物资采购入库验收管理规定样本.doc

八、物资采购入库验收管理要求

第一条 采购单处理
仓库保管员一旦接到采购部门转来“采购单”，即应按物资类别、起源和入库时间等分门别类归档存放。
第二条 物资标签
物资在待验入库前应在外包装上贴好标签，具体填写批量、品名、规格、数量及入库日期。
第三条 内购物资入库
1．材料入库前，保管人员必需对照“采购单”，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点查对，确定无误后，将到货日期及实收数量填入“请购单”。
2．如发觉实物和“采购单”上所列内容不符，保管人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下标准上不予接收入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料情况，并请采购部门会签。
第四条 外购物资入库
1．材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照“装箱单”及“采购单”开箱查对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入“采购单”。
2．开箱后，如发觉所装载材料和“装箱单”或“采购单”记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。
表12-9物资采购统计表
日 期
进厂量
使用量
库存量
订 购
未到量
采购参考量
月
日
数量
日期
限制
数量
可有
日数

表12-10 购料单据汇总签收单
企业 年 月 日
请 购 单
验 收 单
其它单据
张数
请购总号
张数
验收号码
张数

总 计

总 计

总 计

备 注

3．如发觉所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，以前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超出元，可按实际数量办理入库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。
4．受损物品经公证或代理商确定后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管指示，再送财务部门及采购部门办理索赔。
入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入账依据。
第五条 交货数量超额处理
交货数量超出“订购量”部分标准上应予退回，但对于以重量或长度计算材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后给予接收。
第六条 交货数量短缺处理
交货数量未达订购数量时，标准上应给予补足。但经请购部门主管同意后，可采取财务方法处理。到时保管部门应通知采购部门联络供给商处理。
第七条 急用具入库
紧急材料入库交货时，若保管部门还未收到“请购单”，收料人员应先询
问采购部门。确定无误后，方可办理入库。
第八条 验收和退货
1．为确保企业产品和服务高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料关键性及特征等，适时召集使用部门和其它相关部门根据生产要求制订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。
2．属外观等易识别性质检验物料，验收应于收料后一日内完成。
3．属化学或物理检验材料，检验部门应于收件后三日内完成。
4．对于必需试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验汇报表”
（表12-11）中注明预定完成日期，通常不得超出7天。
5．检验合格材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员入库定位。
6．检验不合格材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“材料检验汇报表”上注明具体评价意见，经主管核示处理措施，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。
7．对于检验不合格材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验汇报表”呈主管签认，作为出厂凭证。
第九条 实施和修订
要求呈总经理核准后实施，修订时亦同。