大型集团公司档案管理核心制度.doc

档案管理制度 第一章 总则第一条 为了规范（集团）股份（以下简称企业）档案分类、装订、归档、保管、查阅和销毁管理，特制订本制度。第二条 档案范围1、企业内部经营形成多种资料。2、外部政府机关、行业部门形成和企业经营或行业相关公文、通知、批复等资料。3、下属全资、控股子企业（以下简称子企业）立案形成和经营相关资料。第二章 档案管理部门第三条 档案管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。第四条 档案管理部门职责1、行政部档案管理职责（1）负责统一组织编制、修订、完善企业档案管理制度，规范管理步骤、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、立案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理。（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。（3）负责组织、安排、检验督导档案管理制度实施。（4）负责整理、保管企业人事行政类和业务类档案。（5）负责搜集、整理、保管子企业立案人事行政类和业务类档案。（6）负责搜集、整理各部门档案分类目录，汇总建立企业电子目录并写入OA档案系统。2、财务中心档案管理职责（1）负责配合行政部编制、修订、完善企业档案管理制度中财务类档案分类目录、分类管理步骤。（2）负责搜集、整理、保管企业及子企业立案财务类档案。第三章 档案分类管理第五条 档案分类标准企业档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得私自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。第六条 档案分类档案分类可按内容、保留形式、密级性等多个方法分类。企业档案关键采取按实质内容进行分类。1、按内容进行分类：具体各级分类目录详见档案分类管理步骤中具体要求。关键有：（1）、章程、规章制度、通知通报发文：关键包含章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门发文、通知、批文等。（2）、会议资料。关键包含日常会议纪要和专题会议资料等。（3）、股东会、董事会、监事会决议和组员资料。包含股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会组员资料等。（4）、企业基础资料。包含企业介绍、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。（5）、经营目标、计划、总结：包含经营目标和总结、经营计划和总结等。（6）、经济协议。包含对外形成收款经济业务协议、对外形成付款经济业务协议、关联企业间收付款合相同。（7）、案件资料。（8）、行政后勤档案/职员福利（餐娱、文体、图书等）。包含基建项目、后勤福利文件、资产清单等。（9）、人力资源部资料。包含人力配置、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、职员信息管理等。（10）、财务部门资料。包含财务人员管理资料、会计报表/汇报、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。（11）、战略投资部资料（12）、工会文件（13）、登记统计资料。包含印章使用记录表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅记录表等。（14）、签字印模。包含签字样本、印章印模等。（15）、特殊业务资料。2、按保留形式分类（1）纸质形式（2）电子档案形式：包含多种电子表格、电子文档、扫描方法等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、通常（无密级）档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘，绝密文件只能印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单位主管领导依据文件内容，对照密级分类标准进行确定。（1）、绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团企业安全、发展造成极其严重后果资料，如造成企业财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统瓦解（三天内不能恢复运行）或组织架构动荡（高管三人以上投诉或两人以上离职）等。绝密文件是集团企业关键档案。包含但不限于：A、总裁指定绝密事项资料；B外单位提供绝密文件资料和对应科研结果；C企业重大经营决议、战略投资计划；D购置或开发科研结果和专利等资料；E资金运作计划、协议、等相关财务资料；F重大项目标资料。 (2)、机密：保密等级次于绝密，集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知资料。是指非法泄露后会给集团企业安全、发展造成严重损害资料，如造成企业财产壹万元以上伍万元以下；资金链链接不稳（七天内恢复链接）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职）等，包含但不限于：A集团企业领导指定机密事项资料；B外单位提供机密文件资料和对应研究结果；C集团及控股子企业决议性会议纪要、股东会及董事会决议；D相关集团及控股子企业商业利益，发展协议；E企业发展计划、年度经营计划、业绩协议、经营分析会纪要等(未公开宣告者)；F还未公布技术基础资料、材料、图纸；G投资计划书、项目协议、项目运作方案；H财务帐薄、财务运行汇报、验资汇报、审计汇报等；I集团企业人事档案、工资；J未公布内部重大改革及人员变动方案；K包含总裁个人收发文件。3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、相关人员所知资料。但假如非法泄露，会给集团企业带来损害和影响，如造成企业财产损失1万元以下；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动荡（两人以下投诉，无人员离职），包含但不限于：A外单位提供秘密文件资料和对应研究结果；B企业招投标书，相关企业经营各项信息、数据、流通渠道和机构等；C含有国际优异水平，而且应用范围广、经济效益高或学术价值大科研结果、关键技术和有可能成为发明、专利阶段性结果、资料等；D协议，技术协议；E企业制度汇编原件。（4）通常（无密级）档案：除以上外，其它均为通常档案。第四章 档案移交管理第七条 档案移交基础要求1、资料完成了日常经营审批、传阅等相关步骤，已形成档案。2、移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐文件折叠理齐。3、结合文书材料形成时间、相互联络进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。4、标准上整理好一一对应纸质档和电子档。5、采取碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、正确。第八条 分类档案移交人、保管人、移交时间、移交步骤等要求，详见档案分类管理步骤中要求。第九条 档案移交时移交人填写档案交接记录表，报部门主管审核确定签字。接收人查对无误后签字确定。第五章 档案立案管理第十条 档案立案是指子企业向集团立案。集团各档案管理员对立案档案管理应分企业分年度按分类次序建立目录并立卷归档。第十一条 具体需要立案分类档案、子企业立案人、集团受理人、立案时间等详见档案分类管理步骤中具体要求。第六章 档案归档管理第十二条 档案归档标准1、按立档单位分开建档。2、按形成或针正确年度分开建档。3、自有档案和立案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按企业/年度/档案类别/次序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。第十三条 档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记分类档案目录，将档案文件有序置放在目录后面。档案文件右上角应标注档案分类编号、目录序号及档案密级。第七章 档案立卷管理第十四条 档案立卷装盒标准上应和档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制档案立卷目录，对每一卷宗号所管理分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。和单个项目、业务或事项相关要素应进行组合成一个文档，建立清单目录，经部门领导审批确定完整齐备、正确无误后再归档立卷。比如：1、单个专题会议相关组合要素：（1）相关召开会议请示和批复；（2）提交会议审议同意资料：包含工作计划、计划、汇报；预算决算；各项决议草案；（3）会议期间使用资料：包含开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会讲话资料；会议总结汇报；（4）会议参考性资料：包含调查汇报；可行性分析汇报；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：包含会议通知、日程和议程安排表；会议须知、保密要求；会议主席团名单、委员会名单、和会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：包含会议简报；会议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会组员资料相关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其它资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；企业登记、变更、注销、年审申请资料；相关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件相关组合要素：诉讼协议、立案资料、过程资料、结案资料。5、单个职员档案相关组合要素：职员应聘信息记录表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、和工作过企业解除或终止劳动协议证实、专业技术资格证书、完整应聘人员信息记录表、体检证实、劳动协议和保护协议、职员用工协议、通知书、申明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应依据具体项目或业务要求进行相关要素组合。第八章 档案保管要求第十五条 档案管理员负责档案保管。各档案管理部门应指定专员进行档案管理。行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，包含职员个人信息档案立即报档案管理专员保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其它业务类档案应由行政类档案管理员统一管理。行政部应对OA中单位档案系统应指定专员作为系统管理员进行维护和管理，关键负责：1、负责统一建立集团及子企业单位档案结构体系。2、负责指导集团及子企业行政人事档案管理员将档案分类目录汇总写入OA单位档案系统中。3、负责检验人事档案管理员在OA单位档案系统中对档案分类目录汇总查阅权限进行合理授权。第十六条 纸质或实物档案保管通常要求1、档案室应选择在干燥防水地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应防火器材；2、采取透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖全部档案架和堵塞鼠洞；3、档案室内应常常见消毒药剂喷洒，常常保持清洁卫生，以防虫蛀；4、档案室内保持通风透光，并有合适空间、通道和查阅地方，以利查阅，并预防潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条 电子档案保管通常要求1、档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。2、电子文档应保留在单机版计算机中，必需设置密码，注意防泄。3、电子文件应定时进行备份，防病毒等安全方法。4、备份磁介质应注意防磁。第十八条 密级档案管理尤其要求1、严禁在不含有保密条件地方存放档案。2、档案管理员应该落实实施国家保密法律、法规和集团企业保密要求，做到对企业机密不说、不外传。3、档案管理员在调离或离职时，由总裁办责任人监督办理移交、档案交接以后，方可离开。4、档案管理员不管在职期间、调离或离职后，全部不得向任何个人或单位泄漏包含企业经济协议、税收计划、关键技术等机密性档案内容。丢失档案或私自泄露档案机密，企业将追究其个人经济责任和法律责任。5、秘密载体必需确保任何时候全部处于绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档材料，应立即销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方法记载企业秘密信息纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。6、秘密文件在企业内部借阅、复制必需由借阅人申请，经过载体管理部门责任人、分管领导、行政部责任人审批，有对外公布需要时，必需报经同意。7、绝密、机密文件在企业内部借阅、复制必需由借阅人申请，经过载体管理部门责任人、分管领导、行政部分管领导、同意。8、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为标准，进行管理。9、秘密事项由形成部门在档案归档时，根据密级资料具体分类标准做好标识（盖上标识印章，标识印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好统计、台帐。第九章 档案借阅管理第十九条 申请借阅、查阅或复印档案时，应填写档案查阅/借阅/复印申请单，依据档案密级等级向各级领导申请报批。除另外，企业外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。第二十条 借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，具体登记借阅人姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、归还期、归还署名等情况。第二十一条 在借阅、查阅或复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。第二十二条 申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于用途”。第二十三条 通常档案借阅、复印由借阅人提出申请，报部门责任人、行政部责任人审批后至档案员处办理相关手续。档案通常不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件立即、完好无缺地归放原处。第二十四条 绝密、机密文件严禁带出档案室、复制，经相关领导审核签批人员在档案室查阅后应立即归还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联络方法，向、确定后办理相关手续。办理中做好统计，按时追回加密复印文件存档（因为工作需要交予其它关联机构、政府部门除外）。第二十五条 绝密、机密、秘密、通常档案借阅、复印如包含财务内容，除正常审批手续外，还需财务责任人、签批。第二十六条 行政部应依据企业对档案软件系统档案目录查阅、复制、下载权限书面授权权限进行管控。第十章 档案销毁管理第二十七条 档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员填写文档销毁申请单，编制销毁清册，经部门主管、档案管理部门主管、判定审核方能销毁。销毁时，应有、在场监督销毁。监销人在销毁档案前，应该根据档案销毁清册所列内容清点查对所要销毁档案；销毁后，应该在档案销毁清册上署名盖章。档案保管期限满，但未结清债权债务原始凭证和包含其它未了事项原始凭证，不得销毁，应该单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷档案，应在档案销毁清册和档案保管清册中列明。