外国档案管理复习y.doc

第一章 外国档案一、起源与发展（一）档案的起源（何时何地）我国档案界：劳动伴生物说结绳刻契说与文字同源说产生于阶级和国家形成之后说古代东方：是一个兼有地理和历史含义的概念。（二）档案的发现（三）归宿二、古代档案（一）代表性的著名档案莱丁纸草又名伊浦味陈辞（二）类型：1、宗教档案2、皇权王位档案3、经济档案4、军事和外交档案5、法典档案6、科学文化档案7、传记（三）档案载体材料的第一次变革及其对档案工作理论和实践带来的影响。1.对档案工作的影响(1)产生了一些新的管理环节：鉴定、统计、保护(2)原有的管理环节得到了丰富和发展：收集、整理和编目 2.对档案机构、档案人员和档案学理论的影响(1)档案数量的增长推动档案机构类型进一步丰富。(2)档案数量的增长也推动了档案人员的专职化。(3)档案数量的增长还推动了档案学理论的萌芽。三、近现代档案（定义）（一）特征1.数量巨大2.种类（载体）繁多 3.内容结构复杂(二)构成 公共档案：是公共机构，一般指政府及其所属机构在履行其法定职责的过程中，或者在与其本职业务过程有关的情况下形成和积累的档案。私人档案：亦称非公共档案，指非官方性质的机关、团体、组织和个人所形成的档案，或统称为非官方来源的档案。 管理性档案：是由公务或政务活动形成的，是公共机构在履引其职能时形成的记录。专门档案：也称专业档案，它是负有特定职能的专业部门的活动记录。传统性档案：主要指以纸张为载体所形成的档案。新型档案：以化学合成材料和磁性材料为载体所形成的档案。l 新型档案的特点： 第一，信息的非人工识读性。第二，信息存储的高密度性。第三，信息与载体的可分离性。第四，载体的脆弱性和保管费用的高昂性第五，对技术的依赖性。l 口述档案作用：填补历史空白和弥补历史断层、挽救民族文化遗产、生动再现历史、改善档案馆馆藏结构等。（三）分析档案载体材料的第二次变革（新型档案材料的出现）对档案工作、理论和实践带来的影响。（二）对档案工作的影响1.收集方面，新型档案应当由综合性档案馆接收还是应建立专门档案馆进行收集。2.整理方面，新型档案是否都有实体整理的必要，整理原则是否仍然遵循来源原则 。3.保管方面，新型档案如何解决保管的长久性和安全性问题。 4.鉴定方面，怎样制定新型档案的鉴定标准。5.利用方面，怎样解决新型档案利用中的信息安全问题 。（三）对档案馆、档案人员以及档案学理论的影响1.新型档案的出现使档案馆的存在形式和职能均受到了冲击。2.新型档案的出现意味着档案人员的综合素质需要不断提高，职业形象和理念也需要重新塑造。3.新型档案的出现意味着档案学理论需要不断变革和完善 （四）档案载体的发展演变规律1.档案载体越来越轻便2. 档案载体的密集能力越来越大3. 档案信息越来越不稳定4. 档案形式越来越多样5. 档案载体加工工艺由手工加工向着复杂的高科技加工演进第二章 外国档案机构一、历史（一）起源（二）设置原因1. 维护国家利益和巩固国家政权；2. 是执行公务、提高工作效率的需要 ；3. 是发展科学文化事业的需要 ；4. 是维护公民个人的切身利益和权利、确定各种社会关系的需要；5. 发展经济和科学技术的需要（三）古代类型、特点：1.附属性2.封闭性和机密性3.继承性和世袭性4.门类的单一性5.分散性6.馆藏对象的混合性（四）近代档案机构（法国资产阶级档案工作改革历史背景、进程、重大意义、深远影响、穑月七日档案法的基本内容和意义）（一）法国档案工作改革1.历史背景档案机构分散，缺乏统一的领导和管理。档案保存分散，管理工作缺乏统一的规章制度。2.进程据1789年7月29日颁布的国民议会组织条例建立了国民议会档案馆据1790年9月12日颁布的国家档案馆条例建立了国家档案馆据1790年11月5日颁布的关于成立行政区档案馆的法令建立了地方档案馆1794年6月25日颁布了穑月七日档案法 ，包括四部分48条款3.重大意义揭开了世界档案史近代时期的序幕。 建立了世界上第一个真正具有国家意义的综合性档案馆。首创了国家档案和档案事业集中管理原则。 颁布了世界上第一部档案法规。率先实行了档案开放原则。4.深远影响极大地促进了档案工作各项活动的发展，推动了档案学的正式形成。带动欧洲其他国家陆续开展了资产阶级档案工作改革，导致欧洲国家的档案工作步入了新的时期。设置经济档案馆的原因(1) 实现整体控制的需要(2) 科学决策的需要(3) 维护自权益的需要(4) 塑造企业文化的需要（五）现代档案机构的特点1.出现了社会主义性质的档案机构关于改革和集中统一管理档案工作的法令列宁档案法令2.档案机构门类更加丰富二、外国档案事业格局1档案事业的模式：中心模式：国家以档案行政管理机关为指挥中心，负责对整个档案事业进行管理和控制。代表：法国、俄罗斯、美国；主体模式：国家没有设立档案事业领导中心，国家档案事业系统的组成以档案馆为主体，各类档案机构各自为政；国家档案事业大多通过档案法规来约束或档案学术机构来协调。典型：英国、日本、澳大利亚2档案事业管理体制（定义、类型）：集中式档案事业管理体制（定义、类型、特点）、分散式档案事业管理体制（定义、类型、特点）、两者的比较（集中式档案事业管理体制的优越性。）1.集中式档案事业管理体制：全国的档案事业统一接受档案行政管理机关的领导或监督，地方档案机构受中央档案机构的领导或监督。2.分散式档案事业管理体制：国家不设立档案事业行政管理机关，对档案和档案工作实行中央和地方分权管理、各司其职的原则。 3.集中制的优越性： (1)有利于全国范围内的档案工作实现统一规划和有序管理。(2)有利于建立和协调各类档案机构之间的关系。(3)有利于档案工作的标准化、规范化和现代化。三、档案事业管理机关定义、名称、隶属关系、类型、职权范围的差异（一）档案事业管理机关：是实现国家档案事业管理的组织保证和指挥中心，负责掌管档案事务，指导和监督档案馆和其他档案机构的工作。（二）档案事业管理机关类型： 1.层次型档案行政管理机关形成了等级制，共同组成从中央到地方的档案行政管理机关系统2.单一型国家只设立一个中央级的档案行政管理机关，统管全国的档案事业。3.兼职型国家不设立专门的档案行政管理机关，而由中央级国家档案馆兼而承担档案事业行政管理的职能 。4.局部型档案事业管理机关只能在一定地区范围内行使职权。 四、档案保管机关（一）定义古今各种类型的档案馆及与之相类似的档案收藏机构。（二）划分的标准1、按归属权划分：国家的和非国家的或（公有的和非公有的） 2、按等级划分：中央的和地方的3、按馆藏划分：综合性的和专门的4、按时代划分：历史档案馆和现代档案馆，或闭口档案馆和开口档案馆5、按载体、记录、制作方式划分：音像档案馆、影片档案馆等）（三）各类型的档案保管机构（国家档案馆的定义）（一）国家档案馆：由国家各级政府设立并领导，负责接收和管理一定范围的具有社会和历史价值的各种档案，并提供社会利用的事业机构。（二）机关档案馆（三）文件中心（四）政党档案馆（五）教会档案馆（六）大学档案馆（七）总统图书馆第三章 外国档案的鉴定与接收一、历史（一）档案鉴定定义：是指依据一定的标准，鉴别和判定档案的价值，挑选具有永久价值的档案移交档案馆妥善保存，剔除没有保存价值的档案予以处理。常用标准：来源标准、内容标准、形式特征标准、相对价值标准、效益标准 （二）历史（4个时期）禁毁年限：是指早于某一法定日期产生的文件，均禁止进行鉴定，不管其内容、来源、制作方法等如何，均应加以保存。这一日期就是禁毁年限，其目的是为了限制鉴定人员的活动范围，使年代久远、数量较少的珍贵档案得到保护。l 迈斯奈尔开创性的贡献：（1）第一次提出了“高龄案卷应当受到尊重”的思想 。（2）第一次系统地提出了一系列鉴定原则与标准，构建了一个鉴定理论体系。 （3）第一次提出了档案来源是最重要的鉴定标准之一。二、鉴定理论各种理论的内容（代表人物、核心观点）、评价、比较分析（职能鉴定论、文件双重价值论、何谓宏观职能鉴定论？包括“社会分析与职能鉴定论” 、“文献战略” 、“宏观鉴定战略”）（一）行政官员决定论1922年英国档案学者詹金逊在档案管理手册中提出。认为档案人员不宜参与文件鉴定和销毁，鉴定有行政官员自行决定。（二）职能鉴定论1934年波兰档案学者卡林斯基在文件的选择中提出。认为档案的保管期限和价值大小与形成机关的地位高低和职能重要性总体呈正比。（三）文件双重价值论1956年美国档案学者谢伦伯格在现代档案原则与技术中提出。认为公共文件具有两种不同的价值，一是对原形成机关的第一价值；而是对其他机关和个人利用者的第二价值。（四）利用决定论美国档案学者菲斯本、布里奇福德、芬奇等提出，主张一切从利用者的角度出发，突出强调学者的需求是判断文件价值的决定性标准。（五）宏观鉴定论1、社会分析与职能鉴定论德国档案学者汉斯布姆斯提出。主张以文件形成者智能来体现社会价值。2、文献战略美国档案学者海伦塞穆尔斯提出。主张依据文件形成机关的职能来判断档案的价值3、宏观鉴定战略加拿大档案学者特里库克提出。主张全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能，对档案进行宏观鉴定。三、外国档案鉴定的实践方法及其特点 （一）档案鉴定的组织严密（二）档案鉴定的程序严格 （三）档案鉴定的依据操作性强（四）档案鉴定的标准全面（五）档案鉴定的制度明确（六）档案鉴定的目标优化 国外档案鉴定的主要依据（文件保管期限表或文件处置表）档案的优化1 定义以最低限度馆藏量保存最大限度的必要信息量，实现馆藏量与信息量的最佳比例关系，又叫比例鉴定法。2.提出背景：文件膨胀3.优化途径1. 档案选样法、定义、方法2. 限制档案移交机关范围3. 控制进馆文件范围4. 实行文件标准化5. 档案业务行政管理机关兼管文件管理工作6. 推行“无纸办公 ”四、鉴别伪造档案文件的问题五、档案馆藏（一）馆藏范围定义：一个档案馆收藏哪些方面的档案，即馆藏结构和成分。确定方式：档案法规文件确定的（二）馆藏来源（各种方式的含义、交接的原则）1、接收与移交交接原则坚持档案全宗完整性原则。坚持档案优化原则。2.收集和交换3.捐赠、遗赠、寄存4.追还第四章 整理与分类一、历史档案整理：按照公认的档案原则，尤其是来源原则对文件进行分析和整理的智能操作和实体操作及其结果。分类：识别文件之间关系的任何方法；分类方案（大纲）中根据逻辑构成的惯例、方法和程序规则对文件进行系统鉴定和整理。二元主义分类法：古罗马人将文件按照时间顺序进行收存登记，原件发给收文者并由其保存，发文者只保存所发文件的誊录簿，从而形成了收文和发文誊录簿各为一类 。l 二、事由原则（定义、特点）卡缪-多努分类法的局限性 杜威十进位分类法定义：档案馆将档案按其内容主题进行整理和分类的原则。卡缪-多努分类法局限性 ：1、面对不断增多的文件移交机关，主题分类无法保持一个机关档案的整体联系。2、面对内容日益繁杂的档案，档案馆主题类别的设定和归纳非常困难。3、面对利用者的查找需求，事由分类法无法提供特别的便利。杜威十进位分类法特点：1、创立了符合当时科学发展水平的主题分类表。2、类目属种清楚，层次分明。3、首次使用了阿拉伯数字为类目代码。局限:类别设置过于僵化l 三、来源原则（一） 定义、特点档案馆将档案按其来源或形成单位进行整理和分类的原则。（二）诞生及发展，文件组合，档案组合，苏联全宗的定义。如：尊重全宗原则、登记室原则、自由来源原则、分析前苏联对来源原则的丰富与发展、对来源原则的评价、综述新来源观、来源原则的发展历程及其中国化、电子文件时代来源原则是如何“重新发现”的？一、起源尊重全宗原则1、来源于一个特定机构的全部档案组成一个全宗。2、全宗内的文件按主题类别整理。3、主题类别内的文件按照年代、地区或字母顺序排列。4、同一全宗的文件不能与其他全宗的文件混淆在一起。二、形成登记室原则登记室原则是在1881年7月1日发布的普鲁士国家机密档案馆档案整理规章中提出的。 三、论证荷兰手册1898年，缪勒、斐斯和福罗英合作出版了档案的整理与编目手册四、 确立布鲁塞尔大会的召开五、灵活运用英美的“组合”思想文件组合：以文件来源为基础，结合考虑机关行政管理史、文件复杂性和文件数量等因素而组建起来的具有组织和职能相关性的文件整体。六、部分修正自由来源原则七、丰富发展苏联的全宗理论全宗：彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体，创造性地提出了“文件全宗”概念。 （三）来源原则的三个基本点：尊重来源尊重全宗的完整性尊重全宗内的原始整理体系 第五章 外国档案利用一、历史l 二战以来促使档案利用更加开放的因素：1历史研究的变化2接待外国研究者已成各国档案利用工作实践的一部分3档案利用受到了“信息权”的冲击4技术的飞速发展5国际档案理事会的杰出作用l 当代档案利用的新特点：利用的时间性越来越近利用的目的更加丰富多样利用的空间距离日益缩小利用的手段更加先进利用的权利意识越来越浓厚二、利用限制（一）定义、必要性利用限制:对不同性质和内容的档案由国家规定在一定的时间范围内拒绝或限制向社会公众提供利用。必要性： 1.从档案本身2.从利用者角度3.从维护国家利益和个人权益角度 （二） 依据（封闭期制度、保密制度、封闭期制度和封闭期的定义）封闭期制度：随着档案开放原则的实施由国家法律规定的一种保护档案，维护国家和个人权利的制度。封闭期：国家通过法律规定的档案从形成到开放的期限。 （三） 限制利用的文件类型与理由1.与国家安全和社会稳定有关的文件2.与个人隐私有关的文件3.与企业或行业机密有关的文件4.私人档案馆中的文件5.国家领导人和公众领袖人物的文件6.出于保护档案实体而限制利用的文件三、档案利用类型学术利用、实际利用、普遍利用、休闲利用的产生背景、含义、特点；普遍利用的形式；普遍利用和休闲利用的比较。（一）学术利用含义:用户直接利用档案进行学术研究,通过查找和选择馆藏来获取和传播知识。特点：1利用的目的是从事学术研究，主要产生社会效益。2利用者主要是学术研究人员，以历史学者居多。3借阅的文件数量大，专题档案利用率高。4 利用者的人数居四种类型之冠。5研究的推理性强。（二）实际利用含义:用户利用档案为实际工作服务,通过查找和选择馆藏来直接帮助工作决策。特点： 1.利用目的的实用性。 2.利用者多是专业技术人员和行政管理人员，利用需要多样而急迫。 3. 对档案人员要求更高。（三）普遍利用含义：档案馆向公众宣传档案或提供主动服务。特点：1利用对象的公众性和不固定性。2利用内容的确定性和需求的广泛性。3以普及文化和宣传档案为利用目的。4是一种主动服务形式。 形式1档案博物馆2档案展览（展览服务）3教育活动上海档案信息网4出版活动5参与公共活动 (四）休闲利用休闲利用:是人们在基本需求得到满足的前提下，利用自由时间去档案馆查询档案以满足个人的兴趣和爱好，达到休息、消遣的目的，并且使自己的素质得到提高的活动。休闲利用的特点：服务对象的大众化；利用主体的自觉性；利用时间的业余性；利用目的的消遣性；利用内容的不确定性社会背景：自由时间的增多和个人发展的需要；信息权利的进一步明确；档案馆宣传作用的加强。普遍利用是由档案馆主动开展起来的服务。利用者成分复杂，提供利用的形式多样。休闲利用是在新环境下对普遍利用的继承和发展。 四、档案的利用服务；借阅服务、信息服务的定义、分别对档案人员的要求；复制服务、借出馆外服务、展览服务的定义、特点。1. 利用服务：档案工作人员按照用户的要求以其所藏的档案提供的各种服务。 2. 借阅服务：档案人员通过阅览室提供的档案利用服务。3. 信息服务：以开发档案信息资源为核心而开展的的一项主动性服务。4. 复制服务：档案人员按用户的要求借助复制技术手段提供档案原件的复制件的服务。5. 展览服务：档案馆利用档案展览的形式宣传档案和吸引更为广泛的利用者的服务。第六章 档案法规一、产生与发展档案立法：指各国立法、行政机关和档案行政管理部门，依照一定立法程序，制定、颁布有关档案和档案工作的法律规范，确立和调节档案社会关系的工作。穑月七日档案法：第一部分：组织基础国家档案馆的性质、机构设置和基本职责；第二部分：文件的划分与挑选划分和处置各类型文件（地产、司法、地图、私人文件、纯封建文件、印刷文件等）；第三部分：档案的清理清理机构设置、人员组成、清理程序、完成期限；第四部分：总则档案馆实行档案公开原则，法国公民有权查用档案馆保存的文件；列宁档案法令的主要内容及意义1918年6月1日列宁档案法，第一步社会主义档案法规的颁布，出现了资本主义与社会主义档案法规并存的局面二、档案法规类型、档案法规体系定义、层次档案法规体系：由国家各级立法或行政管理机关颁布或制定的具有强制性和约束力的一切档案法规文件。 层次：档案法；档案行政法规；档案行政规章档案行政规章是档案法和档案行政法规具体化的产物，更具有特定性和操作性。三、立法基本原则、法规内容基本原则：（一）保护档案财富原则（二）档案集中管理原则（三）档案机关的独立原则（四）档案利用与开放原则法规内容：保护档案、档案管理、档案机关、档案人员四、档案法规发展趋势1档案逐渐被纳入更广泛的文献信息立法体系。2把文件管理纳入档案法。3愈加重视把私人档案管理纳入法制轨道。4开始为新型档案和电子档案立法的历史。五、比较中外档案法的异同一、相同点：（一）立法都具有鲜明的时代特征（二）都明确规定受法律保护的档案的范围档案法.doc（三）都规定了一些共同遵循的基本原则二、差异（一）中国档案法更注重的是档案事业在国民经济的协调发展 （二）档案法结构反映出两国档案法在调整的内容、幅度方面不同 （三）在档案开放和利用上（四）中国档案法操作性略差（五）我国档案法作出了奖励的规定第七章 教育学术研究档案教育的定义：是指向已经从事或即将从事文件管理和档案管理工作的人员传授基础知识、专业知识和技能的专业学习和培训。三代档案学院：法国档案学院（1821年）、奥地利维也纳历史研究院（1854年）、德国马尔堡档案学院（1894年）档案教育体系的形式和结构（一） 形式1国际性档案培训机构2正规档案院校3档案馆附设的档案院校4大学或学院下设的档案专业或课程5档案工作者协会举办的培训班（二）结构层次结构一般分为初、中、高三个层次，其中高等教育又有专科、本科和研究生三个层次。结合实际，谈谈当代档案教育的共同特点和发展趋势（一）共同特点1教育层次较高2教学内容注重理论与实践相结合3教学方式灵活多样4继续教育日益受到重视，形式更加丰富，内容更贴近时代（二）档案教育的发展趋势1以正规高等档案教育为基础，以各种短期培训为辅助，满足各国培养高层次专业人才的需要。2课程设置上理论与实践有机结合的特点将更加突出。3培训内容更加现代化、专门化。4培训方式将向图书、档案、情报三个专业联合培训或协调培训的方向发展。档案学术研究的发展历程（詹金逊、谢论伯格、米歇尔.迪香等）档案学术研究的发展趋势比较中外档案教育，谈谈如何改革我国的档案教育？第八章 外国文件管理一、概述l 定义：文件管理是指对文件在其形成、保存、利用和处置过程中进行的经济而有效的全面管理。（二） 必要性、目的必要性1文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推动了文件管理的产生2合理解决文件制作和保存的条件问题，加强了文件管理产生的迫切性3合理解决文件处置问题的需求4文件全程管理实现经济和高效的要求目的1对现行阶段的文件进行“超前控制”，确保现行文件的安全保管和有效利用。2对半现行阶段的文件进行“合理处置” ，确保半现行文件的安全保管、有效利用和妥善进馆。 （三）文件管理与档案管理的关系1.文件管理是档案管理的前提2.档案管理是文件管理的延伸和发展3.文件管理和档案管理是一个统一的系统工程4.档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证5.文件管理人员与档案管理人员之间存在着相互依存，相互促进而又各自独立的关系 （四）文件与档案的关系1档案由文件转化而来2档案是文件的特殊部分二、文件生命周期理论（一）含义、基本内容（3点） 文件生命周期的定义文件生命周期：文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。基本内容：（一）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程（二）文件的运动过程因价值形态的变化分为若干阶段（三）文件在每一个阶段因特定价值与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系 （三） 重要意义1. 为文件的全过程管理奠定了理论基础2. 为文件的分阶段管理提供了实践指导原则3. 为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制赋予了理论依据。（四） 文件生命周期理论在电子文件时代面临的挑战及修正和发展的表现（评价）。对文件连续体理论的评价（内容、进步之处、不足）面临的挑战1电子文件的生命周期需要新的理解。2对电子文件生命周期的阶段划分有不同的看法。3文件生命周期理论揭示的文件各阶段特定价值与相关因素的对应关系不再适用于电子文件。 文件连续体理论主要内容：构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。包括4个坐标轴文件保管轴、证据轴、业务活动轴和来源轴。进步之处（两种理论比较） （1）研究视角文件连续体理论：集中在文件保管形式与业务活动及环境的互动，考察的是文件从最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程及规律。文件生命周期理论：运用平面的、单维的研究方法。（2）研究方法文件连续体理论：将文件置于一个多元时空范围，转而运用立体的、多维的研究方法。文件生命周期理论：强调文件运动的阶段性，主张划清阶段界限，实行阶段式管理。（3）阶段性文件连续体理论：突出文件运动连续性和整体性。将文件视为一个无需明确分割的连续统一体, 准确地揭示了电子文件各阶段界限日趋模糊、联系却越发明显的运动特点。文件生命周期理论：强调各阶段文件的价值形态与保管场所、管理方式的对应关系。（4）对应关系文件连续体理论：不再要求相关因素的机械对应, 更好地顺应了电子文件时代的发展要求。电子文件时代文件生命周期理论面临哪些挑战？如何应对？（四）在电子文件时代的指导价值三、文件中心（一）性质任务性质：过渡性或中间性，它介于文件形成机关与档案馆之间，是连接机关与档案馆的“中转站”。任务：1保管2服务3处置 （二）业务活动接收、保管的内涵、借阅 、处置（三）优越性1.经济实用 2.交接简便 3.三个不变：其形成机关对文件的所有权不变，文件的整理顺序不变，保密规定不变 4.服务快捷 5.安全保管 6.保证质量第九章 国际档案合作国际档案理事会性质：一个由档案机构和档案人员组成的具有广泛代表性的非政府间的国际专业组织，也是档案发展方面唯一的国际性咨询机构。国际档案理事会宗旨：通过国际合作，促进档案学发展，保护人类的档案遗产不受损害，鼓励人们利用和研究档案并协调档案管理的国际活动ICA执行委员会：是ICA的常理领导机构，由会员代表大会正常产生，它在代表大会闭会期间享有最高领导权，通常每年召开一至两次会议、讨论与ICA有关的重要问题。国际档案大会:是ICA各项活动中规模最大、带有标志性的集学术研究、业务交流和会务决策于一体的综合性会议。 国际档案圆桌会议：是各国最高档案机构领导人定期会晤的会议形式。主要项目:文件与档案管理项目、世界记忆工程、蓝盾计划、 气候史档案调查项目