有限公司行政档案管理核心制度.doc

企业行政档案管理制度第一章 总则1、为加强企业行政档案管理，充足利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务作用，使企业对行政档案管理愈加标准化、规范化、科学化，依据中国档案法要求，并结合*企业实际情况，特制订本行政档案管理制度。第二章 行政档案范围2、 本制度适适用于*。3、 本制度要求了企业行政档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。本企业具体行政档案包含，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销协议、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、企业日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。第三章 行政档案管理职责4、 由行政档案管理员负责企业行政档案保管、定时检验和管理工作，并负责借阅档案审批，确保企业行政档案正确、安全、完整。5、 档案管理人员根据企业行政档案整理要求，负责定时整理多种档案资料，装订成册,统一编号，并移交档案室统一保管。6、 档案管理人员应对部分常见文件进行扫描，做为电子档保留。7、 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案安全、完整负责。8、 综合办负责对企业行政档案管理进行不定时检验。9、 总经办负责对本制度实施监督，并负责到期档案销毁审查。10、 企业行政档案存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不许可随便堆放，确保企业行政档案完整无损。第四章 行政档案归档11、 归档范围：通常本企业在各项工作活动中直接形成、已经办理完成、含有查考保留价值多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档文件。12、 归档时间： （1）、文书档案：本年度各部门形成多种不一样形式和载体文件材料，应于完成工作后一周内移交档案室保管。 （2）、会计档案：由财务部门立卷保管。 （3）、人事档案：由人事部门立卷保管。 （4）、技术档案：由技术部门立卷保管。 （5）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置协议、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收统计等文字材料，由设备科搜集整理。设备投入使用后立即移交档案室保管。 （6）、声像档案：在每项工作活动完成后即时整理移交档案室保管。 （7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间次序即时交档案室保管。13、 归档要求：（1）、归档文件材料应为已结束工作（或项目）全部文件材料，并做到打印件和底稿，正件和附件，不一样形式和载体文件材料齐全完整，根据文件材料形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能正确反应出工作活动真实情况，便于保管和利用。（2）、归档文件材料通常一式一份。关键或利用频繁，可酌情增加归档份数。（3）、凡归档文件材料，其制作材料必需利于长久保留，同时要确保图样清楚，字迹工整耐久，签署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。（4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制行政档案移交记录表（附录1）一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考查。14、 档案管理员应依据本制度，立即对相关文件进行存档，建立立卷号，并确保立卷号唯一性，填写行政档案存档记录表（附录2）。第五章 行政档案借阅15、 本企业内部人员借阅企业行政档案。经部门领导同意后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应立即提供相关文件资料。16、 外单位人员因公需要查阅本企业行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门责任人同意，报综合办同意，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应具体登记查阅人工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。17、 企业行政档案通常不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本企业行政档案，必需填写行政档案借用申请表（附录3），经相关部门责任人、分管副总同意，同时在行政档案借阅记录表（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。18、 需要带出档案室借阅行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写行政档案借阅记录表（附录4）。19、 查阅或借阅企业行政档案人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。第六章 行政档案销毁20、 企业行政档案保管期满需要销毁时，由企业行政档案管理人员提出销毁意见，编制行政档案销毁记录表（附录5），列明销毁行政档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。21、 档案销毁判定工作由综合办组织“档案销毁判定小组”负责，判定工作结束后，附上需要销毁档案登记清册，由判定小组责任人签字，并报总经理同意后方可销毁。并立即向主管档案工作领导写档案判定汇报和说明。22、 销毁档案时必需注意保密，并指定专员（二人以上）监销。23、 保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，档案管理人员应将行政档案存档记录表（附录2）及行政档案销毁记录表（附录5）附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。第七章 处罚方法24、 私自在档案文件上涂画、拆封罚款100元。25、 污染和损坏档案，罚款200元。26、 抽换、遗失档案，报请总经理处理。第八章 附则27、 本制度由综合办起草，并经总经理同意公布。28、 本制度自总经理同意之日起生效。附录1行政档案移交记录表送交部门：送交日期：序号文件名称文件内容描述备注 交件人署名： 收件人署名：附录2行政档案存档记录表日期文件名送存部门送存人立卷号备注附录3行政档案借用申请表申请部门：申请日期：借用档案名称借用档案数量用 途使用时间原(复印)件总经理： 部门责任人： 申请人：附录4行政档案借阅记录表日期文件名档案号借阅人归还日期备注附录5行政档案销毁记录表日期文件名档案号实施人备注