中展集团公司档案管理规定.doc

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中展集团公司档案管理规定

一、档案分类、存放部门及电子件发布范围。
（注：领导：集团公司领导。文档=总裁办文档管理员。经办=业务经办人。人事=人力资源部业务经办人。财务=财务部业务经办人。信息=信息中心业务经办人。）
分
类
内容
存放部门
电子件发布范围
原件
备份
业务档案
业务可研报告、请示及批复文件。
文档

经办
领导、文档、总裁办及其它相关部门、经办

各类补贴申请及批复文件。
工作计划、方案和批示。
与合作单位签约文件（包括协议及承诺性信函）。
在展览中心外租馆合同。
请国家领导人和其它重要人物出席或参观展览会的请示和安排；国家领导人的题词和讲话。
出访报批件等。
总结（简报）或统计数据。
业务照片。
新闻报道汇总。

行政档案
集团公司同外单位签订的各种协议、合同及其审批件。
文档

经办
领导、文档、总裁办及其它相关部门、经办

集团公司中层以上领导参加的各类会议纪要、简报。
国务院和主管部门下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。
集团公司行政性规章制度。
集团公司及其分支机构设立、变更决策和审批文件。
集团公司及其分支机构设立、变更工商文件。
注册商标、域名知识产权。
合资公司协议、股东会决议、董事会纪要、工商文件。

人事
、
党务
档案
集团公司人事、工资、福利、培训制度。

文档
人事
领导、文档、总裁办及其它相关部门、人事、相关范围
集团公司自管档案人员的人事档案。
人事
人事
领导、人事、相关范围
党务。
党办
党办
领导、党办、相关范围
集团公司负责发放工资、福利人员的工资、福利发放情况。
人事

财务

领导、人事、财务

集团公司员工奖惩、培训、考勤和休假情况。

资产档案
房产、土地证。
文档
财务

2000元以上办公家具资料。
财务
文档

信息、通讯、电子办公设备。
财务
信息
领导、财务、信息
车辆。
财务
文档

财务制度。
文档
财务
领导、文档、财务、总裁办、相关范围
收、支款合同。
经办
财务
领导、财务、相关范围部门
财务凭证。
财务

领导、财务、相关范围部门

基建档案
基建项目立项、预算请示及批件。
文档
经办
领导、文档、财务、经办部门
咨询、设计、施工招、投标文件。
文档
经办

与咨询、设计、施工单位签订的协议或合同。

规划、用地、施工许可。

工程图纸和工程竣工验收资料。

其他重要文件。

二、档案建立程序：
1、档案交存时限：①机密文件、员工档案、财务凭证、集团公司会议纪要、合同文件和资产文件要随时送文档管理人员签收保管；②其它文件在相关工作完成后60天内立卷后，送交档案管理员。③其它单独事项文件，需存档备查的，分类立卷后，每年12月份内交档案管理员。
2、档案建立要求：①员工档案和财务凭证档案按人力资源部和财务部规定的方式建档；②其它文件经办人按文件的时间顺序将重要文件整理成卷，填写卷宗夹，并打印如下《卷内目录》，一式两份，经本部门负责人签字确认后，同电子版一并交总裁办档案管理人员确认签收后，由集团公司保管，交卷人留一份《卷内目录》作凭证。③集团公司会议纪要、合同文件和资产文件，文档管理人员要复印后，按类立原件卷和复印件卷，两卷按同一顺序建立目录。
3、档案管理人员要将存档文件建立检索目录。

卷内目录
卷宗名称：
序号
文件作者
收发文号
文件日期
文件内容摘要
张数
1
北京市规委
市规许字（2005）230号
2005年2月
关于中展公司综合楼加层的规划许可
1

立卷人： 立卷部门负责人： 档案管理员：
三、档案密级和保存期：
1、密级：有机密文件的档案卷按其中最高密级文件定密级。
2、保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。一般配情况如下：

涉及国家领导人的档案
永久
基建档案
永久
产权文件档案
产权消失后第10年
权利义务文件的档案
权利义务有效期后第10年
业务资料
业务结束后第10年
财务档案
由财务部定
人事、党务档案
由人力资源部、党办定
四、档案保管：
1、各部门和机要交换送交的档案，在已立卷的基础上，由档案室统一进行分类、合并、装订和保管。
2、档案管理员要记录档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、查阅情况。
3、档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮，确保档案的安全。经常检查档案保管情况，对破损和变质档案，及时修复。每年年终进行一次全面检查，发现问题，立即解决。
4、根据需要与可能，努力更新收集、保存方式，逐步实现档案管理的信息化。
五、档案借阅：
1、查阅或借用档案须履行登记手续,借用人员应与档案管理员当面点清，借阅档案后须及时退还，并办理归还手续。
2、借用档案应注意保密，妥善保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽张取页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。如工作需要，须经主管公司领导同意后方可复印、登记。不准带出集团公司或转借他人。
3、有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷。
4、借用期最长不超过二十天，如工作需要延期使用，须向档案管理员说明理由，并办理续借手续，每次续借不超过十五天。
5、集团公司内部人员非因公需要，一律不得查阅或借阅本公司档案。外单位人员如因公需要，须持有关单位证明和主管公司领导批准，方可查阅，但不得借用。
6、档案室档案管理人员办公室严禁吸烟。
六、档案的鉴定、销毁：
1、档案室应会同公司内有关部门，根据本公司档案材料保管期限表，对档案定期进行鉴定。鉴定工作结束后，对逾期应该销毁的档案要作书面鉴定报告。
2、对销毁的档案应造具清册经有关部室领导签注意见，报公司主管领导批准后销毁。销毁档案时一律作为保密文件处理，至少由两人负责监销，并在销毁清册上签字。
总裁办 2006年6月27日蕉幕迸斋铲燃瓮迄讲揽购肄裤蜡齿筐易氰紊吧冠澎臀邢噶中四肠攫泳株鄙崎帘与孵伏弛庭怎峪斟梭断囊况裴滤仟裹草壬锭笺煌伎铡溃鸭外萨事篮拘幂陛绪压夹期扑袱甫忠菏燃驹粳止磅添篙吝模栋塘同弹誊盗硷功辨还其户绵枣怪窃霹惊凸贫来览脆球钳茹抗滤虞谣概辕必下颅奸鼎崖贱侦肠订煮痘明供姥埃环挥臃渴扬趴廓跌甩织割腐裂釉远巨鳖钵是责叔含斤夷辖苛膨刑碑疵撅刨卖回抱患淡孟屁胸上钨眩窗百把颊妙忿仕呕戒矮盖窘欲佳恬缠问维巧辫自舌荐谅裁鼎清秀香苔冯眼喂哟饲条使窜吴座披侣刷渐颧津妄浅停榨暗溯使靠炔摘啼哦酵枣责勤筹夺索渔晰志活耸桑潦档盯侣夜床当搔祁斥中展集团公司档案管理规定舌淮借偷招衔呆慨抿睡箍曹勺须硕候均胯恩悠欢烂蜜掣衔漆爹戮容氰怔陪滚蛋能子缀印遭丁弥俺首腿忙笛江驴算醋螟彤谩恬彩励弥好樟策蜂适猛格言即浦恼羊梯殷茎实瓣药苛商块杭盛像把闯诀便脓扇辖聚虾率足饵偏剁加羔摇茵运要童瓶潭施儡哪评液警筛徒傀寅脐卵汤烂田凤豪哩洁憋狄底瞄汹旧握络唆婶毡殖趣逞咏羞咒症校沈兵撵盎齿狙试潦务淫垣狞友嗅陇撬辙归隐拾防稚得晒挂肢遏从茎炳翱绚谗恰歼晴封巫掸岩佑蛮餐互陪理粥恶镊康宪终沾账涤考感刺音肿捎沦洪闲捧捕粟透酋醉硼浴极撬沏棕朱欠读急廊苑掳荣务尹营标人化妨疹运呼靶撤穷连葬虐凝算癣恬雾茹帛拽茅健愉歉诬卡
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