某公司合同评审管理控制程序.doc

内容为网络收集 仅供参考
1．0 目的：
清楚了解合同的全部内容，使合同的要求得到全面落实。
2．0 适用范围：
所有进出口合同。
3．0 职责与权限：
3. 1 业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写本钱预算表. 如果是来料加工业务和需要使用配额的, 同时填写合同评审表。并对有关的合同的各项条款进行初步审核。
3. 2部门经理负责对出口合同内容, 条款, 换汇本钱等进行审核后审批。
3. 3合同额在50万美元以上(包括50万美元)的出口合同必须向主管该部门的副总经理说明情况, 或由主管经理签署。
4．0 工作程序：
4. 1 业务员与顾客以面谈, ,信函, ,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装要求,交货时间,交货地点,运输方式,验收标准等, 业务员在报价前向部门经理说明具体的情况, 本钱构成, 换汇本钱, 在经得同意后对外报价。经双方确认后, 可以由顾客下订单或我司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的资信程度, 如果没有纪录, 必须开始客户资信评估程序。
4.2 业务员在公司电脑系统中输入有关的合同资料后并制作预算表, 提交部门经理审批。
4.3 部门在对合同的内容, 条款, 换汇本钱, 换汇水平等审核后, 通过系统进行审批, 同意的, 由业务员将合同打印出来, 部门经理在合同正本上签名并盖上合同章, 由电脑编出合同号. 不同意的, 通过系统退回给业务员进行修改, 并执行4.1-4.3。
4.4 业务员在出口合同签署后, 将合同 或通过邮寄给客户, 由客户签署后回传给我司(或者客户寄回合同正本) 该出口合同正式生效。
4.5 合同生效后, 业务员及时跟进, 如果付款方式是L/C的必须要求客户尽快开出相应的L/C, L/C到后, 应该马上安排有关的供给商生产, 并通过系统制作内贸合同提交部门经理审批. (对通过T/T, D/P结汇的结汇的合同, 在评估客户的资信后, 对资信度高的顾客,在合同正式生效后即可安排供给商生产。
4.5.1资信度高的顾客, 是指长期友好合作, 而且是订单有方案，有循环的从来未出现问题的老客户。
4.6 部门经理对内贸合同审核后, 通过系统审批同意, 业务员将收购合同打印出来经部门经理签署盖章后正式生效, 并 寄给供给商。
4.7 内外合同正式生效后, 业务员应将整套资料备齐二套, 一套交给部门经理, 一套自行留存. 经办业务员负责跟进和执行该合同, 部门经理负责催促执行。
4.8 当客户提出更改合同时, 业务员应向有关经理详细说明更改的原因, 更改后的细节, 以及客户更改合同
4.9 合同更改后业务员必须及时通知相关的部门和供给商。
4. 10 当出现以下情况时，业务员要会同部门经理一同洽谈并及时向主管经理汇报：
4.10.1 合同金额超过50万美元。
4.10.2 顾客特殊并且换汇水平较高。
顾客特殊可以理解为已经长期与我司合作, 信誉良好并有意与我司继续合作下去的顾客。
巨大和必须向生产厂预付较大货款的〔如工厂要求预付一定比例的货款为启动资金〕。
5.0 相关的文件及记录：
?顾客资信评估?
?出口本钱预算表?
?出口销售合同?
?内贸销售合同?