集团办公设备管理制度模版.docx

《xx集团办公设备管理制度》

第一条 因工作需要，各单位可申请领用集团标配的办公机器及办公设备。为了保证办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。
第二条 办公设备申领流程
一、新员工经入职培训后，凭单位人事部门签发的《人员录用审批表》（见“集团人事招聘制度”），到单位办公室申领相应的办公设备。
二、单位办公室信息技术员负责检查办公设备库存，充足可直接发放；如不足，设备管理员则做好登记，对外进行采购。
三、设备到库后，单位办公室的信息技术人员应认真验收设备后，登记《办公设备初始表》（附表1）、《办公设备状态变更表》（附表2）、《办公设备状态表》（附表3）。
四、设备发放时，信息技术员与或领用人共同检查设备状态是否完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》（附表4），以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第三条 办理设备归还流程
一、离岗员工持单位人事部门签发的《员工离岗/职通知函》到单位办公室办理办公设备归还手续。信息技术员核对《办公设备状态表》，查找离岗人员的全部领用情况，收回设备。
二、领用人和信息技术员在共同检查所归还设备，在无损坏、无缺少配件、无欠费情况下，领用人需在《办公设备归还单》上签字确认。如有损坏、缺少配件、欠费的，应按价格赔偿、支付所缺的配件价格（配件价格由供应商提供）、还清欠费后，设备管理员才可签字确认，并经由单位办公室负责人盖章审核后，方可继续办理离岗手续。
三、领用人和信息技术员当场将电子设备做返厂设置，如返厂设置失败，信息技术员不得在《离岗通知函》上签字。
四、办公设备归还人、信息技术员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第四条 办公设备采购流程
一、各单位办公室负责设备的采购、登记、发放与运维工作。各单位根据自身需要向集团指定供应商处进行采购。集团指定供应商名录详询谊策实业公司。
二、设备发放时，信息技术员与领用人共同检查设备状态是否完好与配件是否齐全。若无异常，领用人需填写《办公设备领用单》，以明确保管责任。设备管理员需填写《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》。
第五条 机器设备管理流程
一、办公设备台账与盘点
1、《办公设备初始表》：当设备购入并出库后，管理责任即移交至使用单位，就开始登记此表。表格反映了固定资产在最初移交到信息中心时的状态，表格中的数据一旦生成则不允许修改。由信息技术员负责填写。为了便于管理，表中的资产编号是以谊策实业公司的《采购清单》为基础，每个电子产品进行流水编号。
2、《办公设备状态变更表》：记录每一次固定资产相关状态属性变化情况，是记录设备资产变化的流水账，从而触发《办公设备状态表》的修改。由各单位办公室的信息技术员填写。
3、《办公设备状态表》：表格反映了固定资产的最新状态，表格中的数据不得随意修改，修改的唯一依据是《办公设备状态变更表》。由各单位的信息技术员填写。
4、《办公设备领用表》：表格记录了各经营性单位领用办公设备的实际情况。由各单位信息技术员填写。
5、《办公设备初始表》、《办公设备状态变更表》、《办公设备状态表》、《办公设备领用表》的原件各单位进行存档。
二、盘点
1、根据各单位的发放及统计台账，各单位办公室应当于每季度末对办公设备进行局部盘点，集团行政管理中心每年年终对各单位办公设备进行全局盘点。
2、盘点内容：核对机器设备使用情况是否正常，是否有损坏或缺配件，及所使用的设备跟领用时是否一致，是否有丢失。
3、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
4、信息技术员根据盘点情况，对于毁损、丢失、及配少配件情况，向上级部门汇报，经集团行政管理中心最终确认，再交由单位财务部门划价。
附表1：《办公设备初始表》
附表2：《办公设备状态变更表》
附表3：《办公设备状态表》
附表4：《办公设备领用表》
附表5：《办公设备归还单》
附表6：《单位办公设备管理部门及岗位人员登记表》
附表7：《单位办公设备管理工作日报表》
附表8：《单位办公用品管理工作日报表》
附表9：《集团办公设备管理工作日报表》
附表10：《集团办公用品管理工作日报表》

集团行政管理中心
2014年6月

附表6（档）：
《单位办公设备管理部门及岗位人员登记表》
部门名称： NO.
设备名称

设备编号

管理部门名称

部门负责人

管理岗位名称

人员姓名

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 登记日期：

注：所有设备必须建立档案，凡设备管理人员进行更换的，填写本表入设备档案，存档备查。

附表7（档）：
《单位办公设备管理工作日报表》
填报单位： NO.
序号
设备名称
运营增加
运营存量
库存数
维修数
核销数

合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每日下班后统计当日数据，上报集团行政管理中心行政管理部。

附表8（档）：
《单位办公用品管理工作日报表》
填报单位： NO.
序号
办公用品名称
库存数
当日发放数
当月累计发放

合计

制表人： 办公室负责人： 单位行政负责人： 填报日期：

注：各单位办公室每日下班后统计当日数据，上报集团行政管理中心行政管理部。

附表9：
《集团办公设备管理工作日报表》
填报日期： NO.
序号
设备名称
运营增加
运营存量
库存数
维修数
核销数

合计

制表人： 复核人： 行政管理部负责人：

注：集团行政管理部每日下班前统计当天数据，上报集团行政负责人。

附表10：
《集团办公用品管理工作日报表》
填报日期： NO.
序号
办公用品名称
库存数
当日发放数
当月发放累计

合计

制表人： 复核人： 行政管理部负责人：

注：集团行政管理部每日下班前统计当天数据，上报集团行政负责人。

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