文档归档管理制度样本.doc

相关文档归档管理措施

通常来说，监理项目文件形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有亲密联络。所以，应对文件归档种类、归档步骤事先给明确。为加强企业文档资料管理，确保文档资料完整性、安全性、使用便捷性，特制订本文档资料管理措施。

一、电子文档目录设置
参考下面所述“二、文档分类”，并根据其次序编制电子文档目录。
（依据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_” ）

二、电子文档分类
本措施管理文档资料既包含电子文档，也包含纸质文档资料。电子文档资料能够根据以下方法分类：
1、招标阶段文档
2、监理依据（标准规范、招投标文件、协议文件、设计文件、监理计划、监理细则）
3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）
4、监理指令（监理通知单、变更通知）
5、汇报（监理汇报、监理月报等）
6、工作往来文档（业务联络单及回复、工程支付、会议纪要）
7、总结
8、影像资料

三、电子文档相关权限
1、存放步骤
文件形成实时由各项目资料代管员搜集整理，每个月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月25日（遇节假日顺延）。在存放时，工程部资料员须对归档电子文件进行校检，不符合规范可要求资料代管员进行整改。
2、权限设置
日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应项目资料代管人员有权对其权限内文档进行读和写（取和存），操作前需取得相关方同意。
3、查询方法
（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并取得相关方同意：属于本项目范围内资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员同意，非本人所从事项目标资料查阅、拷贝应得到信息工程部责任人同意。
（2）电子文档查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）指导下在专用电脑上进行，电子文档资料拷贝应由资料员亲自操作（包含事前查毒杀毒）。

四、文件清单
序号
文档类别
文档名称
文件编号
摘要

五、电子文件命名规则
文件采取组合编码方法命名，文件全名格式为：
文件名称
×××…×××
项目名称
××××
编制年月日
××××××××
作者
×××
—
—
—

说明：
1、一个完整文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，经过经下划线“_”连接组合而成。
2、项目名称，在项目开始之时统一确定，能够根据习惯采取简称。
3、文件编制年月日用8位数字表示。
4、文件作者用3位以下英文字母表示。

六、工程文档资料管理和归档步骤
1、专业监理工程师编制监理工作文档，接收承建方工程文档∕建设方工程文档，搜集整理其它监理工作资料（步骤①）。
2、通常情况下专业监理工程师在编制完成监理工作文档后应该上报项目总监（或其它相关责任人）审查（步骤②），在取得总监或相关责任人审查确定后（步骤③）方可作为企业文档分发给建设方、承建方等相关单位（步骤④）。
3、存管在各监理工程师手中文档资料均属企业知识产权，全部文档资料全部应定时（如每三个月最终5个工作日内）移交给项目总监或项目资料代管员并由其归档（步骤⑤）。
4、各项目总监（或资料代管员）应定时（如每三个月一次）对本项目标文档资料进行清理，同时在每六个月一次向信息工程部归档（步骤⑥）。文档资料归档时应进行具体统计（见附件一）。
5、归档到信息工程部文档资料应进行立即地整理、编目，同时完整保留到信息工程部专用数据库里（电子文档）或资料柜里（纸质文档资料）（步骤⑦），以备查询、调用。
文档资料管理和归档步骤见下图：
项目总监或相关责任人
项目总监或
资料代管员
建设方、
承建方等
相关单位
信息工程部
资料员
IT工程部
文档资料数据库
②报审
③审查后反馈
⑤文档资料移交归档
⑥
文档
资料
集中
归档
⑦文档资料存入数据库
资料柜
⑦纸质文档存资料柜
专业监理工程师
④分发
①接收jieshou jieshou
文件
①编制
①搜集

七、管理人员及职责
1、信息工程部资料员
信息工程部设资料员（兼职），其职责为：
敦促各项目总监∕资料代管员项目进行文档资料归档，负责文档资料接收事宜。
负责归档资料整理、编目、入库、存柜、保管、杀毒、刻录转储等。
负责文档资料数据库管理、维护、操作。
负责归档资料保管、调用、借阅、拷贝、打印等。
2、项目资料代管员
各项目依据项目具体情况设资料代管员一名（兼职），其职责为：
负责接收本项目内各监理工程师上报、移交文档资料。
对文档资料进行整理、转储、入库、存柜、保管。
负责文档资料调用、整理、拷贝、打印等。

八、纸质文件入柜归档资料范围
1、监理协议
2、监理纲领
3、监理计划
4、监理细则
5、监理指令（监理通知单等）
6、往来文档（业务联络单及回复等）
7、会议纪要
8、监理月报
9、监理统计、平行检测及独立抽检文件材料
10、监理工作总结
11、监理日志
12、影像资料

九、纸质文件归档要求
1、归档文件材料要完整、系统、正确。各工程用表按水运工程监理规范用表要求填写，需签字盖章地方一定不能漏签；监理通知及业务联络单要形成闭合性，需要接收单位签署意见及回复，必需签署完整。
2、归档文件材料必需是原件。如是传真件等不易保留文件材料，应留复印件，并将复印件和原件一起存档，并加以说明。
3、标准上按各个工程项目归档，各个工程项目再按“入柜归档资料范围”进行资料整理归档。各文档按“入柜归档资料范围”分12册，第1册监理协议、第2册监理纲领为第一卷；第3册监理计划、第4册监理细则为第二卷；第5册监理指令、第6册往来文档、第7册会议纪要为第三卷；第8册监理月报、第9册监理统计、平行检测及独立抽检文件材料、第10册监理工作总结为第四卷；第11册监理日志、第12册影像资料为第五卷。
4、档案名称填写要注意内容正确，文字简练通顺，结构完整，必需揭示卷内文件内容和成份；科技文卷目录各项必需按交办发〔〕225号文要求填写完整。
5、文件归档份数：通常归档1份，关键和常常使用文件归档2份或3。对无保留价值和重份文件，需要办理销毁手续。
6、卷盒尺寸采取310mm×220mm,卷盒厚度依据分类整理及方便查阅利用要求，可采取20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。
7、归档时间：各工程项目责任人应于工程完工验收后立即（最迟一周内）将归档文件整理立卷，移交部门资料员归档。

十、档案查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅记录表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目标等。阅后立即归还。
2、查阅档案资料时通常不得对其进行复制。确有特殊情况必需复制，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签署意见后方可复制。
3、标准上本企业内部工作人员因工作需要全部能够借阅，但必需由借阅人出具借阅申请并由部门领导署名认可。借出档案时应注意档案密级要求和借阅人相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁私自打开档案柜翻阅查找；
（2）按要求办理登记手续，定时归还，确因工作需要不能按时返还，需办理续借手续，不然按管理要求停止借阅；
（3）要珍惜档案，不得丢失，并注意保密，不得私自转借她人；
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面查对清楚；
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；
（7）调离本单位工作人员，必需清理移交档案文件后方可办理调离手续。

后附：附件一 电子文档资料查阅申请表
附件二 电子文档资料上报统计
附件三 电子文档目录
电子文档资料查阅申请表 NO.
序号
查阅文件名称
查阅事由
查阅人
查阅时间
1

2

3

4

5

6

7

部门责任人意见：

责任人签字： 日期：
档案管理专员意见：

责任人签字： 日期：
备注

电子文档资料上报统计
序号
项目部名称
年度
3月
6月
9月
12月
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

电子文档目录