电子公司费用管理制度样本.doc

鑫荣电子费用管理制度第一章：总则第一条. 为充足落实分企业费用管理精神，结合实际情况，特制订本费用管理制度。第二条. 分企业费用是指分企业为销售“经营范围内产品”和售后服务过程中发生各项支出。和此无关其它一切费用均不在此费用管理制度之列。第三条. 费用报销程序：经办人填单部门经理签字管理部专员审核财务专员审核财务会计主办审核分企业经理审核财务制单出纳付款。只有财务经理和分企业经理签字审核后，出纳才能付款，如有违反要求，出纳负担赔偿责任。第四条. 为提升工作效率，标准上费用报销时间定在每个月10日之前，其它时间报销，财务人员有权拒绝。按月报销费用，每个月只能报销一次，不得分次报销。第五条. 费用报销应本着实事求是标准，任何人不得弄虚作假，若有发觉，处以虚报金额5倍以上罚款。第六条. 分企业对费用进行归口管理，归口管理部门责任人应对归口管理费用正当性和合理性负责。归口管理部门明细以下：费用项目管理部门办公费用、职员福利费、仓租费、车辆各项费用管理部广告费、促销费管理部财务费用财务部固定资产及低值易耗品经办人所在部门其它费用经办人所在部门第七条. 房租费、仓租费、广告费及其它大宗交易，必需签署协议或协议。第二章：办公用具费用管理制度第一条. 办公用具定义：办公用具指日常办公所需各类办公文具和办公表笺等，个人使用物品不得纳入办公用具范围。办公用具关键分为三类，依据不一样类别进行对应管理：1、个人消耗性办公用具：比如书写用水笔、圆珠笔、笔芯、铅笔、笔记本、订书钉、胶水、涂改液、大头针、回形针、夹子等；2、低值易耗办公用具：比如计算器、订书机、起钉器、打孔机、裁纸刀、文件夹、文件袋等；3、部门办公用具：比如各类报表、信封、复印纸、打印纸、传真纸、封箱胶带、和临时工作需要办公用具。第二条. 办公用具采购： 1、办公用具由管理部集中管理，统一对外采购，未经书面申请并许可，各部门及个人均不得自行采购，不然不予报销。管理部对办公用具开支合理性负责。 2、各部门应於每个月25日前将需求计划书面报管理部，经管理部核查其合理性后统计应购置办公用具数量，经分企业总经理签字同意后于次月凭单购置并下发。 3、管理部向各部门公创办公用具采购价，方便各部门清楚本部门办公成本，同时激励各部门主动提供更优惠采购信息。第三条. 办公用具领用： 1、个人消耗性办公用具，按人均每个月3元标准计，不予超标，节余累计至下月。 2、低值易耗办公用具领用：管理部对企业低值易耗办公用具进行登记造册，每件物品上贴专用标签，注明部门、启用日期、保管人、保管日期。职员辞职时必需退回所持有之部品，遗失照价折旧赔偿。已损坏低值易耗办公用具由保管人凭已损坏物品向管理部申请置换，管理部依据使用年限给予核发。低值易耗品专用标签：部门启用日期保管人保管日期低值易耗品清单：部门低值易耗品名称启用日期保管人保管日期 3、部门办公用具领用：因部门业务或临时工作等原因需要领用办公用具时，由部门出具专题申请，报企业管理部后给予核发。第四条办公用具费用报销：管理部按月度凭总经理同意采购单和发票报销，其它任何部门及人员均不得报销办公用具费用。第三章 差旅费管理制度依据总部相关制度和结合分企业具体情况，现对办事处差旅费用要求以下： 第一条. 部门经理和职能人员出差必需填写出差任务书，部门经理出差应由分企业总经理签字同意；其它职能人员出差应由部门经理签字同意（格式附后）。出差人员须将同意后出差任务书交由管理部HR专员保管后方可出差。办事处员工出差需由办事处主任同意。第二条. 特殊情况来不及填写出差任务书必需在出发前以手机短信方法汇报分企业总经理，总经理同意后短信通知出差人和HR专员，由人事专员代为填写审批签章。出差中途若有变动，需在当日以手机短信方法汇报分企业总经理，总经理同意后转发HR专员更改出差任务书。如无此通知，报销时以原任务书为依据，其后产生费用不予报销。短信要求格式出差报批：出差人姓名/出差日期/出差地点/交通工具/出差事由出差任务书出差人姓名出差地点出差日期交通工具出差事由总经理部门经理经办人备注：1、财务报销差旅费须附本单；2、因出差未能签到考勤者须凭本单证实，不然按缺勤处理；第三条. 职员出差可报长途交通费和住宿费用。长途交通费实报实销，但乘座交通工具只限于汽车和火车硬座硬卧。出差时住宿费用按企业要求标准报销，单人出差时标准以下表，同性别职员两人共同出差时，个人住宿费标准按第三条中单人标准150%计。单位：元/天职务或岗位住宿费标准（漳、龙、泉、南、三、宁、莆、福）住宿费标准（县城及以下地域）补助费（含伙食和当地交通）部门经理15012050办事处主任-100-业务片区在办事处所在市以外而需常常出差之员工-60-其它职能人员12010050第四条. 职员出差交通工具仅限于乘坐正规客运汽车和火车硬座卧，自行驾车出差人员，其驾车途中全部事故责任和费用由出差者本人负责，企业不予负担任何责任和费用。自行驾车出差人员交通费按正常乘坐汽车或火车票价标准实施。第五条办事处主任和业务片区在办事处所在市以外而需常常出差员工，需于每日下午将当日行踪按以下表格内容报备本办事处信息员，由信息员为每个员工填写业务人员出差日志，并于次日早晨10：00前发邮件给管理部信息管理员（ ），员工月度报销差旅费用时，凭按时间次序粘贴发票和HR专员处出差日志报销。非在出差日志行程内发生交通和住宿费，不予核销。业务人员出差日志姓名日期起点终点业务对象长途交通费住宿费业务评价（此栏为业务人员对自己工作统计，无需上报）例1：9.8甲地乙地*电讯*人12乙地丙地*电讯*人8丙地甲地回20例2：9.9甲地乙地*电讯*人2560 9.10乙地甲地回25总计￥ 90￥ 60备注：1、车票须为电子客票，无电子客票地方，许可一般客票报销（按各办事处主任提供之当地常规票价报销）；2、出差日志中车费每行须为点到点单次车费，不许可合并计费，当日有到两个或以上地方出差，；3、出差日志中住宿费须在限额内，超出标准按标准报销；第六条办事处人员因公事至厦门、统一由管理部安排住宿，职员如私自安排住宿者分企业不予报销。 第七条全部差旅费报销时，粘贴填写后单据交本部门经理或办事处主任审核签字后，均由信息管理员按本要求初审，初审合格单据由信息管理员统一保管，管理部于每个月10日交财务部经理和分企业总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。第八条其它注意事项1：办事处差旅费用是指从办事处到各管辖区域出差车票、住宿。2：各办事处到各管辖区域出差，往返车票必需是电脑打印车票（非电子客票数量应控制在30%以内），不然不给报销，贴车票必需按阶梯式日期不能掩盖，不然无效。3：办事处各月费用必需按时报销，不许可跨月报帐。 第四章 通讯费用管理制度第一条. 企业职员不得用企业电话打私人电话，上班时间不得用企业电话聊天，使用企业电话应长话短说，节省话费。第二条. 使用移动电话职员其费用在下面限定额度内按月一次性报销，超支部分由自己负责。单位：元/月职务或岗位手机或固定电话额度办事处主任400部门经理（财务部会计主办、管理部）300员工、市场督导200HR专员、送货员、司机、出纳、会计、物流管理员、信息员、仓管员80促销员15 (每日报销售量费用)其它人员标准上不报销通讯费漳州、龙岩、南平、三明办事处固定电话100宁德、莆田办事处固定电话100福州、泉州办事处固定电话200第三条. 在企业报销手机费职员，在上班时间不得关机，如30天发觉两次以上在上班时间关机或不接电话（其它职员即时举报，分企业总经理或管理部经理拨号实时认定），则取消其当月通讯费用报销资格。第四条. 在分企业报销通讯费职员，应把号码报给管理部，管理部制订一份通讯录，分发给各个部门经理或信息员，再分发给本部职员，方便联络，若有更换号码，须由本人立即通知管理部更改通讯录，更换号码而未通知管理部更换通讯录造成联络不上按关机处理。第五条. 漳州、龙岩、莆田、宁德、三明、南平、泉州、福州办事处固定话费需提供电信部门打印之发票及清单按月报销，超出标准按标准报销，不然实报实销。第五章 应酬费管理制度第一条. 应酬费是指企业为了开展工作、扩大产品销售而发生请客、送礼费用，又称业务招待费。第二条. 应酬费从分企业经营费用中列支。第三条. 严禁个人消费费用冒充应酬费报销，一经查出，处于虚报金额5倍罚款。第四条. 分企业应严格控制应酬费用支出，全部应酬费支出必需事前向企业领导提出书面申请。并于费用发生后当日填写实际发生情况，报分企业总经理审批（附应酬费申请格式）。第五条. 特殊情况不及填写应酬费申请单或因总经理出差在外无法签字，须以手机短信方法按应酬费申请单内容汇报分企业总经理，总经理同意后短信回复并通知管理部信息管理员，由信息管理员代为填写申请单并盖总经理授权章。无此同意应酬费一律不予报销。短信要求格式应酬费申请：申请人姓名/招待用户名称/预定时间/预定方法或地点/预定人数/申请理由。应酬费申请单招待用户名称预定时间实际发生时间预定方法或地点实际发生地点预定人数实际人数申请理由估计费用:实际发生费用申请人： 申请时间：预算费用审批： 实际费用审批： 注：此申请单需事前领导同意，事后填写实际发生内容再报领导签字同意。第五条应酬费应在发生后两天内（遇节假日顺延）凭正规发票和同意应酬费申请单报销，过期不予核销。审核完成单据由管理部统一保管，管理部于每个月10日交财务部经理和分企业总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。第六章 交通费管理制度第一条. 交通费为分企业职员在当地外出办事而发生车费。第二条. 职员因工作性质特殊性而对其市内交通费实施定额制，定额费用含公交车和出租车费用，具体明细以下：单位：元/月职务或岗位交通费用额度部门经理（财务部、管理部）、区域经理300（空调费期间另加100）员工、市场督导150（空调费期间另加100）HR专员、出纳80其它人员60第三条. 职员市内交通费按月一次性报销，除此之外，不得以其它任何理由和借口再次报销交通费。第七章 其它费用管理制度第一条办事处房租：需提供租房协议、出租方身份证复印件和银行帐号，由分企业管理部统一保管，房租由财务部从银行直接汇款给出租方，办事处贴票核销。第二条办事处水电费：水电费实施限额制，其额度以下表，水电费报销时，必需提供供水供电部门收受水电费之凭据发票，额度内实报实销，超出额度按额度报销。单位：元/月办事处名称水电费额度（5月、6月、7月、8月、9月）水电费额度（1月、2月、3月、4月、10月、11月、12月）漳州、龙岩300150南平、三明300150宁德、莆田300150泉州、福州500300第三条办事处物业管理费：报销时必需提供物业收受费用之凭据发票。第四条分企业全部些人员应尽可能降低各项费用支出，各办事处和厦门分部往来之文件资料小件物品、办事处和下面各相关各业务商家往来之资料物件等，应尽可能在业务人员往来中协带，非紧急性事件，不能使用邮寄或托运方法。确实有此需要，需报办事处主任同意，各办事处每个月这类费用标准：办事处名称运杂费额度（01、04、05、09、10共五个月）运杂费额度（02、03、06、07、08、11、12共七个月）漳州、龙岩200100南平、三明200100宁德、莆田200100泉州、福州400200报销这类运输费用时，需在粘贴单上具体注明时间、往来地、收件人寄件人、何种方法寄何物、理由。（比如：.07.07/寄件人龙岩办事处张三/收件人用户服务部李四/邮政快递E860手机一部/近两日无人员出差往来售后急需此部发觉新问题手机用于检验）。第八章 附则第一条. 本制度公布前和本制度要求有冲突，以本制度要求为准。第二条. 本制度经分企业总经理同意后从08月01日开始实施，其解释权和修改权归管理部全部。本部门或本办事处已明确并认真按分企业各项费用制度实施，如有违规愿接收对应处罚.所属部门签字确定日期所属办事处签字确定日期财务部厦门办管理部泉州办手机销售部漳州办南平办龙岩办三明办福州办莆田办宁德办 福建鑫荣电子 -01-22