档案整理归档制度与借阅制度样本.doc

相关印发档案管理工作相关制度通知各科室（部门）：为愈加好地适应本企业发展需要，深入提升级案管理水平，现将档案整理归档制度、档案保管、保密制度、企业档案人员岗位责任制、档案借阅制度、档案统计、判定和移交制度、档案利用制度等相关制度印发给你们，希各科室（部门）参考实施。江苏田娘农业科技二00九年一月档案整理归档制度一、本企业建立文件材料收发登记、承接、运转、借阅及移交等处理制度，并立即办理，安全保管，随时提供借阅。二、本企业形成文件材料由档案室集中处理。三、实施年度归档制度。四、归档文件材料能完整、真实反应本企业职能活动，整理有序，方便查找利用。五、文件材料形成第二年三月前后，将其目录向档案部门归档。相关资料及目录一并归档。六、交接双方在文件资料目录上签字。档案保管、保密制度一、本企业档案室设置必需档案专用库房和柜架，库房坚固，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。二、本企业档案室应配置温湿计、去湿机、空调设备和电子计算机等。三、案卷多柜存放绘制案卷存放示意图。四、本企业建立全宗卷，积累存放本企业案卷立卷说明、分类方案、判定汇报、交接凭证、销毁清册、检验统计、全宗介绍等材料。五、本企业档案部门定时组织人员对档案保管情况进行全方面检验，并作统计，发觉问题要立即向分管领导汇报，采取主动有效方法，保护档案安全。六、本企业档案部门必需落实实施党和国家保密、保卫制度，确保档案和档案机密安全。本企业档案人员岗位责任制一、落实上级档案行政管理部门相关档案工作方针、政策和工作计划、布署，实施档案工作法律、规章和技术标准。二、集中管理本企业档案。三、负责对本企业文件材料搜集、整理、立卷、归档等工作。四、搜集和档案相关资料。五、开发档案信息资源，提供档案。六、档案工作人员含有高中以上文化程度，含有档案专业知识，保持相对稳定。档 案 借 阅 制 度一、查阅本本企业归档档案，能够直接到档案室调阅。二、对各类档案均按要求查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档目标和内容，符合查阅条件办理手续，方可查阅。三、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导同意，且只许在档案室内进行，利用者对其机密内容要负责保密。四、利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发觉以上情况，要追究责任，严厉处理。五、凡借阅档案，借阅者均须真写借阅登记，限限归还。如需继续使用，应重新办理借阅手续。六、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检验案卷有没有损坏，文件是否齐全等。七、利用人员应将利用效果立即向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材，以愈加好地提供利用。档案统计、判定和移交制度一、本企业档案部门应按要求填写档案收进和移出登记簿。二、正确编写档案工作情况统计年报，立即上报相关部门。三、依据国家相关档案保管期限要求，制订本企业保管期限表，定时对档案进行判定，正确地判定档案存毁。四、档案判定工作，应在本企业分管责任人领导下，由档案部门和相关业务部门人员共同组成判定小组，按要求进行。五、销毁失去保留价值档案须由判定小组提出意见，登记造册，经本企业分管责任人同意后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。六、本企业档案人员调动工作时，必需在办完档案移交手续后方能离开岗位。档案利用制度一、本企业档案人员要熟悉所藏档案情况，主动了解本企业各项工作对利用档案需要，主动做好提供利用工作。二、本企业档案部门必需编制案卷目录，并依据利用工作需要编制档案专题文件目录等。三、本企业档案部门应编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文聚集和专题文件聚集等。四、凡利用者全部应按要求办理手续，并慎写档案借阅登记簿。五、档案部门在向利用者提供档案同时，应依据需要附一张档案利用效果记录表，利用工作结束后，由利用者如实填写，立即交档案部门存查。电子文件归档管理制度一、归档范围通常反应和统计本单位公务活动，含有查考利用价值电子文件，及其相关支持软件和数据。参考国家、省、市现行纸质及其它载体文件归档范围实施，并应包含对应背景信息和元数据。二、归档时间电子文档施行年度归档制度，每十二个月度电子文件整理合格后，于第二年6月底前将电子文件、相关软件及归档电子文件记录表向单位档案部门移交一套，形成部门保留一套备用。三、归档方法 电子文件归档方法包含逻辑归档和物理归档。归档分两步进行，对实进进行归档先做逻辑归档，然后定时完成物理归档。在开展电子文件归档早期以物理归档为主。四、电子文件归档整理1、归档电子文件按江苏省归档文件整理规则实施措施要求，以件为单位进行整理。2、归档电子文件应和内容相同纸质或其它形式载体文件之间建立正确、可靠标识关系，通常以档号为标识符。3、同一全宗内归档电子文件按年度保管期限方法进行分类，按不一样保管期限分别组盘，拷贝到耐久性脱机载体上保留，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。4、归档电子文件目录应同时存有机读目录和纸质目录，并同时拷贝到耐久性好脱机载体上保留。5、存放电子文件载体或装具上应贴有标签。五、电子文件保管要求归档电子文件保管除应含有纸质档案通常要法度外，环境温度应控制在1727度之间，相对温度应控制在3545%范围内，并注意离强磁场有害气体。六、电子文件利用电子文件封存载体不得外借。利用时使用拷贝件。利用时遵守保管要求。利用者对电子文件使用应在权限范围之内。七、电子文件销毁参考国家相关档案判定销毁相关要求实施，并确保载体和信息根本销毁。