公司采购管理核心制度.doc

采购管理制度
一. 目标
为了提升企业采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足企业对优质资源需求，深入规范采购步骤，加强各部门之间审批步骤步骤，特制订本制度。
二. 范围
2.1企业全部物品采购，均应符合本措施标准精神和采购工作规程。
2.2企业物品包含四大类：
2.2.1项目采购：包含项目所需物资；
2.2.2非项目采购（企业自采物资）：
IT设备：电脑、笔记本等；
非IT设备：固定资产、办公用具、消耗品、清洁服务、设施装修等。
2.2.3企业礼品采购：针对企业用户群体；
2.2.4产品采购：包含企业自行研发所需硬件设施。
三. 职责
3.1在采购审批步骤中，依据作业职能不一样，划分以下角色职责：
综合部负责采购控制；商务部负责提供产品所需外购件采购清单；项目经理负责硬件部分监管；总经理、副总经理负责采购计划及采购步骤审批。
商务采购员：企业礼品采购；
行政采购员：非项目物资采购；
项目采购员：项目物资采购。
产品采购员：由总经理指派专员或指定部门办理。
四. 程序
4.1计划管理
3.1.1集中计划采购： 各部门按月提报需求计划，每个月30日将采购需求上报至对应归口部门。
3.1.2归口部门依据各部门上报需求计划进行汇总，平衡现有库存物资，统筹安排采购计划。
3.1.3归口部门每个月汇总各部门需求计划总表；每七天进行库存物资盘点汇总，将月度需求表及库存盘点表进行归档。
4.2物品采购申请及审批步骤
4.1.2采购部门接收申请单时应遵照无计划不采购，名称规格等不完整清楚不采购，库存已超储积压物资不采购标准；
4.1.3各部门如遇紧急物资，企业领导不在情况下，能够电话先行申请，取得同意后提报归口部门，签字确定手续能够后补。
4.1.4采购申请单更改和补充应以书面形式由企业领导签字后报归口部门；对于不符合要求和撤销请购物资就立即通知请购部门。
4.3供给商选择
4.2.1由采购商务部帮助寻求合格供给商，必需进行询议价程序和综合评定。供给商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往服务对象，供给商报价不能作为唯一决定原因。
4.2.2 对于常常采购物资，采购员应较全方面地了解掌握供给商管理情况、质量控制、运输、售后服务等方面情况，建立供给商档案，做好统计。
4.2.3 为确保供给渠道通畅，预防意外情况发生，应有两家或两家以上供给商作为后备供给商或在其间进行交互采购。
4.5领用标准
6.1.1物品采购后，将物品及填写物品清单，办公室依据物品按分类、品种等建立物品保管库。
6.1.2申请部门领取物品，要填写物品领用单到办公室领取当月所需物品，并按领用程序签字。

本制度由总经理同意后生效，自颁布之日起实施。
二〇一三年八月二十日

附件1 ：
物资采购分类一览表
物资类别
明细
使用周期
库存
备注
固定资产
办公桌子

办公椅子

会议桌

硬件设备
笔记本电脑

台式计算机

服务器

产品类物资
GPS包装外壳

机器人零部件

低值易耗品
饮水机、电话机、计算器、电水壶等

超市化物品
笔、本等

商务接待礼品
工艺品、美食特产、数码等

附件2：
采购申请单
编号：
采购类别
（打钩选择）
□固定资产 □硬件设备 □产品类物资 □低值易耗品
□超市化物品 □商务接待礼品
申请部门

申请人

申请时间

申请物资采购清单：
序号
物资名称
规格型号
数量
用途
需用日期
库存量
使用人
备注

合 计

申请审批意见
部门意见
主管副总意见
总经理意见

审核人签字
年 月

审核人签字
年 月

审核人签字
年 月
采购实施审批
采购员
采购部门
总管副总
总经理

签字
年 月

审核人签字
年 月

审核人签字
年 月

审核人签字
年 月
注：1、本表适用物资购置全过程，并为档案材料之一，请注意妥善保管；
2、申请程序：物资需求部门填写本申请表→部门主管签字确定→主管副总签字确定→总经理签字确定；
3、在得到申请审批确定后，方可进入采购实施程序，不然不予采购
4、进入采购程序后，采购员立即和需求部门沟通，确定物资质量、性能、品牌及使用时间等；
5、采购部门须认真采购，物美价廉，讲究采购标准；

附件3：
采购变更单
编号：
提报部门

原采购单编号

品名

采购日期

变动内容

变动原因

经办人

采购主管意见

负责经理意见

提报人

经办人