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金融控股集团有限公司采购管理制度

第一章 总 则
第一条 为规范金融控股集团有限公司（以下简称集团公司）采购业务流程，加强对采购业务的管理，根据《公司法》、《会计法》、《企业会计准则》、《企业内部控制应用指引—采购管理》，制定本制度。
第二条 本制度适用于与采购业务相关的审批、供应商管理、采购控制管理及采购付款等相关流程。
第三条 属于集团公司《招投标管理办法》招标范围以外的固定资产、低值易耗品及办公用品采购，按本制度执行。
第四条 行政办公室职责：
（一）负责根据采购范围建立相应的供应商库，做好供应商的选择与评价工作；维护好与供应商的关系；
（二）负责根据工作需求，结合市场情况，制订合适的采购计划；
（三）负责根据采购计划和采购周期实施采购，做好询价、比价、采购合同签订等采购作业；
（四）负责跟进送货进度，协助做好物料验收；
（五）负责采购付款的申请。
第二章 供应商管理
第一节 合格供方的开发与评定
第五条 合格供方的开发
（一）获取供应商信息
采购部门根据采购需求开发供应商。供应商信息的获取可通过多种途径，例如：互联网、采购指南、新闻传播媒体(如电视、广播、报纸等)、产品发表会、产品展示（销）会、行业协会、行业或政府的统计调查报告或刊物、同行或供应商介绍、公开征询、供应商主动联络等。
（二）供应商调查
采购部门应当收集该供方资质证明材料，可以包括以下内容，以证实其保障能力：
1.营业执照、税务登记证；
2.体系认证证书（质量、环境）；
3.产品质量检测报告；
4.集团公司对供方质量环境管理体系进行审核的结果；
5.供方其他顾客的满意程度调查；
6.供方产品的质量、价格、交货能力等情况；
7.供方的财务状况及服务和支持能力等。
第六条 合格供方的审查
（一）供应商审查
对实施了以上调查环节的供应商，采购部门应列出评估表，对供应商作出评定。评估的项目应包括：供应商的详细信息、供应物资详细信息、付款条款、交货条款、交货期限。对拟选定的供应商，采购部门应组织相关人员（审查人员需具相关专业知识,其中应包括采购部门代表及使用部门代表)对其进行现场审查，如有可能，还应进行样品质量确认。
（二）合格供应商准入审核
采购部门在综合评估的基础上，选定3家以上供应商以签报方式提出申请，申请报告应附上供应商评估表和现场审查报告。经采购部门负责人、分管领导审核，集团公司总经理审批，进入供应商库。
（三）合格供应商登记
由采购部门依据审批结果，建立供应商库，录入供应商信息。信息内容包括但不限于：供应商名称、地址、联系电话、联系人、供应商品类别、银行账号、启用时间。同时还应包括合作期间供应商的质量评价、履约情况及服务评价等相关内容。
第二节 合格供方的业绩考核和年度复评
第七条 合格供方的业绩考核
（一）采购部门负责每年度考核供应商在交货、问题响应等服务方面满足集团公司要求的程度，并保存记录。
（二）使用部门负责考核供应商在质量方面满足集团公司要求的程度，保存记录，并与采购部门进行及时交流。
（三）采购部门和使用部门共同汇总归口管理物资的供应商的以上信息，并每年末对合格供方进行评估，并将评估报告报采购部门分管领导审批。
第八条 合格供方业绩考核办法
供应商考核项目分为质量考核、交货期考核及服务考核。
（一）质量考核权重占比50%，在验收环节及使用环节进行考核。
（二）交货期考核权重占比20%，由采购部门依据约定的交货期对供应商当月各批订单交货期进行考核。
（三）服务考核权重占比30%，采购部门根据供应商服务水平及解决问题的态度好坏评价。
评价内容：
1.对质量问题信息反馈的回复时间长短；
2.不合格品退货、换货行为。
（四）采购部门将相关数据汇总后，将供应商分级如下：

等级
得分
评价
处理措施
质量
评分
A
100＞总分≥90
优秀
高度
推荐
增加合作频率
≥40
B
90＞总分≥80
优良
推荐
维持合作频率
≥35
C
80＞总分≥60
可接受
适当减少合作频率
≥30
D
60＞总分≥50
差
暂时维持合作频率，限期改善
≥25
E
50＞总分≥0
不合格
取消供应商资格
--
第九条 合格供方资格的取消
（一）以下情况，应取消合格供应商的资格:
1.供应商结业、倒闭、停止服务等；
2.供应商因质量或其他原因,集团公司决定取消其供应商资格；
3.供应商连续两年与集团公司没有业务来往,且被认为没有需要保留；
4.供应商自动提出。
（二）达到取消条件的，由采购部门提交书面取消报告，经采购部门负责人审核，报分管领导审批。
第三章 采购控制管理
第一节 采购申请和审批
第十条 经常性物资的采购申请和审批
经常性物资指办公管理类、IT类、后勤服务类、饭堂食品类、印刷品类等低值易耗品及办公用品。由行政办公室采购员每月根据库存的情况，填报《月度物资采购计划》，经行政办公室负责人审核后，由行政办公室负责采购。
第十一条 固定资产的采购申请和审批
固定资产采购，由行政办公室以签报方式提出，经部门负责人、分管领导审核，集团公司总经理审批后采购。
第二节 采购控制
第十二条 经常性物资的采购
（一）采购部门根据每次采购货品的性质及供应情况，确定采用直接采购、定点采购或询、比、议价采购方式。
（二）小额零星物品的采购，可采用直接采购方式；定点或专卖店方式供应的物品的采购，可采用定点采购方式。
（三）一般经常性物品的采购，采购人员根据批准的采购申请，就其所列货物向供应商库的相关的供应商发出采购清单，征询供应商报价，择低向供应商下单购买。
第十三条 固定资产的采购
采购人员根据批准的采购申请，就其所列货物向供应商库的相关的供应商（或添加供应商库以外的1-2个供应商）发出采购清单。根据供应商的报价以签报的方式提出申请，经行政办公室负责人、分管领导审核，集团公司总经理审批后采购。签报内容应注明供应商的产品/服务质量、供货价格及拟选定点供应商的原因等。
第三节 订单及合同控制
第十四条 经常性物资的采购应与供应商签订年度采购合作协议。年度采购合作协议用于明确双方在合同有效期内的合作内容、合作关系、合作方式、结算方式、违约责任及其它适用条款。每次采购以订单的方式明确货品名称和数量。
第十五条 固定资产的采购应根据领导审批的结果与供应商签订供应合同。合同应明确双方在合同有效期内的责任及其它适用条款。
第十六条 合同审批及保管执行集团《合同及法律事务管理制度》。
第四节 采购验收管理
第十七条 所有购进的物资必须验收：
（一）经常性物资的验收由采购人员与仓库管理人员共同验收。验收时应核对采购清单、送货单据、发票，以确保送货的名称、品种、数量正确无误，以及无明显损坏或质量问题。
（二）固定资产的验收由采购人员、仓库管理人员和需求部门联合验收并签名确认。验收后由仓库管理人员根据收货情况录入固定资产台账，提交至财务管理部。
第十八条 验收不合格时，由采购人员尽快通知供应商,办理退换货事宜，同时应尽快通知使用部门, 使其采取相应应急措施。事后采购部门应把验收不合格相关信息录入供应商库，作为对供应商考核的依据。
第四章 采购付款管理
第十九条 零星或应急采购可采用采购人员先垫支，后报销的形式进行。现金付款的按《现金管理暂行条例》规定执行。
第二十条 采购人员或经办人员按照采购合同中的付款约定以及采购情况进行付款申请。请款时需填写《金融控股集团有限公司财务事项审批表》，注明付款金额、用款事由、付款对象等，并附上相关的资料，经采购部门负责人、财务管理部财务人员、财务管理部负责人审核后，集团公司总经理审批。
相关的付款资料包括:
（一）采购签报文件；
（二）采购合同；
（三）发票；
（四）验收报告；
（五）其他资料。
第五章 附 则
第二十一条 本制度由集团公司行政办公室负责解释。
第二十二条 本制度自印发之日起执行。