风电场综合项目工程关键技术档案管理新规制度.doc

目 录1.目12.合用范畴13.总则14.编制根据15.管理职责与内容26.归档范畴、份数、时间27.档案分类38.档案收集与整顿规定39.档案编制格式及质量规定510.档案组卷规定6附件一 卷内目录71.目为规范中华人民共和国水利水电第十四工程局有限项目部云南巧家洗羊塘风电项目经理部（如下简称“项目部”）风场建设工程档案管理，提高工程建设管理水平，统一工程档案管理及交接原则，依照国家基本建设档案管理及业主关于规定，特制定本制度。2.合用范畴本制度合用于项目部风电场建设项目工程资料整顿归档、工程档案检查验收、竣工文献编制等各项内容。3.总则3.1风电场建设项目工程档案是在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、安装调试、监理、生产准备到竣工投产全过程中形成，归档保存文献、图纸、图表、声像等涉及以纸质、磁盘、光盘等为载体所有文献材料。3.2项目部作为施工单位，负责组织、协调、指引、规范施工队伍编制项目工程管理技术资料和竣工文献。3.3工程开工前，由项目部组织，施工队伍各技术人员构成工程档案管理协调组，与工程施工同步，协调解决工程档案工作中存在问题。档案管理协调组各成员要及时做好各自职责范畴内或合同规定内技术资料收集、整顿和移送工作。4.编制根据DA/T 22- 归档文献整顿规则DA/T 14- 全宗卷规范DA/T 35- 档案虫霉防治普通规则DA/T 28- 国家重大建设项目文献归档规定与档案管理规范GB/T 15418- 档案分类标引规则GB/T 11822- 科学技术档案案卷构成普通规定GB/T 50328- 建设工程文献归档整顿规范GB/T 10609.3- 技术复制图折叠规范NB/T 31021- 风力发电公司科技文献归档与整顿规范NB/T 31022- 风力发电工程达标投产验收规程DL/T 5229- 电力工程竣工图文献编制规定档发2号 重大建设项目档案验收办法档发5号 公司档案管理规定光伏发电工程工程综合管理与档案质量限度检查评估表风力发电工程综合管理与档案质量限度检查评估表中华人民共和国电力优质工程奖评比办法（）电力公司档案数字化管理必备法规原则GB/T 11821- 照片档案管理规范GB/T 18894- 电子文献归档与管理规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38- 电子文献归档光盘技术规定和应用规范DA/T 31- 纸质档案数字化技术规范档发7号 电子档案移送与接受办法5.管理职责与内容5.1 项目部档案管理职责和内容5.1.1 建立档案管理机构，相应管理体系，组织实行关于档案工作法律、法规、规范、原则和档案管理部门关于规定、办法、细则。5.1.2 制定本项目部档案工作规定，管理办法和筹划。5.1.3 项目部统筹规划分项目部各类档案资料收集、整顿、编号、装订、存储、保管、记录与运用工作，加强档案工作规范化、原则化、制度化建设。5.1.4 对项目部档案人员业务培训，宣贯竣工档案原则制度。5.1.4 在统一领导，分级管理原则下，依照本专业管理规定，对分项目部档案材料积累、收集、立卷、归档工作进行监督与指引，定期检查。6.归档范畴、份数、时间6.1归档范畴凡是反映与工程关于，具备考查价值各种载体文献材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等）均应收集齐全并归档，其范畴参见风力发电公司科技文献归档范畴与档案分类及保管期限划分表。6.2归档文献份数规定四套纸质资料，两份原件两份复印件，两套电子版扫描件资料（一套光盘、一套优盘）。工程前期招投标文献、政府批文、合同、四个阶段验收文献（涉及：单位工程验收、整套启动前验收、移送生产验收、竣工验收），其他工程资料（涉及施工资料、实验资料、调试资料等）至少为二份原件。6.3归档时间普通性文献材料及合同合同在文书解决完毕与合同、合同订立完毕后即归档。初步设计阶段形成材料在初设审查批复后即可归档；招投标文献，普通在决标后即可归档；各专业工作中形成文献材料在工作告一段落后即可归档；设备开箱技术文献及图纸，现场开箱验收后即归档。7.档案分类风电场资料以“工程项目”为单位进行分类整顿参照附件风力发电公司归档范畴与档案分类及保管期限划分表将同一项目施工、竣工阶段所形成，有保存价值资料收集、整顿、归档。8.档案收集与整顿规定8.1根据性档案整顿8.1.1 原件与复印件问题。凡本单位发文均规定原件归档。凡对方主送与抄送本单位收文，均应原件归档。如若转发文，直接从属关系文献应红头文献归档，间接关系转发文可复印件归档，但一定要复印清晰、文献齐全，复印件上要标注明确原件存储处。8.1.2 工程根据性文献规定收集齐全、完整。案卷必要遵循文献材料形成规律和特点，保持文献之间有机联系，区别不同价值，便于保管和运用。8.1.3在归档文献中，应当将每一份文献正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文献与原件，各种文字形成同一种文献，分别立在一起，不得分开。8.1.4 卷内文献材料应区别不同状况进行排列，密不可分文献材料应依次排列在一起，批复在前、请示在后，正件在前、定稿在后，转发文在前、被转发件在后；各种文字形成同一文献，原件在前、译文在后；图文紧密排列时，文字材料在前、图样在后。8.1.5 征地文献材料，规定所签拆迁合同拟定面积与所征地面积相等，分期分批交待清晰，按文献形成规律排列；普通根据性批复在前，征地红线图，征地申报表，拆迁合同书，拆迁安顿表等文献在后。遇到密不可分根据性文献（如几块土地同是一种批文，红线图一次办理等状况）可有倾向性地将文献归在同一卷中。若在其他卷中提及到这一类文献，可在备考表中加以注释（XXX号文参见XXX档案号）。8.1.6 工程评估材料、招投标书、决标书、议标书、谈判合同、现场备忘录等，按文献形成规律分类组卷。8.1.7 合同合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续文献规定，从法律上考虑，凡为订立合同、合同履行方和办理证书签字方，其合同合同与证书均应将一份正本归档，以私章代替亲笔签名、以单位名义订立只有签名无公章或只有公章无签名，归档件为复印件等状况均不符合档案管理规定，接受方有权不予接受。8.1.8 项目部委托代理关于进口设备材料合同，应保存合同副本归档。8.2 建设工程设计性档案整顿8.2.1 工程所有设计文献应齐全，系统、完整。归档图纸普通规定为蓝图。普通按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文献，依照设计院告知分别插入关于卷册，但需要重新做图册卷内目录。对国外设计图纸若有总目录时按其顺序排序，但要注明版次（是最后图还是确认图）8.3 建设工程施工性档案整顿8.3.1 工程验收、检查及评估资料应按施工验收规范编制划分分项、分部、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整顿档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监理单位审查。8.3.2 水泥、钢材等原材料实验报告，规定报告单笔迹清晰，数据精确，杜绝用不符合档案保管规定书写材料书写，要有见证取样签证，且以原件归档。要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面管理，指定专人做好原材料监督跟踪工作（记录原材料进货、发放品种、数量、规格型号、生产厂家、日期、原材料出厂实验报告单编号、半成品实验报告单编号、灌溉使用部位等。）8.3.3 隐蔽工程记录与中间验收签证：规定文献材料齐全、完整、记录数精确（即与现场实际施工状况相符合）填写笔迹端正、记录详细、不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有坐标位置蓝草图，隐蔽工程记录与中间验收签证，检查单位及部门签字手续要完备。8.3.4 设计变更告知单、工程联系单、材料代用单等，规定齐全、完整。与竣工图上注释内容相符。设计变更告知单规定内容简要、笔迹、图样清晰，原件归档。8.3.5 施工质量解决、缺陷解决报告，规定有闭环交代详细记录（有调查报告、分析、解决意见、解决结论及消缺记录、复检意见与结论等）按实际状况组卷。8.4 调试、实验报告系统调试项目按专业、分项目排列、组卷。调试方案（大纲、办法）与调试报告分开组卷。8.5 照片档案收集8.5.1照片收集，整顿和编目按照GB/T11821照片档案管理规范规定详细执行。其中应特别注意，将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动拍摄照片列入收集范畴，定期收集归档。8.5.2应将项目建设过程中拍摄工程照片（隐蔽工程，核心节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集，在工程竣工后与纸质档案一并向建设单位移送归档。8.5.3照片应按张整顿，并逐张按GB/T11821规定编写全面反映照片画面内容和人物等基本信息文字阐明。8.8 电子文献收集8.8.1在整顿移送各自归档范畴内纸质档案同步，移送与纸质档案相相应电子档案，电子档案文献以纸质档案案卷为单位，电子文献命名与该卷案卷档案一致，以建设单位规定统一电子文献格式和质量规定进行移送和归档。（普通状况下，是将整顿、组卷、编制完毕纸质档案扫描成PDF格式进行存储）9.档案编制格式及质量规定9.1 文献所用表式应符合现行电力建设施工质量验收及评价规程及有关原则规定，采用统一制表（页面设立、字体、字号等统一），70克以上无酸纸制作原则A4打印纸。9.2 横向文献：左侧留装订线25mm、上边距20mm、右边距25mm、下边距20mm，特殊状况下容许上、下、右侧有正负3mm偏差，原则以不影响装订为准。9.3凡是正文应有页眉页脚，表格不加页脚，其字型均采用小五号宋体字，页脚居中需标注页号，页眉为15mm、页脚为20mm、页眉下横线重为1.5磅。9.4作业指引书、施工办法、施工组织设计、方案等编写构造由封面、审批页、目录页、正文及附录四某些构成，正文字体采用四号宋体字，1.5倍行间距，封面、目录页、附录仍采用四号宋体字；标题采用小二号宋体字，采用原则字间距，每一页都要有页脚，注明页数。页眉与页脚采用小五号宋体字。9.5竣工资料均应为激光打印机打印，以保证笔迹耐久性。9.6施工质量检查表应符合关于施工质量检查及评估原则所列表式：验评表填写规定： 表格字体为宋体，表头标题为18号字。 左边距为25mm、右边距为25mm、上边距为20mm、下边距为20mm、页眉为15mm页脚均为20mm。 普通状况下表格为黑色实线，粗细为1/2磅。 页脚为宋体9号字。 检查（实测）成果不得填写“符合/满足于xxx项。 空白栏均用“/”代替。 签字均使用黑色签字笔,且必要签日期，格式为8位字符格式，如“XXXX年XX月XX日” 检查成果和验收人员签字必要是手写。 评估表下面签字栏应保存原表式四级验收排布,是几级验收就在其相应位置上签字.9.7 文献编号应符合唯一性原则，体现文献特性和内容，关于文献编号原则，应提前专门制定细则进行明确。9.8 设备厂家提供产品合格证、阐明书、实验报告、检测报告、商检记录等文献材料必要为原件，且用合格纸张和书写材料书写。有些尺寸过小证件，如产品合格证、阐明书等统一粘贴在A4规格相似纸张上。9.9 文献统一采用激光打印机打印。书写内容用耐久性强黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用易褪色书写材料，如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。9.10 工程文献应笔迹清晰工整、图样整洁、签字承认手续完备。所有签字栏应本人手工签字,不应代签或机打签字。10.档案组卷规定10.1 组卷规定10.1.1风电资料归档前要进行系统整顿。遵循文献形成规律，保持文献之间有机联系，区别不同价值，分类科学，组卷合理；便于档案保管和运用。10.1.2.归档文献应去掉金属装具用线按件（或卷）装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。10.1.3其她规定按照业主规定进行。11.本办法自颁布之日起施行，由工程技术部负责解释。附件一 卷内目录卷 内 目 录序号文献编号责任者文献题目日期页数/页号备注注：页数为案卷总页数。