖章手续完备；8.1.9 文件材料幅面尺寸规格及装订根据资料管理规程要求； 8.1.10 凡归档文件材料必需是原始件，只能是复印件须在签章处加盖红章，机打文件材料需签字必需手工署名；8.1.11 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生电子文件，应采取更严格安全方法。确保电子文件不被非正常改动。同时必需随时备份、存放于能够脱机保留载体上，并对有长久或永久保留价值电子文件制成纸质文件一并归档保留；8.1.12 电子文件形成部门应指定专员负责电子文件形成、搜集、积累和归档工作，并立即建立完整可查台帐。8.2 归档范围8.2.1 建筑工程资料管理规程要求工程资料包含：A类基建文件、B类监理资料、C类施工资料、D类完工图。8.2.2 集团内部资料包含：工程立项资料、招标资料、设计资料、合约资料、内部工程管理资料、结算资料和行政类资料。8.2.3 以上分类详见附表工程资料归档范围和分类表。9、移交9.1 项目企业将已完工期区工程档案，整理完成后，移交地域企业。9.2 交接双方依据工程资料归档范围和分类表检验应归档内容是否齐全，验收合格后将案卷装订成册。9.3 工程档案于项目期区工程完工后三个月内向所属地域企业移交。9.4 工程资料形成项目编制工程档案审核备考表、工程档案移交书和工程档案移交目录，一式份，交接双方逐项查对后签字认可，各留一份备查。10、其它10.1 各项目可依据工程档案形成特点按不一样阶段、不一样内容合适调整移交时间。10.2 各地域企业在实施过程中可依据本措施制订当地域工程档案管理实施细则，并报集团工程立案。10.3 本措施由集团负责解释。10.4 本措施自公布之日起试行。11、附表（参考）11.1工程资料归档范围和分类表11.2发文记录表11.3收文记录表11.4文件借阅统计表11.5文件拷贝记录表11.6卷内备考表式样11.7案卷封面（或内封面）式样11.8卷盒脊背式样11.9工程档案移交书11.10工程资料移交目录