公司文件管理规定模板.doc

四、企业文件管理要求
（一）总则
第一条 为降低发文数量，提升办文速度和发文质量，充足发挥文件在各项工作中指导作用，特制订本制度。
第二条 文件管理内容关键包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发多种文件、资料。
第三条 根据党政分工标准，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。
表23-4 送发公文登记簿
日 期
文 号
收文单位
文 别
事 由
附 件
附 本
回涵内容

表23-5 表格档案处理工作一览表
部门
表格档案名称
联数
负责职别
表格性质
完成期限
审核职别
审核日期
日报
月报
统计
其它

（二）收文管理
第四条 公文签收
1．凡来厂公启文件（除厂领导订启外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检验封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2．对上级机要部门发来文件，要进行信封、文件、文号、机要编号“四对口”核定，假如其中一项不对口，应立即汇报上级机要部门，并登记差错文件文号。
第五条 公文编号保管
1．两办机要秘书对上级来文拆封后应立即附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承接或归档厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2．本厂外出人员开会带回文件及资料应立即分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保留。
第六条 公文阅批和分转
1．凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承接部门阅办，关键文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承接部门阅办，为避免文件积压误事，通常应在当日阅签完紧急文件要月即办。
2．通常函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如包含多个单位会办文件，应同主办单位联络后再分转处理。
3．为加速文件运转，机要秘书应在当日或第二天将文件送到厂领导和承接部门如关系到两个以上业务部门应按指示次序依次传阅最迟不得超出2天（特殊情况例外）。
第七条 文件传阅和催办
1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，不得将有密级文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其它人阅看对还未传达文件不
得向外泄露内容。
2．阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件通常不得超出2天，阅后应署名以示负责。如有领导“指示”、“拟办意见”，两办应责成相关部门和人员按文件所提要求和领导指示办理相关事宜。
3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以预防丢失泄密。
4．文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5．两办机要秘书对文件负有催办检验督促责任，承接部门接到文件、函电应立即指定专员办理。不得将文件压放分散，如需备查，应根据相关保密要求，并取得两办同意后，给予复印或摘抄，原件应立即归档周转。
6．根据阅文范围，离、退休干部，通常由相关部门定时组织学习相关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文管理
第八条 发文要求
1．全厂上报下发正式文件权力集中于厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2．各群众团体、部门需要向上反应汇报关键情况或向下安排部署关键工作要求发文应向厂部提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。厂部同意发文，则由厂办按机构设置和业务分工统一归口以厂×字发文。
3．对全厂影响较大，包含两个以上厂领导分管范围文件，须由厂长同意签发。其它文件均由分管厂领导同意签发。
第九条 发文范围
1．通常以厂部名义发出文件、通告、决定、决议、请示汇报、编写会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2．厂部下发文件关键用于：
（1）公布全厂规章制度；
（2）转发上级文件或依据上级文件精神制订工厂文件；
（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；
（4）公布全厂性重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作决定；
（5）公布相关奖惩决定和通报；
（6）其它相关全厂重大事项。
3．厂部上行文、外发文关键用于：
（1）对上级机关呈报工作计划、请示汇报、处理决定；
（2）同弟兄单位联络相关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供给、科研、基建、经营管理等事宜。
4．在工厂日常生产、技术、经营管理中，相关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部、署传达上级指示等事项，应按相关制度办理，经分管厂领导同意后，由主管业务科室书面或口头通知实施，通常不用厂部文件公布。
5．凡各业务科室如开专题会议所作决定，通常全部不应发文，不备查考，能够科室名义用《工作简讯》发会议纪要。
6．各业务科室和外单位发生通常业务联络，可用各科室名义对外发函（应各自编号备查），不用厂部名义发文。

（四）发文程序和要求
第十条 发文程序要求
1．各单位需要发文，应事先向厂部提出申请；
2．厂部同意发文时，主办单位应以国家法令、上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
表23-6表格管理记录表
申请单位
申请年月日
表格名称
表格编号
表格用途
备 考

3．草拟文稿必需从全厂角度出发，做到情况确实、见解鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4．文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，具体写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位和拟稿人，并署名、盖章、标定日期和密级；
5．厂办应依据厂部要求和上级相关指示精神、相关文件要求，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
6．经厂办审查修改后文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
7．对审核时修改较多，有碍打印和存档文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚；
8．需经会签文稿，应在交付打印前送会签部门会签；
9．文稿审核会签后，按同意权限要求呈送厂部领导审定同意签发；
10．经领导同意签发后文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印；
11．文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上署名；
12．文件打字后，由厂办派专员按数印刷，再由两办机要秘书分发并检验落实情况，对印刷质量不好文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件借阅和清退
第十一条 各部门相关工作人员因工作需要借阅通常文件，需经本部门责任人签写便条，对有密级文件须两办主任同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格推行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不许可拆卷和在文件上勾画等。
第十三条 两办机要秘书对承接公文应抓紧催办，应定时对事情已经办妥本厂文件和上级要求限期清退文件，进行收缴清退工作。（通常为月底一小清，季末一中清，年底一总清）。如发觉文件丢失，必需立即查明原因和责任者，并如实向领导汇报。
第十四条 各部门应指定一位责任心强同志负责文件收交、保管、保密、催办检验工作。

（六）文件立卷和归档
第十五条 文件归档范围
1．凡下列文件统一分别由两办负责归档：
（1）上级机关来文，包含上级对工厂汇报、申请批复；
（2）厂部发出汇报、指示、决定、决议、通报、纪要、关键通知、工作总结、领导讲话和生产经营工作各类计划统计、季度、年度报表等；
（3）厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会和多种专业例会统计；
（4）厂一级组织召开代表大会所形成汇报、总结、决议、讲话、简报、会议统计等；
（5）有保留价值人民来信，来访统计及处理结果；
（6）参与上级召开多种会议带回文件、资料及本厂在会上汇报讲话材料等；
（7）上级机关领导同志来厂检验视察工作汇报、指示统计，和本厂向上级进行汇报提要和材料；
（8）反应本厂生产、经营活动、优异人物事迹及厂领导工作等音像摄制品；
（9）工厂日志和大事记；
（10）工厂向上级请示批复文件及上报相关材料。
2．业务科室、各群众团体日常工作中形成活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
第十六条 立卷要求
1．文件立卷应根据内容、名称、作者、时间次序，分门别类地进行整理归档。
2．立卷时，要求把文件批复、正本、底稿、主件、附件搜集齐全，保持文件材料完整性。
3．要坚持平时立卷和年底立卷归档相结合标准。关键工作、关键会议形成文件材料，要立即立卷归档。
4．上年度形成文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件销毁
第十七条 对于多出、反复、过时和无保留价值文件，厂办机要室应定时清理造册，并按上级相关要求，办理申请销毁手续。
第十八条 经审核同意销毁文件，应派专车分别由厂办机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定纸厂监视销毁。