集团总工办资料及档案管理制度样本.doc

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某集团总工办资料及
档案管理试行措施

第一章 总则
第一条 为规范总工办资料及档案管理工作，尤其是项现在期资料及档案管理工作，充足发挥资料及档案在工作中作用，按集团企业《档案管理措施》、《技术管理措施》及行业相关档案管理要求，特制订本措施。
第二条 总工办资料及档案是指在技术管理、项现在期等工作中直接形成含有保留和利用价值文件材料，工程项现在期档案是我企业档案关键组成部分。
第三条 总工办资料及档案管理基础标准是：统一管理，立即搜集，适时移交，合理利用。
第二章 档案管理体制、职责及分工
第四条 在集团企业统一领导下，总工办主任负责本部门资料及档案管理工作，各主管负责本管辖项目文件资料搜集工作，兼职档案员负责资料及档案归档工作，总工办档案管理工作网络图见附件1。
第五条 总工办负责本部门资料及档案管理工作，其关键职责是加强本部门技术管理及项现在期文件材料搜集、保管工作，立即向集团企业移交项现在期工作中产生文件材料。
第六条 兼职档案员资格
（一）兼职档案员需经档案管理知识、档案管理制度和工程项目知识培训合格后，方能上岗。
（二）兼职档案管理人员应保持相对稳定
第三章 资料及档案搜集、归档和移交
第七条 资料及档案搜集范围
（一）总工办评先材料、创优争先活动材料、工会方面工作材料，协会、学会、社团方面工作形成含有保留价值文件材料。
（二）部门管理工作形成总经理办公会议材料、工作简报、会议统计、纪要、工作计划、总结、考评工作形成文件和材料，招标文件和招标限价审查工作搜集或形成统计及资料，部门岗位职责、职员教育、进修、培训方面文件及材料。
（三）前期工作中项目提议书、项目可行性研究汇报、工程初步设计汇报、技术审查意见、项目请示、批复、协议、合相同文件及资料。
（四）参与生产企业技术改造及处理相关技术问题形成资料。
（五）参与工程建设技术审查、方案调整、重大设计变更工作中形成材料，参与处理建设工程技术问题工作中搜集资料。
第八条 资料归档时间
在每项工作结束或告一段落后必需立即归档。
第九条 归档要求
（一）归档文件材料应齐全完整，能正确地反应管理工作、项现在期工作、参与工程建设活动及其它各项活动真实内容和过程。
（二）编制较为完整案卷分类目录并编号（分类编号方案见附件2，分类表见附件3），卷内文件暂按归卷时间次序编目。
（三）形成文件材料，通常归档一式一份，对关键和使用频繁应合适增加保留份数。
（四）凡归档文件材料，应做到线条、字迹工整、清楚、纸质优良、签署完备。书写材料用碳素墨水或蓝黑墨水，严禁使用铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水书写，以利于资料及档案保留。
第四章 项现在期工作资料及档案管理
第十条 项现在期工作资料及档案是指从建设项目标提出、立项、可行性研究、初步设计阶段勘察、设计、审查、审批过程中直接形成含有保留价值文字、图纸、图表、声像及电子文件等多种不一样形式文件材料。
第十一条 基础建设项现在期工作资料及档案是总工办档案关键组成部分，应加强搜集、归档、整理、保管和移交工作。
第十二条 资料搜集应做到和项现在期工作同时进行。
第十三条 基础建设项现在期工作资料及档案移交。
工程前期工作结束时，按摄影关要求将项现在期工作文件材料移交给项目工程建设管理部门，对本部门有利用价值资料留一份复制件。设计汇报及设计图电子版本和纸质档案同时移交。
基础建设项现在期资料及档案移交时，移交单位要编制档案移交清册和案卷目录，交接双方在清点查对确定后，在移交清册上签字、盖章，交接双方单位责任人签字。档案移交清册应一式四份，交接双方各存两份。
第五章 档案信息利用
第十四条 要充足发挥部门管理、前期工作、审查、咨询等技术活动过程中形成文件作用，主动开发档案信息为部门各项工作服务。
第十五条 建立健全档案查阅、借阅和审批制度(参见附件4)，严格实施档案查阅、借阅审批程序，建立档案借阅登记台帐，并统计档案利用效果。
第六章 其它
第十六条 本措施自公布之日起试行。

附件１：
集团企业总工办
资料档案管理网络图

部门责任人
集团企业总工办
水利水电主管
兼职档案管理员
排水主管
供水主管

附件2：
集团企业总工办
资料及档案分类编号方案

为提升部门资料及档案管理水平，促进资料及档案管理规范化，使档案能愈加好地为部门各项工作服务，特制订本方案。
第一条 档案分类
1．一级类目标设置。依据总工办资料及档案特点，一级类目共设置五个，有些档案难以归入以下大类，可依据实际需要增设一级类目。
A 党群工作类
B 部门管理类
C生产技术类
D前期工作类
E 基础建设类
2．二级及二级以下类目标设置。二级及二级以下类目按部门管理职能和资料及档案形成特点设置。分类表中设置二级类目，是部门资料及档案分类基础二级类目，可结合实际需要增设或降低二级类目。二级以下类目设置，可参考分类表中基础范围，结合工作特点按实际确定，但分类层次不宜过多。
2.1 党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题分类设置二级及二级以下类目。
2.2 前期工作类和基础建设类档案二级类目按专业设置，三级类目按项目项目设置。
3．类目标识：
3.1 一级1类目标识：采取大写英文字母A、B、C、D、E。
3.2 二级及二级以下类目二级类目编号：采取阿拉伯数字01～99标识。
3.3 阿拉伯数字标识类目层次中间用间隔号“．”隔离开，大写汉语拼音字母和阿拉伯数字之间不加间隔号。
4. 类目标识示意：
例1：部门总经理办公会议材料
B 部门管理工作类 (一级类目)
B01 管理工作综合 (二级类目)
例2：金佛山水利工程项目提议书
D 前期工作类(一级类目)
D01 前期工作水利水电专业(二级类目)
D01.01 前期工作项目 (三级类目)
第二条 资料及案卷排架
（一）党群工作类、部门管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题案卷按时间次序排列。
（二）前期工作类、基础建设类分别按大类、专业、项目（一个项目、一项工程、一台设备仪器）排架。
第三条 资料及档号编制
（一）部门资料及档案档号由分类号、案卷号组成。
1．党群工作类、部门管理类、生产技术类分别按年度编写案卷次序号，一个年度一个案卷流水号。
2．前期工作类、基础建设类资料及档案，分别以最低分类类目编写案卷次序号，便于补充案卷。
3．分类号和案卷号中间用间隔号“-”隔离开。
4．档号示意
例：部门总经理办公会议材料
B01.-02
案卷次序号(部门管理类第2卷)
　　　　　　　年度号
部门管理工作综合 (二级类目)
部门管理工作 (一级类目)
例：项现在期工作资料:金佛山水利工程项目提议书
D01.02-01

案卷次序号（第1卷项目提议书）
金佛山水利工程项目(三级类目)
水利水电类项目(二级类目)
前期工作类(一级类目)

第四条 检索工具
依据本标准设置一级类目，结合各类档案管理特点，对部门资料及档案进行登记著录，建立资料及档案检索体系。编制案卷目录、案卷文件目录（全引目录）、分类目录
（一）案卷目录
案卷目录是以全宗为单位登录案卷题名及其它特征并按案卷号次序编排而成一个档案目录。
（二）案卷文件目录（全引目录）
案卷文件目录（全引目录）是以全宗为单位将案卷目录和卷内文件目录相结合按一定次序编排而成一个档案目录。
（三）分类目录
分类目录是依据分类表根据分类标识以一定次序编排而成一个档案目录。
第五条 本方案由本部门负责解释、说明。

附件3:
集团企业总工办
资料及档案分类表

一级类目
名称及代号
二级类目
名称及代号
三级类目
名称及代号
基础范围
A
党群工作类
01
党群工作综合

1.党务工作
（1）评优异材料
（2）创优争先活动材料
2.工会工作
3.协会、学会工作
（1）全国大坝协会
（2）重庆市水利学会
（3）重庆水利造价协会、质量协会
B
部门管理类
01
管理综合

1.上级颁发本部门应落实实施相关文件
2.总经理办公会议材料、工作计划及总结
3.工作简报及资料
4.行政办公会议统计、纪要、决定
5.来往函件、技术交流
6.考评材料
7.其它行政事务方面材料
02
审计工作

1.上级机关颁发本部门审计应落实实施相关文件
2.工程招标审核统计
3.工程招标审核资料
03
人力资源管理

1.机构设置、人员编制、岗位职责方面文件材料
2.职员教育、进修培训方面文件材料
C
生产技术类
01
生产技术综合

1.参与项目技术改造资料
2.参与处理相关技术问题资料
3..其它资料

D
前期工作类
01水利水电
按项目设置三级类目
在同一项目内
1.项目提议书
2.项目可行性研究汇报
3.项目开发请示、批复
4.项目协议、协议
5.其它
02供水专业
03排水专业
E
基础建设类

01水利水电
按项目设置三级类目
在同一工程项目内，基础范围：
1.参与项目技术审查资料
2.参与处理相关技术问题资料
3..其它资料
02供水专业
03排水专业

附件4:
集团企业总工办
资料及档案查阅、复制、借阅制度

第一条 为确保档案安全，预防资料及档案因查阅或借阅原因引发遗失，特制订本制度。
第二条 资料及档案通常只供室内查阅，机密档案标准上不准查阅。
第三条 资料及档案查阅
（一）部门职员因工作需要，可查阅本部门通常档案，部门责任人有权查阅本部门机密档案。
（二）部门一般职员因工作需要查阅本部门机密档案时，须填写《档案利用审批单》（见附表一）由部门责任人认可，方可查阅。
（三）外单位查阅本部门档案时，一律凭单位介绍信，填写《档案利用审批单》（见附表一），经部门责任人同意后方可查阅。
（四）经授权，相关人员可查阅、复制企业电子档案原文。
第四条 严格实施资料及档案借阅审批手续
（一）本企业职员因工作需要借阅档案，填写《档案利用审批单》（见附表一）后，由部门责任人、企业责任人同意同意，方可借阅档案。
（二）机密档案标准上不得外借，如确因工作需要外借档案，则必需由企业总经理签字认可。
（三）电子档案借阅审批手续实施纸质档案借阅审批手续。
第五条 建立档案借阅登记台帐。档案借阅时应明确要求归还期限，通常不得超出十天。借阅档案使用后应立即归还。如不能按期归还，可续借，但需重新办理借阅手续。
资料及档案归还时，经检验、清点无误后注销。借阅人请假或出差，应将所借资料及档案归还兼职档案管理人员。借阅者对所借资料及档案应珍惜、保护卷面整齐，不得任意涂改和拆装抽页，不得私自翻印。
第六条资料及档案查阅必需严格实施档案相关要求，听从档案管理人员安排。
第七条资料及档案复制,应填写《资料及档案利用审批单》（见附表一），同时进行资料及档案复制登记（见附表二）后方可进行复印。复印文件须加盖方章，注明再次复印无效。
绝密文件标准上不予复印。
第八条 进行资料及档案利用效果登记。
资料及档案利用者应在利用档案后，应填写《资料及档案利用记录表》（见附表三），方便于资料及档案管理人搜集档案利用效果信息
第九条 本要求由部门负责解释、说明。
表一：
资料及档案利用审批单
编号：
部门

申请人

文件名称

文件编号

文件日期

文件形式
□纸质档案 □电子档案 □其它：
利用方法
□查阅 □借阅 □复制 □其它：
利用事由：
本部门责任人意见：

签字：
年 月 日

表二：
资料及档案复制记录表
序号
日期
文件名称
复制份数
申请人
备注

表三：
资料及档案利用记录表

日期
文件编号
文件名称
利用效果
利用者
备注

专题词：档案 管理 措施 通知
集团综合事务部 3月21日印发