电脑公司会务管理手册样本.doc

联想电脑企业 会务手册 （1.0版）企划办秘书处 目 录一、手册说明4二、会议制度及规范4三、步骤图7l 在企业内召开会议8l 在企业外召开会议9四、程序10* 会前工作（按次序）10l 议题及参会人员范围确实定10l 会议场所选定：10l 会议通知起草11l 申报会议预算11l 人员确定12l 设备准备12l 预定12l 车辆安排13l 会务通知起草13l 议程PPT制作13l 食品采买14l 指导服务职员作14l 会议场地部署和熟悉14* 会中工作（按次序）15l 会议室保障15l 汇报人员保障15l 用餐保障15l 娱乐保障15l 住宿保障16* 会后工作（按次序）16l 离会车辆安排16l 退房16l 设备整理16l 结帐16l 设备归还16l 费用报销17l 会务总结17五、注意事项17附件：18l 会议通知初稿19l 会务通知初稿22l 会议预算初稿27l 会务分工明细表28l 关键会议场所明细表29一、 手册说明 为了便于秘书处人员掌握会议服务各项步骤，愈加好地为总经理室会议做好服务保障工作，特编写了联想电脑企业会务手册供大家参考，会务手册内容关键包含组织一次总经理室会议中所应做好各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。 望随时提出修改意见 ，谢谢！二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议效果，电脑企业特制订并颁发了会议制度（试行版），对会议全程工作做了要求，现将制度附下：联想电脑企业会议制度（试行）1. 目标：会议是企业一项关键工作方法，为了提升会议效率，确保会议效果，规范企业会议工作，特制订本制度。2. 适用范围：本制度适适用于企业或部门牵头组织各类会议，部门内部会议不做要求，可做参考。3. 名词解释：3.1 汇报：使参会人员了解某项工作情况，并就相关问题进行讨论和决议3.2 通报：使参会人员了解企业某项工作情况，通常不包含决议和讨论3.3 研讨：参会人员就某一专题畅所欲言，目标在于碰撞出更多思绪和火花3.4 汇报人：对会议议题内容进行叙述，并回复参会人员问题，参与讨论；3.5 主持人：对会议进程进行整体控制，确保会议目标实现；3.6 参会人员：对会议议程参与讨论和决议3.7 列席人：列席会议，但不参与会议议题讨论和决议；3.8 和会人员：参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参与会议人员总称；4. 会议通知起草和发送4.1 会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充足准备，一项会议召开肯定包含到其它部门人员对应工作安排和时间资源占用，所以在组织会议前应有充足用户意识，使和会人员能够正确了解此次会议关键信息，方便提前准备，确保会议目标实现；4.2 会议通知应该包含以下几项内容4.2.1 会议目标：明确说明举行此次会议要达成效果，4.2.2 会议时间：应包含会议开始时间和结束时间4.2.2.1 由多个部门参与会议：早晨会议定为9:10开始，下午会议定为14:10开始。因为特殊情况无法按以上要求时间开始会议，需由会议组织者在会前通知中明确说明。4.2.2.2 为确保会议效率和质量，在议题和内容有限情况下，会议时间通常应控制在2小时以内。4.2.3 会议地点：会议地点应该明确标出,假如会议地点在企业外部,和会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;4.2.4 会议议程：4.2.4.1 会议议程第一项是主持人讲解会议要求4.2.4.2 依据会议内容不一样，会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)4.2.4.3 会议议程应以30分钟为单元，列出本单元会议内容，假如某项内容多于30分钟，也应该分为多个单元，其目标确保和会人员参与会议前能对会议内容有清楚了解。4.2.4.4 每项会议议程应该列出本项议程汇报人、参会人员、列席人员和主持人名单；组织会议人员在确定和会人员时，应该在明确会议目标基础上确定哪些人必需参会，哪些人可参与可不参与；努力做到既不因一些人缺席而影响会议效果，也不因使和此次会议关系不大人员原因参与此次会议而影响她们正常工作，同时又给相关人员以学习、观摩机会；4.2.5 会议注意事项4.2.5.1 着装要求:在工作日期间召开会议需正式着装；在周末或休息日期间召开会议能够着便装；如有特殊着装要求需要明确指出；4.2.5.2 会议内容保密要求：会议组织者依据会议性质和内容确定会议内容是否要保密；假如需要保密，需要采取必需保密方法。比如：包含企业商业秘密会议，参会人员假如委托她人替换参与会议，必需事先报会议主办部门同意。除主办会议部门外，一律不得录音、摄像。会议中使用文件一律由会议主办部门统一收发，若需要会后带走必需推行对应登记手续。等等。4.2.5.3 对会议文件要求：会议组织人员依据会议目标、规模等内容确定是否要用PPT文件，是否需要文本文件，需要多少份，其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时，首页应该包含此次议程时间安排和会议注意事项，使和会人员清楚此次会议议程；同时，制作PPT文件应该使用企业标准模版，为确保投影效果清楚，应注意色彩搭配；4.2.5.4 对请假要求。明确参会人员假如因特殊原因无法参会需要经过合种路径请假。4.2.5.5 明确对会议纪律要求（见后）。4.2.5.6 其它需要特殊说明会议注意事项4.3 会议通知发送4.3.1 跨部门会议，会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知；假如会议包含企业总经理室二分之一以上人员参与，应该提前5个工作日发出通知，包含总经理使全体组员参与会议，应该提前10个工作日发出通知；方便和会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备；4.3.2 假如因特殊情况需要临时召开会议（会议通知发出距离会议召开二十四小时以内），跨部门会议应该由本系统总经理室组员同意，总经理室二分之一以上人员参与会议应该取得企业总经理同意；5. 会议主持人5.1 会议主持人负责控制整个会议进程。5.2 会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向和会人员通报此次会议会议目标，会议具体议程；明确说明此次会议注意事项和会议纪律；5.3 会议主持人在会议过程中，应该控制讨论方向和时间，促成会议目标实现；6. 会议纪律6.1 和会人员应按时参会，迟到而没有事先请假要罚占1分钟；6.2 会议期间避免随意走动，对BP机、手机做消音处理；6.3 和会人员假如因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到许可；7. 会议纪要撰写：在会议结束以后3个工作日之内，会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员；会议纪要应该正确、真实地反应会议结论；8. 会务组织：8.1 会议预算：会议应本着高效，节省标准进行。每次会议费用在5000元以上时，会议组织部门要进行会议预算，并报本部门直接上级审批；8.2 交通、食宿：假如会议在企业外部举行，会议组织部门应该视会议时间安排组织和会人员交通和食宿。假如下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐；三、步骤图l 在企业内召开会议 部门时序 总 经 理 室 总 经 理 秘 书 相 关 部 门 备 注Y 审 批 结 束下 发N 反 馈 修 改整理资料 会间服务 准备工作下 发 接 收修 改确定通知确定时间、地点、人员确定参会人员、时间范围、内容开 始Y审批N会前会间会后l 在企业外召开会议 部门时序 总经理室 总经理秘书 相关部门 备 注开 始场所部署和熟悉指导服务职员作食品采买议程PPT制作起草会务通知车辆安排预定会议室，房间，用餐，娱乐YN设备准备人员确定（住宿，交通）会议预算起草会议通知选址及确定确定议题及参会人员范围 会 前结 束会务总结 报 销设备归还 结 帐返回企业设备整理 退 房人员离会车辆安排 会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作会 中 会 后四、程序* 会前工作（按次序）F议题及参会人员范围确实定F会议场所选定： 在会前最少十个工作日确定好会议地点，并具体了解场地具体费用标准。要求 外部环境幽雅，适宜散步； 内部设施齐备： 会议室布局，光线明暗，灯光，音响，空调等 娱乐设施齐全（乒乓球，保龄，游泳等） 住宿、餐饮、娱乐距离要适宜 说明：对符合上述条件场所最终提请总经理室。F会议通知起草 在会前一周确定此次会议议程，其中包含 汇报具体时间，关键内容及安排，汇报人，列席人员 等事项。 举例以下：议程时间汇报议题关键内容立即间安排关键汇报人员列席人员19:0010：0098财年经营情况通报汇报人：、10：00-10：15休息210：1511：45人力资源情况通报l 人事及培训工作通报（40分钟通报+50分钟研讨）汇报人：、 结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议时间，地点，主持人，议程，会议注意事项（必需包含着装要求，内容保密要求，会议文件要求，请假要求，会议纪律等）及路线图，并在会前十天 发出。F申报会议预算依据会议长短及对参会人员情况确实定，做以下费用明细， 包含：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。会议预算要求在会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。F人员确定结合会议通知中所注明参会人员名单（关键是总经理室组员及全程列席人员），和其确定住宿，交通（往返）情况。 A 对于QDI总经理室组员要了解到京及离京时间，做 好接机、送机及住宿安排工作；标准上如有继续留京人 员，提议安排在翠宫饭店入住。F设备准备设备明细数 量设备明细数 量投影仪1台长线接线板最少2个胶投1台激光笔2个笔记本电脑1台磁带，电池依据会议长短打印机及驱动程序1套胶卷依据会议长短幕布（大）1个胶片1本白板（笔、擦）最少2套A4复印纸1包摄影机1台订书机1个宽带透明胶1卷圆珠笔若干曲别针1合F预定依据咨询结果，进行预定，其中要求确定有：会议室，房间，餐饮，娱乐（保龄，乒乓球，游泳，台球等）。要求：会议室要确定是否有音响设备及白板。F车辆安排依据会议议程确定车辆往返安排，通常选择依维柯。要求明确发车时间，地点，路线，并将安排情况通知企业车辆管理员。车辆安排标准：A. 结合会议议程安排，并要求车辆于会前10分钟抵达会场；B. 车辆路线安排应以所送汇报人员出发地为主，C.提议在会议结束后单独安排一个车次运输仪器设备，最好在会后1小时由会场出发。F会务通知起草在所发会议通知基础上，结合已确定参会及预定情况，起草会议会务通知，要求全部安排确定并具体。 应包含时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联络方法及房间、会议注意事项及会址路线图（注：要包含会议通知全部内容）。 如议程中包含总经理室周例会，在会务通知中注明下一周例会是否召开。会务通知要求在会前四天 完成，经秘书处经理审阅后，报王总或刘总审批。会务通知要求在会前三天 发给参会人员。F议程PPT制作制作会议议程PPT文件，方便会议主持人介绍会议安排。其中PPT应包含会议时间，内容，汇报人。F食品采买依据会议长短，采购对应水果、干果及小点心，具体明细以下：水 果干 果点 心春天草莓，油桃，香蕉，伊丽莎白瓜快乐果，应子，话梅，蜜枣，巧克力派，凤梨酥，小蛋糕，萨其玛夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊丽莎白瓜秋天香蕉，葡萄，橙子，苹果冬天苹果，芦柑，香蕉F指导服务职员作确定每次会议需有3名服务人员。通知服务人员每15分钟续茶。指导服务人员水果及点心准备和摆放情况。F会议场地部署和熟悉事先和宾馆人员联络，确保服务人员立即到位。全部会议所需用具需在会前2小时运到会场；会议室所需用具（投影仪，胶投，幕布，白板，激光笔）需在会前1小时摆放并调试完成。在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完成。会议室灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完成。会议室内茶水需在会前10分钟开始冲泡。摆放指路牌，指明会议室及会务组地点。通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。* 会中工作（按次序）F会议室保障会议全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议服务工作。每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。帮助汇报人员做好汇报PPT文件调试及资料分发工作。在会议休息期间，要帮助下一个汇报人员进行调试及资料收发。立即了解会议进展情况并立即通知外部会务人员做好日程安排调整工作。F汇报人员保障落实汇报人员立即到会。了解汇报部门资料准备情况，并帮助做好准备工作（如笔记本电脑，资料准备等）。落实汇报人员用餐情况。落实汇报人员返回情况。F用餐保障要结合会议进程和人数，通知餐厅饭菜准备情况（人数）及用餐时间。要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完成，热菜在用餐开始时上火。假如下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐。F娱乐保障满足总经理室组员娱乐需求。要有1名会务人员进行保障。要在活动期间提供饮用冰水。F住宿保障在全部需要住宿人员抵达宾馆时，要立即提供对应房间钥匙。在当晚要和总台设定好第二日叫早时间。叫早并通知早饭时间。在会议结束当日13：00之前，将全部房间钥匙收齐。* 会后工作（按次序）F离会车辆安排 全部会议结束后，做好参会人数返回车辆安排工作。QDI总经理室组员如要返回安排好送机工作；如继续留在北京则送至事先安排好宾馆。F退房在会议最终一天中午13：00之前，将全部住宿房间钥匙收齐后，办理退房手续。F设备整理在送走全部参会人员后，进行设备收拾和整理工作。F结帐在确定全部会议项目均以结束后，结帐并开具发票。F设备归还返回企业后，归还所借设备。F费用报销在会后三天内进行费用报销，并附此次会议费用决算表。F会务总结会后第一次秘书处例会上，进行会务总结工作。五、注意事项F会务人员要做好总经理业务工作保障工作并携带企业通讯录以做好联络。F全程会议要最少确保有2辆会议用车。F会议所需仪器应有备份；对所借用具应在出发前进行检测和调试。F会务人员要携带最少5份会务通知，以备查询。F财务监控部汇报材料为受控文件，要指定专员做资料发放工作。F会务组房间应选择和会场距离较近房间，而每次会议房间应较为固定。F会议期间如发生紧急情况，会务人员要沉着冷静，立即检验可能造成原因并立即处理。附件：l 会议通知初稿l 会务通知初稿l 会议预算初稿l 会务分工明细表l 关键会议场所明细表附件一联想电脑企业企业COMPANY:TO:傳真號碼FAX NO.:編號OUR REF: 联想电脑企业文件 第 1 页，共2页文件编号：QB/LX0097-99发文日期：1999年5月20日文件类别：会议通知拟文： 审核： 同意：刘 收文部门：总经理室、参会各部门收文者：总经理室组员，参会人员抄送：各位总经理秘书3传阅 阅后存档 保密 保密期限 其它99年5月份总经理室例会通知 99年5月份总经理室例会定于5月28日下午（星期五）和29日（星期六）举行。会议各项内容安排以下：一、会议地点：天安门宾馆5号楼第9会议室二 、参会人员：总经理室组员三 、会议主持人：-四、 议程安排：议程时间汇报议题关键内容立即间安排关键汇报人员列席人员15月28日（周五）14：0016：00INTERNET时代嵌入式应用系统技术概述l 基于sun 嵌入式应用技术概述（50分钟+20分钟交流）l 专题研究汇报（20分钟介绍+30分钟研讨）陈新（sun企业）熊锐-、16：:0016：15休息216：15-18：00信息化建设情况通报、 、18：1519：15晚餐19：3022：30 自由活动、交流，22：30分以前必需休息，35月29日（星期六）8：009：30总经理室周例会49：30-10：30经营情况通报、10：30-10：45休息510：4512：30联想电脑服务模式研讨l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）l 研讨：确定现有产品服务模式，针对目前服务中存在关键问题，确定处理方案标准（65分钟）、12：30 返回五、 会议注意事项1、 5月29日早8：00举行总经理室周例会，5月31日总经理室周例会取消；2、 总经理室会议内容属于企业商业秘密，和会人员请注意保密；3、 各项会议汇报人员和列席人员请根据议程安排时间按时参会；4、 会议期间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；5、 请汇报人严格控制时间，确保会议议程顺利、按时进行；6、 各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室组员，并在会后统一收回；7、 如因特殊原因无法参会，总经理室组员需要杨元庆总经理准假，其它人员需要本部门主管总经理室组员准假并通知秘书处 8、 5月28日前将给和会人员发出具体会务通知，请注意查收。 附件二联想集团企业COMPANY:TO:傳真號碼FAX NO.:編號OUR REF:联想电脑企业文件 第 1页，共 4页文件编号：QB/LXPC0105-99发文日期：1999/5/25文件类别：通知拟文：审核：/同意：收文部门：总经理室，和会部门收文者：和会人员抄送：企管办秘书处 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其它 5月份总经理室月例会会务通知一、 会议时间：5月28日下午、29日二、 会议地点：天安门宾馆5号楼第9会议室三、 会议主持人： 议程时间汇报议题关键内容立即间安排关键汇报人员列席人员15月28日（周五）14：0016：00INTERNET时代嵌入式应用系统技术概述l 基于sun 嵌入式应用技术概述（50分钟+20分钟交流）l 专题研究汇报（20分钟介绍+30分钟研讨）陈新（sun企业）熊锐-、16：:0016：15休息216：15-18：00信息化建设情况通报、 、18：1519：15晚餐19：3022：30 自由活动、交流，22：30分以前必需休息，35月29日（星期六）8：009：30总经理室周例会49：30-10：30经营情况通报、10：30-10：45休息510：4512：30联想电脑服务模式研讨l 适合联想电脑产品服务模式提案（30分钟）l 研讨：确定现有产品服务模式，针对目前服务中存在关键问题，确定处理方案标准（65分钟）、12：30 返回四、 房间安排：住宿人员房号住宿人员房号5206、5209、5208、5210 5207 、5211、5205、5202、5204、5212、5203、5201 六、就餐安排：l 5月28日 晚餐18：15-19：15l 5月29日 早 8：00 总经理室早餐会l 5月29日 午餐12：30-13：30七、会务组： 137。 ： 139。 5201房间 TEL：[phone]转5201房八、车辆安排：日期时间路线安排 5月28日13：005500门口-天安门宾馆15：205500门口-天安门宾馆16：00天安门宾馆-5500门口18：00天安门宾馆-5500门口19：30 天安门宾馆-5500门口5月29日8：205500门口-天安门宾馆9：455500门口-天安门宾馆10：40天安门宾馆-5500门口12：305500门口-天安门宾馆12：40天安门宾馆- 5500门口九、活动安排：时间地点活动内容5月28日20：0022：003号楼一层乒乓球6号楼一层游泳（凭房卡）6号楼二层台球6号楼二层保龄球注：5月28日提供以上娱乐项目，如有需求请和会务组联络。十、会议注意事项1、 各项会议汇报人员和列席人员请根据议程安排时间按时参会；请汇报人严格控制时间，确保会议议程顺利、按时进行；2、 各汇报部门请事先准备好PPT文件，如需要准备文字材料，请准备22份复印材料，分发给总经理室组员，并在会后统一收回；1、 如因特殊原因无法参会，总经理室组员必需向杨总亲自请假；其它人员需向部门主管总经理组员请假，并立即通知会务组。2、 会间请不要随意走动，请对手机、BP机做消音处理；3、 此次会议议程较多，会议结束时间可能会有所延长；4、 5月31日周例会取消；5、 如所汇报人员因参会所发生交通费用可于5月31日下班前交给 ，由会务组统一报销（同时请在票据后注明姓名及行车路线），逾期请自行报销。6、 每一房间只有一把钥匙，请注意保管，并在29日下午开会前交给会务组，若有损坏或丢失需自行赔偿50元。7、 参会人员如有住宿或用车需要，请立即通知或。附：路线图安慧桥四 环 路 三 环 路天安门宾 馆 安 立 路 来广营西路安贞桥附件三 联想集团企业COMPANY:TO:傳真號碼FAX NO.:編號OUR REF:联想电脑文件 第 1 页，共1页文件编号：QB/LXPC发文日期：1999/5/6文件类别：会议预算拟文： 审核：同意：收文部门：总经理室收文者：杨总，王总抄送： 传阅 阅后存档 保密 保密期限 其它 5月份总经理室例会费用预算申请 5月份总经理室月例会定于5月28日29日在天安门宾馆举行，此次会议预算以下：1、 场地费： 1600元2、 住宿费： 2520元3、 餐费： 2700元4、 娱乐：420元5、 食品：800元6、 交通费：200元7、 磁带： 150元8、 不可预见费：500元总计：8890元 以上为此次会议预算。妥否，请指示！会务细节表工作项目责任人核查工作项目责任人核查1、选择会议地点12、会间摆放（点心、水果）2、会议项目13、PPT提醒，指导牌提醒3、会议时间14、娱乐保龄、游泳、台球、乒乓球、OK、网球）4、活动责任人15、会议通知5、活动作业分工明细16、预算审批、借支票6、会场预定（大小、桌椅放置、温度、灯光、音响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰）17、会务通知18、购置用具、水果19、房间安排20、接听电话、安排事情7、确定人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）21、文件发送、传输信息22、会场应急8、用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊要求）23、会后结帐24、设备整理25、费用报销9、车辆安排（时间表、用车人、接机、机动用车）26、会务总结10、借还设备 实物投影胶片投影投影幕（大）白板胶片 （1）激光笔( 2 ) 白板笔、白板擦（2）笔记本（1）打印机及驱动程序 磁带、电池（12）摄影机及胶卷 长线插线板（3）复印纸（1）签字笔（10）剪刀、信封（10） 订书机及订书钉曲别针圆珠笔（10）宽带透明胶（1）11、服务员指导工作附件四关键会议场所介绍表序号宾馆名称地 址联络电话及联络人设施及价格会议室标准间娱乐1天安门宾馆朝阳区北苑64231199，刘继东50人800/次/半天（带白板）240/天乒乓球：30/小时保龄：30/局游泳：凭房卡2杏林山庄海淀正蓝旗甲一号63091376，高淑琴50人600/次/半天280/天保龄：30/局游泳：50/人3九华山庄昌平小汤山，马涛1700/天500/天（4人）保龄：20/局游泳：35/人 4军全部渡假村昌平十三陵607133382588，徐金利20人300/次/半天白板：50/天240/天乒乓球：30/小时保龄：240/小时游泳：40/人羽毛球：30/小时5知识产权培训中心上地信息产业基地62983355，王文军50人500/次/半天白板：100/天240/天乒乓球：30/小时保龄：15/局6达园宾馆海淀福缘门甲一号62561115，赵景力50人800/次/半天（带白板）300/天乒乓球：30/小时台球：20/小时