接待工作管理新规制度.doc

接待工作管理制度
第一章 总则
第一条 为树立企业良好形象，扩大企业对外联络和交流，使接待工作规范、有序，特制订本制度。
第二条 接待工作标准是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节省、统一协调。
第三条 本制度适适用于企业较大活动、会议和业务往来等接待工作。
第二章 管理职责
第四条 行政部为企业接待工作归口管理部门，负责接待工作安排和管理，确定关键贵宾接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
第五条 行政部责任人审核接待计划、协调相关接待事项及接待费用，报总经理审批。
第六条 企业各部门负责本部门接待工作；每个月统计接待情况报行政部登记立案；同时应完成企业安排各项接待任务。
第三章 类型和标准
第七条 本措施所指接待对象，按来访事由不一样，关键分成以下多个类型：
（一）公务来访
1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来企业检验工作；
2、合作单位来企业洽谈工作事宜；
3、 有合作意向投资单位、金融机构来企业考察；
4、 关键用户参观考察。
（二）参观来访
l、各级党政机关领导来企业视察工作；
2、各地机关、企机关来企业参观考察；
3、关键用户参观考察。
（三）会议活动来访
应邀前来参与企业会议、活动各级领导、教授、新闻记者等。
（四）其它来访客人。
第八条 按接待对象等级不一样和对企业业务影响不一样，分为关键贵宾和通常贵宾。
第九条 招待标准和标准：
（一）参观接待依据需要安排招待用餐。公务来访招待餐标按每人100 - 130元，会议和参观来访招待餐标按每人80 - 100元，其它来访客人来访招待餐标按每人60 - 80元。接待用酒分别为二、三、三档位酒水。
（二）住宿标准：
1、通常来访客人安排企业签署协议酒店一般标准间；
2、企业领导出面接待外地关键贵宾住宿，由行政部依据领导授意安排。
第十条 用车标准：
（一）通常公务来访，依据情况需安排用车，由行政部统一调度；
（二）列入计划关键贵宾来访用车，企业应优先给予确保，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。
第十一条 接待规格：关键贵宾由董事长或总经理出面接待见面；其它贵宾依据情况由相关人员接待。
第四章 计划和准备
第十二条 行政部在接到企业领导通知或单位关键来访预约时，应做书面登记。对关键贵宾接待，须在具体了解接待要求基础上确定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后立即通知相关部门和领导；对通常贵宾酌情安排业务对口部门接待。
第十三条 企业各部门在接到关键来访预约后，须填写《接待申请单》报行政部，并帮助确定接待计划。需企业领导出面、行政部协调关键接待通常应提前2天通知行政部；对时间紧迫临时关键接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。
第十四条 关键来访接待计划应载明以下内容：
（一）接待类别：公务来访、参观、参与会议或其它。
（二）贵宾基础情况
l、来访单位名称、领导姓名、职务等；
2、来访具体时间、人数，当地陪同来访领导和人数；
3、来访目标和要求；
4、在当地停留天数。
（三）具体接待安排
l、明确关键接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，出面接待领导和陪同人员；
2、参观线路或洽谈、举行活动场所；
3、费用预算。
第十五条 关键接待计划还应考虑以下内容：
（一）是否安排车辆接送；
（二）是否需要会场部署，包含花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等；
（三）是否制作欢迎牌、指示牌；
（四）是否安排礼仪；
（五）是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿；
（六）是否安排摄影摄像；
（七）是否需要准备企业宣传资料；
（八）是否宴请，包含宴请时间、地点、参与人员、标准；
（九）是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果；
（十）是否安排游览、购物、娱乐；
（十一）是否需要赠予礼品；
（十二）其它需要说明事项。
第十六条 对关键参观来访，关键接待部门应按计划通知参与见面领导、陪同人员、落实见面时间及场所。确定贵宾访问路线并检验相关设施，确保环境清洁，欢迎牌设置和内容正确，摄像机、摄影机电源充足。
第十七条 对关键公务来访或会议来访，关键接待部门应依据计划和贵宾要求，提前预订好贵宾下榻宾馆：依据计划预订宴请酒店：依据所定用餐标准，安排迎合贵宾地方口味饭菜及烟酒、饮料；依据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目：定制礼品要确保质量。
第十八条 对大型会议或活动来访接待，主办部门应事先准备企业介绍等相关资料；检验会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。
第十九条 行政部按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须确保车辆清洁，安全性能良好；企业车辆应服从行政部统一调度。
第五章 行为规范
第二十条 接待礼仪：
（一）仪表：面容清洁，衣着得体；
（二）举止：稳重端庄，从容大方；
（三）言语：语气温和，礼貌文雅；
（四）态度：诚恳热情，不卑不亢。
第二十一条 接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于企业门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意次序；接收名片时，要以恭敬态度双手接收，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要让客人优异，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时依据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
第二十二条 接待中包含机要事务、秘密文电、关键会议，要尤其注意保密；接待中既要熟练介绍企业情况，又要注意内外有别，严守本企业机密；对不宜摄影摄像场所，应向参观人员说明。
第二十三条 接待中应厉行节省，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。
第六章接待费用和信息反馈
第二十四条 企业各部门接待费用在企业业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内，按财务报销步骤报总经理审批。
第二十五条 接待人员应立即撰写关键来访信息稿交行政部：将和来访者交流中取得信息汇总整理，提取其中对企业有价值信息交相关部门。
第七章 违制处罚
第二十六条 不按要求报批接待计划，处部门责任人100 - 300元罚款。
第二十七条 接待准备马虎，影响企业形象或给项目合作会造成损失，处部门责任人300 - 500元，并追究行政责任。
第二十八条 不按要求接待，其费用由接待人员自理。