加强企业合同管理工作的思考.pdf

技术协作信息2023（4）总第 1485 期管理科学加强企业合同管理工作的思考王雨薇冀中能源股份有限公司邢台矿摘要：企业的经营管理中，应坚持凸显合同管理的重要地位，并持续加强合同管理力度。加强合同管理工作，企业应以相关法规为依据，结合实际情况高质量开展合同管理工作。本文对企业合同管理工作进行深度思考，提出应该坚持加强五个方面的合同管理工作，即加强合同的授权管理、加强合同的文本管理、加强合同的审核管理、加强合同的执行管理、加强合同的文档管理。关键词：企业；合同；合同管理在现代的市场经济条件下，合同是平等主体之间所实施的一种民事行为，目的在于确保民事权利义务的安全稳定，尤其是保障民事权利义务的设立、变更、终止。目前来看，合同管理对企业的重要性已经十分凸显，可以直接影响到企业的经营发展成效，甚至是可以决定企业是否可以增强核心竞争力。也正是因为如此，企业应该非常重视合同管理工作，并善于从多个方面加强合同管理力度。结合当前关于企业合同管理的研究成果，本文继续探究加强企业合同管理工作的可行之策，现作如下的分析论述。一、企业合同管理的意义在市场经济这一条件下，企业所开展的一系列经济活动都不能离开合同，主要是涉及合同的谈判、签订、履行。因此可以说，企业的主要经济活动受到合同管理的影响，合同管理处于规范、有效、精细化的状态时，经济活动可以有效推进，帮助企业获得良好的经济效益，反之，当合同管理处于“一团糟”的状态时，企业的经济活动会因此受到影响。从企业意志和生命力的角度而言，企业的生命力是由合同所赋予的，意志可以分为内部表现和外部表现，规章制度是其内部表现，与合同相关的内容则是其外部表现，主要是商签合同、履行合同。可以说，企业要想在市场经济条件下实现及提升自身价值，一个关键手段便是商签和履行合同，且要进行商签合同和履行合同的一系列活动。当企业的商签合同足够规范且有效，则企业及其行为也是规范有效的，与此同时，当企业的合同文本具有“科学精细”这一显著特点时，可以助推企业实现高效运营，如果可以完整、有效且规范地执行合同，则可因此树立起企业“诚实信用”这一良好形象。由此可以说，合同管理至关重要，企业务必重视合同的商签和履行。目前来看，很多的企业十分追求完美的合同，且会采取多种措施尽可能让合同完美，集中体现企业的意志，同时切实维护好自身权益。在合同管理中，当前较多的企业坚持立足于相关法规，同时实现合同签订与履行的规范化、科学化，能够因此提高合同管理水平。有一点应该特别注意，即企业在认识到合同管理的重要性及意义之后，应该让熟悉业务的法律专业人员全过程负责合同管理工作，如果自身条件满足，则可以设立合同管理机构，如此可以更好地强化合同管理，企业自身的发展战略更易推进和实现。二、加强企业合同管理工作的策略（一）加强合同的授权管理企业在合同的授权管理中，应该有这样的意识，即对外的合同签订、合同履行都必须由专业人员或专业机构负责。企业所开展的一系列经济行为都必须签订合同，比如办公用品的采购、员工入职、企业并购，且所签订的合同具有复杂性、金额大小不一、知识专业性强的特点。正是因为如此，如果企业在合同管理中没有落实授权管理要求，或者是没有开展授权管理，可能会出现随意签订合同这一情况，甚至是多头对外商签合同。如此一来，企业的生产经营活动很容易偏离预定目标和战略，一系列的经济活动因此处于无序状态。企业在加强合同的授权管理时，应该坚持从两个方面入手：一方面，企业的负责人要对各类合同进行分析窑窑技术协作信息2023（4）总第 1485 期管理科学研究，结合实际的经营需要分别做出授权，当各类合同得到授权管理，必然可以对管理经营行为进行有效规范，与之相关的权力和责任能够明确化。另一方面，合同的授权管理应该由法律专业人员负责，或者是由部门负责，便于合同的签订、履行都可以有效进行。与此同时，企业要强化合同授权管理中的责任人制度，避免后续出现“无人管”或“多人管”的问题，对于互相推诿无人负责的行为应及时处理。（二）加强合同的文本管理在加强合同的文本管理时，企业要分析论述自身的业务开展情况，应该对合同的文本管理提出统一要求，便于实施具体且有效的管理活动。应该说，企业只有持续性加强合同的文本管理，才可以不断提高经营管理水平，反之就会危害到经营管理质量。在加强合同的文本管理时，企业可以重点从三个方面入手：第一，合同管理部门要立足于企业业务，结合实际情况制定出所需要的各种合同范本，在这一基础上，可以依托合同范本分析和确定企业对外交易时所要满足的各种基本条件。如此一来，企业内部的业务部门可以规范自身的交易行为，并且可以吸取在合同管理中的经验教训，最后可以有效提高合同签订及合同履行过程中的整体水平。第二，合同的文本管理过程中，应该考虑与合同的授权管理有效结合起来，原因之一是合同范本中可能存在不利的条款，是需要做出规定或修改的。因此，当合同的授权管理与文本管理有效结合，会有负责人或专业机构进行不利条款的修改，他们有不利条款的最终修改权。第三，企业的商签合同中需要遵守较多的规范和原则，这就需要企业认真做好合同的文本管理，即便是不使用合同范本，也应该明确商签合同中所遵守的规范和原则。（三）加强合同的审核管理在相关法规中有这样的规定，即“当事人订立合同，应当具有相应的民事权利能力、民事行为能力”。基于此，企业应该加强合同的审核管理，确保订立合同的当事人可以满足相关法规的既有规定。合同的审核管理中，需要找准对象，一是交易对手，二是合同条款。交易对手是指签约主体，如果交易对手存在问题，会导致企业交易的质量不佳，甚至是导致交易活动失败。在交易对手的审核管理中，要重点审核四个方面的信息内容：一是审核交易对手是否具备履行合同的条件或能力，主要是技术能力、财务能力；二是审核交易对手在近期是否存在违约的不良记录；三是审核交易对手是否具备履行合同的一些特殊资质；四是审核交易对手的诸多信息是否真实准确，主要是经营信息、身份信息、登记信息、设立信息。在合同条款的审核中，主要是三个方面的内容：一是审核拟签订的范本合同，二是审核拟签订的非范本合同，三是审核需要进行变更、补充或修改的合同条款。进行合同条款的审核时，企业需要重点落实三方面的工作，即权益性审核、合规性审核、文字审核。在权益性审核中，所开展的审核工作具有明确的目标导向，即切实维护好企业的合法权益，合同条款始终保持平衡与合理，能够实现权益最大化。在企业的正常交易中，必须确保合同条款是合法合规的，且要保证合同在后续可以顺利执行，合同中的支付条款、责任限制条款、争议解决条款、品质规格条款、保函条款，往往有可能的权益争取空间，所以企业要足够重视，努力在其中寻找或挖掘有利的条件。参与权益性审核工作的人员，必须具有专业性，对所开展的业务工作较为了解和熟悉，且要有不错的商务经验。在合规性审核中，企业需要非常依赖于合规性审核的一系列工作，主要原因是合同的合法合规问题需要通过合规性审核而解决。在进行合规性审核时，可以由熟悉业务的法律专业人员全权负责，重点是审核合同与程序，及时发现有无违反法律规定和公司制度的条款。在文字审核中，企业应该凸显其重要地位，将其视为审核管理的重要环节。如果合同文本是用一种文字，则审核的重点是文字是否正确，且文字表达是否准确，如果发现存在错误，或者是有歧义，则必须及时修正。如果合同文本是两种以上的文字，则必须对所用的文字进行系统性的审核，尤其是审核文字翻译是否准确。（四）加强合同的执行管理合同签订之后，后续的合同执行应重点解决好四个方面的问题：一是由具体的人员或部门负责合同的执行，二是思考如何确保合同执行的规范性，三是如果合同在执行过程中出现中止、变更、终止的情况时，应思考如何处理，四是处理好合同执行的转移和终结。在合同执行的过程中，要始终坚持一个核心目标，即确保执行情况与合同约定相符合，执行行为和合同中的条款必须具有一致性。在合同执行时不可避免地出现偏差，对于所出现的偏差要及时处理或补救，比如要确保对方在支付预付款时与合同条款一致，主要是在金额窑窑技术协作信息2023（4）总第 1485 期上、时间上都必须符合合同条款，再比如工程项目的启动时间和竣工时间都需要按照合同约定。除此之外，日常往来的函电必须保存完整，如果出现索赔事件，则要按照合同约定进行处理，但必须确保工程师、主管部门或领导知晓，且参与其中。在合同执行过程中，易出现疏漏的环节是转移工作和终结工作，主要有两种情况：第一，合同执行人员在中途因故调离，在交接工作时不够认真仔细，导致后续的合同执行工作存在诸多混乱。第二，完成合同执行任务后，未能按照要求将日常来往的函电、资料妥善保管，后续在出现争议事件时，会因此难以了解和掌握真实情况，可造成较大的损失。针对这两种情况，必须针对性处理，全程做好合同执行的转移工作和终结工作，应该建立起风险应对机制。目前来看，有较多的企业未能充分重视合同执行管理工作，原因之一是思想观念存在认知偏差，以为合同签订之后进行业务开展阶段便不再需要加强管理，尤其是领导层不会同等重视合同签订与合同执行。应该意识到一点，即合同执行虽然可以“照章办事”，但因为是具体性工作，所以存在不少的风险，尤其是合同执行阶段会出现较多的问题和争议。一方面，一些大型工程的合同执行过程中，可能会出现洽商变更，常见表现是业主口头告知工程变更，而在后续出现拖延确认时间或不认账的情况，导致企业利益受损。另一方面，合同签订时，通常会有这样的条款，即“延迟交货需要退货索赔损失”，实际执行过程中出现货物延迟交货的情况，但没有按照要求保留索赔权利，而是用自身行为将合同约定修改，最终遭受较大的损失。除此之外，在通信技术的支持下，合同双方或多方的沟通渠道变得多样化，且较为便捷，商业函电联系多是用微信方式、短信方式、邮件方式。应该说，通信技术的发展与应用有较多的优势，但会增加合同执行管理的难度，往往不具有法律效力，比如通信过程中合同双方所表达的见解及相关表述，可能会被视为合同的修改意见，影响到合同条款的执行力。针对于此，企业一方面要重视通信技术及社交平台的应用，另一方面要充分利用好通信技术和相关技术，对往来的函电实施精细化管理，避免出现不适当的表态性语言或行为。要想达成这一目标，企业在后续要进一步加大研究力度，持续提高合同的执行管理水平。（五）加强合同的文档管理合同的文档管理容易出现问题，原因之一是缺乏认真且规范的管理，导致大量的合同文件资料未能有效利用，也未能及时发现其中的风险因素。应清楚意识到一点，即交易过程中所签订的合同文件资料发挥着重要作用，比如可以为合同的签订、修改与执行提供支持，如果未能做好合同的文档管理，则可导致合同管理出现多方面的问题。在加强合同的文档管理时，应重点从三个方面入手：首先，合同文件资料正本的管理职责必须落实到具体的人员和部门身上，建立起责任制度，并可以用PDCA循环管理模式，严格按照 Plan（计划）Do（执行）Check（检查）Action（改进）的流程进行合同的文档管理。其次，合同执行过程中，会有多个部门借阅或使用合同文档资料，对此，应该建立健全合同文档资料的使用制度，无论是使用还是复制，都必须按照既定要求和设置权限。最后，函电资料、合同文档均是重要的合同文件资料，不仅要保留原本，还必须有电子化文件，为后续的合同执行提供保障。结语合同管理和企业的健康发展与经济效益有紧密关系，必须充分重视合同管理工作，并结合实际情况持续加强合同管理工作。企业在后续开展合同管理工作时，依然应该坚持加强合同的授权管理、文本管理、审核管理、执行管理及文档管理，并应该将精细化管理方法、PDCA 循环管理方法应用其中，从而确保合同管理质量，避免出现合同风险问题。参考文献：1徐小舒.基于企业合同管理的合规管理运行机制建设分析J.营销界,2022(12):92-94.2赵贺.企业合同管理风险与控制方法探讨J.商业文化,2022(11):44-45.3曹琳.企业合同管理法律风险识别与防范研究J.中国集体经济,2022(33):104-106.4郭奇.企业合同管理及变更控制研究J.质量与市场,2022(23):175-177.5周志颖.论合同管理在企业管理中的重要性J.商业文化,2021(31):59-60.管理科学窑窑