考勤管理业务需求说明书样本.doc

需求说明书考勤管理5月文件状态： 初稿 正式公布 正在修改文件标识：目前版本：1.0作 者：完成日期：版 本 历 史版本/状态作者参与者起止日期备注目 录第1章 引言11.1 引言1第2章 现行业务模式12.1 包含系统12.2 业务步骤图22.3 业务步骤说明2第3章 业务功效需求23.1 业务需求步骤图23.2 业务需求说明33.2.1 参数设置33.2.2 排班管理43.2.3 补卡管理73.2.4 加班管理93.2.5 调休管理113.2.6 请假管理153.2.7 出差管理193.3 日结果、月结果、年结果、考勤月报表203.3.1 日结果203.3.2 月结果213.3.3 年结果213.3.4 考勤月报表213.4 提醒模块223.5 考勤补录模块223.6 考勤自助查询模块223.7 网上考勤模块22第4章 外部接口234.1 考勤管理系统和朗新系统接口234.2 考勤管理系统和科密系统接口23第5章 系统总体需求235.1 审批流235.2 可拓展字段235.3 系统架构235.4 质量需求24第1章 引言1.1 引言现在HR部门做考勤数据时，存在着很多严重问题，造成该岗位人员流失严重。第一,在多系统间切换操作，这么操作造成工作上麻烦且易混乱，新手不易上手；第二，考勤数据未做到统一性，考勤步骤在OA系统审批完还得手工录入到朗新系统中，操作繁琐，增加工作量；第三，每个月为提供一份考勤统计表给财务计算薪酬，前后得花上20天时间，而且完全手工操作查对方法，这么难免造成误差，不管对被考勤人来说还是对企业来说，全部有可能造成损失。本系统关键着力于以上几点处理现行问题，降低考勤人员工作量，提供被考勤人员自助查询考勤数据，而且估计企业未来考勤模式，做部分预留功效。第2章 现行业务模式2.1 包含系统OA系统,朗新系统,科密系统，CRM系统2.2 业务步骤图2.3 业务步骤说明考勤步骤，包含补卡申请单、出差申请单、请假申请单、加班申请单、调休申请单市场运行经理和市场拓展经理在CRM系统提交出差申请单，其它步骤在OA提交，其它人员全部考勤步骤全部在OA上提交申请考勤步骤审批完人事管理专员(区域人事专员)OA上接收到相关步骤后，在朗新系统做相关补卡操作。第3章 业务功效需求3.1 业务需求步骤图3.2 业务需求说明3.2.1 参数设置3.2.1.1 权限可按角色或岗位分配权限权限控制内容：可分配各模块使用权限，可设置按角色或岗位只能查询一些部门或人员考勤数据(即按组织架构等级做分级权限)，而非一查询就能查询全部内容，比如：像各部门上级主管各查询该部门组员考勤情况 可分配对应部门岗位人员排班，默认情况下全部些人全部不得排班3.2.1.2 考勤规则设置请假、加班、调休、出差审批天数设定，以提供步骤审批时使用假别设置：事假、病假、婚假、产假、年假、探亲假、丧假、其它，及设置对应假别是否带薪调休规则设置：能够设置有效调休有效周期排班次数：能够设定对应部门或人员在一定时间期间能够排班次数，对于超出排班次数，将不再提供排班时间修改，对应人员按排班时间严格实施。若不做次数限定，则能够对排班内容做修改。是否考勤属性：该属性为“是”人员，需要按排班时间做对应打卡，该属性为“否”人员，将不受多种考勤规则限定，对应也就不存在异常卡消息提醒。 单据提交提交天数：该规则作为判定单据提交时间和对应考勤开始时间是否有提前对应天数，对未提前提交话系统做对应提醒，不仅提醒申请人，包含提醒全部审批人，以作为审批人审批依据。3.2.1.3 工作日功效描述：经过正常工作日设定，降低排班工作量。提供设定休息日，年假，法定节假日3.2.2 排班管理功效描述：为全部在职人员设定上班时间，可按部门排班或按人员排班。若按部门排班话，该排班适合于该部门全部些人，后续入职人员也生效。该功效有三个模块，一是设定排班对象，二是设定排班起止日期，三是设定各个班次段起止时间，经过这三个模块设定进而生成一张对应日期排班表。提供新增、保留、修改、删除排班功效。排班可针对类别，支持对不一样类别人对应不一样排班方法，以降低排班工作量。排班还支持手动排班和自动排班，自动排班适适用于以正常班方法(上班时间有一定规律性)工作人员，手动排班适适用于不以正常班方法工作(上班时间没有一定规律性)人群。对于界定为自动排班，系统将以设定工作日及休息日规则完全自动排班。排班可支持多套上班时间，以支持像零售督导专员、市场运行经理这么人群(零售督导专员上班时间：8：30-17：30或9：00-18：00或10：30-18：30，市场运行经理：9：30-17：30或10：00-18：00或10：30-18：30) 输入：排班对象：按部门（经过组织架构勾选部门，可支持多选） 按人员（经过组织架构选择人员或经过按工号、姓名查询选定人员）排班起止日期：排班开始日期，排班结束日期班次段：班次名称,总小时数，刷卡性质(按班刷卡，按段刷卡),段开始时间，段结束时间,段工作小时，有效打卡时间段(在该有效时间段内打卡，打卡数据才算正常卡，若不做设定，则打卡不受时间限制) 排班日历： 非工作日类型：休息日（排班日期显示黄色），法定假日(排班日历显示红色)输出：点击组织架构或对应人员显示排班内容和对应班次名称时间段操作步骤：备注：该排班作为判定迟到早退依据。适适用于晋江总部人员、厦门总部人员、直营店人员、市场运行经理、市场拓展经理。对于品质管理部和仓储部排班，授权对应部门责任人做排班。直营店人员由门店责任人排班，排班操作方法一样，支持餐卡，并走直营店排班审批步骤步骤审批后排班才生效,排班步骤图以下： 3.2.3 补卡管理补卡规则：第一、该补卡适适用于全部漏打卡人员第二、 做补卡次数限制，若超出系统设置补卡次数，则做对应提醒，若执意提交，由直接上级确定后走特殊步骤由总裁审批处理。第三、单据支持代提交，考勤数据存放在被代理人名下功效描述：该步骤提供漏打卡人员使用，当点击补卡步骤时，若用户有漏打卡，则单据上直接显示出需要补卡时间段，无须用户录入。输入单据：操作步骤：总部：零售事业部: 终端零售人员：导购类：导购，资深导购，收银员，仓管员店长类：店长，副店长，店长助理步骤说明：提交补卡单据后可按部门判定选择使用总部步骤或零售事业部步骤或终端零售人员步骤补卡提醒：在提醒模块有补卡消息，点击对应提醒链接可直接打开补卡单据。提醒消息可同时到RTX消息提醒，同理点击RTX消息提醒，也是直接打开补卡单据。3.2.4 加班管理加班规则第一、加班须按时打卡，不然不得调休。对于特殊情况下加班无须打卡，由人事管理专员(区域管理专员)事先做补卡处理 第二、除直营店外人员加班0.5天起算，对于加班天数写小于0.5天做提醒并不许可提交 第三、直营店人员加班按小时计，加班2小时起方可计算加班,小于2小时做提醒并不许可提交 第四、单据支持代提交，考勤数据存放在被代理人名下功效描述：提供加班申请，存放加班申请统计。能够设置加班是以小时计还是以天数计输入单据：操作步骤：总部： 零售事业部：终端零售人员：3.2.5 调休管理调休规则 第一、加班调休使用期为六个月。当用户打开调休单时，对选定加班时间段系统自动判定对应加班时间段是否有按时打卡，若无按时打卡则做对应提醒，并判定该加班时间是否超出六个月，若超出六个月则做对应提醒并无法提交 第二、调休标准上不得和春节假日连休。考勤规则设定时，提供“不可调休时间范围”和“可调休天数”设定，以做该规则判定依据第三、 对于在调休期间提前回来上班，提供“销假”处理。若不是提前回来上班，点击“销假”，系统提醒“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改已经存放调休天数，对于单据上调休截止日期不做改写，只是有销假统计。销假后按正常上班时间打卡。对应销假步骤：提交人直接上级(直接上级对于是否提前回来上班做对应确定)结束第四、 单据支持代提交，考勤数据存放在被代理人名下 调休步骤功效描述： 提供职员加班调休或生日调休，生日时间上班列为可调休时间范围内输入单据：操作步骤：总部：零售事业部：终端零售人员：3.2.6 请假管理请假规则第一、 请假天数和实际打卡不符，一律以实际打卡为准。第二、 对于在请假期间提前回来上班，提供“销假”处理。若不是提前回来上班，点击“销假”，系统提醒“无须销假操作”。做销假后，系统自动修改已经存放请假天数，对于单据上请假截止日期不做改写，只是有销假统计。第三、 单据支持代提交，考勤数据存放在被代理人名下请假步骤 输入单据：该单据相关附件，可处理像婚假这么假别需要提供结婚证扫描件内容操作步骤：总部：零售事业部：终端零售人员： 3.2.7 出差管理功效描述：单据支持代提交，考勤数据存放在被代理人名下出差单据：操作步骤：总部：零售事业部：终端零售人员：同零售事业部3.3 日结果、月结果、年结果、考勤月报表功效描述：该模块做为汇总数据查询入口3.3.1 日结果提供依据工号、姓名、岗位等全部些人事资料字段匹配字段查询对应人员日结果，日结果包含字段信息以下3.3.2 月结果提供依据工号、姓名、岗位等全部些人事资料字段匹配字段查询对应人员月结果，月结果包含字段信息以下3.3.3 年结果提代依据工号、姓名等匹配字段查询对应人员年结果，年结果包含字段信息以下3.3.4 考勤月报表可生成考勤月报表(经过可选部门或个人生成)，提供HR部门查询和财务计算薪资使用，考勤月报表以下图3.4 提醒模块功效描述：对职员异常卡做提醒消息。提醒消息在该模块形成一条链接，并同时做到RTX消息提醒，方便职员即时提交数据。支持职员生日提醒，可设置提醒对象。提醒支持自动提醒和手动提醒。自动提醒功效可设定提醒时间段、提醒次数，支持按提醒时间段和提醒次数条件做自动提醒。手动提醒该功效用于管理人员针对全部立即提醒消息，经过选定对应消息，点对应发送按钮以达成提醒功效。提醒消息有对应状态显示，统计该提醒消息是提醒过还是未提醒，或提醒消息自动类别分类显示。3.5 考勤补录模块功效描述：该模块提供给人事管理专员(区域人事专员)做考勤补录，相当于手工录入考勤。对于手工录入和系统存放统计做分类显示3.6 考勤自助查询模块功效描述：该模块提供被考勤职员自助查询自己打卡统计和补卡、加班、调休、请假、出差数据。可提供职员查询前一天及更早前数据，对于当日数据未显示做友谊提醒。3.7 网上考勤模块功效描述：网上考勤功效支持职员登录该考勤管理系统后，在该网上考勤模块做对应打卡，该数据会自动存放系统当中。该模块关键提供给市场拓展经理这类职员使用第4章 外部接口4.1 考勤管理系统和朗新系统接口接口说明：读取朗新系统人事档案，该人事资料支持各单据数据使用。而且提供导出考勤数据功效4.2 考勤管理系统和科密系统接口接口说明：能够自动采集到科密考勤机数据，做到当日能采集到前一天及更早前数据，以提供考勤数据支撑，采集异常时能够在提醒模块做对应提醒第5章 系统总体需求5.1 审批流审批流需可定制，审批人支持按角色或按岗位设置，审批路径和审批条件可自定义,审批条件可按单据上全部信息和人员相关信息设置。对于审批错步骤可提供更改数据权限，但该权限严格控制。支持多人同时审批即会签各单据步骤支持代提交方法，对应考勤数据存放在被代理人统计里各单据提供陈列规则区域，以使提交人和审批人对单据考勤规则一目了然，并作为审批人审批依据。5.2 可拓展字段系统单据支持可拓展字段，当单据现有字段不能满足未来使用时，可灵活扩展字段5.3 系统架构系统采取B/S架构模式，和OA做集成登录5.4 质量需求支持多种浏览器使用