快递收发管理标准规定.docx

快递收发管理规定一、 目标为深入规范企业快递物品收发管理，节省企业快递成本，确保企业快递、信件收发工作立即、正确，特制订本要求。二、 范围本要求中所指快递收发均指企业职员因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生企业快递费用支出活动。三、 权责3.1、行政前台、值班人员：负责企业快递物品收件管理。3.2、物流部： 负责企业邮件、快递物品收发管理。3.3、各部门： 对本部门快递费进行管控、寄件人必需根据本措施要求寄件要求寄发快递。四、 作业要求：4.1、快递接收4.1.1、行政部前台、当日值班人员或物流部在收到快递时，应查对以下内容：收件人是否为本企业人员，若收件人非企业人员，应该场退回；优先通知收件人本人签收；检验信件、快递包装是否完好无损；了解清楚付费情况（如是到付，需联络收件人收件或电话知会收件人，收件委托其它人签收处理）；快递物品和快递单内容（尤其是托寄内容）是否无误。4.1.2、在快递单收件人署名处签上本人名字，并注明日期和时间，然后在快递签收统计表上登记快递情况（收件人本人签收快递可不登记）；4.1.3、通知快递收件人到前台领取，快递收件人在快递签收统计表上签字接收，特殊情况下，收件人不在企业，可拔打手机号码通知对方，快递收件人若交待通知部门同事帮忙代领，代领取人必需在快递签收统计表上签字确定，以备查验查对。4.1.4、如是到付件，收件人应提前填写快递收发申请表（返修机有维修退货单除外），交上级主管同意后交物流部签收、报销。4.2、快递发送4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其它物品者必需填写快递发送申请表（有出货申请单、维修送货单及快递费用不是企业付款除外）经部门责任人审批后，方可将快递发送申请表、快递单、快递物件一起交往物流部，由物流部联络快递企业统一发送。（各需求部门于每日16:30前提出需求），快递发送申请表未经部门责任人审批，物流部可拒接收理，且快递费用可酌情不予报销，或本人负担相关费用。4.2.2、发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到物流部，对于打包有问题物品，物流部有权拒发该物品。4.2.4、填写快递单：用正楷字清楚填写收件方和寄件方具体资料（地址、收件人、联络电话、邮编等）。4.2.5、底单按月份和记录表一同保留，月底结算快递费用；物流部负责查对费用清单，查对无误须经分管领导签字审核，总经理同意后，由财务部进行支付。4.3、寄件、付费相关要求4.3.1、快递企业选择参考表：序号寄件类型选择快递企业1A类：紧急件、珍贵件（如票据、证件、珍贵配件或物品等）；发顺丰快递、EMS2B类：一般件（如资料、文件、一般配件等）；发通常快递企业3C类：产品、收费配件出货等；发物流、汽运4D类：一般信函、贺卡等；邮政（发平信）4.3.2、选择标准是合理、负责任、低成本；寄件人必需依据所寄物品性质，合理、负责任选择性价比高快递企业，以低成本完成寄件；能以一般邮寄处理不选择快递。4.3.3、针对各用户返回返修机(指已过保)，往返快递费一律由用户支付，经同意特殊情况除外；4.3.4、针对各用户返回返修机(指未过保)，双方（指本企业、对方）寄出快递一律由双方自付快递费运；特殊情况下用户发货采取到付，返修机器返回用户时，也采取到付支付方法；且不可采取顺丰、EMS、航空（选择以上需用户支付）等快运，只可采取物流、一般快递（广东省内采取一般快递）。4.3.5、企业给各总代理、加盟商等全部用户出货（包含成品、收费配件等）一律以出货申请单上同意（包含快递企业、物流方法、付款方法等）为准实施； 4.3.6、用户申请配件首重内可优先选择顺丰快递（超首重选择顺丰、EMS、航空等快运，发前应该先和用户沟通快递方法），运费全部以到付方法；4.3.7、全部发票均能够选择EMS（优先）、顺丰快递配送；4.3.8、一般信函、贺卡等均选邮政，以平信方法邮寄。4.4、费用管控4.4.1、全部发件费均挂到发件部门，月底物流部提供发件清单，并做好费用统计，发件部门责任人签字确定，并交给财务存根。4.4.2、对于快递费过高部门，部门责任人应进行分析，并制订整改方法交后交财务部。4.4.3、物流部每个月有1500元快递备用金，收件或寄件超出100元以上，指定收件人或寄件人应该提前知会物流部。4.4.4、如发生物流部提货寄回企业物品（含采购物料、返修机）产生费用，将归各业务部门费用核实。4.5遗损件索赔4.5.1寄（收）件人发觉所寄（收）快递发生遗失或损坏，应第一时间将单号报到前台或物流部，由前台或物流部和快递企业跟进索赔，寄件人须给相关配合。4.5.2前台或物流部须对每单索赔件统计在快递遗失/损坏记录表上，便于查询和统计快递件遗失/ 损坏率和评价供给商服务能力。4.6、其它要求4.6.1、严禁公费寄私人物品，一经发觉按该单快递费10倍处罚。4.6.2、严禁私自寄企业产品，一经发觉按该产品市场价值5-10倍处罚，情节严重者视同偷窃，并追究其刑事责任。4.6.3、为便于寄回企业物品损坏时索赔，如需选择企业合作之外物流企业，必需选择有资质能出具发票快递物流企业。4.6.4、企业全部寄件快递单统一由物流部保管（保管期为三年），便于对账和查询。4.6.5、为了确保前台、物流部已签收快递安全和维护企业前台形象，要求收件人或委托人必需在前台、物流部通知后即时将收件以前台领走（下班签收快递除外），假如当日未领走，每超1天对收件人可记绩效投诉一次。4.6.6、各相关部门应知会寄件人（供给商、用户等），尽可能选择和企业有合作关系快递企业（顺丰、德邦、龙邦、韵达、盛翔颖），关键文件采取顺丰快递。4.6.7、全部寄出快递需经物流部寄出，未经物流部同意寄出快递由相关部门自行处理。五、 相关单据：5.1、快递发送申请表5.2、出货申请单5.3、物流跟踪表5.4、快递签收统计表5.5、快递遗失/损坏记录表六、 实施时间：凡以往发文和本文不一致，以本文为准快递收发管理要求从二0一三年二月一日起开始实施。