资管子公司档案管理制度(修订)模版.docx

北京xxx投资管理有限公司产品档案管理办法第一章 总则为了促进北京xxx投资管理有限公司（以下简称xxx）档案管理规范化、现代化，建立科学的档案管理体系，明确档案归档的办法和责任，确保档案的及时性、完整性、安全性、保密性，便于追溯、查阅和使用。特制定本管理办法。第一条 使用范围本管理办法适用于xxx各产品事业部、子公司及各职能部门。第二条 目的（一）为规范、科学地管理档案，建立科学、完整与连续档案管理体系，提高公司各部门工作质量与效率，避免档案丢失、泄密的危险。更有效的提供相关信息。（二）创建规范的档案归档制度，进一步规范北京恒天的档案管理体系，更好地指引产品经理开展工作。第三条 归档原则（一）统一性：坚持档案统一管理，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为已有。 （二）完整性：档案文件材料必须齐全完整、准确，保持归案项目之间的相关联系，分类整理便于保管和利用。（三）保密性：档案管理人员和接触档案人员，必须严格执行遵守国家保密法和保密制度守则。第二章 职能职责第四条 人力行政部人力行政部负责xxx产品相关资料的归档保管工作，负责档案管理办法的制定及完善，负责建立北京恒天产品档案资料库并负责资料库管理工作；第五条 各部门负责人各部门负责人主要负责该部门档案的复审核查工作，并协调处理本部门档案管理过程中的问题，监督部门产品经理/基金经理做好档案归档工作；第六条 产品经理/基金经理产品经理/基金经理负责对产品相关资料按照要求进行归档整理。第三章 产品档案分类及编号第七条 产品档案分类产品档案分为五个部分，第一部分：产品项目基本信息、第二部分：产品资料清单、第三部分：风控资料清单、第四部分合规资料清单、第五部分：产品项目资料归档信息。归档清单填写内容要求如下：（一）、产品项目基本信息：类别、首次发行日期、部门、编号、名称，产品基本信息。（二）、产品资料清单：1、居间协议：是指我司作为合同一方与其他签订的协议，也是我司收入依据，应原件归档。请标注签约主体是xxx还是恒天明泽等，原件还是复印件、传真件、打印件等，存一式几份。包括但不限于财务顾问协议、咨询服务协议、代理销售协议、财务顾问咨询服务协议、居间服务协议及其补充协议、函等。2、客户合同：是指客户认购产品过程中所签订的合同及相关文件。包括但不限于信托合同、信托资金合同、信托计划说明书、认购合同、签约注意事项、合格投资人资格确认登记表（自然人）、网上银行电子回单等。3、居间费确认单：是指产品经理在项目运作过程中，与甲方关于完成进居间费确认的往来邮件、函件、通知书，补充协议等。包括但不限于付款通知书、催款通知/告知书、财务顾问服务确认单、还款（回购）协议、代理推荐信托计划总额确认函、资金支付协议、代理支付协议、信托贷款合同、第三方理财机构服务确认表、财务顾问费发票、费用收付协议、服务确认书、咨询服务费用结算确认函、客户计费清单、募集明细、募集资金确认书、成立清单、快递单等。4、推介材料：是指为客户推广之用途的相关资料。包括但不限于产品简版、培训资料、培训课件、风险申明书、认购风险申明书、推介产品短信等。（三）、风控资料：分为两类1、背景调查：是指风控部门对承销产品之前对融资方、信托公司、抵押方、担保方等有关各方，所进行的基本情况、财务层面、信用层面等方面事项进行背景尽调、详细核查所留存的相关审查资料。包括但不限于融资方与信托公司签订的主协议，项目介绍、项目方案、背景资料、尽职调查报告、可行性研究报告、项目实地调查报告、质押合同、信托计划审核流程、股权收益权买卖合同、股权质押合同、公证书、股权出质设立登记通知书、法人授权委托书、财务报表、财务报告、审计报告、营业执照等。2、审批意见：是指产品经理留存的风控审批意见。包括但不限于产品挂网流程表、风控审查意见表、发行审批意见书、产品风险评级表等。（四）合规资料清单：月报、季报、年报、重大事项变更临时报告。（五）产品项目资料归档信息：如实填写产品归档信息，用于资料交接的确认。（六）产品项目归档清单模板详见1产品项目归档清单第八条 归档编号1、公司档案编号应遵循和符合统一归类，清晰明了，轻重有别，“一项目一编号”，便利查阅和保管。2、例：ZCGLSYZB-项目名称产品经理归档序号第四章 档案借阅与归还第九条 查阅1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在阅后及时归还。2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门负责人签署意见后方可复制。第十条 借阅原则上因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门负责人签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅信息披露档案时应做到以下几点： （一）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找； （二）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅； （三）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人； （四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；（六）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；（七）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续；（八）档案借阅与归还模板详见2档案借阅与归还手续第五章 档案保管及台账建立第十一条 保管档案管理部门应当妥善保管私募基金相关文件资料，保存期限自基金清算终止之日起不得少于10年。第十二条 保管要求1、归档的文件材料必须是原件。 2、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷。 3、部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向档案管理部门移交归档。第十三条 台账建立1、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份；2、卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”；3、目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。第十四条 电子台帐1、建立档案台帐时明确规定归档时间、归档范围、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。2、电子台帐归档同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 3、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。4、电子台帐的建立形成、积累，要保证管理工作的连续性，其它部门要提供协助和支持。 第六章 档案保密性要求第十五条 保密性（一）档案管理应依法保守档案机密，维护档案的完整与安全。（二）档案在接收、保管、提供、利用档案时，必须按规定认真核对，签字、登记、注销时做到手续齐全，执行严格，台帐清楚。（三）本公司所有项目资料归档，统计数字、报表等重要材料不准随意向无关人员传播，不准随意摘抄档案。（四）发现有关泄密事件，应立即报告及时追查。（五）档案管理者要定期检查保密工作，总结经验、堵塞漏洞、严防失密，泄密事件发生。第七章 附 则（一）本办法从X年X月X日开始执行，以前颁布的制度与本制度不一致的，以本制度为准。（二）本制度的最终解释权归北京xxx投资管理有限公司人力行政部。6