公司货币资金内部控制管理规定模板.doc

货币资金内部控制管理要求归属体系：鹏润投资（国美电器）经营管理手册财务系统分册文件编号：鹏润财资金002撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版 本：第一版生效日期：4月1日机密等级： 机密 通常累计页数：14页 正文页数：9页附件个数：4个制度正文目录：目 录页次1、目标12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件9总裁审批管理研究室审核撰写人1. 目标：为加强我企业货币资金内部控制和管理，确保货币资金安全，特制订本要求。2. 范围：2.1适用范围：本要求适适用于国美电器总部各部门及各分部财务系统。2.2公布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门；各分部。3. 名词解释：3.1货币资金：本要求货币资金指企业拥有现金、银行存款和其它货币资金。3.2网上银行：指银行经过互联网向用户提供金融服务银行系统。4. 职责：4.1分部总经理职责：各分部总经理对本分部货币资金内部控制管理建立、健全和有效实施和货币资金安全、完整负责。4.2 各分部财务部职责：各分部财务人员负责货币资金管理要求实施。5. 作业内容：5.1现金管理5.1.1各分部（门店）要按企业核定现金限额控制库存现金数量，现金收入应于18小时内送存银行，不得坐支现金，超限额现金须立即解交银行。当日因故未能送存银行，须汇报分部责任人，妥善保管。5.1.2各分部（门店）收取现金应于收款当日上缴银行，因不按时上交所造成损失由分部自行负担，并追究相关责任人责任。5.1.3各门店现金收入应上缴银行，各门店不得私设“小金库”，任何人不得将公款以个人名义存入银行，不得挪用企业公款。 5.1.4出纳人员应严格按企业要求使用现金，认真审核多种原始凭证。天天日结后要查对结余数和实际库存数，做到帐实相符，日清日结，并填报当日“现金流量表”，具体反应库存资金流入、流出及库存余额。5.1.5 出纳每日及月末必需按企业库存现金盘点制度进行盘点，每个月盘点后如实填写“库存现金盘点明细表”。门店月盘点明细表于次月1日12:00前上报各分部财务部，由分部财务部汇总后，于次月2日9：30以前上报总部财务中心资金管理部。5.1.6 各分部总帐会计负责对分部库存现金进行不定时抽查盘点，各门店主管会计负责对门店出纳库存现金进行抽查盘点，财务主管负责对以上工作监督管理。企业财务中心定时和不定时地对各分部现金盘点进行抽查，各分部确保现金账面余额和实际库存相符。发觉不符，立即查明原因作出处理。对于库存现金盘点表和现金流量表存在差异分部汇总人员应将具体差异说明上报企业资金管理部。5.1.7为了缩短企业资金在流转过程中停留时间，降低资金滞留在门店数额，切实降低资金营运成本，保障资金安全，依据企业经营管理要求，企业对分部所属各门店金库留存资金实施限额管理。门店库存资金是指门店在银行上门收款后仍滞留在门店现金部分，包含销售收入中现钞部分、门店日常备用金（含用于市调借款留存费用）、零钞等，不包含信用卡、支票、购物券、借条和其它以非现钞形式存在资金凭证。5.2银行存款管理5.2.1各分部取得资金须立即记入企业银行账，不得设置“账外账”。 不管使用何种财务软件，银行出纳必需建立银行存款日志帐并按业务发生时间序时登记。5.2.2定时查对银行存款余额，按月编制银行存款余额平衡调整表，银行存款余额平衡调整表须由不相容会计人员编制，即管理该帐户会计人员不得编制该帐户余额调整表，经分部主管会计审核，报财务经理签字后，每个月10日之前上报总部财务中心资金管理部，并和当月凭证一起保留。企业总部银行存款余额平衡调整表，由企业财务中心主管会计审核，报分管副总签字后，和当月凭单一起保留。5.2.3单位“未达账项”要逐笔落实，立即处理。 不许可出现长久未达帐项。对于15天以上长久未达帐项编制时作相关说明，并由财务经理负责从快清理。5.2.4支票领用须建立支票使用备查登记簿和审批制度。领用时，经办人在登记簿、支票存根上签字。企业标准上严禁签发无收款单位、无金额支票，特殊情况下，签发空白支票需要财务经理在登记薄上签批并注明支付限额。5.2.5银行结算票据由出纳填写完整，交财务经理或财务经理授权人加盖银行预留印鉴或填写支票密码后，送开户行办理收、付款业务。银行票据存根粘贴在付款凭证后，送交会计记帐保留。5.2.6各分部应该严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金确保票据或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务票据，套取银行和她人资金；不准无理拒绝付款。5.3票据和相关印章管理5.3.1出纳负责票据管理，要设置备查簿分类统计银行票据购置、保管、领用、背书转让和注销情况，预防空白票据遗失和被盗用。5.3.2会计负责发票或收费票据管理，会计要对发票或收费票据购置、保管、领用和注销专设登记簿进行登记。5.3.3各类票据填写应真实、正确、合乎规范。开具票据应立即进行帐务处理或送交银行。作废票据要加盖“作废”章，作废发票或收费票据随存根保管，作废支票要按序号装订成册。5.3.4用完发票或收费票据应立即登记注销。任何人不得随意销毁票据。作废支票应随同记账凭证装订成册。发票销毁要填写销毁发票记录表，报请税务机关同意后方可销毁。任何人不得出借、挪用任何票据。5.3.5各分部要加强银行预留印鉴管理，出纳负责保管单位责任人印章；财务经理或财务经理授权会计主管人员负责管理各分部财务专用章（支票专用印鉴）、支票密码。任何分部或个人不得将财务印鉴，尤其是财务专用章、收费专用章、支票专用章等转借她人保管或使用。5.3.6企业总部撤销分部其独立核实权时，应向企业总部交回财务印章和空白发票、支票等。如不按时交回造成遗失等，造成经济损失由责任人负担。5.4银行帐户开立和使用5.4.1开户标准A：统一高效：首先是业务服务功效统一，合作银行能够提供全方位服务功效，如：上门收款、结算、网上银行、授信、POS机等，其次是合作银行和企业资金管理要求较一致银行。B：实用精简：首先是企业相关业务发展需要，如货款结算、授信、网银、纳税等；其次是能在同一个帐户上处理业务，不需要设置两个帐户。C：企业战略发展需要：即能够为企业提供融资需求和企业战略发展需要而需设置银行帐户。5.4.2帐户分类A：结算帐户：包含主结算帐户（即收款行），如销售及其它业务收入款项回收、对外支付货款银行帐户；辅助结算帐户（即授信行），指为开立、兑付银行承兑汇票银行帐户。B：费用帐户（即基础户），关键指企业日常经营、管理费用支出帐户；C：纳税帐户（依据当地税务部门要求在相关银行开立）。5.4.3帐户管理具体要求A、分部依据业务需要设置、注销银行帐户，必需上报总部财务中心资金管理部审批立案，严禁私自设置、随意开户、任意销户。B、外勤出纳专门负责银行存款，实施钱帐分管标准。收入款项应立即存入银行，并认真审核收款票据凭证记载内容事项。按企业审批程序对外支付货款，支票应写明用途、金额、收款单位等，严禁开立空头支票、空白支票。立即取送银行单据，并进行对应帐务处理。C、银行承兑汇票确保金帐户、信用卡帐户视同一般帐户进行管理，必需确保每七天从信用卡户向结算户划转次数、到银行取送单据次数均不少于2次。D、各分部费用帐户资金应依据总部核定费用额度定时从结算户中划转，并根据实际支出支取。5.4.4新开分部开业前银行帐户管理A、开发人员开立银行帐户后，应在2个工作日内将银行帐户明细传真到总部资金管理部立案（包含：企业全称、开户行、帐号）。B、财务人员到位前，非财务人员不得以任何理由使用该银行帐户。C、新开分部筹备期间，除基础帐户外，不许可再开立其它银行帐户，若有特殊情况需要开立或注销银行帐户，应以书面形式向总部财务中心资金管理部提出申请，经同意后方可实施，并将新银行帐户信息（包含：企业全称、开户行、帐号）传真到总部资金管理部立案。5.5网上银行管理5.5.1网上银行功效：适用全部用户功效有：信息窗、更改密码、帐务信息查询、转帐、发放工资、授权、支票挂失、帐务控制设置、常汇户管理等；适用集团企业功效有：集团帐务查询、集团内部转帐、分企业帐户余额录入、发出支付指令等。5.5.2开立网上银行目标：为落实企业总部对资金集中管理、计划管理、合理调度标准，发挥资金使用整体优势，建立高效快捷结算体系，进而实现规模效应，缩短资金在途时间，提升资金使用效率。5.5.3开立网上银行条件：各分部只能在主结算户、授信户或因业务发展需要，按总部要求在指定银行开立网上银行帐户。5.5.4申请开立网上银行程序：A、因业务发展需要，各分部相关帐户需要开立网上银行，需向总部财务中心资金管理部提交书面申请，经总部审核同意后方可开立。B、申请开立网上银行分部，需向相关银行说明申请集团帐户(即：以集团企业下属子企业名义申请)。C、网上银行正式开立后，申请分部需向总部财务中心资金管理部报送网上银行资料明细表（见附件7.3）立案。D、为确保资金安全，全部网上银行开立必需含有以下三级授权管理，即：每一笔资金支付，必需经三人之手方可划转成功：、操作员：分部出纳权限：制单、基础帐户维护、复核员：结算主管权限：复核（以操作员工作进行监控）、基础帐户维护、授权人：分部财务经理权限：转帐（含有对前两级操作员所操作款项是否支付权利，同时对前两级操作人员起到监控作用）、基础帐户维护E、各分部在网上进行支付时必需根据以上要求，经以上三级财务人员（缺一不可）确实定以后方可支付，三名网银操作人员必需相互监督。F、网银操作人员必需加强登录网银所必备证书（IC卡）及密码管理及保密工作，不得将密码或证书泄露或交和她人代为操作或保管，支付密码要做到随时或定时更新。G、各分部必需在遵照企业相关付款审批及授权要求前提下，方可在网上支付。5.6资金报表管理5.6.1分部开业前报表管理。A、总部同意新开分部资金需求申请且申请资金到帐后，该分部每七天应定时上报国美新开分部资金使用情况汇总表，该表应如实反应本分部使用情况及收支情况，不得存在隐瞒或欺骗行为。B、分部在申请拔付资金未到帐前，严禁许诺或开空头支票等。C、总部拔付全部资金各分部应做到专款专用，不得借任何名义挪做她用。如遇特殊情况报总部同意后方可实施。5.6.2分部开业后报表管理。分部正式开业后各单位应上报现金流量表，即：替换开业前上报国美新开分部资金使用情况汇总表。 现金流量表是总部掌控现金流动情况、进行资金调配、投资等决议关键依据。A、编制需遵照标准、本表所填数据一律正确到万位，并保留小数点后2位；、本表全部数据填列以收付实现制为准，遵照现金流入流出概念；、本表所称现款形式均包含以现金、支票、信用卡、电汇、信汇等形式即时流入、流出或随时划转款项；、本表中期初和期末余额、当日流入和流出发生额均为财务软件系统帐面实际金额，每日期末余额应同银行存款帐面余额、现金帐面余额和其它货币资金帐面余额相等，各分部在上报现金流量表同时应将当日银行存款帐面数在表下备注中分别列明上报。月底应同资产负债表中货币资金对应科目标余额一致；、本表中数字必需横向数字和纵向数字累计一致，汇总数字和明细数字相加数一致；（如现金累计数=门店现金期初余额小计+分部现金期初余额小计），本日期初余额和上日期末余额一致，本日期末余额=本日期初余额+本日流入-本日流出；、可动用额=期末余额+已收未入帐-已付未入帐-不可动用资金；、全部数字填列及表格样式必需以此文件为准，不得自行依据了解填列和变动，如和实际操作有冲突，应先请示总部待同意相关意见后方可填列。B、具体编制说明、期初余额、本日流入、本日流出、期末余额依据当日帐面实际数额填列；、已收未入帐填写已经收到但还未进行帐务处理全部货币资金流入。、已付未入帐填写已经支付但还未进行帐务处理全部货币资金流出。、分部不可动用资金银行存款中“到期解付”填写自次日起一周内解付所需资金（填写票面金额扣除确保金以后敞口金额）；、分部不可动用资金银行存款中“其它”填写除承兑到期解付资金以外全部不可动用银行存款（包含通知存款、定时存款、验资款、诉讼冻结款及其它不可动用特殊事项），并在表下备注具体事项及金额。、分部不可动用资金其它货币资金中“银承确保金”填写分部实际确保金余额。（银承确保金实际余额=财务软件系统银承确保金帐面余额+银承确保金已收未入帐金额-银承确保金已付未入帐金额）、分部不可动用资金其它货币资金中“在途信用卡”填写分部实际在途信用卡余额。（在途信用卡实际余额=财务软件系统在途信用卡帐面余额+在途信用卡已收未入帐金额-在途信用卡已付未入帐金额）、分部不可动用资金其它货币资金中“在途支票”填写分部实际在途支票余额。（在途支票实际余额=财务软件系统在途支票帐面余额+在途支票已收未入帐金额-在途支票已付未入帐金额）、其它货币资金期末余额+其它货币资金已收未入帐-其它货币资金已付未入帐=分部不可动用资金银承确保金+在途信用卡+在途支票、门店滞留资金中现金、银行卡、支票依据门店当日实际库存现金、信用卡、支票填列；门店滞留资金中其它填写除现金、银行卡、支票以外其它款项。注：门店期初、期末余额、本日流入、流出相关数据填列上线ERP分部，依据金力系统中现金日报表数据填写，门店“期初余额、本日流入、本日流出、期末余额”分别取门店现金日报表“上日余额、本日收取、本日上缴、本日余额”中“现金”、“支票”、“银行卡”累计数；未上线ERP分部，期初、期末余额填写门店帐面实际金额，本日流入填写门店本日实际收到现款款项，本日流出填写门店实际支出款项。6. 注意事项：6.1企业总部不定时检验各分部内控制度建立和实施情况。6.2各分部（门店）对现金天天必需盘点查库，检验现金账是否做到日清日结，帐实是否相符。月末总帐会计应和现金出纳和银行出纳进行帐目查对，确保帐帐相符。检验是否有私设小金库行为，对各级出纳人员不推行岗位职责，玩忽职守造成损失，由当事人给予赔偿直至追究法律责任。 6.3各分部定时组织票据使用、保管情况检验，检验票据购置、领用、保管手续是否健全，是否设置备查登记簿，票据保管是否存在漏洞，票据领用、移交、注销经办人是否签字确定。6.4定时检验支付款项印章保管情况，检验是否存在办理付款业务所需全部印章交由一人保管现象。假如出现上述情况将严厉处理。6.5加强会计凭证和账务日常复核和年底稽核，关键核查支出审批手续是否齐全、是否有超越权限审批行为。6.6定时检验出纳和审核、复核、会计档案管理等不相容岗位人员设置情况，检验有没有混岗现象。6.7对监督检验过程中发觉货币资金内部控制中微弱步骤责令限期纠正和完善。发觉严重违纪等重大问题，提交监察中心或司法机关严厉处理并追究相关人员责任。 6.8现金流量表编制注意事项A. 对于主结算户银行回单收取尤其要求。如回单由企业外勤出纳收取应确保天天一次；如由银行上门服务，必需和银行协商每日送取一次银行回单。B. 对于POS户及授信户和其它银行存款帐户回单收取应确保每七天最少三次。C. 对于当日取回回单，应立即进行帐务处理，无特殊情况，必需做到“日清日结”，即当日取回回单当日进行帐务处理。 D. 现金流量表编制、审核纳入结算组日常管理范围，结算主管要帮助财务经理做好现金流量表管理工作。E. 现金流量表报送时间为次日10：00前，请各分部严格遵守，因各分部报送不立即、不正确影响总部相关决议工作，将给予重罚。7、附件：7.1库存现金盘点查对表7.2分部库存资金盘点结果汇总表7.3网上银行资料明细表7.4现金流量表.