有限公司行政档案管理核心制度.doc

企业行政档案管理制度

第一章 总则
1、为加强企业行政档案管理，充足利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务作用，使企业对行政档案管理愈加标准化、规范化、科学化，依据《中国档案法》要求，并结合****企业实际情况，特制订本行政档案管理制度。
第二章 行政档案范围
2、 本制度适适用于******。
3、 本制度要求了企业行政档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。本企业具体行政档案包含，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销协议、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、企业日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。
第三章 行政档案管理职责
4、 由行政档案管理员负责企业行政档案保管、定时检验和管理工作，并负责借阅档案审批，确保企业行政档案正确、安全、完整。
5、 档案管理人员根据企业行政档案整理要求，负责定时整理多种档案资料，装订成册,统一编号，并移交档案室统一保管。
6、 档案管理人员应对部分常见文件进行扫描，做为电子档保留。
7、 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案安全、完整负责。
8、 综合办负责对企业行政档案管理进行不定时检验。
9、 总经办负责对本制度实施监督，并负责到期档案销毁审查。
10、 企业行政档案存放应做到：防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。不许可随便堆放，确保企业行政档案完整无损。
第四章 行政档案归档
11、 归档范围：通常本企业在各项工作活动中直接形成、已经办理完成、含有查考保留价值多种文字、图纸、表格、声像等不一样形式和载体文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档文件。
12、 归档时间：
（1）、文书档案：本年度各部门形成多种不一样形式和载体文件材料，应于完成工作后一周内移交档案室保管。
（2）、会计档案：由财务部门立卷保管。
（3）、人事档案：由人事部门立卷保管。
（4）、技术档案：由技术部门立卷保管。
（5）、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置协议、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收统计等文字材料，由设备科搜集整理。设备投入使用后立即移交档案室保管。
（6）、声像档案：在每项工作活动完成后即时整理移交档案室保管。
（7）、实物档案：所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间次序即时交档案室保管。
13、 归档要求：
（1）、归档文件材料应为已结束工作（或项目）全部文件材料，并做到打印件和底稿，正件和附件，不一样形式和载体文件材料齐全完整，根据文件材料形成规律及其内在联络，进行分类、立卷，使案卷能正确反应出工作活动真实情况，便于保管和利用。
（2）、归档文件材料通常一式一份。关键或利用频繁，可酌情增加归档份数。
（3）、凡归档文件材料，其制作材料必需利于长久保留，同时要确保图样清楚，字迹工整耐久，签署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。
（4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交记录表》（附录1）一式二份，经交接双方查对签字后，各留一份，以备考查。
14、 档案管理员应依据本制度，立即对相关文件进行存档，建立立卷号，并确保立卷号唯一性，填写《行政档案存档记录表》（附录2）。
第五章 行政档案借阅
15、 本企业内部人员借阅企业行政档案。经部门领导同意后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应立即提供相关文件资料。
16、 外单位人员因公需要查阅本企业行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门责任人同意，报综合办同意，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应具体登记查阅人工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。
17、 企业行政档案通常不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本企业行政档案，必需填写《行政档案借用申请表》（附录3），经相关部门责任人、分管副总同意，同时在《行政档案借阅记录表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。
18、 需要带出档案室借阅行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅记录表》（附录4）。
19、 查阅或借阅企业行政档案人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。
第六章 行政档案销毁
20、 企业行政档案保管期满需要销毁时，由企业行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁记录表》（附录5），列明销毁行政档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
21、 档案销毁判定工作由综合办组织“档案销毁判定小组”负责，判定工作结束后，附上需要销毁档案登记清册，由判定小组责任人签字，并报总经理同意后方可销毁。并立即向主管档案工作领导写档案判定汇报和说明。
22、 销毁档案时必需注意保密，并指定专员（二人以上）监销。
23、 保管期限届满文件中，部分经核定仍有保留参考价值者，档案管理人员应将《行政档案存档记录表》（附录2）及《行政档案销毁记录表》（附录5）附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。
第七章 处罚方法
24、 私自在档案文件上涂画、拆封罚款100元。
25、 污染和损坏档案，罚款200元。
26、 抽换、遗失档案，报请总经理处理。
第八章 附则
27、 本制度由综合办起草，并经总经理同意公布。
28、 本制度自总经理同意之日起生效。

附录1
行政档案移交记录表
送交部门：
送交日期：
序号
文件名称
文件内容描述
备注

交件人署名： 收件人署名：

附录2
行政档案存档记录表
日期
文件名
送存部门
送存人
立卷号
备注

附录3
行政档案借用申请表

申请部门：
申请日期：
借用档案名称
借用档案数量
用 途
使用时间
原(复印)件

总经理： 部门责任人： 申请人：

附录4
行政档案借阅记录表
日期
文件名
档案号
借阅人
归还日期
备注

附录5
行政档案销毁记录表
日期
文件名
档案号
实施人
备注