资源描述
为了建立健全企业档案工作,加强对企业档案科学管理,有效地保护和利用档案,结合本企业实际情况,特制订本措施。
一. 企业档案范围
1. 企业行政文书档案。包含法规性文件;多种协议及协议书;会议文件;工作计划、计划和工作总结;相关干部任免、奖励和处分、调配人事材料;职员花名册、人事档案等。
2. 企业管理档案。包含企业生产经营计划、多种指标类定额类文件、企业管理方面多种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用具名册,产品质量、用户档案等。
3. 企业技术档案。包含技术研究档案、产品档案等。
4. 企业会计档案。包含会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5. 企业业务档案。包含和用户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务汇报、贸易单据等。
6. 企业声像档案。包含照片、录音、录像档案等。
二、企业档案管理体制
1. 企业档案管理机构:行政部统一管理企业各类档案(会计档案除外)。
2. 企业指定专员分管企业档案工作,保管人必需维护档案完整和安全,并接收必需培训。
三、立卷归档制度
1. 档案搜集:搜集工作是建立在归档制度上。各业务部门将办理完成文件材料,经过挑选,立卷,定时移交各档案室集中保留。
2. 归档范围:通常本单位含有考查利用价值文件材料。包含包含和用户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务汇报、贸易单据,和工作日志、照片等多种形式、载体文件。
3. 归档时间:办理完成文件,按工作阶段性进行归档:
3.1.按年形成文件,第二年上六个月归档。
3.2.通常有法律效用文件材料,一生效就归档。
3.3.通常有机密性文件,随时形成,随时归档。
3.4.工程项目,科研课题,判定,完工验收后,三个月内归档。
4. 归档要求
4.1.材料完整齐全。
4.2.系统、条理、保持有机联络。通常归档文件材料,均要按其不一样特征组卷,尽可能保持它内在联络,区分它们不一样保留价值。文件分类正确、立卷合理。
4.3.立卷时,要求将文件正件和附件,印件和定稿,请示和批复等统一立卷,不得分散。
4.4.在进行卷内文件排列时,要合理安排文件前后秩序,按时间前后排列。对于同一事情同一文件,应统一要求进行,比如:正件和附件,应正件在前,附件在后等。
4.5.由档案部门对业务部门加以指导,帮助业务部门共同做好旧档组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。
5. 部门归档要求
5.1.编制立卷项目,将办理完成文件按相关条款归入卷内,便于第二年立卷。
5.2.文件按时间次序排列,最近在最上面。
5.3.一个用户一个立卷,一个档案盒。
5.4.贸易档案和往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自发票流水号放在文件袋里。
5.5.定时交档案室:文件量少,十二个月交一次,第二年上六个月搜集。文件量大,十二个月交两次,第二年上六个月和下六个月各一次。
6. 档案室在收到业务部门归档和各类文件后进行分流排列编日,作深入整理和局部调整等。
7. 统计档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下,须用A4纸。
四、档案管理工作
1. 档案管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、起源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。
2. 档案保管:企业设置专用文件库保留档案。
3. 档案判定:从档案内容、起源、时间、可靠程序、名称判别、档案价值,确定各类档案保管期限,编制成表。
4. 档案销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理同意,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。
五、档案利用工作
1. 凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案名称、密级、借阅方法、数量、期限。
2. 档案利用方法有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文件索引资料。
3. 档案管理部门要主动向部门职员提供企业档案编研信息服务,关键方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4.依据国家统计和相关法律法规,做好企业档案统计工作。
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