行政办公室管理制度汇编样本.doc

第一章 办公室工作制度（一）总则第一条 为加强企业行政事务管理，明确企业内部关系，使各项管理工作标准化、制度化，提升办事效率，特制订本制度。第二条 行政事务管理包含行政办公室事务管理、人事劳资管理、职员行为规范、劳保用具管理制度、保密制度等。第三条 负责落实落实企业领导指示，做好上传下达联络沟通工作，立即向领导反应情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门工作；对各项工作和计划进行督办和检验。第四条 负责行政后勤工作管理制度制订、检验、监督、控制和实施。 第五条 按时完成企业领导交办其它工作任务。（二）企业办公室事务管理制度1、文件传阅制度及步骤1.1 上级来文、函件接收、审批、处理。由办公室文书管理员登记、编号、附“文件传阅卡”，经办公室主任提出拟办意见后，立即送相关领导阅批。企业领导签阅通常不超出两天，阅批后承接部门按指示要求传输、办理。需要多个部门共同处理公文，应确定一个主办部门。对于急件、急电，文书管理员可依据情况直接送总经理指示或直接交相关单位处理，然后向主任汇报。相关人员外出带回来公文应立即交企业办公室统一处理，不得私自保留或处理。机、绝、密文件签阅批转按文件要求范围办理，不得自行处理。机、绝、密文件要单独造册登记，安全存放，不得丢失。通常信件、电报可由企业办公室文书转相关部门处理。1.2 业务往来文件、函件处理对于业务往来文件，由办公室依据文件内容要求进行办理，需要经过企业领导指示应按接收、审批、处理要求进行办理。需业务部门办理，由办公室文书登记，转业务部门处理。凡写给本企业函件，一律由办公室文书拆封。具名责任人亲启信件需送本人处理。写给各部门信笺由文书直接转相关部门处理。1.3 阅文、办文要求认真、正确、快速地阅办上级文件，任何人不得扣压和带走文件，若发生丢失、延误传阅等情况时，要对责任人进行批评，并追究其责任。急件和多个部门传阅文件，应在通知当日阅办完成。主办部门应和协办部门共同研究处理，意见不一致时，由主办部门向主管领导请示。阅办文件者必需推行签字手续。公文处理完成，承接人应在公文处理卡上简明注明处理情况并签字。属于阅知可注“阅”或“知”；已经办理可注“办完”、“报出”等字样，有时间要求还应注明办完时间。1.4 企业公文起草及注意事项凡以企业名义发出公文，应由相关业务部门拟稿。公文标题，应该正确、简明地概括公文关键内容。请示公文，通常应一文一事。除领导直接交办事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位，要走正式行文手续。请示或汇报要注明主送机关和抄送机关。不得越级请示，因特殊情况，必需越级行文时，应抄报越过机关。紧急会议应标明“特急”或“急”。会议决定需行文，应在标题之下、正文之前注明会议名称和经过日期。用词要正确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明，字体要规范，标点要清楚。公文中数字，除统计表、计划表、序号、百分比、专用术语等必需用阿拉伯数字外，通常见汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致。人名、地名、数字、引文要正确，时间要写明具体年、月、日。计量单位书写要规范，一定要采使用方法定计量单位，代号不能和阿拉伯数字隔行。公文如有附件，应在正文以后注明附件名称和次序。文题要正确，专题要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要正确，篇幅要努力争取简短。1.5 公文核稿、审定和下发。凡以企业名义起草文件必需经办公室秘书核稿，填写发文稿后送企业主管领导审批，由办公室主任安排打印。核稿关键是要看有没有必需行文；是否符合国家法律、法规、党和政府方针、政策及相关要求；书写是否清楚，语言是否通顺，情况是否属实，要求、方法是否明确具体、切实可行。公文稿内包含到其它部门业务，拟稿单位应主动和该部门商议，取得一致意见后会签。关键经营决议、规章制度、人事任免、机构设置和其它关键公文由总经理签发。在文书上签字不得潦草，不得写“艺术”字，署名应写全称，不应只写名不写姓或只写姓不写名。文件形成后，要由文书盖章，填写发文号，通讯员依据应收单位发文，并请收文单位在发文簿上署名。公文发送范围、份数应依据其内容确定，需要发，无关不发。1.6 对文件办理结果进行检验。1.7 对文件进行收缴、整理、归档。每十二个月年底要将十二个月来形成文书按归档要求整理，分类立卷，并确定保管期限。已立案卷应按“文书档案管理标准”填写归档案卷清单，向档案室办理移交手续。除上级机关颁发决议、决定、指示、批复、命令、条例、制度、要求、计划等文件外，企业内部文件在形成、发出时，应将原稿、处理卡和带有红头文件交办公室和文书各留存一份，方便归档。需要销毁公文应登记造册，写明行文机关、文号和份数，经企业领导同意后，方可销毁。2、企业行文制度及步骤2.1 文件分类：企业文件分为内部文件、外部文件两种。内部文件是指企业内部下发文件和企业内部各部门制订文件、制度（包含集团企业下发各类文件、制度等）。外部文件是指本企业以外其它部门往来文件。企业内部文件关键为下行文。外部文件按往来性质分为上行文和平行文。上行文是指对本企业上级主管单位所呈报文件，如请示、汇报等。平行文是指本企业对集团内各平级单位、部门所发文件。企业内部下行文和对外文件上行文、平行文等均由办公室以红头文件形式下发和上报。集团企业对下属各矿下行文和对外文件上行文以集团办公室红头文件形式下发。2.2 文号管理：对外发出之文件编号根据中国文书格式，采取长县雄司字、“长县雄司党总字”、“长县雄司工字”、“长县雄集团字”加年份及次序号组成（如：雄司字第001号）。2.3 文件草拟：企业全部人事、行政类文件由办公室负责起草、打印，并加文号。经办公室主管领导审核。包含到部门专业性较强文件由各部门起草、分管领导审核、办公室加文号打印成文。各部门起草专业性较强、文件较为关键平行文，由各部门分管领导直接提交企业董事长审核后，办公室加文号打印成文，形成正式文件后发送。文稿必需中心明确、方法得力、言简意赅、切实可行。果断摒弃一切假话、大话、套话，所提内容要界限明确、清楚，不得含糊不清，模棱两可。2.4文稿审核依据下发文件内容、要求，各部门责任人对文稿审核严格应从以下多个方面掌握：是否必需行文，以什么形式发文为宜，应以什么部门发文。是否和企业曾作过要求有冲突，文字意思要表示清楚，表述要确切，不能产生歧意。文件包含部门是否协商一致，文中所提要求和安排意见是否切合实际，切实可行。文件格式是否规范，密级、缓急程度是否合适。2.5文件签发包含企业人事、行政类文件由办公室主管领导审核、签发。包含到部门专业性较强文件由各部门起草、分管领导审核、签发。各部门起草专业性较强、文件较为关键，由各部门分管领导审核并直接提交企业董事长审核、签发。2.6 文件上报、取回、留存、发送上报：企业全部文件经企业总经理审核后均由办公室负责统一送呈主管领导及相关部门。取回：企业上报全部文件由各部门负责收回批复件，各部门取回批复件后第一时间内将批复件呈企业总经理阅，并依据文件上相关部门进行送发。由办公室将批复内容转告汇报部门。留存：批复文件取回后由办公室负责留存原件，其它部门如无特殊需要可复印。如原始文件因部门工作需要必需拿走，需经办公室主任签字后办理文件交接手续并签字备查。 发送：企业内全部请示和行政、人事等文件送呈到平行部门和企业内下发工作由办公室负责，包含到专业性较强文件，如工程函、复函等，由相关部门发送，并采取签收制度。标准上企业内发文由各部门责任人进行签收。2.7 文件接收：企业全部文件接收工作均由办公室负责签收。办公室在收到本企业以外文件后须立即填写文件传阅单，并由办公室主任审阅并填写“拟办意见”后，呈送承接部门分管领导审阅。 对需要翻印和传阅文件，按办公室主任指示进行翻印和传阅，未经同意，不得私自翻印和扩大传阅范围。对确需翻印文件要严格控制份数，不得随意增加或降低。办公室要依据文件密级管理进行分类，文件交接时必需推行签字手续。2.8 文件保管：企业内全部文件保管工作均由办公室负责，办公室在对文件进行一系列处理以后进行回收或是备份，并进行分门别类保留。2.9对于密级管理2.9.1密级文件管理密级文件收发，全部必需登记、编号，交接时必需推行签字手续。密级文件不经行文部门同意不得自行翻印、转载，不得向要求范围以外人员泄漏，不得公开引用、摘抄和汇编。不得将密级文件带到宿舍及其它公共场所。绝密文件不外送，需阅读文件人员经办公室分管领导同意后方可到档案室阅读或集中传达。确需外送，应由两人以上在场送交阅读，待阅后立即送回档案室妥善保管。密级文件应存放档案室由专员管理。个人不得长时间保留密级文件。工作调动时，应将自己使用密级文件清理登记，全部交档案室销号后方可办理调动手续。档案室人员在进行工作交接时，要在专职人员监督下清理、移交、签字。2.9.2密级文件阅办管理密级文件接收、传阅、办理、递送、管理应由行政办公室设专员负责。接收密件后，应填写密件审阅卡，送办公室阅批，并按阅办范围送阅、办理。需由相关部门办理，按领导指示复印，但要严格控制份数，并加盖“复印密件专用章”后编号、密封，由档案管理员收回。阅办密级文件需在办公室进行，如有特殊情况需送阅，在阅后须交经办人带回。个人不得抄存、翻印。要严格实施密件管理要求，定时检验，立即清退，如遇丢失、泄密情况，要如实向主管领导汇报，不得隐瞒。3、文印室管理制度3.1文件打印及相关要求以企业名义上报生产报表、计划、公文、各类会议等材料，由企业办公室有计划地安排打印。各部门、科室打印红头文件，必需经本部门领导签字、企业分管领导指示、由企业办公室主任审核、定稿、编号、签字后方可安排打印。所需打印文件定稿编号后，由企业办公室给打字员下达“任务单”。任务单内容有：来稿时间、执稿人、字数、打字人、要求完成时间、需印份数，并建立打字员考评簿。全部打印公文、材料、表格等文稿打印完后，拟稿人要认真校对签字，校对后由打字员修改。打字员要严格依据原稿打字，不得私自修改。各部门、科室、队组内部业务所需自制表格、稿件不属于企业打印范围，由各单位自行处理。严格遵守保密制度，严禁和打印无关人员进入室内；严禁乱翻和自己无关文稿。打字员必需确保所打印文稿质量，严格按“文字处理要求”打字，做到行距、间距、字体、字号安排适当，符合要求。文告打印后原稿由打字员搜集交办公室存档备查。未经企业办公室下达任务单或指示文稿，打字员不准私自承接任务。文件打印完成由企业办公室统一发送。3.2 文件、材料复印对于上级“绝密”文件没经办公室主任同意不得翻印。对于通常文件资料复印，要经相关领导同意，由企业办公室统一安排方可复印。凡同意复印文件、资料、图纸，由企业办公室依据情况严格控制复印份数。严格推行复印登记手续。复印登记内容有：时间、单位、姓名、原件名称、页数、份数、纸质规格、同意人、经手人。3.3 打印、复印设备管理和物资消耗管理电脑室操作人员要熟悉机器性能、操作规程、保养维护，必需熟悉业务。设备工具严禁非操作人员上岗代劳或转借她人使用。搞好设备清洁和定时润滑工作，注意用电用油安全，确保设备完好，确保任务按期完成。4、档案管理制度、严格实施中国档案法和企业档案管理要求及相关档案管理法规。、企业对多种文案、管理制度、安全技术资料等实施归档管理，由相关科室整理并列出清单、经科室责任人签字确定后，交企业挡案室统一管理。要求归档资料必需是原件，各部门可自留复印件用于日常使用。归档时间：标准上是每十二个月年底，但对于单项工程（项目）、阶段性工程（项目），则在工程（项目）结束后立即对资料整理归档。归档范围：办公室（含人事劳资等部门）：负责多种协议、上报和接收关键文件、企业关键会议内容纪要、决议，企业生产经营关键证照和和企业相关多种协议；包含企业历史资料、实物；企业各时期取得多种荣誉；可搜集整理到企业历届管理团体组成情况、法人情况、和该阶段企业规模、生产规模、职员数量、关键业绩等；企业人事档案方面资料；社会捐赠等公益事业投入情况；和企业吞并重组方面相关多种原始资料等归档工作。财务科：负责职员养老保险、税收、资产、奖励、活动费用、债权、债务等方面凭证资料归档工作。生产科：负责生产经营及成本管理方面资料归档工作。（包含年度产量、职员人数、生产工效、全职员效、吨煤成本、职员平均工资等内容）。机电科：负责矿井关键设备、机电技术资料等归档工作。安全科：负责年度各类事故统计、个人安全帐户、诚信考评、“三违”情况、企业安全生产情况对比统计等方面资料归档工作。安全指挥中心：负责日常安全管理方法、对吞并重组企业日常监督管理、安全指挥中心建设、本质安全型矿井创建、重大隐患排查和治理情况等方面资料。基建科：对关键工程项目，从立项、设计、评审、批复、招投标、施工单位资质审查、协议签定、工程监理、施工过程管理、工程验收等单项工程资料进行分类整理后系列资料归档工作。技术科：负责对年度采掘计划、灾难预防方法、“三大规程”、各类安全技术方法、各类管理制度，年度所采取开采工艺、矿井基础情况、年度动用储量和保有储量情况、采空区分布情况和从建矿到现在实际开采情况多种图纸资料搜集整理归档工作（按年度分类整理）。医务室：负责落实职员职业病防治、入矿体检证实及职员年度体检、职职员伤诊疗及工伤保险办理等方面防治、实施方法及原始资料整理归档工作。培训科：企业全体职员学历结构、学历证实，和年度培训方案、培训明细、培训费用统计、培训总结资料等。供给科：材料单价、供给协议、价格变动情况、供给商基础情况及诚信情况等资料。销售科：年度各阶段销售单价、销售产量、平均销售价、年度销售总量，年度用户情况，年度销售中存在问题及对策、票据管理情况及相关管理制度、方法等。保卫科：保卫人员数量、年度社会治安情况、涉案处理情况、火工品管理情况、保卫科年度保障手段及方法总结等。总务科：总务科材料管理、历年班中餐标准、总务科工作人员和服务对象百分比情况、成本管理等。党办：企业党组织组建情况（由支部到总支）、历届支部书记（总支书记）、支部委员（总支委员）、党员数量、党员结构、取得荣誉、和其它相关党建方面资料等；工会：工会组织组建情况、历届工会组织机构情况、历届职员代表大会情况、工会开展活动情况（女工委组建及开展活动情况）。其它需要搜集归档资料：本企业请示和上级机关批复和对外正式发文和相关单位来往文书；本企业历史沿革、大事记及反应本企业关键活动剪报、照片、录音、录像等。、严格根据企业档案分类编号标准对文件材料进行分类、立卷、编目等管理工作。、档案室应含有良好卫生环境和防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠等安全预防方法。、档案借阅和索取：借阅档案必需严格实施保密要求和档案借阅管理制度，并认真填写借阅档案登记薄。借阅档案必需珍惜，保持整齐，严禁涂改，注意安全和保密，严禁私自翻印、抄录、转借、遗失。通常内部档经办公室主任同意方可摘录和复制。对于包含企业机密多种资料，标准上不准复印。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由分管副矿级领导同意报办公室主任同意审批后方可摘录和复制。非企业关键管理人员不得查阅、更不准带出矿区。外单位借阅本矿资料：通常性资料，必需经分管副矿长同意。技术含量较高或包含企业机密资料，若能够借阅，必需由分管副矿长审核并报矿长同意后，方可实施。而且严格实施“谁审核、谁借阅、谁负责收回”标准。归还档案时，档案管理人员要严格检验，如发觉遗失、污损、或随意涂改情况，要追究其责任。、档案销毁：任何组织或个人非经许可无权随意销毁企业档案材料。若按要求需要销毁时，必需编制档案销毁清册，属密级档案须经总经理同意后方可究借阅者责任，并立即汇报企业主管领导。通常内部档案，须经企业办公室主任同意查对清楚后方可销毁。经同意销毁企业档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专员监督销毁。5、企业印章管理制度5.1 印章管理、刻制、发放和保管各部门公章和相关业务公章、协议章经企业领导同意后，由企业办公室报批刻制。印章刻好取回后，由办公室立案，并登记行文，然后启用。公章由办公室主任专员保管，离开岗位时必需上锁。办公室主任若请假不能到岗时，印章应交办公室副主任掌管，如需盖章须请示主任后再行加盖，并留档备查。公章及专用章、协议章遗失后，要立即汇报办公室查找或申明作废。5.2 企业公章使用范围以企业名义上报或下发文件。以企业名义向上级打汇报、请示。企业月、季、年等定时计划、报表。为企业职员出示介绍信、证实、信函。5.3企业公章使用要求各部门以企业名义在上报、下发文件材料上需加盖企业公章时，必需由分管领导签字后，方可使用。月、季、年等定时计划、报表一律由单位责任人签字，主管领导审批后，方可使用。在对外业务联络中，单位之间要使用公章时，要经主管领导签字同意，方可使用。职员外出需开介绍信、证实、信函等，必需持有本科室介绍证实，办公室方可给其用印。职员外出学习，必需经培训科同意后，方给加盖。对不符合要求函件、介绍信、证实材料及企业领导不予批发材料等，一律不得加盖。对文理不通等不符合要求文件，办公室有权不予加盖印章，待修改后方可使用。6、办公用具管理制度为规范企业办公用具使用，使之既满足职员工作需要又杜绝铺张浪费，经研究决定，特制订本制度。6.1 办公用具使用各部门必需本着节省标准领取、使用办公用具，并指定专员管理办公用具。严禁职员将办公用具带出企业挪作私用。职员离职时应将所用物品一并退回。办公用具若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。主动推广电子政务，充足利用网络传输文件信息，立即做到无纸化办公。加强纸张、墨盒、信封、文件袋管理，严格控制文件印刷数量。除正式文件或有特殊要求文件，其它文稿必需双面使用；打印机、复印机墨水、墨粉用后，要重新灌装使用。制作文件、会议材料等能在机关内印刷一律不许可外印。提倡使用钢笔，尽可能降低圆珠笔、铅笔使用。6.2 办公用具管理行政办公室要设专员对办公用具入库和发放立即记账，做到“三清、两齐、三一致”，即：材料清、账目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，账、卡、物一致，做到日清月结。除专职管理人员外，其它任何人未经许可不得进入办公用具库房，不得挪用办公用具及其它物资。行政办公室要对办公设备每件物品要进行编号，每十二个月进行一致普查。非消耗性办公用具因使用时间过长报废时，使用人应提出办公用具报废申请，经同意后方可重新购置。如属非正常损坏或丢失，由使用部门负责赔偿。6.3 办公用具领取和考评各部门领取办公用具须持本部门领导签字材料领取单，并经行政办公室领导审核后，方可申领。行政办公室人员依据材料领取单所列清单，逐一入帐、登记、签字后按数量给付。依据企业成本管理考评要求，办公用具管理人员要对当月各部门材料领取情况进行汇总考评登记后在全企业范围内给予公告。7、企业公用电话管理制度要加强管理，节省开支，降低消耗。电话铃响起三声内接起电话，如迟接应表示歉意。通话时使用礼貌用语，确保语言亲切、简练、清楚、确保通话质量。关键电话要做好统计，并立即转告相关领导和相关部门。工作时间不准接听无关电话、不得在上班时间电话聊天。通话时应简明扼要, 通常电话通话时间尽可能不要超出三分钟。未经中层以上领导同意，外来人员不得使用企业电话。职员不得利用企业电话办理个人充值业务，一旦发觉除追偿经济损失外，还要视情节加倍处罚。8、值班管理制度为确保企业节假日、8小时以外时间企业各部门和外部业务联络不致中止，确保内部政令、信息传输通畅而采取必需方法，为使值班管理工作有计划、有步骤地进行，特制订以下制度。值班领导按值班时间安排星期三、日轮番休息，办公场所要确保二十四小时值班工作制。凡值班人员必需严格实施岗位职责，值班时间为当日8时至次日8时，不得漏岗、脱岗、迟到或早退。值班人员按值班任务和要求推行职责，值班期间不得做和工作无关事。遇有特殊事情立即向当日值班领导请示，按领导指令办理。值班人员在值班期间有事需要临时找人代岗时，需报请领导同意，不然发生问题由代理者负一切责任。值班人员负责当日卫生清理，并注意安全方法和保密事项。值班人员在值班期间内违反值班纪律或没有推行好职责，给企业造成损失，将按企业管理要求给予处罚。值班期间内对关键来电、电文、公函、文件等要认真填写值班统计并做好交接班工作。对于当日内发生情况及事故，要立即组织抢救，向当日值班领导汇报请示，做出统计。值班人员要认真填写交接班统计。9、会议制度9.1 会议类型企业董事会会议；企业股东代表大会；企业党总支会议；矿长办公会议；安全生产调度会议；职员代表大会；总结表彰会议；各部门召开部门会议；其它临时性会议；9.2 会议召集9.2.1企业董事会会议：凡包含企业发展战略、改制、吞并重组、资产调整、产权转让、对外投资、利益调配、机构调整、破产及其它重大决议事项；确定年度投资计划、担保项目，重大工程建设项目及其它重大项目安排事项；企业年度预算内大额度资金调动和使用，超预算资金调动和使用，对外大额捐赠、赞助，和其它大额度资金运作事项；企业向控股和参股企业委派股东代表，推荐董事会、监事会组员、财务责任人及其它关键人事任免事项，由董事长召集和主持召开董事会。董事长不能推行职责，由副董事长召集和主持；副董事长不能或不推行职责，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。9.2.2股东代表大会：经董事会研究决定，负责召集各股东代表召开股东代表大会。股东代表大会要求每十二个月最少召开一次，由企业董事会负责召集，企业监事列席会议。通常企业股东全部有权参与；特殊情况下，召开临时股东大会。9.2.3企业党总支会议：凡包含企业发展战略、改制、吞并重组、资产调整、产权转让、对外投资、利益调配、机构调整、破产等方面重大决议、企业党建设和安全稳定重大决议及其它重大决议事项。确定企业年度投资计划、担保项目，关键设备技术引进，采购大宗物资和购置服务，重大工程建设项目，和其它重大项目安排事项；确定大额度资金运作事项（包含年度预算内大额度资金调动和使用，超预算资金调动和使用，对外大额捐赠、赞助，和其它大额度资金运作事项；相关企业中层以上管理人员、领导班子组员任免、聘用、解除聘用和后备人选确实定，向控股和参股企业委派股东代表，推荐董事会、监事会组员和经理、财务责任人，和其它关键人事任免事项，由企业党总支书记负责召集总支会议。9.2.4矿长办公会议：每星期二、星期五早7:30，由企业办公室负责召集召开矿长办公例会，研究布署日常企业生产经营方面管理工作，无特殊情况不得间断。9.2.5安全生产调度会议：天天早7：00由安全指挥中心主任负责召集各部门责任人召开会议，安排布署当日安全生产任务，无特殊情况不得间断。9.2.6职员代表大会：职员代表大会由企业工会办公室负责召集。每十二个月最少召开一次，听取审议相关经营方针、发展计划、年度计划、财务汇报、重大技术改造方案、职员培训计划、业务招待费使用情况和实施企务公开、推行集体协议情况等汇报，并提出意见和提议；听取审议经过或否决工资调整和分配方案，劳动安全卫生和劳动保护方法，机构改革、企业改制、减员分流方案，集体协议及奖惩措施等包含职员切身利益关键规章制度；审议决定职员福利费使用方案及相关职员生活福利重大事项；民主评议、监督领导干部，提出奖惩及任免提议；依据法律、法规要求，需要由职员代表大会行使其它权利。9.2.7总结表彰会议：每十二个月年底由企业办公室负责召集召开，对本年度生产经营情况进行汇报，对年度涌现出优异集体、模范科队、优异个人、优异职员进行表彰和奖励。9.2.8各部门召开部门会议：由各部门自行组织召开，并形成会议纪要留档备查。9.2.9其它临时性会议：因工作需要，依据会议议题可临时组织相关部门召开专题会议。10、会务制度及步骤 10.1会议资料准备依据会议召开形式、性质、内容、规模组织通知相关单位草拟好会议材料、文件（包含参会人员名单、会议议程、日程、会议须知、编组名单、资料目录、领导主持词、讲话稿、工作汇报、经典经验、会议文件、责任书等）。必需时，相关材料、文件要按和会人数复印并装袋。由其它部门承接会议相关部门应提前将会议议程、领导讲话稿、主持词和相关背景材料送领导审阅。日常性工作会议由各部门负责召集，并作好会议纪要报领导审阅。10.2 会场部署会务组或相关部门依据会议规模、性质、确定会场及摆放方案报企业办公室审定，经同意后做好会场部署工作。包含会场形式；规模；会议桌签、条幅、宣传版面制作、悬挂；党旗；会标；签到台设置；主席台摆设；音响设备及相关影音带准备，会场供水、供电和空调检验保障等。会前，会务组人员将主席台或其它座位上领导姓名牌按领导排名相关要求摆放好。10.3 会前策划对部分表彰、签约、授匾、赠旗等仪式会议，会议承接人员要认真策划好颁奖和签约等仪式相关细节，必需时要进行会前排练。10.4 会间服务会场检验:工作人员要提前一小时到现场，负责现场安排和检验会场是否按预先确定方案放置，灯光、音响是否正常，席位排列是否有误，会场上需分发文件是否准备好，摆放好。发觉问题应立即采取补救方法。会议签到：安排专员负责，检验和会人员报到情况，并向会议主持人汇报。会场照应：安排、引导和会相关人员进出会场，做好会场保卫工作，预防无关人员私自进入会场；处理领导临时交办事项；阻止会议期间使用手提电话；传输紧急文件，传达关键电话等。帮助领导控制会议进程，注意整个会场情况，做好会场内外联络，传输信息工作。注意领导暗示，领会其意图，做好会场相关工作。会议统计指定专员负责会议统计和录音，会议统计要尽可能做到具体、完整、正确，努力争取忠于原话。会后工作拟写会议纪要。需要制发会议纪要，统计人员要在会议结束后，立即草拟出会议纪要，经责任人审定后签发。落实会议决定事项。会议需要落实关键决定事项，由办公室或相关部门负责跟踪督查。会议经过文件需下发，会务组要立即协调印发。会议资料归档。会议承接人应将会议统计、纪要、文件、材料妥善搜集交相关部门保管。11、考勤管理制度11.1 考勤区域划分 依据劳动法及相关法律法规要求，结合企业实际情况，企业考勤分三块区域进行。后勤系统、生产系统各科室人员统一归办公室统一考勤、汇总，经办公室主任审核后报生产科核实；机电科各系统工作人员：提升机司机、主扇风机司机、配电工、维修工、电工、充灯工、洗衣工、澡堂工、打网工等工种工作人员由机电科统一进行考评，月终汇总经机电科科长审核后统一报生产科核实；各生产队由各队队长当班出勤情况报生产科登记，月终汇总，报分管领导审核后由生产科统一进行核实。 11.2 考勤时间： 科室人员考勤：每十二个月5月1日9月30日：早晨7：3011：30，下午14：3018：30；10月1日第二年4月30日：早晨7：3011：30，下午13：3018：00。时间调整由企业办公室统一公布。机电科人员考勤：按各岗位情况分两班制、三班制考评。两班制：白班7：0018：30（夏）18：00（冬）交接班；晚班18：00早7：30交接班；三班制：八点班：7：0016：00交接班；四点班：16：0024：00交接班；零点班：24：007：00交接班。生产队组考勤同上述机电科三班制考评。11.3考勤方法11.3.1全部采取签到方法进行考勤。后勤科室人员在办公楼；生产系统、机电科人员在综合楼；各生产队组在各队班前会议室按要求时间签到。要求必需本人亲自署名，不得代署名，不然双方均按旷工处理。11.3.2迟到和早退时间界定：签到时间15分钟之内算迟到，15分钟后（不包含15分钟）签到列为旷职（工）半天，过半天未到为旷职（工）一天。特殊时间以企业通知为准。下班前无故离岗者或未签退者均为早退。 11.3.3因公需出差时，应填写“出差单”，由所在主管部门领导同意情况下，由办公室登记考勤，不然视为旷工处理。 11.3.4职员因事、因病需请假：任何类别请假全部需填写“请假条”，经部门领导事前同意，并送交到办公室登记立案。需请假2天内由主管部门领导审批；37天，由主管部门签字，并交由分管领导审批；一星期以上必需经企业董事长审批。如有紧急情况，不能事先请假，应在两小时以内电话通知本部门领导，在上班当日补办手续，不然以旷工计。请假申请、同意手续，严格实施企业请销假制度。11.3.5请假、迟到、早退和旷工处理：请假未满一天者，以工作时间计算，请假时间在半天内（包含半天）视为请假半天，超出半天视为请假一天，按对应分值由考勤责任人扣除考勤。（早上3分、中午3分、签退4分） 迟到：以每5分钟为计算单位，不足时视为5分钟，按每计算单位5元扣减工资；15分钟后（不包含15分钟）视为旷工处理。 早退：视为旷工一天处理。 旷工：按正常工资两倍核实扣旷工工资。 11.3.6加班：依据企业相关法定节假日期间工资标准管理要求实施。但职员加班须符合以下要求：加班人员提出申请，分管领导签字同意其加班，并报考评部门核准；或分管领导指定其加班，方可加班。以下情况不以加班论处： 分管领导下达在工作时间内完成任务需延长工作时间才能完成工作。 企业在节假日举行培训及公益活动。 未经相关部门同意私自加班。 11.4考勤统计每个月考勤时间：上月25日至本月24日。考勤统计措施参考各部门当月考评标准考评。存在以下情况之一者，扣除当月全勤奖：全月累计迟到3次者（包含3次）；月度旷工1次者（包含1次）12、车辆管理制度为合理调配和使用好企业公务用车，确保行车安全，依据企业实际情况，特制订本制度。 12.1车辆使用 （1）全部车辆均由企业办公室统一安排，统一管理，统一调配。 （2）车辆只能用于企业业务工作，未经同意不准用于办私事，严禁利用公务用车外出旅游或学习驾驶技术。 （3）非公务不准在节假日和平时下班后使用车辆。确因特殊情况需用车，应事先填写用车申请表，经报主管领导及办公室主任审批同意后方可使用。 （4）每车应设置“车辆行驶统计表”，使用前应查对车辆里程表和统计表上前一次用车记载是否相符。由司机登记行车来住地点，使用车人员署名核实，每个月交由企业办公室公布行车情况。（5）车辆油料管理采取一车一司机一卡制度，不得转借。车辆需加油料时，该车辆专职司机需到办公室填写油料通知单，保管凭票所列油料品种、数量添加，专车专用。不得私自更改油料数量或给别车辆添加。办公室设专员在月底汇总公布。、车辆管理 全部车辆在行车时应带齐全部交通部门备查证件。驾驶员驾车必需自觉遵守交通规则及企业相关规章制度，服从交通民警指挥和检验，维护交通秩序，谦虚谨慎，文明驾车，确保行车安全。驾驶员应珍惜企业车辆，保持车况良好，车容整齐，平时要注意车辆保养，常常检验车辆关键机件。每个月最少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。法定节假日无出车任务时，车辆应按要求在指定地点停放。驾驶人员不得私自私用，需要私用车辆时应提前填好“车辆使用申请单”，注明“私用”，经主管领导核准后方可使用。 车辆一切费用（修理费、油料费、路桥费、停车费、保险费等），必需先经企业办公室统一登记，再按程序办理报销手续。 、事故处理 凡因违章被公安机关处理，一切费用由当事人自行负担，不准报销。因路边违章停放而造成车身损坏，相关修理等费用由当事人自行负责。尤其是无照驾驶或未经许可将车借予她人使用，发觉情况即免职处理。车辆如在公务中遇不可抗拒车祸发生，除向周围警察机关报案外，并须立即和企业联络，企业主管领导除立即前往处理外，并即通知保险企业办理赔偿手续。 车辆检修机动车辆检修，注明检修内容及相关情况，经核准后方得送到定点修理厂进行检修。 车辆在实施任务时发生故障，可视实际情况需要进行修理，但要电话请求主管领导，不然其维修费用不给报销。车辆维修费，由企业统一按季结算，登记入册，年底随车辆其它费用一道公布。13、职员大客车使用管理要求为了加强对大客车管理，提升车辆安全保障和效率，节省费用，愈加好地为职员服务，特制订本要求。、司机按企业要求时间出车；按指定行车路线行驶，不得随意改变行车路线。、客车夜间停车要在企业家眷院内，不然责任自负。、司机不准将车辆交给其它人驾驶，更不准交给无驾驶证人员驾驶，不然，造成事故责任自负。、在行车中，要严格遵守交通规则，确实做到不违章；坚持中速行驶，严禁超员、超载和超速行驶，和强行超车；严禁酒后驾车。、司机要做到对车辆情况了如指掌，在出车前、返车后对车辆进行全方面检验，确保车上安全设施灵活好用。、车辆实施在企业统一凭手续加油，不准外购，特殊情况，经领导同意，不然不予审批报销。、司机要珍惜车辆，切实做好车辆正常保养和日常维护，使车辆技术情况保持良好，车容整齐卫生，确保安全行车。、企业车辆只许企业在岗职员乘坐，司机不得随意拉乘她人。、司机每个月出勤为26天，按企业要求享受企业五岗工资；补助为12元/天待遇。14、因公外出人员出差补助管理措施为保障出差人员工作和生活需要，经企业矿长办公会议研究决定，特对因公外出人员出差补助要求以下：、凡因公外出人员及随行司机，享受此项待遇。、依据出差地点差异性，出差补助费用不一样。市区补助：10元/人，出市补助：20元/人。、公务结束后，出差人员应持分管领导签字出差单交考勤处立案。、出差期间工资待遇按企业相关管理制度实施。15、公务接待管理制度15.1 接待范围上级部门来企业检验、调查、考察、视察接待。同行业或弟兄单位参观学习人员接待。外来办事人员接待。应邀来企业作汇报、传经送宝及提供帮助人员接待。15.2 接待工作要求对上级部门前来检验、调查、视察人员，要依据检验内容通知受检部门分管领导安排相关领导会见、接洽，介绍其所要了解情况和资料。需要深入现场考察，要制订参观内容和路线、活动日程，要有专员陪同并当场介绍情况。需要接触相关人员时，通知相关人员，按安排日程、地点进行会见，并说明会议内容和要求。需要就餐和接送，要安排好客饭、车辆和陪同人员。需要到生产一线和工作岗位要讲明安全要求，并配置安全保护品。同行业或弟兄单位来企业参观学习人员，在双方