电子公司费用管理制度样本.doc

鑫荣电子

费用管理制度

第一章：总则

第一条. 为充足落实分企业费用管理精神，结合实际情况，特制订本费用管理制度。
第二条. 分企业费用是指分企业为销售“经营范围内产品”和售后服务过程中发生各项支出。和此无关其它一切费用均不在此费用管理制度之列。
第三条. 费用报销程序：经办人填单→部门经理签字→管理部专员审核→财务专员审核→财务会计主办审核→分企业经理审核→财务制单→出纳付款。只有财务经理和分企业经理签字审核后，出纳才能付款，如有违反要求，出纳负担赔偿责任。
第四条. 为提升工作效率，标准上费用报销时间定在每个月10日之前，其它时间报销，财务人员有权拒绝。按月报销费用，每个月只能报销一次，不得分次报销。
第五条. 费用报销应本着实事求是标准，任何人不得弄虚作假，若有发觉，处以虚报金额5倍以上罚款。
第六条. 分企业对费用进行归口管理，归口管理部门责任人应对归口管理费用正当性和合理性负责。归口管理部门明细以下：

费用项目
管理部门
办公费用、职员福利费、仓租费、车辆各项费用
管理部
广告费、促销费
管理部
财务费用
财务部
固定资产及低值易耗品
经办人所在部门
其它费用
经办人所在部门

第七条. 房租费、仓租费、广告费及其它大宗交易，必需签署协议或协议。

第二章：办公用具费用管理制度

第一条. 办公用具定义：办公用具指日常办公所需各类办公文具和办公表笺等，个人使用物品不得纳入办公用具范围。办公用具关键分为三类，依据不一样类别进行对应管理：
1、个人消耗性办公用具：比如书写用水笔、圆珠笔、笔芯、铅笔、笔记本、订书钉、胶水、涂改液、大头针、回形针、夹子等；
2、低值易耗办公用具：比如计算器、订书机、起钉器、打孔机、裁纸刀、文件夹、文件袋等；
3、部门办公用具：比如各类报表、信封、复印纸、打印纸、传真纸、封箱胶带、和临时工作需要办公用具。

第二条. 办公用具采购：
1、办公用具由管理部集中管理，统一对外采购，未经书面申请并许可，各部门及个
人均不得自行采购，不然不予报销。管理部对办公用具开支合理性负责。
2、各部门应於每个月25日前将需求计划书面报管理部，经管理部核查其合理性后统计应购置办公用具数量，经分企业总经理签字同意后于次月凭单购置并下发。
3、管理部向各部门公创办公用具采购价，方便各部门清楚本部门办公成本，同时激励各部门主动提供更优惠采购信息。

第三条. 办公用具领用：
1、个人消耗性办公用具，按人均每个月3元标准计，不予超标，节余累计至下月。
2、低值易耗办公用具领用：管理部对企业低值易耗办公用具进行登记造册，每件物品上贴专用标签，注明部门、启用日期、保管人、保管日期。职员辞职时必需退回所持有之部品，遗失照价折旧赔偿。已损坏低值易耗办公用具由保管人凭已损坏物品向管理部申请置换，管理部依据使用年限给予核发。

低值易耗品专用标签：
部门

启用日期

保管人

保管日期

低值易耗品清单：
部门
低值易耗品名称
启用日期
保管人
保管日期

3、部门办公用具领用：因部门业务或临时工作等原因需要领用办公用具时，由部门出具专题申请，报企业管理部后给予核发。

第四条．办公用具费用报销：管理部按月度凭总经理同意采购单和发票报销，其它任何部门及人员均不得报销办公用具费用。

第三章 差旅费管理制度

依据总部相关制度和结合分企业具体情况，现对办事处差旅费用要求以下：

第一条. 部门经理和职能人员出差必需填写《出差任务书》，部门经理出差应由分企业总经理签字同意；其它职能人员出差应由部门经理签字同意（格式附后）。出差人员须将同意后《出差任务书》交由管理部HR专员保管后方可出差。办事处员工出差需由办事处主任同意。
第二条. 特殊情况来不及填写《出差任务书》必需在出发前以手机短信方法汇报分企业总经理，总经理同意后短信通知出差人和HR专员，由人事专员代为填写审批签章。出差中途若有变动，需在当日以手机短信方法汇报分企业总经理，总经理同意后转发HR专员更改《出差任务书》。如无此通知，报销时以原任务书为依据，其后产生费用不予报销。
短信要求格式——出差报批：出差人姓名/出差日期/出差地点/交通工具/出差事由
出差任务书
出差人姓名

出差地点

出差日期

交通工具

出差事由

总经理

部门经理

经办人

备注：
1、财务报销差旅费须附本单；

2、因出差未能签到考勤者须凭本单证实，不然按缺勤处理；

第三条. 职员出差可报长途交通费和住宿费用。长途交通费实报实销，但乘座交通工具只限于汽车和火车硬座硬卧。出差时住宿费用按企业要求标准报销，单人出差时标准以下表，同性别职员两人共同出差时，个人住宿费标准按第三条中单人标准150%计。

单位：元/天
职务或岗位
住宿费标准
（漳、龙、泉、南、三、宁、莆、福）
住宿费标准
（县城及以下地域）
补助费（含伙食和当地交通）
部门经理
150
120
50
办事处主任
------
100
------
业务片区在办事处所在市以外而需常常出差之员工
------
60
------
其它职能人员
120
100
50

第四条. 职员出差交通工具仅限于乘坐正规客运汽车和火车硬座卧，自行驾车出差人员，其驾车途中全部事故责任和费用由出差者本人负责，企业不予负担任何责任和费用。自行驾车出差人员交通费按正常乘坐汽车或火车票价标准实施。

第五条．办事处主任和业务片区在办事处所在市以外而需常常出差员工，需于每日下午将当日行踪按以下表格内容报备本办事处信息员，由信息员为每个员工填写《业务人员出差日志》，并于次日早晨10：00前发邮件给管理部信息管理员（ ），员工月度报销差旅费用时，凭按时间次序粘贴发票和HR专员处《出差日志》报销。非在《出差日志》行程内发生交通和住宿费，不予核销。
业务人员出差日志
姓名

日期
起点
终点
业务对象
长途交通费
住宿费
业务评价（此栏为业务人员对自己工作统计，无需上报）
例1：9.8
甲地
乙地
**电讯**人
12

乙地
丙地
**电讯**人
8

丙地
甲地
回
20

例2：9.9
甲地
乙地
**电讯**人
25
60

9.10
乙地
甲地
回
25

总计

￥ 90
￥ 60

备注：
1、车票须为电子客票，无电子客票地方，许可一般客票报销（按各办事处主任提供之当地常规票价报销）；
2、《出差日志》中车费每行须为点到点单次车费，不许可合并计费，当日有到两个或以上地方出差，；
3、《出差日志》中住宿费须在限额内，超出标准按标准报销；

第六条．办事处人员因公事至厦门、统一由管理部安排住宿，职员如私自安排住宿者分企业不予报销。
第七条．全部差旅费报销时，粘贴填写后单据交本部门经理或办事处主任审核签字后，均由信息管理员按本要求初审，初审合格单据由信息管理员统一保管，管理部于每个月10日交财务部经理和分企业总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。
第八条．其它注意事项
1：办事处差旅费用是指从办事处到各管辖区域出差车票、住宿。
2：各办事处到各管辖区域出差，往返车票必需是电脑打印车票（非电子客票数量应控制在30%以内），不然不给报销，贴车票必需按阶梯式日期不能掩盖，不然无效。
3：办事处各月费用必需按时报销，不许可跨月报帐。

第四章 通讯费用管理制度

第一条. 企业职员不得用企业电话打私人电话，上班时间不得用企业电话聊天，使用企业电话应长话短说，节省话费。
第二条. 使用移动电话职员其费用在下面限定额度内按月一次性报销，超支部分由自己负责。
单位：元/月
职务或岗位
手机或固定电话额度
办事处主任
400
部门经理（财务部会计主办、管理部）
300
员工、市场督导
200
HR专员、送货员、司机、出纳、会计、物流管理员、信息员、仓管员
80
促销员
15 (每日报销售量费用)
其它人员
标准上不报销通讯费
漳州、龙岩、南平、三明办事处固定电话
100
宁德、莆田办事处固定电话
100
福州、泉州办事处固定电话
200

第三条. 在企业报销手机费职员，在上班时间不得关机，如30天发觉两次以上在上班时间关机或不接电话（其它职员即时举报，分企业总经理或管理部经理拨号实时认定），则取消其当月通讯费用报销资格。
第四条. 在分企业报销通讯费职员，应把号码报给管理部，管理部制订一份通讯录，分发给各个部门经理或信息员，再分发给本部职员，方便联络，若有更换号码，须由本人立即通知管理部更改通讯录，更换号码而未通知管理部更换通讯录造成联络不上按关机处理。
第五条. 漳州、龙岩、莆田、宁德、三明、南平、泉州、福州办事处固定话费需提供电信部门打印之发票及清单按月报销，超出标准按标准报销，不然实报实销。

第五章 应酬费管理制度

第一条. 应酬费是指企业为了开展工作、扩大产品销售而发生请客、送礼费用，又称业务招待费。
第二条. 应酬费从分企业经营费用中列支。
第三条. 严禁个人消费费用冒充应酬费报销，一经查出，处于虚报金额5倍罚款。
第四条. 分企业应严格控制应酬费用支出，全部应酬费支出必需事前向企业领导提出书面申请。并于费用发生后当日填写实际发生情况，报分企业总经理审批（附应酬费申请格式）。
第五条. 特殊情况不及填写《应酬费申请单》或因总经理出差在外无法签字，须以手机短信方法按《应酬费申请单》内容汇报分企业总经理，总经理同意后短信回复并通知管理部信息管理员，由信息管理员代为填写申请单并盖总经理授权章。无此同意应酬费一律不予报销。
短信要求格式——应酬费申请：申请人姓名/招待用户名称/预定时间/预定方法或地点/预定人数/申请理由。
应酬费申请单
招待用户名称

预定时间

实际发生时间

预定方法或地点

实际发生地点

预定人数

实际人数

申请理由

估计费用:

实际发生费用

申请人： 申请时间：

预算费用审批： 实际费用审批：
注：此申请单需事前领导同意，事后填写实际发生内容再报领导签字同意。

第五条．应酬费应在发生后两天内（遇节假日顺延）凭正规发票和同意《应酬费申请单》报销，过期不予核销。审核完成单据由管理部统一保管，管理部于每个月10日交财务部经理和分企业总经理签字审核，财务部做帐后统一付款。

第六章 交通费管理制度

第一条. 交通费为分企业职员在当地外出办事而发生车费。
第二条. 职员因工作性质特殊性而对其市内交通费实施定额制，定额费用含公交车和出租车费用，具体明细以下：
单位：元/月
职务或岗位
交通费用额度
部门经理（财务部、管理部）、区域经理
300（空调费期间另加100）
员工、市场督导
150（空调费期间另加100）
HR专员、出纳
80
其它人员
60

第三条. 职员市内交通费按月一次性报销，除此之外，不得以其它任何理由和借口再次报销交通费。

第七章 其它费用管理制度

第一条．办事处房租：需提供租房协议、出租方身份证复印件和银行帐号，由分企业管理部统一保管，房租由财务部从银行直接汇款给出租方，办事处贴票核销。
第二条．办事处水电费：水电费实施限额制，其额度以下表，水电费报销时，必需提供供水供电部门收受水电费之凭据发票，额度内实报实销，超出额度按额度报销。
单位：元/月
办事处名称
水电费额度
（5月、6月、7月、8月、9月）
水电费额度
（1月、2月、3月、4月、10月、11月、12月）
漳州、龙岩
300
150
南平、三明
300
150
宁德、莆田
300
150
泉州、福州
500
300

第三条．办事处物业管理费：报销时必需提供物业收受费用之凭据发票。
第四条．分企业全部些人员应尽可能降低各项费用支出，各办事处和厦门分部往来之文件资料小件物品、办事处和下面各相关各业务商家往来之资料物件等，应尽可能在业务人员往来中协带，非紧急性事件，不能使用邮寄或托运方法。确实有此需要，需报办事处主任同意，各办事处每个月这类费用标准：
办事处名称
运杂费额度
（01、04、05、09、10共五个月）
运杂费额度
（02、03、06、07、08、11、12共七个月）
漳州、龙岩
200
100
南平、三明
200
100
宁德、莆田
200
100
泉州、福州
400
200
报销这类运输费用时，需在粘贴单上具体注明时间、往来地、收件人寄件人、何种方法寄何物、理由。（比如：.07.07/寄件人龙岩办事处张三/收件人用户服务部李四/邮政快递E860手机一部/近两日无人员出差往来售后急需此部发觉新问题手机用于检验）。

第八章 附则

第一条. 本制度公布前和本制度要求有冲突，以本制度要求为准。
第二条. 本制度经分企业总经理同意后从08月01日开始实施，其解释权和修改权归管理部全部。

本部门或本办事处已明确并认真按分企业各项费用制度实施，如有违规愿接收对应处罚.
所属部门
签字确定
日期
所属办事处
签字确定
日期
财务部

厦门办

管理部

泉州办

手机销售部

漳州办

南平办

龙岩办

三明办

福州办

莆田办

宁德办

福建鑫荣电子
-01-22