论商业地产服务类招标的采购策划.pdf

118 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT0 引言招标是一项系统工作，是将采购工作系统化、制度化、公开化的工作，是将程序性服务向专业性、顾问式招标服务转型提升的工作。既完善企业的采购制度与流程，又带动供应链上下游协同管理与发展。如果把工程比喻为地产项目的基础载体，保证其良好运行且活化的关键就是后期服务良好性与基础设施完备性的策划运营是否成功，这很大程度决定了客户满意度和续租率、扩租率。与其息息相关的运营成本则作为不可小觑的费用。如何平衡投资与产业运营高质量发展之间的关系？如何控制成本又能引进好的服务团队？工程造价离不开人材机组价，服务类是否可以通过共性思维作为基础借鉴经验？本文以保洁类招标为例浅探讨了商业地产服务类招标的采购策划。如今,商业地产对保洁的要求不再停留在一块抹布、一个拖把的擦桌扫地的劳动密集型服务的简单模式。随着论商业地产服务类招标的采购策划陈俊宇（上海宝地不动产资产管理有限公司，上海200000）摘要：商业地产的运营服务是客户续租率的重要保证之一。为最大程度保证业主选择到最具有履约能力服务单位，本文主要对商业地产服务类项目招标采购进行策划，以带动服务类供需市场的高质量发展。关键词：招标；采购；服务；保洁中图分类号：TU723.2文献标志码：A文章编号：1672-4739（2024）02-0118-03On Procurement Planning for Commercial Real Estate Service TenderingCHEN Junyu（Shanghai Baodi Real Estate Asset Management Co.,Ltd.,Shanghai 200000，China）Abstract：The operational services of commercial real estate are one of the important guarantees for customer renewal rates.To ensure that owners choose the most capable service units to the greatest extent possible,this article mainly plans the bidding and procurement of commercial real estate service projects,in order to drive the high-quality development of the service supply and demand market.Keywords：bidding；procurement；service；cleaning经济的发展，通过优胜略汰的市场竞争机制，选择好的保洁供应商，借助其提供的系统化、程序性的管理模式以及细致的配套服务给客户带来干净整洁、高档优质的体验环境1，提升地产本身的品质，通过日常维护延长建筑设施的使用寿命，成为企业谋求高质量发展的必然途径。针对服务类招标，价格已不是最主要的竞争因素。在满足业务基本要求前提下，供应商能否和业主形成有效的良性互动，服务过程顺畅或滞涩等都与招标工作密不可分。招标文件的编制是否规范严谨；评标办法是否科学有效；合同是否具有可操作性；限价是否合理且符合项目实际情况等，上述因素都与前期的招标策划准备工作是否充分息息相关。1 关于“需求”招标人对市场的精准把控，根据项目特点科学地细化、量化采购需求是招标有效落地的前提。招标人应全面对项目基本情况进行分析，根据自身地产客户族群定位，通过寻源摸底、组织座谈和信息收集等渠道，有目标的、前瞻性的开展调研工作，从外界获取符合市场趋势与自身业态的主流与特色的服务方法，界定供应商实力与投标资格，做好前期市场调查，为后面细化需求做好铺垫。招标人根据项目基础资料及常规性服务、个性化服务等相关参数、市场信息情况详细、合理测算管理成本2，制订合理、收稿日期：2024-01-12作者简介：陈俊宇（1978.08-），女，汉族，甘肃兰州人，本科，中级工程师，研究方向：招标与采购。119 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT经济的操作方案，以及具体实施内容，为顺利招标做好充分准备。如在日常的清洗打扫基础上，可考虑一并采购专项特色服务，并就对应的相关资质进行确认，如高空清洗服务、有害生物防制、石材应用护理、室内环境治理等，优化成本的同时又简化了供应商管理条线工作。制定服务需求时，首先应明确保洁对象，厘清工作界面以及工作内容，甚至确定工作方法及流程。除笼统的保洁范围，以及建筑面积、男女厕位数、地砖材质等基本参数，还应细化服务区域，形成清晰的服务分工界面，如：公共区域、走廊梯级、消防通道、卫生间、楼道门窗等，尤其注意考虑室外 logo、标识宣传栏、雨棚、电梯内外、外墙和垃圾房等容易忽略的部位，以及租户区域与公共区域连接处、管道疏通等容易引起争议的区域。其次按照“天、地、墙”的思路细化保洁区域内容，以停车场为例，“天”：排风口、灯管等；“地”：地面、地垫、池顶盖等；“墙”：指示牌、道闸、墙面、柱面等，以及附着的各消防栓、灭火机，开关灯具等；同时兼顾垃圾收集清理、地漏疏通等细微工作。根据服务区域的不同，部位与材质的不同，有的放矢得确定作业方法、流程等。例如制定日常、周期保洁工作计划安排，并确定清洁标准及清洁频次或巡视频次，甚至细化至作业程序。例如地砖地面，可做类似要求：每天用洗地机清洗一次，并用吸尘地拖配合牵尘剂推尘，随时保洁；每周配合清洁剂全面清洗一次；每月用洗地机彻底清洗地面一次，并做抛光；清洁标准：目视无杂物、无污渍，地面光洁如新，条缝清晰等。2 关于“人”合格的管理企业除了对员工规范化教育外，还应有符合市场主流要求的专业培训，不断带动整体业务水平进步。作为保洁行业，从业人员的专业技能和职业素养是项目服务质量的决定性因素。招标人应根据地产定位和体量等，明确服务组织架构以及人员配置标准，按照扁平、高效的原则确定服务人员的能力要求与数量。在保洁区域明确的基础上，根据保洁频次要求，卫生间是否专人保洁，一个楼层的需要配备的基本保洁人数等因素，确定每个片区配备人数。由于商业地产的营业时间性质，同时要考虑翻班人数，以及后期可能发生的商业活动或突发事件临时需要加派机动人员的可能3。在人数基本确定后，就可进行一些个性化要求，比如服务人员男女配比、年龄结构、乃至技能等级、语言水平等其它特殊要求。3 关于“材”说到“材”，产品配置标准的经济指标，是服务类成本控制的一个关键点。如清洁过程中使用到的洗手液、清洗剂、消毒剂、喷香剂、纸巾等，使用品牌、规格型号、使用频次，及如何领用保管在需求任务中都是需要充分考虑的；特别是卫生纸、擦手纸此类卫生用品是否配置，配置的数量、标准、品牌等是值得思考的问题，尤其是“卫生间经常性缺纸”这一现象如何得以解决等，如果期望在定标入场后，出现超配时再做优化，收效甚微，并可能引起纠纷，所以要事先考虑全过程管控原则，保证需求的落地性。甲供或乙供一直是采购中争议较大的问题。惯性思维，材料的甲供，从源头保证了质量，同时减少了代采购一环节优化了成本，但是随之而来的是不可避免的管理成本。如果前期策划完整可靠，指标合理、适配度高，材料的标准、档次、质量要求等根据项目定位精准，采用包工包料的乙供方式，也不失为一种途径。这不仅积极调动了投标单位的充分竞争，并可能利用到优质投标单位的战略采购渠道，在保障整体服务质量的同时，减少了业主单位的管理成本。4 关于“机”工欲善其事必先利其器。保洁服务不能继续固化在“人海战术”或者“数人头”的管理方式和计费模式上。高档地产搭配着机械化作业，不仅提高工作效率，还大大提升了地产服务品质。“机”与“材”面临同样甲供或乙供的问题，甲供，由于涉及设备较多，缺乏专业的人员指导，一次性投入设备成本过大，后期操作与管理以及质保期后的维护维修成本、设备的残值处理，包括设备更新等都是现实问题。如采用包工包料的乙供方式，选择设备持有较好、服务能力俱佳的保洁企业，由其进行清洁设备的规范操作、保养和管理,既能更好地延长了机械的使用寿命,又节约了成本,提高了效率。所以日常维护和定期清洗养护所使用的仪器设备，小到对讲机，大至专业的清洁设备，清洁手推车、洗地机、地毯清洗机都是考核一家保洁服务商综合实力的条件之一。5 关于限价最高投标限价，作为限制潜在投标人报价的经济指标，是造价管理的有效管控手段，限价的高低直接影响了投标人的报价策略及服务方案，也是招标人与投标人利益博弈的表现结果。与工程招标不同的是，服务类招标存在差异化竞争，没有可以依据的统一的清单计价规范。所以服务类投标限价的设置，应结合项目本身情况及服务需求、人工成本、甲控材料价格，以及设备配置等市场实际水平与价格波动，考虑投标人适当的利润空间，进行合理公平地评估、分析与统筹测算，同时在此基础上单独考虑高空清洗等专项服务的价格，便于后期可选择性的开展服务业务。最高投标限价，既反映了招标人的经济承受能力，又要在满足投标人成本之上，最经济可行地调动其投标的积极性，如果只是一味压低最高投标限价，甚至远远低于成本价，则可能导致项目流标，也可能导致个别单位为了中标而恶意低价，进场后却降低服务标准从而后患无穷；也不能盲目追求品质、忽视成本管控，引起部分供应商不考虑自己的综合实力，盲目扩张参与竞争，造成业主利润损失。所以说盲目地降低或提高限价都不利于项目的后期的开展，120 Vol.40,No.2February,2024第 40 卷第 2 期2024 年 2 月IT REPORT科学合理的设置最高限价尤为必要，进而追求产品价值的最大化4。6 关于“评标办法”由于地产不同的形态特征、不同的服务需求、以及计费模式等因素决定了保洁服务的特殊性和差异性。设施配备、环境维护、管理模式、人员配置、服务质量优劣差异等诸多因素，注定投标报价不能作为授予合同的唯一的竞争条件。如果仅仅为了追求低价，将导致投标人为挖掘利润而大幅压缩成本，带来一系列弊端。针对保洁技术服务质量无法量化统一的客观事实，显然，使用满足招标文件全部实质性要求且按照评审因素的指标进行评审的综合评估法更相得益彰。在考虑价格因素的同时，还兼顾供应商的综合实力、履约能力、技术保障、人员配置、服务方案，以及常规考量的业绩、财务状况、信誉等，同时加强对各项服务承诺及具体实施方案的考核，综合评估法可以说最大限度地满足了服务要求，不仅引入了服务质量更好，价格更合理的供应商，而且避免了投标单位为谋取低价中标导致服务质量下降，以至于合同无法很好地执行下去。7 关于“合同”从招标采购与合同管理的效果角度看，履约顺畅与否对投资项目的推进产生着根本性影响。合同管理工作能否做到需求全面落实、风险防控到位，合同的合规性、完整性、落地性在招投标管理环节中就要引起注意。随着企业间竞争的日益加剧，招标人和投标人这一供需双方的博弈也日益精彩，任何一方都会针对对方的情况变化而采取应对措施，为保证合规性，双方应按照合同规定的权力义务履行自身职责，所以后期实施与考核是重点。合同拟定时，可以通过人员到岗情况、现场服务情况、工作质量情况、工作配合情况、对本物业设施的保护情况、租户客户反馈情况等多维度进行月度保洁服务质量考核，与费用支付挂钩，形成良性互动。还应注意增加机动人员或减少保洁人员的服务收费标准约定，合同奖惩原则等，尤其是服务中出现严重错误或严重失职的或服务差劣造成的违约责任，以及终止条款。例如：为避免评标答辩环节和进场实操的人员不一致情况，可借用工程项目中人员锁定管理的理念，在合同中应关注加强人员变更的条件限制，尤其就驻场经理的替换做出严格规定，并就驻场时间等做出明确要求，并制订对应的处罚规则；保留业主认为不符合现场岗位要求的服务人员更换，或者乙方要求的更替一定的决定权；合同还应确定入场后的抽查考核机制，业主须不定期抽查物料消耗及补充，人员上岗数量、考勤状况等，就项目管理人员替换、保洁人员迟到、早退或缺勤等情况应制订相应处罚条款；因保洁人员行为懈怠或过失而造成业主财产等损失或毁坏的处理办法；甚至要考虑如何避免保洁人员占用工作时间、公共物资向地产租户私自提供保洁服务等极端现象；针对上述情形须可要求对方予以整改或补足服务时间等，总体也可以按照违规次数制定对应的罚则或解约条款，并保留进一步追究违约责任的权利。8 小结招标作为推动市场公开、公平与公正竞争的重要环节，是最大程度保证招标人能从众多投标人中选择最具有履约能力单位的方式。地产管理服务类是保障项目正常运营的基础性服务工作，此类服务采购采用招标方式推动了采购更加专业化、社会化的进步，同时也通过公开竞争助力推动了服务型企业的规范化发展，加快了地产服务类项目市场化，提高了整个行业的服务水平和管理水平。随着更加开放的市场环境，采购工作迎来了更多的机遇与挑战。商业地产类服务招标相比较工程类招标而言，两者标的不同，侧重点不同，需求没有量化标准，没有系统的工程量清单和定额指标，盈亏平衡差异较大，服务面积和服务内容各不相同，服务质量弹性较大，没有定式可言，更没有太多的成熟经验借鉴。作为招标采购人员，不能过度依赖经验，应保持谦虚与不断探索的心态，以客户为导向，不断加强服务创新、技能创新，提供灵活有效的解决方案，通过不同的服务需求与服务标准，缔造不同地产保洁标准成本，提高集约化，标准化、制度化、专业化程度，让招标人的预期与供应商的工作成果尽量吻合，在降本增效的同时推动地产服务的标准体系，不断摸索出促进管理水平持续提升的长效发展机制。参考文献：1 陈英昌.浅析项目管理关键工作J.河南建材,2018,(05):191-192.2夏冰.基建工程项目招投标文件编制和管理需注意的问题J.中国招标,2017,(38):25-26.3潘劼,刘煜.高校建设中招标文件对工程管理的影响探讨J.建筑与装饰,2020.4王林.浅析工程项目投标文件商务标编制要点及注意事项J.建筑工程技术与设计,2017,000(023):4708-4708.