某公司合同评审程序范本.doc

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合同评审程序文件
1、目的
对接受合同前的产品进行评审，确保本公司能满足合同中的各项要求。
2、范围
本程序适用于公司各类产品销售合同的评审、修订与协调。
注：
A、定型产品：已经设计定型，通过产品鉴定，并被国家有关主管部门纳入该产品的生产企业及产品目录，公司已完成生产准备。
B、合同：营销部提供的合同的总称。本公司包括：
a〕A类合同：定型而且能按照正常生产周期生产能满足客户要求的产品合同。
b〕B类合同：有特殊要求或订货数量及交货周期超出公司正常生产能力的合同。
3、职责
3.1 营销部是合同评审的归口管理部门，负责合同的管理，营销总监负责组织有关部门进行合同评审及评审信息的传递，管理者代表负责对合同履行情况进行检查。
3.2 技术部负责合同中产品性能及有关技术要求的评审。
3.3 质量管理部负责质量保证能力和验收方法、验收准那么的评审。
3.4 生产部负责供货数量和交货时限的评审。
3.5商务部负责对合同进行法务评审。
3.6 其它各项由营销总监通知有关部门负责评审。
4、 程序内容
4.1 合同评审的方式：
4.1.1 A类合同一般采用评审表(见附录A，含附表2，但不含附表1)传递，会签评审。
4.1.2 定单金额较大，特殊要求难度较高涉及面广的B类定单由营销总监主持召开评审会议评审，根据会议结果填写合同评审表。〔见附录A，含附表1，但不含附表2〕
4. 2 A类合同的评审
由营销部将合同连同合同评审意见表传递给技术部，技术部根据合同作出评审意见及相关的产品描述，由生产总监签字确认后交生产方案部门编制生产方案、采购方案、收货方案。如果技术部或生产部在评审的过程中发现合同提出的要求超出公司A类合同的条件均可要求营销总监以B类合同的评审方式组织有关部门进行评审。
4. 3 B类合同的评审
4.3.1 每份合同在签订前应进行评审，以确保：
A、合同内容明确并形成文件；
B、本公司有能力履行合同条款，能满足合同要求；
C、与营销部不一致的意见得到解决。
4.3.2 合同评审的内容应包括：
A、原材料、零部件的采购能否及时到位；
B、设计及工艺技术、检测手段、平安性能能否满足合同要求；
C、效劳能否满足用户的要求；
D、各品种的订货数量、价格；
E、交货期限、地点及费用负担；
F、验收标准、检验方法及“三包〞效劳的规定是否合理；
G、合同修订方式及纠纷的解决事宜是否明确；
H、 B类定单中的特殊要求是否符合国家有关法律法规；
I、其它约定事项。
4.3.3 合同评审结果的审查
管理者代表对评审结果进行审查，批准的合同，由营销部与客户正式签约，技术部根据合同做出的产品描述，由生产总监根据合同安排生产方案、采购方案、收货方案并组织生产。工厂COO负责合同执行过程中的设计、采购、生产进度控制和各环节间的协调工作。
4.4.1 营销部应建立合同档案，每份合同都必须有一个编号，不得重复和遗漏，合同的副本、合同的附件及合同评审表、评审记录应随合同归档管理。
4.4.2管理者代表每半年对合同的管理及执行情况进行一次检查。
4. 5 合同修订
4.5.1 合同修订方案的提出
合同修订方案应明确以下内容：
A〕说明要求修订合同的理由，并提供必要的客观证据；
B〕说明要求修订的具体内容；
C〕提出由于合同修订可能造成后果的补救措施及处理意见。
本公司提出修订合同时，由提出修订部门向营销部说明修订理由，提供必要证据。由营销部组织有关部门对可能造成的不良影响给予分析、评价，并提出明确的解决方法或处理意见。由营销部汇总并与客户进行协商。
客户提出修订合同时，合同修订方案由营销部提供，营销部负责与客户进行前期磋商，形成初步意见，报销售总监组织有关部门评审。
4.5.2..1合同修订方案由营销部组织评审，评审前向评审人员提供以下资料：
A、合同修订的理由、方案及相关问题的处理意见；
B、原合同及其执行情况；
C、双方磋商后初步意见；
D、合同修订评审意见表〔见附录D〕。
4.5.2.2营销部负责汇总评审结果，形成合同评审报告，经总经理批准后，与客户进行协商。
A. 合同修订方案，经过评审与客户协商达成一致意见后，营销部负责签订合同修订协议书，并以“合同修订/终止通知单〞〔见附录D〕的形式及时传递到有关部门，以便执行。
B. 由于客观原因，无法履行合同时，营销部负责与客户协商处理意见，并将协商后签订的终止协议以“合同修订/终止通知单〞的形式传递到有关部门。
4.6 合同评审记录管理
4.6.1营销部应有专人负责有关合同的评审、修订、传递等项记录的保管。合同评审的有关记录按?质量记录控制程序?的规定执行。
5、相关文件
—01A 质量记录控制程序
6、记录
见附录7
7、附录
附录A 合同评审表〔含附表1、2〕
附录B 合同修订评审意见表
附录C 合同修订/终止通知单
附录：A
合同评审表
编号：
客户信息栏〔由营销部填写〕
客户名称

客户地址

联系人

联系

客户技术要求栏(运钞车)
底盘类型

轴距

车型描述

数量

订单类型
A类

B类

技术要求见附页
交货方式

送货日期

提货日期

客户技术要求栏(保安产品)
产品类型

产品描述

数量

订单类型
A类

B类

技术要求见附页
交货方式

送货日期

提货日期

销售总监

销售员

设计/制造要求栏
设计完成时间
年 月 日
技术部

生产完成时间
年 月 日
生产部

备注

关联部门意见
质量部意见

质量部

商务部意见

商务部

批准〔管理者代表〕：
附表1：
合同评审记录
合同编号

评审时间

评审地点

组织部门

参评部门
参评人员
评审意见

评审结论
〔营销部根报会议结果填写〕

与会人员确认并签字

附表2：
订单确认通知
编号：

技术部、生产部：关于订单〔合同〕评审表

编号：

1、已签合同 合同编号 可以安排设计或生产

2、终止工作： 是 否

3、其它：

注：

交货方式

送货日期

提货日期

销售员

销售日期

销售总监

批准日期

存：营销部
附录：B
合同修订评审意见表
原合同编号

发出日期
年 月 日
修订方案编号

发出部门主管

产品名称及型号

需方单位名称

评审内容

需求反应日期
年 月 日
联系人

评审意见及建议

评审人员

负责人

评审日期
年 月 日
说明
评审部门应复制一份备查，“评审意见及建议〞栏如书写不完，可另纸书写附后。
附录C
合同修订/终止通知单
原合同编号

产品名称及型号

需方单位名称

修订/终止协议编号

通知发出日期
年 月 日
发出部门主管

修订或终止内容

接收人
年 月 日
接收部门签字

说明
合同修订内容只填写与所通知部门有关的内容，书写栏空间不够时，可另纸附后。